让会议变得高效的 10 大创意

“团队——大家快点开会吧”——当‘开会’这个词传到人们的耳朵里时，每个人都会很少有什么想法，比如开会是什么，需要多长时间，我需要更新吗？为什么现在安排会议等等，等等，

尽管有所有这些问题，我们最终还是参加了会议。 一般来说，任何组织中的会议都是生产力的焦点。 会议通常在人们需要集思广益、讨论当前危机、做出重要决定、宣布任何成就等时举行。会议是一个强大的平台，也是一个有用的战略商店，用于分享工作进度和与他人联系。

正如 Morgenstern 所说：良好而有效的会议通常具有两个特征：他们有一个明确的、明确的目标（或需要在会议结束时实现的结果），并且房间里的每个人都知道他们为什么会在那里以及他们的角色。

不幸的是，许多会议最终与生产力完全相反，在许多情况下，会议被用作讨论论坛，而不是做出关键决定。 另一方面，过多和长时间的会议对生产力和员工积极性有显着的负面影响。 研究一次又一次地证明了这一点。

幸运的是，这些障碍可以通过在计划会议时采取更积极主动的努力并遵循一些指导方针来避免。 那么，您如何确保所有会议都富有成效和效率？ 查看有关如何举办完美会议的 10 条提示。

1.决定你是否真的需要召开那次会议

“如果您的会议可以用电子邮件或备忘录代替，请不要举行会议，”Maropost 首席执行官罗斯·安德鲁·帕奎特 (Ross Andrew Paquette) 说。 当您尝试决定是否有必要开会时要问的一些问题，包括：

• 我是否需要其他人的意见才能取得进步？
• 向前推进是否需要面对面的对话？
• 这次会议是每个人时间最宝贵的利用吗？

如果这些问题的答案是否定的，请放弃会议，直到准备好所有材料并且每个人都可以见面。

“把会议留到其他什么都做不了的时候，当你需要房间里的人时，当他们的存在不仅仅是一种礼貌，而是一种贡献”——罗斯·安德鲁·帕奎特。

2.清楚地陈述目标

有时，我们会去参加一个只有模糊议程的会议，然后坐下来讨论没有结束的迹象？

为了使您的会议更有效，您必须事先确定其目标。 您想深入了解问题吗？ 决定什么？ 传播信息？ 制定行动计划？ 听起来可能很简单，但如果你的会议没有目标，它就没有任何方向。

如果你不确定你想要完成什么，你可以确定它不会发生。 一个成功和有效的会议的首要因素是有一个明确的目标和具体的议程。

您为会议设定的目标将决定其他重要细节，包括最重要的议程以及谁应该实际参加。 只要确保你建立的目标在规定的时间内实际上是可行的。 与所有相关文件提前共享的基本议程，让每个人都步入正轨。

3.避免人们更容易分心的时候

不要在一天结束时安排会议，此时人们通常准备离开，或者一大早，在正常工作时间之前。 同样，研究表明，午餐前或午餐时间不提供食物的会议效率较低，因为人们往往会感到饥饿和分心。

举行会议的最佳时间和日期是 9 点到 11 点或 2 点到 4 点之间以及周二至周四。

4.开始会议 ON 时间并在预定的 END 时间结束

迟到可能会占用 5-10 分钟的会议时间，或者在大多数情况下，将会议时间延长 10 分钟。 等待习惯性迟到的人对准时出现的人是不公平的。

解决方案？ 不要等他们。 准时开始会议。 这似乎很苛刻，但为了建立及时的声誉，最好向后来者发出明确的信息。

5.考虑一次站立会议

站立会议已成为流行的团队仪式。 当员工参与涉及站立的项目时，他们会变得更投入、更协作、更少地域性。 没有什么比在会议期间站起来更能传达紧迫感了。

在会议期间站立还鼓励参与者放下电子设备，避免分心，并缩短讨论时间。 换句话说，常设会议最终会在更短的时间内完成更多的工作。 打破长时间的坐姿还有额外的健康益处。

6.指定专人记笔记并记录时间

指派某人记下正在讨论的内容，然后在会议结束后将这些笔记作为摘要分享。 您可能还需要指定一名官方计时员来跟踪花费了多少时间，并恭敬地提醒每个人还有多少时间用于议程中的每个项目和整个会议。

这些项目将帮助每个人与您的想法和行动项目保持一致。尝试使用这些工具来跟踪您的会议和约会。

7.鼓励创造性的建议/想法

一次成功的会议应该带来创造力和活力。 当人们积极参与而不只是被动参与时，就会发生这种情况。 头脑风暴会议很常见，但往往是一种无效的做法。 重要的不是实际的想法产生，而是贯彻想法更为重要。 不管会议的议程是什么，试着从你的同行那里得到一些意见。 识别人员，询问他们对所传达的事项的意见。 甚至，如果他们没有积分也很好，有些人会鼓起勇气提出他们的观点。 我相信伟大的想法会来自伟大的人。

任何会议中最重要的因素是，如果有人开口说话，首先要感谢他们，充分听取他们的观点，并鼓励他们提出更多的建议。 即使他们的观点没有达到标准，也要鼓励他们在以后的会议中增加更多的观点。

8.关注需要讨论的内容

领导一群人最难完成的任务就是吸引他们的注意力。 无论是组织者还是协办者，都应该始终有人负责指导会议的重点，并将偏离的讨论带回指定的主题。

并且假设，如果多人发表他们的意见，而您无法做出决定，请记下所有要点并重新开始讨论。 不要继续讨论所传达的需要长时间讨论的事项或要点。

传达要点清晰，暂停并经常得到答复，以便发送者和接收者都在轨道上。

9.练习问答

组织者/演讲者实际上应该让员工提问。 会议是练习技能的绝佳场所。 问答环节通常被推到会议结束，只剩下几分钟的时间。 但是，这部分与会议的其余部分一样重要。 如果在会议上制定了具体的行动计划，但后续问题没有得到解答，结果可能会带来灾难。

为确保更有意义的参与，请考虑延长问答环节以匹配会议的长度。 我们甚至可以通过发送会议要点提前收集有关该主题的问题，并要求团队在会议开始前发送他们的观点/观点。

这可以在几个层面上有所帮助：组织者可以更有效地计划他们的谈话，团队将有时间考虑想法，而不是在会议结束时争先恐后地提出问题。

10.跟进

跟进的艺术是一种重要的职业习惯，在会议中也很重要。

人们在同一次会议结束后对所发生的事情有不同的解释是很常见的。 记录所赋予的职责、委派的任务、任何分配的截止日期，并在会议当天发出会议记录。 这样，每个人都会在同一页面上。

对于非常重要的事情，请在共享的团队日历或任务管理软件上记下，以继续跟进，直到达成解决方案。

最后，成功会议的关键在于沟通。 特别是如果您正在尝试新的格式，请向您的同行寻求反馈，对建议持开放态度，并根据他们的想法提供您的结论，而不是您个人的感受。 如果您的团队感到参与和有效，那么您就在正确的轨道上。

所以，在每次会议结束时问：下一步行动是什么？ 谁有它？ 我们什么时候会跟进？

一旦您为高效、有效和有趣的会议设定了标准，我相信您的会议将成为您工作日中最好的部分。

在您的会议中保持清晰、专注和准时。