10 ideias para tornar as reuniões muito produtivas

“Equipe – vamos todos nos reunir rapidamente para uma reunião” – quando a palavra 'reunião' chegar aos ouvidos das pessoas, todos terão poucos pensamentos sobre o que é a reunião, quanto tempo vai demorar, preciso dar uma atualização, por que a reunião está agendada agora, etc, etc.,

Apesar de todas essas perguntas, por fim acabamos participando das reuniões. Geralmente, as reuniões em qualquer organização devem ser o ponto focal da produtividade. As reuniões são geralmente conduzidas quando se precisa debater novas ideias, discutir qualquer crise atual, tomar decisões importantes, anunciar quaisquer conquistas, etc. A reunião é uma plataforma poderosa e uma loja de estratégia útil para compartilhar o progresso do trabalho e se conectar com outras pessoas.

Como diz Morgenstern: Reuniões boas e eficazes geralmente compartilham duas características: elas têm um objetivo claro e definido (ou resultado que precisa acontecer até o final da reunião) e todos na sala sabem por que estão ali e qual é o seu papel.

Infelizmente, muitas reuniões acabam sendo exatamente o oposto da produtividade e, em muitos casos, as reuniões têm sido usadas como um fórum de discussão em vez de tomar decisões importantes. Por outro lado, reuniões excessivas e de longa duração têm um efeito negativo significativo na produtividade e na motivação dos funcionários. A pesquisa provou isso repetidamente.

Felizmente, esses obstáculos podem ser evitados fazendo um esforço um pouco mais proativo no planejamento das reuniões e também seguindo algumas diretrizes. Então, como você garante que todas as suas reuniões sejam produtivas e eficientes? Confira essas 10 dicas sobre como realizar uma reunião perfeita.

1. Decida se você realmente precisa realizar essa reunião

“Se sua reunião puder ser substituída por um e-mail ou memorando, não a realize”, diz Ross Andrew Paquette, CEO da Maropost. Algumas perguntas a serem feitas quando você está tentando decidir se uma reunião é necessária e inclui:

• Preciso de informações de outras pessoas para progredir?
• Avançar com isso requer uma conversa cara a cara?
• Esta reunião é o uso mais valioso do tempo de todos?

Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for NÃO, renuncie à reunião até que todos os materiais estejam preparados e faça sentido que todos se encontrem.

“Guarde as reuniões para quando nada mais servir, para quando você precisar de pessoas na sala, para quando a presença delas for mais do que uma cortesia, mas uma contribuição” – Ross Andrew Paquette.

2. Declare o(s) Objetivo(s) claramente

Às vezes, teríamos ido a uma reunião com apenas uma agenda vaga e sentado em uma discussão sem fim à vista?

Para tornar sua reunião mais eficaz, você deve estabelecer seus objetivos de antemão. Você quer chegar ao fundo de um problema? Decidir algo? Divulgar informações? Desenvolver um plano de ação? Pode parecer simples, mas se sua reunião não tiver um objetivo, não terá direção.

Se você não tiver certeza do que está tentando realizar, pode ter certeza de que isso não acontecerá. O fator número um para uma reunião bem-sucedida e eficaz é ter um objetivo claro e uma agenda concreta.

As metas que você definir para a reunião determinarão outros detalhes importantes, incluindo a agenda tão importante e quem realmente deve comparecer a ela. Apenas certifique-se de que as metas que você estabelece são realmente factíveis dentro do tempo previsto. Uma agenda básica, compartilhada antecipadamente com todos os documentos relevantes, mantém todos no caminho certo.

3. Evite momentos em que as pessoas são mais propensas a se distrair

Não agende uma reunião no final do dia, quando as pessoas normalmente estariam se preparando para sair, ou no início da manhã, antes do horário normal de trabalho. Da mesma forma, estudos mostraram que reuniões realizadas logo antes do almoço, ou durante a hora do almoço sem fornecer comida, são menos produtivas, pois as pessoas tendem a estar com fome e distraídas.

Os melhores horários e dias para realizar reuniões são entre 9 e 11 ou 2 e 4 e de terça a quinta.

4.Inicie a reunião no horário ON e termine no horário END agendado

Chegadas tardias podem consumir de 5 a 10 minutos da reunião ou, na maioria dos casos, prolongar a reunião em 10 minutos. Esperar por pessoas que habitualmente se atrasam é injusto com quem chega na hora.

A solução? Não espere por eles. Iniciando a reunião na hora. Parece ser duro, mas para desenvolver uma reputação de presteza, é melhor enviar uma mensagem clara aos retardatários.

5. Considere uma reunião stand-up

Reuniões em pé se tornaram rituais populares de equipe. Os funcionários se tornam mais engajados, mais colaborativos e menos territoriais quando participam de um projeto que envolve ficar em pé. Nada transmite urgência como estar de pé durante uma reunião.

