10 สุดยอดไอเดียที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมาก

“ทีม – เรามาประชุมกันเร็ว” – เมื่อคำว่า 'ประชุม' เข้าหูคน ทุกคนจะมีความคิดเล็กน้อยเช่นการประชุมเกี่ยวกับอะไร ใช้เวลานานเท่าไหร่ ฉันต้องอัพเดทหรือไม่ เหตุใดจึงมีกำหนดการประชุมในขณะนี้ ฯลฯ ฯลฯ

แม้จะมีคำถามเหล่านี้ แต่สุดท้ายเราก็ได้เข้าร่วมการประชุม โดยทั่วไป การประชุมในองค์กรใด ๆ จะเป็นจุดโฟกัสของประสิทธิภาพการทำงาน โดยทั่วไปแล้วการประชุมจะดำเนินการเมื่อต้องการระดมความคิดใหม่ หารือเกี่ยวกับวิกฤตในปัจจุบัน ตัดสินใจที่สำคัญ ประกาศความสำเร็จ ฯลฯ การประชุมเป็นแพลตฟอร์มที่ทรงพลังและเป็นแหล่งกลยุทธ์ที่มีประโยชน์สำหรับการแบ่งปันความคืบหน้าของงานและการเชื่อมต่อกับผู้อื่น

ดังที่ Morgenstern กล่าวว่า: การประชุมที่ดีและมีประสิทธิผลมักมีลักษณะร่วมกันสองประการ: มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและชัดเจน (หรือผลลัพธ์ที่จำเป็นต้องเกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดการประชุม) และทุกคนในห้องก็รู้ว่าทำไมพวกเขาถึงมาอยู่ที่นั่นและมีบทบาทของพวกเขา

น่าเสียดายที่การประชุมหลายครั้งจบลงตรงกันข้ามกับประสิทธิภาพการทำงาน และในหลาย ๆ กรณี การประชุมถูกใช้เป็นกระดานสนทนาแทนการตัดสินใจที่สำคัญ ในทางกลับกัน การประชุมที่มากเกินไปและระยะยาวมีผลกระทบด้านลบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานและแรงจูงใจของพนักงาน การวิจัยได้พิสูจน์สิ่งนี้ซ้ำแล้วซ้ำอีก

โชคดีที่อุปสรรคเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้โดยใช้ความพยายามเชิงรุกมากขึ้นเล็กน้อยในการวางแผนการประชุมและปฏิบัติตามหลักเกณฑ์บางประการ ดังนั้นคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าการประชุมทั้งหมดของคุณมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ ดูเคล็ดลับ 10 ข้อนี้เกี่ยวกับวิธีดำเนินการประชุมที่สมบูรณ์แบบ

1.ตัดสินใจว่าคุณจำเป็นต้องจัดการประชุมนั้นจริงๆ หรือไม่

“ถ้าการประชุมของคุณสามารถแทนที่ด้วยอีเมลหรือบันทึกช่วยจำ อย่าถือมันไว้” Ross Andrew Paquette ซีอีโอของ Maropost กล่าว คำถามบางข้อที่คุณควรถามเมื่อคุณกำลังตัดสินใจว่าจำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่ และรวมถึง:

• ฉันต้องการข้อมูลจากผู้อื่นเพื่อความก้าวหน้าหรือไม่?
• การก้าวไปข้างหน้าด้วยสิ่งนี้จำเป็นต้องมีการสนทนาแบบเห็นหน้ากันหรือไม่?
• การประชุมครั้งนี้เป็นการใช้เวลาของทุกคนอย่างคุ้มค่าที่สุดหรือไม่?

หากคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้คือไม่ ให้ข้ามการประชุมไปจนกว่าเอกสารทั้งหมดจะพร้อมและเหมาะสมสำหรับทุกคนที่จะพบกัน

“เก็บการประชุมไว้ตอนที่ไม่มีอะไรทำ เพราะเมื่อคุณต้องการคนในห้อง เพราะการที่พวกเขาอยู่เป็นมากกว่าความสุภาพแต่เป็นการให้ความช่วยเหลือ” - รอส แอนดรูว์ ปาเกตต์

2.ระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน

บางครั้ง เราอาจไปประชุมด้วยวาระที่คลุมเครือและนั่งสนทนากันอย่างไม่สิ้นสุด?

เพื่อให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณต้องตั้งเป้าหมายไว้ล่วงหน้า คุณต้องการที่จะได้รับที่ด้านล่างของปัญหา? ตัดสินใจอะไรบางอย่าง? เผยแพร่ข้อมูล? จัดทำแผนปฏิบัติการ? อาจฟังดูง่าย แต่ถ้าการประชุมของคุณไม่มีวัตถุประสงค์ มันก็จะไม่มีทิศทางใดๆ

หากคุณไม่แน่ใจว่ากำลังพยายามทำอะไรอยู่ คุณสามารถมั่นใจได้ว่ามันจะไม่เกิดขึ้น ปัจจัยอันดับหนึ่งสำหรับการประชุมที่ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพคือการมีเป้าหมายที่ชัดเจนและมีวาระที่เป็นรูปธรรม

