Toplantıları çok verimli hale getirmek için en iyi 10 fikir

“Takım – hep birlikte bir Toplantı için toplanalım” – 'toplantı' sözü kulaklara ulaştığında, herkesin toplantının ne hakkında olduğu, ne kadar süreceği, bir güncelleme yapmama gerek var mı gibi düşünceleri çok az olur, toplantı neden şimdi planlandı, vb.,

Bütün bu sorulara rağmen, sonunda ibadetlere katılıyoruz. Genel olarak, herhangi bir kuruluştaki toplantıların üretkenliğin odak noktası olması amaçlanmıştır. Toplantılar genellikle yeni fikirler üzerinde beyin fırtınası yapılması, herhangi bir mevcut krizi tartışması, önemli kararlar alması, herhangi bir başarıyı duyurması vb. gerektiğinde yapılır. Toplantı, iş ilerlemesini paylaşmak ve başkalarıyla bağlantı kurmak için güçlü bir platform ve yararlı bir strateji deposudur.

Morgenstern'in dediği gibi: İyi ve etkili toplantılar genellikle iki özelliği paylaşır: net, tanımlanmış bir amacı (veya toplantının sonunda gerçekleşmesi gereken bir sonucu) vardır ve odadaki herkes neden orada olduklarını ve rollerini bilir.

Ne yazık ki, birçok toplantı üretkenliğin tam tersi oluyor ve birçok durumda toplantılar önemli kararlar almak yerine bir tartışma forumu olarak kullanılıyor. Öte yandan, aşırı ve uzun süreli toplantıların verimlilik ve çalışan motivasyonu üzerinde önemli bir olumsuz etkisi vardır. Araştırmalar bunu defalarca kanıtladı.

Neyse ki, toplantıların planlanmasında biraz daha proaktif bir çaba sarf edilerek ve ayrıca birkaç yönerge izlenerek bu engellerden kaçınılabilir. Peki, tüm toplantılarınızın üretken ve verimli olduğundan nasıl emin olursunuz? Mükemmel bir toplantıyı nasıl yöneteceğinize dair bu 10 ipucuna göz atın.

1. Bu toplantıyı gerçekten yapmanız gerekip gerekmediğine karar verin

Maropost CEO'su Ross Andrew Paquette, "Toplantınızın yerini bir e-posta veya not alınabiliyorsa, bekletmeyin" diyor. Bir toplantının gerekli olup olmadığına karar vermeye çalışırken sorulacak bazı sorular ve şunları içerir:

• İlerleme kaydetmek için başkalarından gelen girdilere ihtiyacım var mı?
• Bununla ilerlemek yüz yüze bir konuşma gerektiriyor mu?
• Bu toplantı herkesin zamanının en değerli kullanımı mı?

Bu sorulardan herhangi birinin cevabı HAYIR ise, tüm materyaller hazırlanana ve herkesin buluşması mantıklı olana kadar toplantıdan vazgeçin.

"Toplantıları, başka hiçbir şeyin işe yaramayacağı, odadaki insanlara ihtiyaç duyduğunuz, varlıklarının nezaketten öte bir katkı olduğu zamanlar için saklayın" - Ross Andrew Paquette.

2. Hedefleri açıkça belirtin

Bazen, sadece belirsiz bir gündemle bir toplantıya giderdik ve görünürde sonu olmayan bir tartışma boyunca otururduk?

Toplantınızı daha etkili hale getirmek için, hedeflerini önceden belirlemelisiniz. Bir sorunun temeline inmek ister misiniz? Bir şeye karar vermek mi? Bilgi yaymak? Bir eylem planı geliştir? Kulağa basit gelebilir, ancak toplantınızın bir amacı yoksa herhangi bir yönü olmayacaktır.

Neyi başarmaya çalıştığınızdan emin değilseniz, bunun olmayacağından emin olabilirsiniz. Başarılı ve etkili bir toplantı için bir numaralı faktör, net bir hedefe ve somut bir gündeme sahip olmaktır.

