会議を非常に生産的にするためのトップ10のアイデア

「チーム–全員ですぐに会議に参加しましょう」–「会議」という言葉が人々の耳に届くと、誰もが会議の内容、所要時間、最新情報を提供する必要があるかどうかなど、ほとんど考えられなくなります。なぜ今会議が予定されているのかなど、

これらすべての質問にもかかわらず、私たちはついに会議に出席することになります。 一般に、どの組織での会議も生産性の焦点となることを目的としています。 会議は通常、新しいアイデアのブレインストーミング、現在の危機についての話し合い、重要な決定、成果の発表などが必要なときに行われます。会議は、作業の進捗状況を共有し、他の人とつながるための強力なプラットフォームであり、便利な戦略ストアです。

Morgensternが言うように：良い効果的な会議は通常2つの特徴を共有します：それらは明確で定義された目的（または会議の終わりまでに起こる必要がある結果）を持ち、部屋の誰もが彼らがそこにいる理由と彼らの役割を知っています。

残念ながら、多くの会議は生産性とは正反対であり、多くの場合、会議は重要な決定を行う代わりにディスカッションフォーラムとして使用されてきました。 一方、過度で長期にわたる会議は、生産性と従業員のモチベーションに重大な悪影響を及ぼします。 研究はこれを何度も何度も証明しました。

幸いなことに、これらの障害は、会議の計画に少し積極的に取り組み、いくつかのガイドラインに従うことで回避できます。 では、どのようにしてすべての会議が生産的かつ効率的であることを確認しますか？ 完璧な会議を運営する方法に関するこれらの10のヒントをチェックしてください。

1.本当にその会議を開く必要があるかどうかを判断します

「会議を電子メールやメモに置き換えることができる場合は、それを開催しないでください」と、MaropostのCEOであるRoss AndrewPaquetteは述べています。 会議が必要かどうかを判断しようとしているときに尋ねるいくつかの質問には、次のものが含まれます。

• 進歩するために他の人からのインプットが必要ですか？
• これを進めるには、対面での会話が必要ですか？
• この会議は、みんなの時間の中で最も価値のある使い方ですか？

これらの質問のいずれかに対する答えが「いいえ」の場合は、すべての資料が準備され、全員が会うことが理にかなっているまで、会議を控えてください。

「他に何もしないとき、部屋に人が必要なとき、彼らの存在が礼儀以上の貢献であるときのために、会議を保存してください」–ロスアンドリューパケット。

2.目的を明確に述べる

時々、私たちは漠然とした議事だけで会議に行き、終わりが見えないまま議論を終えていただろうか？

会議をより効果的にするには、事前にその目標を設定する必要があります。 問題の根底に行きたいですか？ 何かを決める？ 情報を広める？ アクションプランを作成しますか？ 単純に聞こえるかもしれませんが、会議に目的がない場合、方向性はありません。

何を達成しようとしているのかわからない場合は、それが起こらないことを確信できます。 成功した効果的な会議の最大の要因は、明確な目標と具体的な議題を持っていることです。

会議に設定した目標によって、非常に重要な議題や実際に誰が会議に参加するかなど、その他の重要な詳細が決まります。 設定した目標が、割り当てられた時間内に実際に実行可能であることを確認してください。 関連するすべてのドキュメントと事前に共有される基本的なアジェンダにより、全員が順調に進みます。

3.人々が気を散らされる可能性が高い時間を避ける

人々が通常出発する準備をしている1日の終わり、または通常の勤務時間前の早朝に会議をスケジュールしないでください。 同様に、研究によると、人々は空腹で気が散る傾向があるため、昼食の直前、または昼食時に食事を提供せずに開催される会議は生産性が低いことが示されています。

会議を開催するのに最適な時間と日は、火曜日から木曜日の9時から11時または2時から4時の間です。

4.会議のオン時間に開始し、スケジュールされた終了時間に終了します

遅い到着は、会議の最大5〜10分を消費する可能性があります。または、ほとんどの場合、会議を10分長くします。 習慣的に遅れる人を待つことは、時間通りに現れる人にとって不公平です。

ソリューション？ それらを待たないでください。 時間通りに会議を開始します。 厳しいようですが、迅速な評判を築くためには、後発者に明確なメッセージを送る方が良いでしょう。

5.スタンドアップミーティングを検討する

スタンドアップミーティングは人気のあるチームの儀式になっています。 従業員は、立っていることを含むプロジェクトに参加すると、より積極的で、より協調的で、領土が少なくなります。 会議中に立ち上がることほど緊急性を伝えるものはありません。