เป้าหมายที่คุณตั้งไว้สำหรับการประชุมจะเป็นตัวกำหนดรายละเอียดที่สำคัญอื่นๆ รวมถึงวาระสำคัญทั้งหมดและใครควรเข้าร่วมการประชุมจริงๆ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายที่คุณตั้งไว้นั้นสามารถทำได้จริงภายในเวลาที่กำหนด กำหนดการพื้นฐานที่แชร์ล่วงหน้ากับเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ช่วยให้ทุกคนดำเนินการตามแผน

3.หลีกเลี่ยงเวลาที่ผู้คนมักจะฟุ้งซ่านมากขึ้น

อย่านัดประชุมในช่วงท้ายของวัน ซึ่งปกติแล้วผู้คนจะพร้อมออกเดินทาง หรือในช่วงเช้าตรู่ก่อนเวลาทำงานปกติ ในทำนองเดียวกัน จากการศึกษาพบว่าการประชุมที่จัดขึ้นก่อนรับประทานอาหารกลางวันหรือระหว่างพักกลางวันโดยไม่ได้จัดเตรียมอาหารจะเกิดประสิทธิผลน้อยกว่า เนื่องจากผู้คนมักจะหิวโหยและฟุ้งซ่าน

เวลาและวันที่ดีที่สุดในการจัดประชุมคือระหว่าง 9 ถึง 11 หรือ 2 ถึง 4 และในวันอังคารถึงวันพฤหัสบดี

4.เริ่มการประชุมตรงเวลาและสิ้นสุดตามเวลาสิ้นสุดที่กำหนดไว้

การมาสายอาจใช้เวลาถึง 5-10 นาทีของการประชุม หรือในกรณีส่วนใหญ่ ทำให้การประชุมนานขึ้น 10 นาที การรอคนที่มาสายเป็นประจำไม่ยุติธรรมกับคนที่มาตรงเวลา

การแก้ไขปัญหา? อย่ารอช้าสำหรับพวกเขา เริ่มการประชุม ON เวลา ดูเหมือนจะรุนแรงแต่เพื่อพัฒนาชื่อเสียงเพื่อความรวดเร็ว เป็นการดีกว่าที่จะส่งข้อความที่ชัดเจนไปยังผู้ที่มาสาย

5.พิจารณาการประชุมแบบยืนขึ้น

การประชุมแบบยืนขึ้นได้กลายเป็นพิธีกรรมของทีมที่ได้รับความนิยม พนักงานมีส่วนร่วมมากขึ้น ร่วมมือกันมากขึ้น และมีอาณาเขตน้อยลงเมื่อพวกเขาเข้าร่วมในโครงการที่เกี่ยวข้องกับสถานะ ไม่มีอะไรจะสื่อถึงความเร่งด่วนได้เท่ากับการยืนหยัดในระหว่างการประชุม

การยืนในระหว่างการประชุมยังส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมเลิกใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของตน หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ และทำให้มีการพิจารณาสั้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง การประชุมแบบยืนจบลงด้วยการทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ต่อสุขภาพเพิ่มเติมจากการเลิกนั่งเป็นเวลานาน

6. แต่งตั้งบุคคลอื่นเพื่อจดบันทึกและติดตามเวลา

มอบหมายให้ผู้อื่นจดบันทึกสิ่งที่กำลังสนทนา จากนั้นแบ่งปันบันทึกเหล่านี้เป็นบทสรุปหลังจากเสร็จสิ้นการประชุม คุณยังอาจต้องการแต่งตั้งผู้จับเวลาอย่างเป็นทางการเพื่อติดตามเวลาที่ใช้ไป และเพื่อเตือนทุกคนด้วยความเคารพว่าเหลือเวลาเท่าใดสำหรับแต่ละรายการในระเบียบวาระการประชุมและการประชุมทั้งหมด

รายการเหล่านี้จะช่วยให้ทุกคนสอดคล้องกับความคิดและการกระทำของคุณ ลองใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อติดตามการประชุมและการนัดหมายของคุณ

7. ส่งเสริมข้อเสนอแนะ / ความคิดสร้างสรรค์

การประชุมที่ประสบความสำเร็จควรส่งผลให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และพลังงาน สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อผู้คนมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน ไม่ใช่แค่เข้าร่วมอย่างเฉยเมย การประชุมระดมความคิดเป็นเรื่องปกติ แต่บ่อยครั้งก็เป็นการฝึกที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ใช่การสร้างความคิดที่แท้จริงที่สำคัญ แต่การติดตามความคิดนั้นสำคัญกว่ามาก ไม่ว่าวาระการประชุมจะเป็นเช่นไร พยายามขอความคิดเห็นจากเพื่อนๆ ระบุตัวบุคคล ถามความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องที่ถ่ายทอด แม้ว่าพวกเขาจะไม่มีคะแนนก็ยังดีและบางคนก็กล้าที่จะนำเสนอคะแนนของพวกเขา ฉันแน่ใจว่าความคิดที่ดีจะมาจากคนที่ยอดเยี่ยม

ปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการประชุมคือ ถ้าใครเปิดใจและพูดคุย ให้ขอบคุณพวกเขาก่อน ฟังประเด็นของพวกเขาอย่างเต็มที่ และสนับสนุนให้พวกเขาเสนอแนะเพิ่มเติม แม้ว่าคะแนนจะไม่ถึงเกณฑ์ แต่ก็พยายามสนับสนุนให้พวกเขาเพิ่มคะแนนในการประชุมครั้งต่อไปด้วย

8.โฟกัสแต่เรื่องที่จะคุย

งานที่ยากที่สุดที่จะบรรลุผลสำเร็จในการเป็นผู้นำกลุ่มคือการดึงดูดความสนใจของพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดงานหรือผู้ร่วมจัดงาน ควรมีใครสักคนรับผิดชอบในการชี้นำการประชุมในประเด็นสำคัญและนำกลับมาจากการอภิปรายที่เบี่ยงเบนไปในหัวข้อที่ได้รับมอบหมาย

และสมมติว่าถ้าหลายคนแสดงความคิดเห็นและคุณไม่สามารถตัดสินใจได้ ให้จดประเด็นทั้งหมดไว้และกลับไปที่การสนทนา อย่าอภิปรายเรื่องหรือประเด็นที่ถ่ายทอดซึ่งต้องอภิปรายกันเป็นเวลานาน

ชัดเจนในการถ่ายทอดจุด หยุดชั่วคราว และรับการตอบกลับบ่อยๆ เพื่อให้ทั้งผู้ส่งและผู้รับอยู่ในเส้นทาง

9.ฝึกถาม-ตอบ

ผู้จัดงาน/ผู้พูดควรมีส่วนร่วมกับพนักงานในการถามคำถาม การประชุมเป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมสำหรับการฝึกฝนทักษะ เซสชันถาม & ตอบมักจะถูกผลักไปจนสิ้นสุดการประชุม โดยเหลือเวลาเพียงไม่กี่นาทีสำหรับการประชุม อย่างไรก็ตาม ส่วนนี้มีความสำคัญเท่ากับส่วนที่เหลือของการประชุม เมื่อมีการจัดทำแผนปฏิบัติการที่เป็นรูปธรรมในการประชุม แต่คำถามที่ติดตามผลไม่ได้รับคำตอบ ผลลัพธ์อาจสะกดความหายนะได้

เพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมที่มีความหมายมากขึ้น ให้พิจารณาขยายช่วงถาม & ตอบให้ตรงกับระยะเวลาของการประชุม เรายังรวบรวมคำถามเกี่ยวกับหัวข้อได้ล่วงหน้าโดยส่งส่วนสำคัญของการประชุมและขอให้ทีมส่งความคิดเห็น/ประเด็นก่อนเริ่มการประชุม

ซึ่งสามารถช่วยได้ในหลายระดับ: ผู้จัดสามารถวางแผนการพูดคุยได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และทีมจะมีเวลาพิจารณาแนวคิดต่างๆ แทนการแย่งชิงเพื่อถามคำถามเมื่อสิ้นสุดการประชุม

10.ติดตามผลงาน

ศิลปะของการติดตามผลเป็นนิสัยทางวิชาชีพที่สำคัญ และมีความสำคัญมากในกรณีของการประชุม

เป็นเรื่องปกติที่ผู้คนจะออกจากการประชุมเดียวกันด้วยการตีความที่แตกต่างกันมากเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น จัดทำเอกสารความรับผิดชอบที่ได้รับ งานที่มอบหมาย กำหนดเวลาที่กำหนด และส่งออกบันทึกการประชุมในวันที่มีการประชุม ด้วยวิธีนี้ทุกคนจะอยู่ในหน้าเดียวกัน

สำหรับเรื่องที่สำคัญมาก ให้จดบันทึกในปฏิทินของทีมที่แชร์หรือซอฟต์แวร์การจัดการงาน เพื่อดำเนินการติดตามต่อไปจนกว่าคุณจะแก้ไขปัญหาได้

สุดท้าย กุญแจสู่ความสำเร็จในการประชุมอยู่ที่การสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณกำลังทดลองใช้รูปแบบใหม่ ขอความคิดเห็นจากเพื่อนๆ เปิดรับข้อเสนอแนะ และให้ข้อสรุปเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาคิด ไม่ใช่ว่าคุณรู้สึกอย่างไร หากทีมของคุณรู้สึกมีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพ แสดงว่าคุณมาถูกทางแล้ว

ดังนั้น เมื่อสิ้นสุดการประชุมทุกครั้ง ให้ถามว่า: การดำเนินการต่อไปคืออะไร? ใครมีบ้าง? และเมื่อไหร่เราจะติดตามเรื่องนี้?

เมื่อคุณได้กำหนดมาตรฐานสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และสนุกสนานแล้ว ฉันมั่นใจว่าการประชุมของคุณจะเป็นส่วนที่ดีที่สุดของวันทำงานของคุณ

มีความชัดเจน มุ่งเน้น และตรงต่อเวลาในการประชุมของคุณ