Toplantı için belirlediğiniz hedefler, çok önemli gündem ve gerçekte kimlerin katılması gerektiği de dahil olmak üzere diğer önemli ayrıntıları belirleyecektir. Belirlediğiniz hedeflerin, ayrılan süre içinde gerçekten yapılabilir olduğundan emin olun. Tüm ilgili belgelerle önceden paylaşılan temel bir gündem, herkesin yolunda gitmesini sağlar.

3. İnsanların dikkatinin dağılma ihtimalinin daha yüksek olduğu zamanlardan kaçının

İnsanların normalde ayrılmaya hazırlandığı günün sonunda veya sabahın erken saatlerinde, normal çalışma saatlerinden önce bir toplantı planlamayın. Benzer şekilde, araştırmalar, öğle yemeğinden hemen önce veya öğle yemeği saatinde yemek verilmeden yapılan toplantıların, insanlar aç ve dikkati dağılmış olma eğiliminde olduğu için daha az üretken olduğunu göstermiştir.

Toplantı yapmak için en iyi zaman ve günler 9-11 veya 2-4 arası ve Salı-Perşembe günleridir.

4. Toplantıyı AÇIK zamanında başlatın ve planlanan BİTİŞ saatinde bitirin

Geç gelenler toplantının 5-10 dakikasını tüketebilir veya çoğu durumda toplantıyı 10 dakika uzatabilir. Geç gelenleri beklemek, zamanında gelenlere haksızlıktır.

Çözüm? Onları beklemeyin. Toplantının AÇIK zamanında başlatılması. Sert görünüyor, ancak çabukluk konusunda bir itibar geliştirmek için geç kalanlara net bir mesaj göndermek daha iyidir.

5. Bir Stand-up toplantısı düşünün

Stand-up toplantıları popüler ekip ritüelleri haline geldi. Çalışanlar, ayakta durmayı içeren bir projeye katıldıklarında daha ilgili, işbirlikçi ve daha az bölgesel hale gelirler. Hiçbir şey bir toplantı sırasında ayakta durmak kadar aciliyet ifade edemez.

Toplantılar sırasında ayakta durmak, katılımcıları elektronik cihazlarını bırakmaya, dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmaya ve müzakereleri kısa tutmaya teşvik eder. Başka bir deyişle, daimi toplantılar daha kısa sürede daha fazlasını yapar. Ayrıca, uzun süre oturmadan ayrılmanın ek sağlık yararları da vardır.

6. Not almak ve zamanı takip etmek için birini atayın

Tartışılan konuları not alması için birini atayın ve toplantıyı tamamladıktan sonra bu notları özet olarak paylaşın. Ayrıca, ne kadar zaman harcandığını takip etmek ve herkese gündemdeki her bir madde ve tüm toplantı için ne kadar zaman kaldığını saygıyla hatırlatmak için resmi bir zaman tutucu atamak isteyebilirsiniz.

Bu öğeler, herkesin düşüncelerinizle ve eylem öğelerinizle aynı hizada kalmasına yardımcı olacaktır. Toplantılarınızı ve randevularınızı takip etmek için bu araçları deneyin.

7. Yaratıcı önerileri / fikirleri teşvik edin

Başarılı bir toplantı yaratıcılık ve enerji ile sonuçlanmalıdır. Bu, insanlar sadece pasif olarak katılmakla kalmayıp aktif olarak katıldığında olur. Beyin fırtınası oturumları yaygındır, ancak çoğu zaman etkisiz bir uygulamadır. Önemli olan gerçek fikir üretimi değil, fikirleri takip etmek çok daha önemli. Toplantının gündemi ne olursa olsun, akranlarınızdan bazı girdiler almaya çalışın. Kişileri belirleyin, iletilen konularda fikirlerini sorun. Puanları olmasa bile bu iyidir ve bazı insanlar puanlarını ortaya koymak için cesaret alırlar. Harika fikirlerin harika insanlardan çıkacağına eminim.

