Las 10 mejores ideas para hacer que las reuniones sean muy productivas

“Equipo: reunámonos todos rápidamente para una reunión”: cuando la palabra 'reunión' llega a los oídos de las personas, todos tendrán algunos pensamientos como de qué se trata la reunión, cuánto tiempo llevará, necesito dar una actualización, por qué la reunión está programada ahora, etc, etc.,

A pesar de todas estas preguntas, por fin acabamos asistiendo a las reuniones. En general, las reuniones en cualquier organización están destinadas a ser el punto focal de la productividad. Las reuniones generalmente se llevan a cabo cuando se necesita una lluvia de ideas nuevas, discutir cualquier crisis actual, tomar decisiones importantes, anunciar cualquier logro, etc. La reunión es una plataforma poderosa y una tienda de estrategia útil para compartir el progreso del trabajo y conectarse con otros.

Como dice Morgenstern: Las reuniones buenas y efectivas suelen compartir dos características: tienen un objetivo claro y definido (o un resultado que debe ocurrir al final de la reunión) y todos en la sala saben por qué están allí y cuál es su función.

Desafortunadamente, muchas reuniones terminan siendo exactamente lo contrario de la productividad y, en muchos casos, las reuniones se han utilizado como un foro de discusión en lugar de tomar decisiones clave. Por otro lado, las reuniones excesivas y de larga duración tienen un efecto negativo significativo en la productividad y la motivación de los empleados. La investigación ha demostrado esto una y otra vez.

Afortunadamente, estos obstáculos se pueden evitar haciendo un esfuerzo un poco más proactivo en la planificación de reuniones y también siguiendo algunas pautas. Entonces, ¿cómo se asegura de que todas sus reuniones sean productivas y eficientes? Consulte estos 10 consejos sobre cómo llevar a cabo una reunión perfecta.

1.Decide si realmente necesitas realizar esa reunión

“Si su reunión puede ser reemplazada por un correo electrónico o una nota, no la suspenda”, dice Ross Andrew Paquette, director ejecutivo de Maropost. Algunas preguntas para hacer cuando está tratando de decidir si una reunión es necesaria, e incluyen:

• ¿Necesito la opinión de otros para progresar?
• ¿Avanzar en esto requiere una conversación cara a cara?
• ¿Es esta reunión el uso más valioso del tiempo de todos?

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es NO, renuncie a la reunión hasta que todos los materiales estén preparados y tenga sentido que todos se reúnan.

“Guarde las reuniones para cuando nada más sirva, para cuando necesite personas en la sala, para cuando su presencia sea más que una cortesía sino una contribución” – Ross Andrew Paquette.

2. Indique el (los) objetivo (s) claramente

A veces, ¿hubiéramos ido a una reunión con solo una agenda vaga y sentado a través de una discusión sin un final a la vista?

Para que su reunión sea más efectiva, debe establecer sus objetivos de antemano. ¿Quieres llegar al fondo de un problema? ¿Decidir algo? ¿Difundir información? desarrollar un plan de acción? Puede sonar simple, pero si su reunión no tiene un objetivo, no tendrá ninguna dirección.

Si no está seguro de lo que está tratando de lograr, puede estar seguro de que no sucederá. El factor número uno para una reunión exitosa y efectiva es tener una meta clara y una agenda concreta.

Los objetivos que establezca para la reunión determinarán otros detalles importantes, incluida la agenda de suma importancia y quién debería asistir. Solo asegúrese de que los objetivos que establezca sean realmente factibles dentro del tiempo asignado. Una agenda básica, compartida de antemano con todos los documentos relevantes, mantiene a todos al día.

3. Evite los momentos en que es más probable que las personas se distraigan

No programe una reunión al final del día, cuando las personas normalmente se estarían preparando para irse, o temprano en la mañana, antes del horario normal de trabajo. De manera similar, los estudios han demostrado que las reuniones que se realizan justo antes del almuerzo, o durante la hora del almuerzo sin proporcionar alimentos, son menos productivas, ya que las personas tienden a tener hambre y estar distraídas.

El mejor horario y día para realizar reuniones es entre las 9 y las 11 o entre las 2 y las 4 y de martes a jueves.

4.Inicie la reunión a la hora de ENCENDIDO y finalícela a la hora de FINALIZACIÓN programada

Las llegadas tardías pueden consumir hasta 5-10 minutos de la reunión o, en la mayoría de los casos, prolongar la reunión 10 minutos. Esperar a las personas que habitualmente llegan tarde es injusto para aquellos que llegan a tiempo.

¿La solución? No los esperes. Comenzando la reunión en horario ON. Parece duro, pero para desarrollar una reputación de prontitud, es mejor enviar un mensaje claro a los que llegan tarde.

5. Considere una reunión de pie

Las reuniones de pie se han convertido en rituales de equipo populares. Los empleados se vuelven más comprometidos, más colaborativos y menos territoriales cuando participan en un proyecto que implica estar de pie. Nada transmite más urgencia que estar de pie durante una reunión.

