أفضل 10 أفكار لجعل الاجتماعات مثمرة للغاية

"الفريق - دعونا نجتمع جميعًا سريعًا لعقد اجتماع" - عندما تصل كلمة "اجتماع" إلى آذان الناس ، سيكون لدى الجميع بعض الأفكار مثل موضوع الاجتماع ، والمدة التي سيستغرقها ، وهل أحتاج إلى تقديم تحديث ، لماذا تمت جدولة الاجتماع الآن ، وما إلى ذلك ، وما إلى ذلك ،

على الرغم من كل هذه الأسئلة ، ينتهي بنا المطاف في النهاية بحضور الاجتماعات. بشكل عام ، تهدف الاجتماعات في أي منظمة إلى أن تكون النقطة المحورية للإنتاجية. تُعقد الاجتماعات بشكل عام عندما يحتاج المرء إلى طرح أفكار جديدة ، ومناقشة أي أزمة حالية ، واتخاذ قرارات مهمة ، والإعلان عن أي إنجازات ، وما إلى ذلك. الاجتماع عبارة عن منصة قوية ومخزن إستراتيجي مفيد لمشاركة تقدم العمل والتواصل مع الآخرين.

كما يقول Morgenstern: عادة ما تشترك الاجتماعات الجيدة والفعالة في خاصيتين: لها هدف واضح ومحدد (أو نتيجة يجب أن تحدث بنهاية الاجتماع) ويعرف كل من في الغرفة سبب وجودهم ودورهم.

لسوء الحظ ، ينتهي الأمر بالعديد من الاجتماعات إلى أن تكون عكس الإنتاجية تمامًا وفي كثير من الحالات ، تم استخدام الاجتماعات كمنتدى للمناقشة بدلاً من اتخاذ قرارات رئيسية. من ناحية أخرى ، فإن الاجتماعات الطويلة والمفرطة لها تأثير سلبي كبير على الإنتاجية وتحفيز الموظفين. أثبت البحث هذا مرارا وتكرارا.

لحسن الحظ ، يمكن تجنب هذه العقبات من خلال بذل جهد أكثر استباقية قليلاً في التخطيط للاجتماعات وكذلك اتباع بعض الإرشادات. لذا ، كيف تتأكد من أن جميع اجتماعاتك منتجة وفعالة؟ اطّلع على هذه النصائح العشر حول كيفية إجراء اجتماع مثالي.

1- قرر ما إذا كنت تحتاج حقًا لعقد هذا الاجتماع

يقول روس أندرو باكيت ، الرئيس التنفيذي لشركة Maropost: "إذا كان من الممكن استبدال اجتماعك برسالة بريد إلكتروني أو مذكرة ، فلا تعقدها". بعض الأسئلة التي يجب طرحها عندما تحاول تحديد ما إذا كان الاجتماع ضروريًا ، وتشمل:

• هل أحتاج إلى مدخلات من الآخرين لإحراز تقدم؟
• هل المضي قدما في هذا يتطلب محادثة وجها لوجه؟
• هل هذا الاجتماع هو الاستخدام الأكثر قيمة لوقت الجميع؟

إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة بالنفي ، فترك الاجتماع حتى يتم إعداد جميع المواد ويكون من المنطقي أن يلتقي الجميع بها.

"احفظ الاجتماعات عندما لا يكون هناك شيء آخر سيفي بالغرض ، وعندما تحتاج إلى وجود أشخاص في الغرفة ، عندما يكون وجودهم أكثر من مجاملة ولكنه مساهمة" - روس أندرو باكيت.

2- حدد الهدف (الأهداف) بوضوح

في بعض الأحيان ، كنا نذهب إلى اجتماع بأجندة غامضة وجلسنا من خلال مناقشة بلا نهاية تلوح في الأفق؟

لجعل اجتماعك أكثر فعالية ، عليك أن تحدد أهدافه مسبقًا. هل تريد الوصول إلى جوهر المشكلة؟ تقرر على شيء؟ نشر المعلومات؟ تطوير خطة عمل؟ قد يبدو الأمر بسيطًا ، ولكن إذا لم يكن لاجتماعك هدف ، فلن يكون له أي اتجاه.

إذا لم تكن متأكدًا مما تحاول تحقيقه ، فتأكد من أنه لن يحدث. العامل الأول لاجتماع ناجح وفعال هو وجود هدف واضح وجدول أعمال ملموس.