Herhangi bir toplantıdaki en önemli faktör, herhangi biri açılıp konuşursa, önce onlara teşekkür edin, görüşlerini tam olarak dinleyin ve daha fazla öneride bulunmaları için onları teşvik edin. Puanları yeterli olmasa bile, onları gelecekteki toplantılarda daha fazla puan eklemeye teşvik etmeye çalışın.

8. Tartışılması gereken şeylere odaklanın

Bir grup insana liderlik etmeyi başarmanın en zor işi onların dikkatini çekmektir. Organizatör veya ortak organizatörler olsun, toplantıya kilit noktalarda rehberlik etme ve sapmış tartışmadan atanan konulara geri dönme sorumluluğunu her zaman birileri almalıdır.

Ve farz edin ki, birden fazla kişi fikrini belirtiyorsa ve siz karar alamıyorsanız, tüm noktaları not edin ve tartışmaya geri dönün. Aktarılan konuları veya uzun tartışmayı gerektiren noktaları tartışmaya devam etmeyin.

Noktaları aktarırken net olun, ara verin ve hem göndericinin hem de alıcının doğru yolda olması için sık sık yanıt alın.

9.Uygulama Soru-Cevap

Organizatör/konuşmacı aslında çalışanları soru sormaya ikna etmelidir. Toplantılar, beceriyi uygulamak için mükemmel bir yerdir. Soru-Cevap oturumu genellikle bir toplantının sonuna ertelenir ve bunun için yalnızca birkaç dakika bırakılır. Ancak bu bölüm de toplantının geri kalanı kadar önemlidir. Toplantıda somut bir eylem planı oluşturulduğunda, ancak takip eden sorular yanıtsız kaldığında, sonuç felaket olabilir.

Daha anlamlı katılım sağlamak için Soru-Cevap oturumunu toplantının uzunluğuna uyacak şekilde uzatmayı düşünün. Hatta toplantının özünü göndererek konuyla ilgili soruları önceden toplayabilir ve toplantı başlamadan önce ekipten görüşlerini/noktalarını göndermelerini isteyebiliriz.

Bu, birkaç düzeyde yardımcı olabilir: Organizatör konuşmalarını daha etkili bir şekilde planlayabilir ve ekibin bir toplantının sonunda sorular bulmak için çabalamak yerine fikirleri değerlendirmek için zamanı olacaktır.

10.Takip

Takip sanatı hayati bir profesyonel alışkanlıktır ve toplantılar söz konusu olduğunda da çok önemlidir.

İnsanların aynı toplantıdan olup bitenlere dair çok farklı yorumlarla ayrılmaları oldukça yaygın. Verilen sorumlulukları, devredilen görevleri, atanan son tarihleri ​​belgeleyin ve toplantı gününde toplantı notlarını gönderin. Bu şekilde, herkes aynı sayfada olacak.

Çok önemli konularda, bir çözüme ulaşana kadar takip etmeye devam etmek için paylaşılan bir ekip takvimine veya görev yönetimi yazılımına not alın.

Son olarak, başarılı toplantıların anahtarı iletişimde yatar. Özellikle yeni biçimleri deniyorsanız, meslektaşlarınızdan geri bildirim isteyin, önerilere açık olun ve kişisel olarak nasıl hissettiğinize değil, onların ne düşündüklerine ilişkin sonuçlarınızı sunun. Ekibiniz kendini bağlı ve etkili hissediyorsa, doğru yoldasınız.

Bu nedenle, her toplantının sonunda şunu sorun: Bir sonraki eylem nedir? Kimde var? Ve bunun takibini ne zaman yapacağız?

Verimli, etkili ve eğlenceli toplantılar için standartlar belirledikten sonra, toplantılarınızın iş gününüzün en iyi parçası olacağına eminim.

Toplantılarınızda NET, ODAKLI ve DAKİKA olun.