Estar de pie durante las reuniones también anima a los participantes a prescindir de sus dispositivos electrónicos, evitar distracciones y mantener las deliberaciones breves. En otras palabras, las reuniones permanentes terminan haciendo más en menos tiempo. También hay beneficios adicionales para la salud al romper los períodos prolongados de estar sentado.

6. Designe a alguien para que tome notas y controle el tiempo

Asigne a alguien para que tome notas de lo que se está discutiendo, luego comparta estas notas como un resumen después de completar la reunión. También es posible que desee designar a un cronometrador oficial para realizar un seguimiento de cuánto tiempo se consume y recordar respetuosamente a todos cuánto tiempo queda para cada punto de la agenda y para toda la reunión.

Estos elementos ayudarán a todos a mantenerse alineados con sus pensamientos y elementos de acción. Pruebe estas herramientas para realizar un seguimiento de sus reuniones y citas.

7.Fomentar sugerencias/ideas creativas

Una reunión exitosa debe resultar en creatividad y energía. Esto sucede cuando las personas participan activamente, no solo asisten pasivamente. Las sesiones de lluvia de ideas son comunes, pero con demasiada frecuencia es una práctica ineficaz. No es la generación de ideas en sí lo que importa, pero seguir adelante con las ideas es mucho más importante. Cualquiera que sea la agenda de la reunión, intente obtener algunas aportaciones de sus compañeros. Identificar personas, pedir su opinión sobre los asuntos que se trasmitieron. Incluso, si no tienen puntos, es bueno y algunas personas se animarán a presentar sus puntos. Estoy seguro de que grandes ideas vendrán de grandes personas.

El factor más importante en cualquier reunión es, si alguien se abre y habla, primero agradézcales, escuche completamente sus puntos y anímelos a dar más sugerencias. Incluso si sus puntos no están a la altura, trate de alentarlos a agregar más puntos en futuras reuniones también.

8. Concéntrese en lo que necesita ser discutido

La tarea más difícil de lograr liderando un grupo de personas es captar su atención. Ya sea el organizador o los coorganizadores, alguien siempre debe asumir la responsabilidad de guiar la reunión sobre los puntos clave y traer de vuelta la discusión desviada a los temas asignados.

Y suponga que si varias personas dan su opinión y usted no puede tomar decisiones, anote todos los puntos y regrese a la discusión. No siga discutiendo los asuntos transmitidos o los puntos que requieren una larga discusión.

Sea claro al transmitir los puntos, haga una pausa y obtenga una respuesta a menudo para que tanto el remitente como el receptor estén encaminados.

9. Práctica de preguntas y respuestas

El organizador/orador debe involucrar a los empleados para que hagan preguntas. Las reuniones son un excelente lugar para practicar la habilidad. La sesión de preguntas y respuestas a menudo se lleva al final de una reunión, dejando solo un par de minutos para ella. Sin embargo, este segmento también es importante como el resto de la reunión. Cuando se establece un plan de acción concreto en la reunión, pero las preguntas de seguimiento no se responden, el resultado puede significar un desastre.

Para garantizar una participación más significativa, considere extender la sesión de preguntas y respuestas para que coincida con la duración de la reunión. Incluso podemos recopilar preguntas sobre el tema por adelantado enviando la esencia de la reunión y pedir al equipo que envíe sus puntos de vista/puntos de vista antes de que comience la reunión.

Esto puede ayudar en varios niveles: el organizador puede planificar su charla de manera más efectiva y el equipo tendrá tiempo para considerar ideas en lugar de luchar para formular preguntas al final de una reunión.

10.Seguimiento

El arte del seguimiento es un hábito profesional vital, y también importa mucho en el caso de las reuniones.

Es bastante común que las personas salgan de la misma reunión con interpretaciones muy diferentes de lo que sucedió. Documente las responsabilidades otorgadas, las tareas delegadas, los plazos asignados y envíe las notas de la reunión el día de la reunión. De esa manera, todos estarán en la misma página.

Para asuntos muy importantes, tome nota en un calendario de equipo compartido o en un software de gestión de tareas, para continuar con el seguimiento hasta llegar a una resolución.

Finalmente, la clave para el éxito de las reuniones radica en la comunicación. Especialmente si está experimentando con nuevos formatos, pida retroalimentación a sus compañeros, esté abierto a sugerencias y brinde sus conclusiones sobre lo que piensan, no sobre cómo se siente personalmente. Si su equipo se siente comprometido y eficaz, está en el camino correcto.

Entonces, al final de cada reunión pregunte: ¿Cuál es la próxima acción? ¿Quien lo tiene? ¿Y cuándo daremos seguimiento al respecto?

Una vez que haya establecido estándares para reuniones eficientes, efectivas y entretenidas, estoy seguro de que sus reuniones serán la mejor parte de su jornada laboral.

Sea CLARO, ENFOCADO y PUNTUAL en sus reuniones.