Top 10 Ideen, um Meetings sehr produktiv zu gestalten

„Team – lasst uns alle schnell zu einem Meeting zusammenkommen“ – wenn das Wort „Meeting“ die Ohren der Menschen erreicht, wird jeder wenige Gedanken haben, worum es bei dem Meeting geht, wie lange es dauern wird, ob ich ein Update geben muss, warum das Treffen jetzt angesetzt ist usw. usw.

Trotz all dieser Fragen landen wir schließlich doch bei den Treffen. Im Allgemeinen sollen Meetings in jeder Organisation der Mittelpunkt der Produktivität sein. Meetings werden im Allgemeinen durchgeführt, wenn man neue Ideen erarbeiten, aktuelle Krisen besprechen, wichtige Entscheidungen treffen, Errungenschaften bekannt geben muss usw. Meetings sind eine leistungsstarke Plattform und ein nützlicher Strategiespeicher, um den Arbeitsfortschritt zu teilen und sich mit anderen zu vernetzen.

Wie Morgenstern sagt: Gute und effektive Meetings haben normalerweise zwei Eigenschaften gemeinsam: Sie haben ein klar definiertes Ziel (oder ein Ergebnis, das am Ende des Meetings erreicht werden muss) und jeder im Raum weiß, warum er dort ist und welche Rolle er spielt.

Leider sind viele Meetings das genaue Gegenteil von Produktivität und in vielen Fällen wurden Meetings als Diskussionsforum genutzt, anstatt wichtige Entscheidungen zu treffen. Andererseits wirken sich exzessive und lang andauernde Meetings deutlich negativ auf die Produktivität und Mitarbeitermotivation aus. Das hat die Forschung immer wieder bewiesen.

Glücklicherweise können diese Hindernisse vermieden werden, indem man sich bei der Planung von Meetings etwas proaktiver anstrengt und auch einige Richtlinien befolgt. Wie stellen Sie also sicher, dass alle Ihre Meetings produktiv und effizient sind? Sehen Sie sich diese 10 Tipps für ein perfektes Meeting an.

1. Entscheiden Sie, ob Sie dieses Meeting wirklich abhalten müssen

„Wenn Ihr Meeting durch eine E-Mail oder ein Memo ersetzt werden kann, halten Sie es nicht ab“, sagt Ross Andrew Paquette, CEO von Maropost. Einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie versuchen zu entscheiden, ob ein Meeting notwendig ist, und dazu gehören:

• Brauche ich Input von anderen, um Fortschritte zu machen?
• Erfordert das Fortschreiten damit ein persönliches Gespräch?
• Ist dieses Treffen die wertvollste Nutzung der Zeit aller?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen NEIN lautet, verzichten Sie auf das Treffen, bis alle Materialien vorbereitet sind und es für alle sinnvoll ist, sich zu treffen.

„Heben Sie Besprechungen auf, wenn nichts anderes ausreicht, wenn Sie Leute im Raum brauchen, wenn ihre Anwesenheit mehr als eine Höflichkeit, sondern ein Beitrag ist“ – Ross Andrew Paquette.

2. Geben Sie das/die Ziel(e) klar an

Manchmal wären wir nur mit einer vagen Tagesordnung zu einem Meeting gegangen und hätten eine Diskussion durchgehalten, ohne dass ein Ende in Sicht wäre?

Um Ihr Meeting effektiver zu gestalten, müssen Sie seine Ziele im Voraus festlegen. Sie wollen einem Problem auf den Grund gehen? Entscheiden Sie sich für etwas? Informationen verbreiten? Einen Aktionsplan entwickeln? Es mag einfach klingen, aber wenn Ihr Meeting kein Ziel hat, hat es keine Richtung.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie erreichen möchten, können Sie sicher sein, dass es nicht passieren wird. Der wichtigste Faktor für ein erfolgreiches und effektives Meeting ist ein klares Ziel und eine konkrete Agenda.

Die Ziele, die Sie für das Meeting festlegen, bestimmen andere wichtige Details, einschließlich der äußerst wichtigen Tagesordnung und wer tatsächlich daran teilnehmen sollte. Stellen Sie einfach sicher, dass die Ziele, die Sie festlegen, innerhalb der vorgegebenen Zeit tatsächlich erreichbar sind. Eine grundlegende Agenda, die im Voraus mit allen relevanten Dokumenten geteilt wird, hält alle auf Kurs.

