Top 10 des idées pour rendre les réunions très productives

"Équipe - rassemblons-nous tous rapidement pour une réunion" - lorsque le mot "réunion" atteindra les oreilles des gens, tout le monde aura quelques réflexions sur le sujet de la réunion, combien de temps cela prendra-t-il, dois-je donner une mise à jour, pourquoi la réunion est prévue maintenant, etc, etc.,

Malgré toutes ces questions, nous finissons enfin par assister aux réunions. En règle générale, les réunions de toute organisation sont censées être le point central de la productivité. Les réunions sont généralement organisées lorsqu'il est nécessaire de réfléchir à de nouvelles idées, de discuter de toute crise actuelle, de prendre des décisions importantes, d'annoncer des réalisations, etc. La réunion est une plate-forme puissante et un magasin de stratégie utile pour partager l'avancement du travail et se connecter avec les autres.

Comme le dit Morgenstern : Des réunions bonnes et efficaces partagent généralement deux caractéristiques : elles ont un objectif clair et défini (ou un résultat qui doit arriver à la fin de la réunion) et tout le monde dans la salle sait pourquoi il est là et son rôle.

Malheureusement, de nombreuses réunions finissent par être l'exact opposé de la productivité et dans de nombreux cas, les réunions ont été utilisées comme un forum de discussion au lieu de prendre des décisions clés. D'autre part, les réunions excessives et de longue durée ont un effet négatif significatif sur la productivité et la motivation des employés. La recherche l'a prouvé maintes et maintes fois.

Heureusement, ces obstacles peuvent être évités en faisant un effort un peu plus proactif dans la planification des réunions et en suivant également quelques directives. Alors, comment vous assurez-vous que toutes vos réunions sont productives et efficaces ? Découvrez ces 10 conseils pour organiser une réunion parfaite.

1. Décidez si vous avez vraiment besoin de tenir cette réunion

« Si votre réunion peut être remplacée par un e-mail ou un mémo, ne le retenez pas », déclare Ross Andrew Paquette, PDG de Maropost. Quelques questions à poser lorsque vous essayez de décider si une réunion est nécessaire, et cela inclut :

• Ai-je besoin de la contribution des autres pour progresser ?
• Est-ce que pour aller de l'avant avec cela, il faut une conversation en face à face ?
• Cette réunion est-elle l'utilisation la plus précieuse du temps de chacun ?

Si la réponse à l'une de ces questions est NON, renoncez à la réunion jusqu'à ce que tous les documents soient préparés et qu'il soit logique que tout le monde se réunisse.

"Réservez les réunions pour quand rien d'autre ne suffira, pour quand vous avez besoin de personnes dans la salle, pour quand leur présence est plus qu'une courtoisie mais une contribution" - Ross Andrew Paquette.

2. Énoncez clairement le ou les objectifs

Parfois, nous serions allés à une réunion avec seulement un ordre du jour vague et nous serions assis pendant une discussion sans fin en vue ?

Pour rendre votre réunion plus efficace, vous devez établir ses objectifs au préalable. Vous voulez aller au fond d'un problème ? Décider de quelque chose ? Diffuser des informations ? Élaborer un plan d'action? Cela peut sembler simple, mais si votre réunion n'a pas d'objectif, elle n'aura aucune direction.

Si vous n'êtes pas sûr de ce que vous essayez d'accomplir, vous pouvez être sûr que cela n'arrivera pas. Le facteur numéro un pour une réunion réussie et efficace est d'avoir un objectif clair et un ordre du jour concret.

Les objectifs que vous fixez pour la réunion détermineront d'autres détails importants, y compris l'ordre du jour très important et qui devrait y assister. Assurez-vous simplement que les objectifs que vous établissez sont réellement réalisables dans le temps imparti. Un programme de base, partagé à l'avance avec tous les documents pertinents, permet à chacun de rester sur la bonne voie.

3. Évitez les moments où les gens sont plus susceptibles d'être distraits

Ne planifiez pas une réunion en fin de journée, lorsque les gens se préparent normalement à partir, ou tôt le matin, avant les heures normales de travail. De même, des études ont montré que les réunions tenues juste avant le déjeuner, ou pendant l'heure du déjeuner sans fournir de nourriture, sont moins productives, car les gens ont tendance à avoir faim et à être distraits.

Les meilleurs moments et jours pour tenir des réunions sont entre 9h et 11h ou 14h et 16h et du mardi au jeudi.

4.Démarrez la réunion à l'heure ON et terminez-la à l'heure de FIN prévue

Les arrivées tardives peuvent consommer jusqu'à 5 à 10 minutes de la réunion ou, dans la plupart des cas, prolonger la réunion de 10 minutes. Attendre les gens qui sont habituellement en retard est injuste envers ceux qui se présentent à l'heure.

La solution? Ne les attendez pas. Début de la réunion ON time. Cela semble dur mais pour développer une réputation de rapidité, mieux vaut envoyer un message clair aux retardataires.

5. Envisagez une réunion debout

Les réunions debout sont devenues des rituels d'équipe populaires. Les employés deviennent plus engagés, plus collaboratifs et moins territoriaux lorsqu'ils participent à un projet qui implique de se tenir debout. Rien ne traduit l'urgence comme d'être debout lors d'une réunion.