Ficar em pé durante as reuniões também incentiva os participantes a deixarem seus dispositivos eletrônicos, evitar distrações e manter as deliberações curtas. Em outras palavras, reuniões em pé acabam fazendo mais em menos tempo. Há também benefícios adicionais para a saúde de quebrar períodos prolongados de sentar.

6. Nomeie alguém para fazer anotações e acompanhar o tempo

Designe alguém para fazer anotações do que está sendo discutido e compartilhe essas anotações como um resumo após concluir a reunião. Você também pode nomear um cronometrista oficial para acompanhar quanto tempo é consumido e para lembrar respeitosamente a todos quanto tempo resta para cada item da agenda e para toda a reunião.

Esses itens ajudarão todos a se manterem alinhados com seus pensamentos e ações. Experimente essas ferramentas para acompanhar suas reuniões e compromissos.

7.Encorajar sugestões/idéias criativas

Uma reunião bem-sucedida deve resultar em criatividade e energia. Isso acontece quando as pessoas estão participando ativamente, não apenas assistindo passivamente. Sessões de brainstorming são comuns, mas muitas vezes são uma prática ineficaz. Não é a geração de ideias real que importa, mas seguir com as ideias é muito mais importante. Qualquer que seja a agenda da reunião, tente obter algumas contribuições de seus colegas. Identifique as pessoas, peça a opinião delas sobre os assuntos que foram veiculados. Mesmo que não tenham pontos, é bom e algumas pessoas terão coragem para expor seus pontos. Tenho certeza que grandes ideias virão de grandes pessoas.

O fator mais importante em qualquer reunião é, se alguém se abrir e falar, primeiro agradeça, ouça seus pontos e encoraje-os a dar mais sugestões. Mesmo que seus pontos não estejam à altura, tente incentivá-los a adicionar mais pontos também em reuniões futuras.

8. Concentre-se no que precisa ser discutido

A tarefa mais difícil de realizar liderar um grupo de pessoas é atrair sua atenção. Seja o organizador ou co-organizadores, alguém deve sempre assumir a responsabilidade de orientar a reunião nos pontos-chave e trazer de volta a discussão desviada para os tópicos designados.

E suponha que, se várias pessoas derem sua opinião e você não puder tomar decisões, anote todos os pontos e volte à discussão. Não continue discutindo os assuntos ou pontos transmitidos que requerem uma longa discussão.

Seja claro ao transmitir os pontos, faça uma pausa e receba uma resposta com frequência para que o remetente e o destinatário estejam no caminho certo.

9.Prática de perguntas e respostas

O organizador/orador deve realmente envolver os funcionários para fazer perguntas. As reuniões são um excelente lugar para praticar a habilidade. A sessão de perguntas e respostas geralmente é adiada para o final de uma reunião, deixando apenas alguns minutos para ela. No entanto, este segmento também é importante como o resto da reunião. Quando um plano de ação concreto é estabelecido na reunião, mas as perguntas de acompanhamento são deixadas sem resposta, o resultado pode ser um desastre.

Para garantir um envolvimento mais significativo, considere estender a sessão de perguntas e respostas para corresponder à duração da reunião. Podemos até coletar perguntas sobre o tema com antecedência enviando a essência da reunião e solicitando que a equipe envie seus pontos de vista/pontos de vista antes do início da reunião.

Isso pode ajudar em vários níveis: O organizador pode planejar sua palestra de forma mais eficaz e a equipe terá tempo para considerar ideias em vez de se esforçar para fazer perguntas no final de uma reunião.

10. Acompanhamento

A arte do acompanhamento é um hábito profissional vital, e também importa muito no caso de reuniões.

É muito comum as pessoas saírem de uma mesma reunião com interpretações muito diferentes do que aconteceu. Documente as responsabilidades dadas, tarefas delegadas, quaisquer prazos atribuídos e envie as notas da reunião no dia da reunião. Dessa forma, todos estarão na mesma página.

Para assuntos muito importantes, anote em um calendário de equipe compartilhado ou software de gerenciamento de tarefas, para continuar acompanhando até chegar a uma resolução.

Finalmente, a chave para reuniões bem-sucedidas está na comunicação. Especialmente se você estiver experimentando novos formatos, peça feedback aos seus colegas, esteja aberto a sugestões e forneça suas conclusões sobre o que eles pensam, não como você se sente pessoalmente. Se sua equipe se sente engajada e eficaz, você está no caminho certo.

Então, no final de cada reunião pergunte: Qual é a próxima ação? Quem tem? E quando vamos acompanhar isso?

Depois de definir padrões para reuniões eficientes, eficazes e divertidas, tenho certeza de que suas reuniões serão a melhor parte do seu dia de trabalho.

Seja CLARO, FOCADO e PONTUAL em suas reuniões.