会議中に立ち上がることで、参加者は電子機器を解雇し、気を散らすことを避け、審議を短くすることも奨励されます。 言い換えれば、スタンドアップミーティングはより短い時間でより多くのことを行うことになります。 長時間座っていることをやめることによる健康上の利点もあります。

6.メモを取り、時間を追跡する人を任命する

話し合っていることをメモする人を割り当て、会議の完了後にこれらのメモを要約として共有します。 また、公式のタイムキーパーを任命して、消費された時間を追跡し、議題の各項目と会議全体の残り時間をすべての人に丁重に思い出させることもできます。

これらのアイテムは、すべての人があなたの考えや行動アイテムとの整合性を保つのに役立ちます。これらのツールを試して、会議や予定を追跡してください。

7.創造的な提案/アイデアを奨励する

会議が成功すれば、創造性と活力が生まれるはずです。 これは、人々が受動的に参加するだけでなく、積極的に参加しているときに発生します。 ブレーンストーミングセッションは一般的ですが、あまりにも多くの場合、効果のない方法です。 重要なのは実際のアイデアの生成ではありませんが、アイデアを実行することがはるかに重要です。 会議の議題が何であれ、同僚からいくつかの意見を聞くようにしてください。 人々を特定し、伝えられた問題について意見を求めます。 ポイントがなくてもいいし、勇気を出してポイントを出す人もいます。 素晴らしいアイデアは素晴らしい人々から生まれると確信しています。

ミーティングで最も重要な要素は、誰かが開いて話をした場合、最初に彼らに感謝し、彼らのポイントに完全に耳を傾け、より多くの提案をするように促すことです。 ポイントが目標に達していない場合でも、今後の会議でもポイントを追加するように促してください。

8.何について話し合う必要があるかに焦点を当てる

人々のグループをリードすることを達成するための最も難しいタスクは、彼らの注意を引くことです。 主催者であろうと共同主催者であろうと、誰かが常に重要なポイントについて会議を導き、逸脱した議論から割り当てられたトピックに戻る責任を負う必要があります。

そして、複数の人が意見を述べ、あなたが決定を下すことができない場合は、すべてのポイントを書き留めて、議論に戻ってください。 伝えられた事柄や長い議論が必要な点について議論し続けないでください。

ポイントの伝達を明確にし、一時停止して頻繁に返信を受け取り、送信者と受信者の両方が順調に進むようにします。

9.練習Q＆A

主催者/講演者は、実際に従業員に質問をさせる必要があります。 ミーティングはスキルを練習するのに最適な場所です。 Q＆Aセッションは、多くの場合、会議の最後にプッシュされ、ほんの数分で終了します。 ただし、このセグメントは、会議の残りの部分としても重要です。 会議で具体的な行動計画を立てても、フォローアップの質問に答えられない場合、結果は惨事を招く可能性があります。

より有意義なエンゲージメントを確保するために、会議の長さに合わせてQ＆Aセッションを延長することを検討してください。 会議の要点を送信して事前にトピックに関する質問を収集し、会議が始まる前にチームに意見や見解を送信するように依頼することもできます。

これはいくつかのレベルで役立ちます。主催者はより効果的に話を計画でき、チームは会議の終わりに質問を考え出すためにスクランブリングする代わりにアイデアを検討する時間があります。

10.フォローアップ

フォローアップの技術は重要な専門的習慣であり、会議の場合にも非常に重要です。

人々が同じ会議から離れて、何が起こったのかについて非常に異なる解釈をすることは非常に一般的です。 与えられた責任、委任されたタスク、割り当てられた期限を文書化し、会議の日に会議メモを送信します。 そうすれば、全員が同じページに表示されます。

非常に重要な問題については、共有チームカレンダーまたはタスク管理ソフトウェアにメモして、解決策に達するまでフォローアップを続けてください。

最後に、会議を成功させる秘訣はコミュニケーションにあります。 特に、新しいフォーマットを試している場合は、同僚にフィードバックを求め、提案を受け入れ、個人的な気持ちではなく、彼らの考えについて結論を出します。 チームが関与し、効果的であると感じた場合、あなたは正しい方向に進んでいます。

それで、すべての会議の終わりに尋ねてください：次の行動は何ですか？ 誰が持っていますか？ そして、いつそれについてフォローアップしますか？

効率的で効果的で楽しい会議の基準を設定したら、会議はあなたの仕事の最良の部分になると確信しています。

ミーティングでは、明確に、集中して、時間厳守になりましょう。