ستحدد الأهداف التي حددتها للاجتماع تفاصيل مهمة أخرى ، بما في ذلك جدول الأعمال المهم للغاية ومن يجب أن يحضره بالفعل. فقط تأكد من أن الأهداف التي تضعها قابلة للتحقيق بالفعل خلال الوقت المخصص. جدول أعمال أساسي ، يتم مشاركته مسبقًا مع جميع المستندات ذات الصلة ، يبقي الجميع على المسار الصحيح.

3- تجنب الأوقات التي يزيد فيها احتمال تشتت انتباه الناس

لا تحدد موعدًا لعقد اجتماع في نهاية اليوم ، حيث يستعد الأشخاص عادةً للمغادرة ، أو في الصباح الباكر ، قبل ساعات العمل العادية. وبالمثل ، أظهرت الدراسات أن الاجتماعات التي تُعقد قبل الغداء مباشرة ، أو أثناء وقت الغداء دون تقديم طعام ، تكون أقل إنتاجية ، حيث يميل الناس إلى الجوع والتشتت.

أفضل الأوقات والأيام لعقد الاجتماعات هي ما بين 9 و 11 أو 2 و 4 ويوم الثلاثاء إلى الخميس.

4. ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد وقم بإنهائه في وقت الانتهاء المحدد

يمكن أن يستغرق الوصول المتأخر ما يصل إلى 5-10 دقائق من الاجتماع ، أو في معظم الحالات - اجعل الاجتماع أطول بمقدار 10 دقائق. انتظار الأشخاص الذين يتأخرون عادة أمر غير عادل لأولئك الذين يحضرون في الوقت المحدد.

الحل؟ لا تنتظرهم. بدء الاجتماع في الوقت المحدد. يبدو أنه قاسٍ ولكن من أجل تطوير سمعة سريعة ، من الأفضل إرسال رسالة واضحة إلى المتأخرين.

5. النظر في اجتماع الوقوف

أصبحت اجتماعات الوقوف طقوس جماعية شعبية. يصبح الموظفون أكثر انخراطًا وتعاونًا وأقل إقليميًا عندما يشاركون في مشروع يتضمن الوقوف. لا شيء يوحي بالإلحاح مثل الوقوف على قدميك أثناء الاجتماع.

كما يشجع الوقوف أثناء الاجتماعات المشاركين على الاستغناء عن أجهزتهم الإلكترونية وتجنب التشتيت وإبقاء المداولات قصيرة. بمعنى آخر ، تنتهي الاجتماعات الدائمة بعمل المزيد في وقت أقل. هناك أيضًا فوائد صحية إضافية لتقسيم فترات الجلوس الطويلة.

6- عيّن شخصًا ما لتدوين الملاحظات وتتبع الوقت

كلف شخصًا ما بتدوين الملاحظات حول ما تتم مناقشته ، ثم شارك هذه الملاحظات كملخص بعد الانتهاء من الاجتماع. قد ترغب أيضًا في تعيين ضابط وقت رسمي لتتبع مقدار الوقت المستغرق ولتذكير الجميع باحترام بالوقت المتبقي لكل عنصر في جدول الأعمال والاجتماع بأكمله.

ستساعد هذه العناصر الجميع على البقاء متسقًا مع أفكارك وعناصر العمل. جرب هذه الأدوات لتتبع اجتماعاتك ومواعيدك.

7- شجع الاقتراحات / الأفكار الإبداعية

يجب أن يؤدي الاجتماع الناجح إلى الإبداع والطاقة. يحدث هذا عندما يشارك الناس بنشاط ، وليس فقط الحضور السلبي. جلسات العصف الذهني شائعة ، لكنها في الغالب ممارسة غير فعالة. ليس توليد الفكرة الفعلي هو المهم ، لكن متابعة الأفكار أكثر أهمية. مهما كان جدول أعمال الاجتماع ، حاول الحصول على بعض المدخلات من زملائك. حدد الأشخاص واسألهم عن رأيهم في الأمور التي تم نقلها إليهم. حتى لو لم يكن لديهم نقاط ، فهذا أمر جيد وسيتخذ بعض الناس الشجاعة لطرح وجهات نظرهم. أنا متأكد من أن الأفكار العظيمة ستأتي من أناس عظماء.

