10 ide teratas untuk membuat rapat sangat produktif

“Team – mari kita semua berkumpul untuk Rapat” – ketika kata 'rapat' sampai ke telinga orang, semua orang akan memiliki beberapa pemikiran seperti apa rapat itu, berapa lama, apakah saya perlu memberikan pembaruan, mengapa pertemuan dijadwalkan sekarang, dll, dll.,

Terlepas dari semua pertanyaan ini, akhirnya kami menghadiri pertemuan. Umumnya, rapat di organisasi mana pun dimaksudkan untuk menjadi titik fokus produktivitas. Rapat umumnya dilakukan ketika seseorang perlu melakukan brainstorming ide-ide baru, membahas krisis saat ini, membuat keputusan penting, mengumumkan pencapaian apa pun, dll. Rapat adalah platform yang kuat dan gudang strategi yang berguna untuk berbagi kemajuan pekerjaan dan terhubung dengan orang lain.

Seperti yang dikatakan Morgenstern: Rapat yang baik dan efektif biasanya memiliki dua karakteristik: mereka memiliki tujuan yang jelas dan pasti (atau hasil yang perlu terjadi pada akhir pertemuan) dan semua orang di ruangan itu tahu mengapa mereka ada di sana dan peran mereka.

Sayangnya, banyak rapat akhirnya menjadi kebalikan dari produktivitas dan dalam banyak kasus, rapat telah digunakan sebagai forum diskusi alih-alih mengambil keputusan penting. Di sisi lain, rapat yang berlebihan dan jangka panjang berpengaruh negatif signifikan terhadap produktivitas dan motivasi karyawan. Penelitian telah membuktikan hal ini berulang kali.

Untungnya, hambatan ini dapat dihindari dengan melakukan upaya yang sedikit lebih proaktif dalam merencanakan pertemuan dan juga mengikuti beberapa panduan. Jadi, bagaimana Anda memastikan semua rapat Anda produktif dan efisien? Lihat 10 tips ini tentang cara menjalankan rapat yang sempurna.

1. Putuskan apakah Anda benar-benar perlu mengadakan pertemuan itu

“Jika rapat Anda dapat diganti dengan email atau memo, jangan ditahan,” kata Ross Andrew Paquette, CEO, Maropost. Beberapa pertanyaan untuk ditanyakan saat Anda mencoba memutuskan apakah rapat diperlukan, dan itu termasuk:

• Apakah saya memerlukan masukan dari orang lain untuk membuat kemajuan?
• Apakah bergerak maju dengan ini membutuhkan percakapan tatap muka?
• Apakah pertemuan ini merupakan penggunaan paling berharga dari waktu semua orang?

Jika jawaban untuk salah satu dari pertanyaan ini adalah TIDAK, batalkan rapat sampai semua materi disiapkan dan masuk akal bagi semua orang untuk bertemu.

“Simpan rapat saat tidak ada lagi yang bisa dilakukan, saat Anda membutuhkan orang di ruangan, saat kehadiran mereka lebih dari sekadar kesopanan tetapi kontribusi” – Ross Andrew Paquette.

2. Nyatakan Tujuan dengan jelas

Kadang-kadang, kita akan pergi ke pertemuan dengan hanya agenda yang tidak jelas dan duduk melalui diskusi tanpa akhir yang terlihat?

Untuk membuat rapat Anda lebih efektif, Anda harus menetapkan tujuannya terlebih dahulu. Apakah Anda ingin menyelesaikan masalah? Memutuskan sesuatu? Menyebarkan informasi? Mengembangkan rencana aksi? Ini mungkin terdengar sederhana, tetapi jika pertemuan Anda tidak memiliki tujuan, itu tidak akan memiliki arah.

Jika Anda tidak yakin apa yang ingin Anda capai, Anda dapat yakin itu tidak akan terjadi. Faktor nomor satu untuk pertemuan yang sukses dan efektif adalah memiliki tujuan yang jelas dan agenda yang konkret.

