Come la tecnologia può proteggere le persone durante il viaggio

Le aziende hanno il dovere di diligenza per proteggere i propri viaggiatori durante i viaggi di lavoro.

Hanno bisogno di sapere dove sono i loro viaggiatori, tenerli fuori pericolo e aiutarli o tornare a casa se si verificano situazioni pericolose. Ma nonostante questo obbligo, le diverse linee guida e restrizioni da località e fornitori di trasporto stanno alimentando la paura tra viaggiatori e gestori di viaggio. Con così tanta incertezza sul viaggio di lavoro di oggi, cosa aiuterà a ripristinare la fiducia nel viaggiare?

Le compagnie aeree hanno ridotto i voli e limitato il numero di passeggeri che possono volare su un aereo in un dato momento. Gli hotel hanno istituito misure straordinarie per garantire che gli ospiti evitino di ammalarsi o di avere problemi di salute durante il loro soggiorno. Sebbene limitare o annullare la disponibilità dei viaggi possa essere d'aiuto durante i periodi di crisi, non è una soluzione praticabile a lungo termine, soprattutto quando i viaggi rappresentano un settore importante dell'economia.

"Senza una guida per promuovere la salute e la sicurezza dei viaggiatori, non ci saranno viaggi, nessuna riapertura sostenibile delle nostre attività e nessuna ripresa della nostra economia", ha affermato il rapporto del settore "Travel in the New Normal" di maggio 2020 della US Travel Association .

Oggi c'è così tanta tecnologia a disposizione dei consumatori (ad es. il monitoraggio della loro salute e l'interazione con i professionisti del settore medico), sembra fattibile che queste soluzioni siano un'opzione praticabile per fornire indicazioni sui problemi di salute e sicurezza durante i viaggi.

Sono necessari due passaggi chiave affinché la tecnologia possa aiutare, secondo John F. Rizzo, CEO del fornitore di soluzioni di viaggio Deem:

• Crea fiducia nel processo di viaggio.
• Crea la possibilità di riparare automaticamente le cose quando vanno storte.

"L'unico modo per reprimere la paura", afferma, "è creare trasparenza e avere dati scientifici a disposizione di un viaggiatore in tempo reale e curati correttamente in modo da poter prendere una decisione informata e basata sui dati dove stai viaggiando.”

Le sfide affliggono l'industria dei viaggi

Nel tentativo di mantenere i viaggiatori al sicuro e conformi alle politiche aziendali specificando cosa è o non è consentito (e monitorando i viaggiatori durante il loro viaggio), le aziende utilizzano strumenti di prenotazione online (OBT) approvati.

La maggior parte degli OBT sono collegati a un sistema di distribuzione globale (GDS), che aggrega e distribuisce i contenuti dei fornitori di servizi del settore dei viaggi come compagnie aeree, hotel, compagnie di autonoleggio e ferrovie. L'OBT offre quindi questo contenuto ai viaggiatori in modo che possano cercare, prenotare e gestire tutti gli aspetti del loro viaggio contemporaneamente. Inoltre, alcuni OBT possono anche connettersi con fonti di contenuto, come fornitori di sicurezza e valutazione del rischio, per offrire contenuti specifici che potrebbero non essere altrimenti disponibili, consentendo scelte ancora più ampie ai viaggiatori.

Ci si aspetta che i dipendenti prenotino i loro viaggi di lavoro tramite l'OBT approvato dall'azienda, perché così facendo si assicura che i travel manager possano tenere traccia e comunicare con i propri dipendenti. Ma la conformità è un problema di vecchia data quando si tratta di viaggi d'affari. Molti viaggiatori non utilizzano l'OBT perché pensano di poter ottenere un prezzo migliore altrove, non amano l'esperienza utente dello strumento, ritengono che manchi di funzionalità nell'app nativa (mobile) o si preoccupano di ricevere la loro fedeltà punti.