3. Vermeiden Sie Zeiten, in denen Menschen eher abgelenkt werden

Planen Sie ein Meeting nicht am Ende des Tages, wenn sich die Leute normalerweise fertig machen würden, oder am frühen Morgen vor der normalen Arbeitszeit. In ähnlicher Weise haben Studien gezeigt, dass Besprechungen, die kurz vor dem Mittagessen oder während der Mittagszeit ohne Bereitstellung von Essen abgehalten werden, weniger produktiv sind, da die Menschen dazu neigen, hungrig und abgelenkt zu sein.

Die besten Zeiten und Tage für Besprechungen sind zwischen 9 und 11 oder 2 und 4 sowie von Dienstag bis Donnerstag.

4. Beginnen Sie das Meeting zur ON-Zeit und beenden Sie es zur geplanten END-Zeit

Zuspätkommende können bis zu 5-10 Minuten des Meetings verbrauchen oder in den meisten Fällen das Meeting 10 Minuten länger machen. Auf Leute zu warten, die gewöhnlich zu spät kommen, ist unfair gegenüber denen, die pünktlich erscheinen.

Die Lösung? Warte nicht auf sie. Starten des Meetings zur ON-Zeit. Es scheint hart zu sein, aber um einen Ruf für Schnelligkeit zu entwickeln, ist es besser, den Nachzüglern eine klare Botschaft zu senden.

5. Betrachten Sie ein Stand-up-Meeting

Stehmeetings sind zu beliebten Teamritualen geworden. Mitarbeiter werden engagierter, kooperativer und weniger territorial, wenn sie an einem Projekt teilnehmen, bei dem es ums Stehen geht. Nichts vermittelt Dringlichkeit so sehr, als während eines Meetings auf den Beinen zu sein.

Das Stehen während Meetings ermutigt die Teilnehmer auch, ihre elektronischen Geräte abzulegen, Ablenkungen zu vermeiden und die Beratungen kurz zu halten. Mit anderen Worten: Stehende Meetings bewirken am Ende mehr in kürzerer Zeit. Es gibt auch zusätzliche gesundheitliche Vorteile, längere Sitzphasen zu unterbrechen.

6. Beauftragen Sie jemanden, sich Notizen zu machen und die Zeit im Auge zu behalten

Weisen Sie jemandem zu, Notizen über das Besprochene zu machen, und geben Sie diese Notizen nach Abschluss des Meetings als Zusammenfassung weiter. Sie können auch einen offiziellen Zeitnehmer ernennen, um den Zeitaufwand im Auge zu behalten und alle respektvoll daran zu erinnern, wie viel Zeit für jeden Punkt der Tagesordnung und das gesamte Meeting verbleibt.

Diese Elemente helfen allen dabei, mit Ihren Gedanken und Aktionselementen in Einklang zu bleiben. Probieren Sie diese Tools aus, um Ihre Besprechungen und Termine im Auge zu behalten.

7. Fördern Sie kreative Vorschläge/Ideen

Ein erfolgreiches Meeting sollte zu Kreativität und Energie führen. Dies geschieht, wenn Menschen aktiv teilnehmen und nicht nur passiv teilnehmen. Brainstorming-Sitzungen sind üblich, aber allzu oft eine ineffektive Praxis. Es kommt nicht auf die eigentliche Ideenfindung an, sondern auf die Umsetzung der Ideen. Was auch immer die Tagesordnung des Treffens sein mag, versuchen Sie, einige Beiträge von Ihren Kollegen zu erhalten. Identifizieren Sie Personen, fragen Sie sie nach ihrer Meinung zu den vermittelten Themen. Selbst wenn sie keine Punkte haben, ist es gut und einige Leute werden den Mut aufbringen, ihre Punkte vorzubringen. Ich bin mir sicher, dass großartige Ideen von großartigen Menschen kommen werden.

Der wichtigste Faktor in jedem Meeting ist, wenn sich jemand öffnet und redet, ihm zuerst zu danken, seinen Punkten vollständig zuzuhören und ihn zu ermutigen, weitere Vorschläge zu machen. Auch wenn ihre Punkte nicht den Anforderungen entsprechen, versuchen Sie sie zu ermutigen, auch in zukünftigen Meetings weitere Punkte hinzuzufügen.