Tujuan yang Anda tetapkan untuk rapat akan menentukan detail penting lainnya, termasuk agenda yang sangat penting dan siapa yang benar-benar harus menghadirinya. Pastikan saja bahwa tujuan yang Anda tetapkan benar-benar dapat dilakukan dalam waktu yang ditentukan. Agenda dasar, dibagikan terlebih dahulu dengan semua dokumen yang relevan, membuat semua orang tetap pada jalurnya.

3.Hindari saat-saat ketika orang lebih cenderung terganggu

Jangan menjadwalkan rapat di penghujung hari, saat orang biasanya bersiap-siap untuk pergi, atau pagi-pagi sekali, sebelum jam kerja normal. Demikian pula, penelitian telah menunjukkan bahwa pertemuan yang diadakan tepat sebelum makan siang, atau selama waktu makan siang tanpa menyediakan makanan, kurang produktif, karena orang cenderung lapar dan terganggu.

Waktu dan hari terbaik untuk mengadakan pertemuan adalah antara 9 dan 11 atau 2 dan 4 dan pada hari Selasa sampai Kamis.

4.Mulai rapat tepat waktu dan akhiri pada waktu AKHIR yang dijadwalkan

Kedatangan yang terlambat dapat menghabiskan waktu hingga 5-10 menit dari rapat, atau dalam banyak kasus – membuat rapat menjadi 10 menit lebih lama. Menunggu orang yang biasanya terlambat tidak adil bagi mereka yang datang tepat waktu.

Solusinya? Jangan menunggu mereka. Memulai rapat tepat waktu. Tampaknya keras tetapi untuk mengembangkan reputasi untuk ketepatan waktu, lebih baik mengirim pesan yang jelas kepada para pendatang baru.

5.Pertimbangkan pertemuan Stand-up

Stand-up meeting telah menjadi ritual tim yang populer. Karyawan menjadi lebih terlibat, lebih kolaboratif dan kurang teritorial ketika mereka berpartisipasi dalam proyek yang melibatkan berdiri. Tidak ada yang menyampaikan urgensi seperti berdiri selama rapat.

Berdiri selama rapat juga mendorong peserta untuk mematikan perangkat elektronik mereka, menghindari gangguan, dan mempersingkat musyawarah. Dengan kata lain, rapat tetap akan menghasilkan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Ada juga manfaat kesehatan tambahan dari berhenti duduk dalam waktu lama.

6. Tunjuk seseorang untuk mencatat dan melacak waktu

Tugaskan seseorang untuk mencatat apa yang sedang dibahas, lalu bagikan catatan ini sebagai ringkasan setelah menyelesaikan rapat. Anda mungkin juga ingin menunjuk pencatat waktu resmi untuk melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan dan dengan hormat mengingatkan semua orang berapa banyak waktu yang tersisa untuk setiap item dalam agenda dan seluruh pertemuan.

Item ini akan membantu semua orang untuk tetap selaras dengan pemikiran dan item tindakan Anda. Cobalah alat ini untuk melacak rapat dan janji temu Anda.

7.Mendorong saran/gagasan kreatif

Pertemuan yang sukses harus menghasilkan kreativitas dan energi. Ini terjadi ketika orang berpartisipasi secara aktif, bukan hanya hadir secara pasif. Sesi brainstorming adalah hal biasa, tetapi terlalu sering merupakan praktik yang tidak efektif. Bukan generasi ide sebenarnya yang penting, tetapi menindaklanjuti ide jauh lebih penting. Apapun agenda pertemuan tersebut, cobalah untuk mendapatkan masukan dari rekan-rekan Anda. Identifikasi orang, tanyakan pendapat mereka tentang hal-hal yang disampaikan. Bahkan, jika mereka tidak memiliki poin, itu bagus dan beberapa orang akan berani mengemukakan poin mereka. Saya yakin ide-ide hebat akan datang dari orang-orang hebat.