Secondo il rapporto "Strumenti e tecnologie di prenotazione" dell'Association of Corporate Travel Executives (ACTE) 2019, il 39% degli intervistati preferisce cercare un prezzo migliore da solo piuttosto che prenotare tramite l'OBT, credendo di poter risparmiare di più. Quasi il 20% riconosce una scarsa esperienza utente. Un altro 16% desidera gestire la prenotazione tramite una telefonata tradizionale. Il dieci percento sceglie di utilizzare gli strumenti di viaggio che usa nella propria vita personale e l'8% non si fida delle opzioni mostrate nell'OBT.

I 5 principali motivi della non conformità OBT, dal whitepaper ACTE, " Strumenti e tecnologie di prenotazione ", giugno 2019.

Se i viaggiatori non utilizzano gli strumenti a loro forniti, progettati per proteggere sia i viaggiatori d'affari che i travel manager, è più difficile mantenere i viaggiatori al sicuro.

Aggiungete a ciò il fatto che il software per viaggi aziendali più comunemente utilizzato è progettato in gran parte in base alle esigenze di nota spese e avrete un sistema pronto, anche scaduto, per la trasformazione. I guerrieri della strada, quei viaggiatori d'affari che trascorrono gran parte dell'anno in viaggio per affari, dovrebbero davvero essere coinvolti nel processo di creazione del software in quanto possono dire meglio di chiunque altro cosa sarebbe utile per loro.

Perché l'esperienza di prenotazione del viaggio non potrebbe essere più simile all'esperienza del consumatore quando acquista altri articoli online? Se, ad esempio, acquisti qualcosa da Amazon e desideri restituirlo, puoi farlo premendo un pulsante.

Nel settore dei viaggi aziendali, tuttavia, se desideri modificare la prenotazione di un volo o di un hotel, molto probabilmente dovrai chiamare la compagnia aerea o l'hotel e attendere fino a un'ora prima di poter parlare con qualcuno che gestisca tale richiesta . Potrebbe anche essere addebitata una commissione di modifica. Questo macchinoso processo sta inibendo l'uso di piattaforme di prenotazione approvate con funzionalità di gestione dell'itinerario, rendendo così molto più difficile per le aziende fornire il dovere di diligenza ai propri viaggiatori. Non dovrebbe essere così.

La tecnologia in soccorso

Nel tentativo di incoraggiare la conformità alle politiche aziendali e di garantire la sicurezza dei viaggiatori, le società di soluzioni di viaggio stanno intensificando le offerte di nuove tecnologie. Una società, ad esempio, offre lo scambio automatizzato di biglietti aerei che rivaleggia con l'esperienza di restituzione di Amazon. Un altro commercializza una soluzione di comunicazione che consente ai travel manager di individuare rapidamente i dipendenti in viaggio, comunicare con loro e persino inviare un team di risposta, se necessario.

Un altro ancora offre una soluzione di continuità del viaggio d'affari con un dashboard a colpo d'occhio che offre ai gestori di viaggio visibilità sulle posizioni dei viaggiatori d'affari dell'azienda. Ciò consente ai travel manager di comunicare con e/o reindirizzare i viaggiatori secondo necessità per tenerli al sicuro da disastri naturali e altri fenomeni. Questi sono solo una manciata di esempi. Anche altre tecnologie si stanno evolvendo.

Dati in tempo reale

La raccolta di dati in tempo reale dalle compagnie aeree e dagli hotel sulle loro ultime politiche di sicurezza e l'inserimento di tali dati in un'app desktop o mobile può aiutare i viaggiatori a prendere decisioni più informate. Un viaggiatore sarà in grado di vedere facilmente se la sua compagnia aerea prevista per un prossimo viaggio d'affari sta prenotando o meno posti intermedi, o sta prendendo altre precauzioni per la salute e la sicurezza in risposta a eventi regionali o mondiali.

I dati in tempo reale possono anche essere utilizzati per fornire una scheda di valutazione della sicurezza per un particolare quartiere per consentire ai viaggiatori - e ai travel manager - di sapere se c'è un'epidemia di virus o disordini politici o sociali in una determinata area, nonché il tasso di criminalità.

