10 лучших идей, как сделать встречи продуктивными

«Команда — давайте все быстро собираться на собрание» — когда слово «собрание» достигает ушей людей, у всех будет мало мыслей о том, о чем собрание, сколько времени это займет, нужно ли мне сообщать новости, почему встреча назначена именно сейчас и т.д. и т.п.,

Несмотря на все эти вопросы, в конце концов мы посещаем встречи. Как правило, собрания в любой организации должны быть центром продуктивности. Встречи обычно проводятся, когда нужно обдумать новые идеи, обсудить любой текущий кризис, принять важные решения, объявить о каких-либо достижениях и т. д. Встреча — это мощная платформа и полезное хранилище стратегий для обмена ходом работы и общения с другими.

Как говорит Моргенштерн: «Хорошие и эффективные встречи обычно имеют две характеристики: у них есть четкая, определенная цель (или результат, который должен быть достигнут к концу встречи), и все в комнате знают, зачем они здесь и их роль.

К сожалению, многие собрания в конечном итоге оказываются полной противоположностью продуктивности, и во многих случаях собрания используются в качестве дискуссионного форума вместо принятия ключевых решений. С другой стороны, чрезмерные и длительные встречи оказывают значительное негативное влияние на производительность и мотивацию сотрудников. Исследования доказывали это снова и снова.

К счастью, этих препятствий можно избежать, приложив немного больше усилий при планировании встреч, а также следуя нескольким рекомендациям. Итак, как сделать так, чтобы все ваши встречи были продуктивными и эффективными? Ознакомьтесь с этими 10 советами о том, как провести идеальную встречу.

1. Решите, действительно ли вам нужно провести эту встречу

«Если вашу встречу можно заменить письмом по электронной почте или запиской, не откладывайте ее», — говорит Росс Эндрю Пакетт, генеральный директор Maropost. Некоторые вопросы, которые следует задать, когда вы пытаетесь решить, необходима ли встреча, и они включают в себя:

• Нужен ли мне вклад других, чтобы добиться прогресса?
• Требуется ли для продвижения вперед разговор лицом к лицу?
• Является ли эта встреча самым ценным использованием времени каждого?

Если ответ на любой из этих вопросов НЕТ, отложите встречу до тех пор, пока не будут подготовлены все материалы и не будет смысла встречаться со всеми.

«Приберегите собрания до тех пор, пока больше ничего не поможет, когда вам нужны люди в комнате, когда их присутствие — это не просто вежливость, а вклад» — Росс Эндрю Пакетт.

2. Четко сформулируйте цель(и)

Иногда мы шли бы на встречу только с расплывчатой ​​повесткой дня и сидели бы в дискуссии, которой не видно конца?

Чтобы сделать вашу встречу более эффективной, вы должны заранее определить ее цели. Хотите докопаться до сути вопроса? Что-то решить? Распространять информацию? Разработать план действий? Это может показаться простым, но если у вашей встречи нет цели, у нее не будет и направления.

Если вы не уверены в том, чего пытаетесь достичь, вы можете быть уверены, что этого не произойдет. Фактором номер один для успешной и эффективной встречи является наличие четкой цели и конкретной повестки дня.

Цели, которые вы ставите перед встречей, будут определять другие важные детали, в том числе самую важную повестку дня и тех, кто действительно должен на ней присутствовать. Просто убедитесь, что цели, которые вы ставите, действительно достижимы в отведенное время. Базовая повестка дня, заранее опубликованная со всеми соответствующими документами, позволяет всем не сбиться с пути.

3. Избегайте ситуаций, когда люди могут отвлечься.

Не назначайте встречу в конце дня, когда люди обычно собираются уходить, или рано утром, до обычного рабочего дня. Точно так же исследования показали, что встречи, проводимые прямо перед обедом или во время обеда без предоставления еды, менее продуктивны, поскольку люди, как правило, голодны и отвлекаются.

Лучшее время и дни для проведения встреч — с 9 до 11 или с 2 до 4, а также со вторника по четверг.

4. Начинайте встречу во время и заканчивайте ее в запланированное время ОКОНЧАНИЯ.

Опоздавшие могут занять до 5-10 минут встречи или, в большинстве случаев, сделать встречу на 10 минут дольше. Ждать людей, которые обычно опаздывают, несправедливо по отношению к тем, кто приходит вовремя.

Решение? Не ждите их. Время начала встречи. Это кажется суровым, но для того, чтобы завоевать репутацию расторопности, лучше послать четкий сигнал опоздавшим.

5. Рассмотрите возможность проведения стендап-встречи

Стенд-ап встречи стали популярными командными ритуалами. Сотрудники становятся более вовлеченными, более склонными к сотрудничеству и менее территориальными, когда они участвуют в проекте, который требует стояния. Ничто так не передает срочность, как быть на ногах во время встречи.