Faktor terpenting dalam rapat apa pun adalah, jika ada yang membuka diri dan berbicara, pertama-tama ucapkan terima kasih, dengarkan sepenuhnya poin mereka, dan dorong mereka untuk memberi lebih banyak saran. Bahkan jika poin mereka tidak sesuai dengan sasaran, cobalah untuk mendorong mereka untuk menambahkan lebih banyak poin di pertemuan mendatang juga.

8.Fokus pada apa yang perlu didiskusikan

Tugas tersulit untuk menyelesaikan memimpin sekelompok orang adalah untuk menarik perhatian mereka. Baik itu penyelenggara atau rekan penyelenggara, seseorang harus selalu bertanggung jawab untuk memandu pertemuan pada poin-poin penting dan membawa kembali diskusi yang menyimpang ke topik yang ditugaskan.

Dan misalkan, jika banyak orang memberikan pendapat mereka dan Anda tidak dapat mengambil keputusan, catat semua poin dan kembali ke diskusi. Jangan terus-menerus membahas hal-hal yang disampaikan atau poin-poin yang memerlukan pembahasan yang panjang.

Perjelas dalam menyampaikan poin, berikan jeda dan sering-seringlah mendapatkan balasan agar pengirim dan penerima berada di jalur yang benar.

9.Latihan Tanya Jawab

Penyelenggara/pembicara harus benar-benar melibatkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan. Rapat adalah tempat yang sangat baik untuk melatih keterampilan. Sesi tanya jawab sering kali didorong ke akhir rapat, hanya menyisakan beberapa menit untuk itu. Namun, segmen ini juga penting sebagai sisa pertemuan. Ketika rencana aksi konkret dibuat pada pertemuan, tetapi pertanyaan lanjutan tidak terjawab, hasilnya bisa menjadi bencana.

Untuk memastikan keterlibatan yang lebih bermakna, pertimbangkan untuk memperpanjang sesi Tanya Jawab agar sesuai dengan durasi rapat. Kami bahkan dapat mengumpulkan pertanyaan tentang topik sebelumnya dengan mengirimkan inti rapat dan meminta tim untuk mengirimkan pandangan/poin mereka sebelum rapat dimulai.

Ini dapat membantu di beberapa tingkatan: Penyelenggara dapat merencanakan pembicaraan mereka dengan lebih efektif, dan tim akan memiliki waktu untuk mempertimbangkan ide-ide alih-alih berebut untuk mengajukan pertanyaan di akhir pertemuan.

10. Tindak lanjut

Seni menindaklanjuti adalah kebiasaan profesional yang vital, dan juga sangat penting dalam rapat.

Sangat umum bagi orang untuk keluar dari pertemuan yang sama dengan interpretasi yang sangat berbeda tentang apa yang terjadi. Dokumentasikan tanggung jawab yang diberikan, tugas yang didelegasikan, tenggat waktu yang diberikan, dan kirimkan catatan rapat pada hari rapat. Dengan begitu, semua orang akan berada di halaman yang sama.

Untuk hal-hal yang sangat penting, buat catatan di kalender tim bersama atau perangkat lunak manajemen tugas, untuk terus menindaklanjuti hingga Anda mencapai resolusi.

Akhirnya, kunci sukses pertemuan terletak pada komunikasi. Terutama jika Anda sedang bereksperimen dengan format baru, mintalah umpan balik dari rekan-rekan Anda, terbukalah terhadap saran, dan berikan kesimpulan Anda tentang apa yang mereka pikirkan, bukan bagaimana perasaan Anda secara pribadi. Jika tim Anda merasa terlibat dan efektif, Anda berada di jalur yang benar.

Jadi, di akhir setiap pertemuan tanyakan: Apa tindakan selanjutnya? Siapa yang memilikinya? Dan kapan kita akan menindaklanjutinya?

Setelah Anda menetapkan standar untuk rapat yang efisien, efektif, dan menghibur, saya yakin rapat Anda akan menjadi bagian terbaik dari hari kerja Anda.

Jadilah JELAS, FOKUS, dan TEPAT WAKTU dalam rapat Anda.