Inoltre, i dati in tempo reale possono essere utilizzati per mantenere al sicuro i dati demografici vulnerabili, come una donna che arriva a una destinazione straniera dopo la mezzanotte. Può anche consigliare determinati mezzi di trasporto e la qualità dell'hotel in base alla demografia.

La privacy personale gioca sicuramente un ruolo in questo. Google e Apple sono già impegnati al lavoro per trovare modi per essere in grado di informare una persona che potrebbe essere vicino a qualcuno che è stato potenzialmente esposto a una malattia, ad esempio. In questo modo, potresti evitare quella persona e quella situazione in modo privato, proteggendo anche la privacy dell'altra persona. Questo tipo di tecnologia può stabilire uno standard per il futuro se o quando insorgono altre malattie altamente contagiose.

Intelligenza artificiale (IA)

L'intelligenza artificiale e i suoi sottoinsiemi, l'apprendimento automatico e l'analisi predittiva possono collaborare per prevedere i probabili risultati di vari scenari. Combinano dati storici e in tempo reale provenienti da diverse fonti per riconoscere i modelli. In questo modo, possono differenziare "normale" da "anormale". Tali informazioni possono quindi essere utilizzate per avvisare i gestori di viaggio di attività insolite in modo che i gestori, a loro volta, possano aiutare in sicurezza a rimuovere i loro viaggiatori da tali situazioni.

Automazione

Le persone sono pronte ad accettare cose più automatizzate, come viaggi risolti automaticamente in caso di problemi e biglietti scambiati automaticamente senza l'intervento umano.

Man mano che la tecnologia continua a progredire, i travel manager saranno infine in grado di premere un pulsante per riportare automaticamente a casa o in un luogo sicuro tutti i viaggiatori non sicuri dell'azienda, aderendo alle politiche aziendali.

Allo stesso modo, quando i singoli viaggiatori si sentono insicuri, potranno premere un pulsante per essere indirizzati verso un luogo più sicuro, in modo efficiente e senza l'attrito di dover aspettare il telefono in attesa. Il sistema di gestione del viaggio genererà automaticamente un itinerario per riportare il viaggiatore a casa all'interno della polizza. e

Interfacce touchless

Un altro sviluppo nel settore dei viaggi è il viaggio senza contatto. Ad esempio, le auto connesse tramite Internet of Things (IoT) possono essere aperte elettronicamente con uno smartphone, senza bisogno di chiavi.

Sulla stessa linea, potrai utilizzare il tuo smartphone per aprire la porta della tua camera d'albergo, senza nemmeno girare la manopola. Molti hotel utilizzano già la tecnologia Near Field Communication (NFC) per questo scopo.

Tutto quello che devi fare come viaggiatore è entrare nell'hotel. La tecnologia dell'hotel ti geolocalizza, ti riconosce e conferma che la tua carta di credito è in archivio. Quindi la tecnologia invia un aggiornamento all'app mobile con il numero della tua camera. Vai nella tua stanza, tieni il telefono vicino alla porta e la porta si apre.

È probabile che la tecnologia di interfaccia touchless si estenda all'emissione di biglietti aerei, alla verifica dell'identificazione, al check-in, all'acquisto, all'ordinazione di cibo e altro ancora.

Verso una soluzione senza attriti

Prima che questi progressi tecnologici possano davvero decollare e contribuire a rendere i viaggiatori più sicuri, è necessario affrontare la discrepanza tra l'esperienza tecnologica nella vita di tutti i giorni e quella che i viaggiatori d'affari incontrano.

Non è un segreto che la tecnologia abbia eliminato l'attrito dall'esperienza di acquisto del consumatore. Il tocco di un pulsante (e l'esecuzione di una carta di credito) può avviare la spedizione di un pacco a un indirizzo personale.