Стояние во время совещаний также побуждает участников отказаться от своих электронных устройств, не отвлекаться и не останавливаться на достигнутом. Другими словами, постоянные встречи в конечном итоге позволяют сделать больше за меньшее время. Есть также дополнительные преимущества для здоровья, связанные с отказом от длительных периодов сидения.

6. Назначьте кого-нибудь, чтобы он делал заметки и следил за временем

Поручите кому-нибудь делать заметки о том, что обсуждается, а затем поделитесь этими заметками в качестве сводки после завершения встречи. Вы также можете назначить официального хронометриста, который будет следить за тем, сколько времени потрачено, и уважительно напоминать всем, сколько времени осталось для каждого пункта повестки дня и всего собрания.

Эти элементы помогут всем оставаться в курсе ваших мыслей и действий. Попробуйте эти инструменты, чтобы отслеживать свои встречи и встречи.

7. Поощряйте творческие предложения/идеи

Успешная встреча должна привести к творчеству и энергии. Это происходит, когда люди активно участвуют, а не просто пассивно посещают. Мозговые штурмы распространены, но слишком часто являются неэффективной практикой. Важна не сама генерация идей, а гораздо важнее реализация идей. Какой бы ни была повестка дня встречи, постарайтесь получить некоторую информацию от своих коллег. Определите людей, спросите их мнение по вопросам, которые были переданы. Даже если у них нет очков, это хорошо, и некоторые люди наберутся смелости, чтобы высказать свое мнение. Я уверен, что великие идеи исходят от великих людей.

Самый важный фактор на любой встрече: если кто-то откроется и заговорит, сначала поблагодарите его, внимательно выслушайте его точку зрения и попросите его высказать больше предложений. Даже если их баллы не на должном уровне, постарайтесь побудить их набрать больше баллов и на будущих встречах.

8. Сосредоточьтесь на том, что нужно обсудить

Самая трудная задача для руководства группой людей — привлечь их внимание. Будь то организатор или соорганизаторы, кто-то всегда должен брать на себя ответственность за руководство собранием по ключевым моментам и возвращение от отклоненного обсуждения к назначенным темам.

И допустим, если несколько человек высказали свое мнение, а вы не можете принять решение, запишите все пункты и вернитесь к обсуждению. Не продолжайте обсуждать переданные вопросы или моменты, требующие длительного обсуждения.

Будьте ясны в передаче вопросов, делайте паузу и часто получайте ответ, чтобы и отправитель, и получатель были в курсе.

9. Практикуйтесь в вопросах и ответах

Организатор/спикер должен на самом деле привлечь сотрудников, чтобы задать вопросы. Встречи — отличное место для отработки навыков. Сессию вопросов и ответов часто переносят на конец встречи, оставляя на нее всего пару минут. Однако этот сегмент так же важен, как и остальная часть встречи. Когда на собрании разрабатывается конкретный план действий, но остаются без ответа дополнительные вопросы, результат может привести к катастрофе.

Чтобы обеспечить более содержательное взаимодействие, рассмотрите возможность продления сессии вопросов и ответов, чтобы она соответствовала продолжительности встречи. Мы даже можем собрать вопросы по теме заранее, отправив суть встречи и попросив команду прислать свое мнение/точки до начала встречи.

Это может помочь на нескольких уровнях: организатор может более эффективно планировать свое выступление, а у команды будет время обдумать идеи, а не задавать вопросы в конце собрания.

10. Продолжение

Искусство последующих действий — жизненно важная профессиональная привычка, и оно также имеет большое значение в случае совещаний.

Довольно часто люди уходят с одной и той же встречи с совершенно разными интерпретациями того, что произошло. Задокументируйте предоставленные обязанности, делегированные задачи, любые назначенные сроки и разошлите заметки о собрании в день собрания. Таким образом, все будут на одной странице.

Для очень важных вопросов делайте пометки в общем командном календаре или в программе управления задачами, чтобы продолжать работу, пока не придете к решению.

Наконец, ключ к успешным встречам лежит в общении. Особенно, если вы экспериментируете с новыми форматами, спрашивайте мнение коллег, будьте открыты для предложений и делитесь своими выводами о том, что они думают, а не о том, что вы чувствуете лично. Если ваша команда чувствует себя вовлеченной и эффективной, вы на правильном пути.

Итак, в конце каждой встречи спрашивайте: каковы следующие действия? У кого есть? И когда мы будем следить за этим?

После того, как вы установили стандарты эффективных, результативных и увлекательных встреч, я уверен, что ваши встречи станут лучшей частью вашего рабочего дня.

Будьте ЯСНЫ, СОКРАЩЕННЫ и ПУНКТУАЛЬНЫ на встречах.