8. Konzentrieren Sie sich auf das, was besprochen werden muss

Die schwierigste Aufgabe, eine Gruppe von Menschen zu führen, besteht darin, ihre Aufmerksamkeit zu erregen. Ob es der Organisator oder die Mitorganisatoren sind, jemand sollte immer die Verantwortung übernehmen, das Meeting zu den Schlüsselpunkten zu leiten und von der abweichenden Diskussion zu den zugewiesenen Themen zurückzubringen.

Und angenommen, wenn mehrere Personen ihre Meinung äußern und Sie keine Entscheidungen treffen können, notieren Sie alle Punkte und kehren Sie zur Diskussion zurück. Diskutieren Sie nicht weiter über die vermittelten Dinge oder Punkte, die einer langen Diskussion bedürfen.

Seien Sie bei der Übermittlung von Punkten klar, machen Sie eine Pause und erhalten Sie oft eine Antwort, damit sowohl der Sender als auch der Empfänger auf dem richtigen Weg sind.

9.Fragen und Antworten üben

Der Organisator/Redner sollte die Mitarbeiter tatsächlich dazu anregen, Fragen zu stellen. Meetings sind ein ausgezeichneter Ort, um die Fähigkeit zu üben. Die Fragerunde wird oft an das Ende eines Meetings verschoben, sodass nur ein paar Minuten dafür übrig bleiben. Dieses Segment ist jedoch ebenso wichtig wie der Rest des Meetings. Wenn beim Meeting ein konkreter Aktionsplan erstellt wird, aber Folgefragen unbeantwortet bleiben, kann das Ergebnis eine Katastrophe bedeuten.

Um ein sinnvolleres Engagement zu gewährleisten, sollten Sie die Frage-und-Antwort-Sitzung verlängern, damit sie der Länge des Meetings entspricht. Wir können sogar Fragen zum Thema im Voraus sammeln, indem wir das Wesentliche des Meetings senden und das Team bitten, seine Ansichten/Punkte vor Beginn des Meetings zu übermitteln.

Dies kann auf mehreren Ebenen hilfreich sein: Der Organisator kann seinen Vortrag effektiver planen, und das Team hat die Zeit, Ideen zu überlegen, anstatt sich am Ende eines Meetings mit Fragen zu beschäftigen.

10. Nachfassen

Die Kunst der Nachbereitung ist eine wichtige berufliche Gewohnheit und spielt auch bei Meetings eine große Rolle.

Es ist durchaus üblich, dass Menschen mit sehr unterschiedlichen Interpretationen dessen, was vor sich ging, aus demselben Meeting herauskommen. Dokumentieren Sie die übertragenen Verantwortlichkeiten, delegierten Aufgaben, alle zugewiesenen Fristen und versenden Sie die Sitzungsnotizen am Tag der Sitzung. Auf diese Weise werden alle auf der gleichen Seite sein.

Machen Sie sich bei sehr wichtigen Angelegenheiten eine Notiz in einem gemeinsam genutzten Teamkalender oder einer Aufgabenverwaltungssoftware, um sie weiter zu verfolgen, bis Sie eine Lösung gefunden haben.

Schließlich liegt der Schlüssel zu erfolgreichen Meetings in der Kommunikation. Insbesondere wenn Sie mit neuen Formaten experimentieren, bitten Sie Ihre Kollegen um Feedback, seien Sie offen für Vorschläge und geben Sie Ihre Schlussfolgerungen zu deren Meinung ab, nicht zu Ihren persönlichen Gefühlen. Wenn sich Ihr Team engagiert und effektiv fühlt, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Fragen Sie also am Ende jedes Meetings: Was ist die nächste Aktion? Wer hat es? Und wann werden wir das weiterverfolgen?

Sobald Sie Maßstäbe für effiziente, effektive und unterhaltsame Meetings gesetzt haben, bin ich sicher, dass Ihre Meetings der beste Teil Ihres Arbeitstages sein werden.

Seien Sie in Ihren Besprechungen KLAR, FOKUSSIERT und PÜNKTLICH.