Se tenir debout pendant les réunions encourage également les participants à éteindre leurs appareils électroniques, à éviter les distractions et à garder les délibérations courtes. En d'autres termes, les réunions permanentes finissent par faire plus en moins de temps. Il y a aussi des avantages supplémentaires pour la santé à rompre les périodes prolongées d'assise.

6.Nommez quelqu'un pour prendre des notes et garder une trace du temps

Demandez à quelqu'un de prendre des notes sur ce qui est discuté, puis partagez ces notes sous forme de résumé après avoir terminé la réunion. Vous pouvez également nommer un chronométreur officiel pour suivre le temps passé et rappeler respectueusement à chacun combien de temps il reste pour chaque point de l'ordre du jour et pour l'ensemble de la réunion.

Ces éléments aideront tout le monde à rester aligné sur vos pensées et vos actions. Essayez ces outils pour suivre vos réunions et rendez-vous.

7. Encouragez les suggestions/idées créatives

Une réunion réussie doit se traduire par de la créativité et de l'énergie. Cela se produit lorsque les gens participent activement, et pas seulement passivement. Les séances de remue-méninges sont courantes, mais c'est trop souvent une pratique inefficace. Ce n'est pas la génération d'idées réelle qui compte, mais le suivi des idées est beaucoup plus important. Quel que soit l'ordre du jour de la réunion, essayez d'obtenir des contributions de vos pairs. Identifiez les personnes, demandez leur avis sur les sujets qui ont été véhiculés. Même s'ils n'ont pas de points, c'est bien et certaines personnes prendront le courage de faire valoir leurs points. Je suis sûr que de bonnes idées viendront de gens formidables.

Le facteur le plus important dans toute réunion est que si quelqu'un s'ouvre et parle, remerciez-le d'abord, écoutez pleinement ses points et encouragez-le à faire plus de suggestions. Même si leurs points ne sont pas à la hauteur, essayez de les encourager à ajouter également plus de points lors de réunions futures.

8. Concentrez-vous sur ce qui doit être discuté

La tâche la plus difficile à accomplir à la tête d'un groupe de personnes est d'attirer leur attention. Que ce soit l'organisateur ou les co-organisateurs, quelqu'un devrait toujours prendre la responsabilité de guider la réunion sur les points clés et de ramener de la discussion déviée aux sujets assignés.

Et supposons, si plusieurs personnes donnent leur avis et que vous ne pouvez pas prendre de décisions, notez tous les points et reprenez la discussion. Ne continuez pas à discuter des questions transmises ou des points qui nécessitent une longue discussion.

Soyez clair dans la communication des points, faites une pause et obtenez souvent une réponse afin que l'expéditeur et le destinataire soient sur la bonne voie.

9. Questions et réponses pratiques

L'organisateur/conférencier devrait en fait inciter les employés à poser des questions. Les réunions sont un excellent endroit pour pratiquer la compétence. La session de questions-réponses est souvent repoussée à la fin d'une réunion, ne lui laissant que quelques minutes. Cependant, ce segment est aussi important que le reste de la réunion. Lorsqu'un plan d'action concret est mis en place lors de la réunion, mais que des questions de suivi restent sans réponse, le résultat peut être catastrophique.

Pour assurer un engagement plus significatif, envisagez de prolonger la session de questions-réponses pour qu'elle corresponde à la durée de la réunion. Nous pouvons même recueillir des questions sur le sujet à l'avance en envoyant l'essentiel de la réunion et demander à l'équipe d'envoyer leurs points de vue/points avant le début de la réunion.

Cela peut aider à plusieurs niveaux : l'organisateur peut planifier sa conversation plus efficacement et l'équipe aura le temps de réfléchir à des idées au lieu de se démener pour trouver des questions à la fin d'une réunion.

10.Suivi

L'art du suivi est une habitude professionnelle vitale, et cela compte aussi beaucoup dans le cas des réunions.

Il est assez courant que les gens sortent d'une même réunion avec des interprétations très différentes de ce qui s'est passé. Documentez les responsabilités confiées, les tâches déléguées, les délais impartis et envoyez les notes de réunion le jour de la réunion. De cette façon, tout le monde sera sur la même page.

Pour les questions très importantes, prenez note sur un calendrier d'équipe partagé ou un logiciel de gestion des tâches, pour continuer à suivre jusqu'à ce que vous parveniez à une résolution.

Enfin, la clé d'une réunion réussie réside dans la communication. Surtout si vous expérimentez de nouveaux formats, demandez à vos pairs des commentaires, soyez ouvert aux suggestions et fournissez vos conclusions sur ce qu'ils pensent, et non sur ce que vous ressentez personnellement. Si votre équipe se sent engagée et efficace, vous êtes sur la bonne voie.

Ainsi, à la fin de chaque réunion, demandez : Quelle est la prochaine action ? Qui l'a ? Et quand ferons-nous un suivi à ce sujet ?

Une fois que vous avez établi des normes pour des réunions efficaces, efficaces et divertissantes, je suis sûr que vos réunions seront la meilleure partie de votre journée de travail.

Soyez CLAIR, CONCENTRÉ et PONCTUEL dans vos réunions.