A differenza di quella pratica semplice e diretta, però, il settore dei viaggi si affida a persone di mezzo, per così dire, per facilitare tutti i dettagli di una prenotazione di viaggio: da un volo a un'auto a noleggio e persino a una camera d'albergo.

"A causa della complessità del settore dei viaggi d'affari e della storia che risale a 30 anni fa, abbiamo sviluppato molte pratiche commerciali antiquate che non sono così prive di attriti come quelle a cui siamo abituati dal lato dei consumatori", riconosce Rizzo.

I viaggiatori d'affari di oggi desiderano la stessa esperienza di viaggio snella ed efficiente che si aspettano nella loro vita personale. Quindi, come possiamo migliorare il modo in cui vengono effettuati i viaggi di lavoro per creare quell'esperienza senza attriti e garantire allo stesso tempo la sicurezza dei viaggiatori? Deve iniziare con i fornitori di soluzioni di viaggio.

"Noi come fornitori dobbiamo pensare a una visione incentrata sul viaggiatore, non una visione incentrata sulla nota spese o una visione incentrata sulla finanza o una visione incentrata sul guerriero non stradale", ammette Rizzo, un guerriero della strada di 35 anni.

Man mano che la tecnologia continua a progredire e migliorare, i viaggiatori adotteranno naturalmente quelli più semplici da usare, cioè quelli che forniscono il minor attrito.

Anche i travel manager devono apportare alcune modifiche. Coloro che sono coinvolti nelle decisioni su quale software acquistare e utilizzare dovranno ampliare la propria visuale per garantire che la soluzione soddisfi anche le esigenze dei viaggiatori e non solo quelle dell'azienda.

La trasformazione crea miglioramento

Rizzo ha previsto ad aprile che la chiusura del settore dei viaggi d'affari del 2020 ci avrebbe "aiutato a essere un settore migliore e a correggere alcune pratiche non ottimali". Ciò sta chiaramente accadendo poiché la situazione ha fornito il tempo per affrontare alcune delle sfide del settore.

“Le difficoltà forniscono un'opportunità di trasformazione, che si tratti della nostra vita personale o lavorativa o di qualunque cosa facciamo. Penso che quando ci troviamo di fronte a delle sfide, il più delle volte, rispondiamo migliorando le cose rispetto a prima".

La storia dimostra che anche questo è vero. La tragedia dell'11 settembre ha portato allo sviluppo di un'infrastruttura per gli scanner per metal detector. L'epidemia di sindrome respiratoria acuta grave (SARS) del 2003 ha spinto l'implementazione di scanner termici in Asia.

"Purtroppo, il COVID ha avuto un effetto negativo devastante sul mondo, ma ha costretto molti nuovi pensieri sui viaggi", afferma Rizzo. In effetti, gli eventi recenti hanno portato a modi ancora migliori per proteggere i viaggiatori d'affari e fornire un'esperienza di viaggio intuitiva.

Ha anche creato un'opportunità per i fornitori di soluzioni di viaggio e le società di gestione dei viaggi di considerare come dovrebbe essere la piattaforma ottimale per i viaggi d'affari e come può rendere i guerrieri della strada più efficienti e sicuri.

Le domande che dovrebbero essere affrontate includono:

• Perché dovrei toccare qualcosa per salire a bordo di un volo?
• Perché non posso tenere il telefono e fare tutto elettronicamente correttamente?
• Perché dovrei pensare se sto andando in un posto sicuro?
• Perché la mia app non può regolare automaticamente le date se oltrepasso la linea della data internazionale?

Le aziende stanno valutando quando potranno permettersi di rimettere in viaggio le persone, mentre FCM Travel Solutions ha rilevato che l'88% dei viaggiatori d'affari considererà sicuro tornare a viaggiare se le loro aziende ritengono che sia sicuro.

Sarà un processo lento poiché le aziende si avvicineranno ad esso con cautela. Tuttavia, poiché i progressi tecnologici si verificano in modo esponenziale, non passerà molto tempo prima che avremo ancora più soluzioni tecnologiche per i nostri problemi più urgenti di salute e sicurezza.