العامل الأكثر أهمية في أي اجتماع هو ، إذا انفتح أي شخص وتحدث ، اشكره أولاً ، واستمع بالكامل إلى وجهات نظره وشجعه على تقديم المزيد من الاقتراحات. حتى إذا كانت نقاطهم لا ترقى إلى المستوى المطلوب ، فحاول تشجيعهم على إضافة المزيد من النقاط في الاجتماعات المستقبلية أيضًا.

8- ركز على ما يجب مناقشته

أصعب مهمة لتحقيق قيادة مجموعة من الناس هي جذب انتباههم. سواء كان ذلك هو المنظم أو المنظمون المشاركون ، يجب أن يتحمل شخص ما دائمًا مسؤولية توجيه الاجتماع بشأن النقاط الرئيسية والعودة من المناقشة المنحرفة إلى الموضوعات المخصصة.

وافترض ، إذا أدلى عدة أشخاص بآرائهم ولا يمكنك اتخاذ قرارات ، فقم بتدوين جميع النقاط والعودة إلى المناقشة. لا تستمر في مناقشة الأمور أو النقاط المنقولة التي تتطلب مناقشة طويلة.

كن واضحًا في نقل النقاط ، توقف مؤقتًا واحصل على رد في كثير من الأحيان حتى يكون كل من المرسل والمتلقي على المسار الصحيح.

9- تدرب على أسئلة وأجوبة

يجب على المنظم / المتحدث إشراك الموظفين في طرح الأسئلة. الاجتماعات مكان ممتاز لممارسة المهارة. غالبًا ما يتم دفع جلسة الأسئلة والأجوبة إلى نهاية الاجتماع ، مما يترك لها دقيقتين فقط. ومع ذلك ، فإن هذا الجزء مهم أيضًا مثل بقية الاجتماع. عندما يتم إعداد خطة عمل ملموسة في الاجتماع ، ولكن تُترك أسئلة المتابعة دون إجابة ، يمكن أن تؤدي النتيجة إلى كارثة.

لضمان مشاركة أكثر جدوى ، ضع في اعتبارك تمديد جلسة الأسئلة والأجوبة لتتناسب مع طول الاجتماع. يمكننا حتى جمع الأسئلة حول الموضوع مسبقًا عن طريق إرسال جوهر الاجتماع ومطالبة الفريق بإرسال وجهات نظرهم / وجهات نظرهم قبل بدء الاجتماع.

يمكن أن يساعد هذا على عدة مستويات: يمكن للمنظم أن يخطط لمحادثاته بشكل أكثر فاعلية ، وسيكون لدى الفريق الوقت للنظر في الأفكار بدلاً من السعي وراء طرح أسئلة في نهاية الاجتماع.

10. المتابعة

فن المتابعة عادة مهنية حيوية ، كما أنه مهم جداً في حالة الاجتماعات.

من الشائع جدًا أن يخرج الأشخاص من نفس الاجتماع بتفسيرات مختلفة جدًا لما حدث. وثق المسؤوليات الممنوحة والمهام المفوضة وأي مواعيد نهائية محددة وأرسل ملاحظات الاجتماع في يوم الاجتماع. بهذه الطريقة ، سيكون الجميع على نفس الصفحة.

بالنسبة للأمور المهمة جدًا ، قم بتدوين ملاحظة على تقويم الفريق المشترك أو برنامج إدارة المهام ، لمتابعة المتابعة حتى تصل إلى حل.

أخيرًا ، يكمن مفتاح الاجتماعات الناجحة في التواصل. خاصة إذا كنت تقوم بتجربة تنسيقات جديدة ، فاطلب من زملائك الحصول على تعليقات ، وكن منفتحًا على الاقتراحات ، وقدم استنتاجاتك حول ما يفكرون فيه ، وليس ما تشعر به شخصيًا. إذا شعر فريقك بالتفاعل والفعالية ، فأنت على الطريق الصحيح.

لذا ، في نهاية كل اجتماع ، اسأل: ما هو الإجراء التالي؟ من لديه؟ ومتى نتابعها؟

بمجرد أن تضع معايير لاجتماعات فعالة وفعالة ومسلية ، أنا متأكد من أن اجتماعاتك ستكون أفضل جزء من يوم عملك.

كن واضحًا ومركّزًا ولطيفًا في اجتماعاتك.