Wie Technologie Menschen auf Reisen schützen kann

Unternehmen haben eine Sorgfaltspflicht, ihre Reisenden bei Geschäftsreisen zu schützen.

Sie müssen wissen, wo sich ihre Reisenden aufhalten, sie aus dem Weg räumen und ihnen Hilfe oder Heimkehr holen, wenn gefährliche Situationen auftreten. Doch trotz dieser Verpflichtung schüren unterschiedliche Richtlinien und Einschränkungen von Standorten und Transportanbietern Angst bei Reisenden und Travel Managern. Was hilft bei so viel Ungewissheit rund um die heutige Geschäftsreise, das Vertrauen in das Reisen wiederherzustellen?

Die Fluggesellschaften haben Flüge gekürzt und die Anzahl der Passagiere begrenzt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Flugzeug fliegen können. Hotels haben außergewöhnliche Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Gäste während ihres Aufenthalts nicht krank werden oder gesundheitliche Bedenken haben. Während die Einschränkung oder Stornierung der Reiseverfügbarkeit in Krisenzeiten hilfreich sein kann, ist dies keine praktikable langfristige Lösung, insbesondere wenn Reisen einen wesentlichen Wirtschaftszweig darstellen.

„Ohne Leitlinien zur Förderung der Gesundheit und Sicherheit von Reisenden wird es keine Reisen, keine nachhaltige Wiedereröffnung unserer Geschäfte und keine Wiederbelebung unserer Wirtschaft geben“, heißt es im Branchenbericht „Travel in the New Normal“ vom Mai 2020 der US Travel Association .

Den Verbrauchern steht heute so viel Technologie zur Verfügung (z. B. die Überwachung ihrer Gesundheit und die Interaktion mit medizinischem Fachpersonal), dass es machbar erscheint, dass diese Lösungen eine praktikable Option für die Bereitstellung von Leitlinien zu Gesundheits- und Sicherheitsfragen auf Reisen darstellen.

Laut John F. Rizzo, CEO des Reiselösungsanbieters Deem, müssen zwei wichtige Schritte unternommen werden, damit die Technologie helfen kann:

• Schaffen Sie Vertrauen in den Reiseprozess.
• Erstellen Sie die Möglichkeit, Dinge automatisch zu reparieren, wenn sie schief gehen.

„Die einzige Möglichkeit, Angst zu unterdrücken“, sagt er, „besteht darin, Transparenz zu schaffen und einem Reisenden wissenschaftlich fundierte Daten in Echtzeit zur Verfügung zu stellen und sie korrekt zu kuratieren, damit Sie eine fundierte, datenbasierte Entscheidung treffen können wohin du reist.“

Herausforderungen plagen die Reisebranche

In dem Versuch, Reisende zu schützen und die Unternehmensrichtlinien einzuhalten, indem sie festlegen, was erlaubt ist und was nicht (und Reisende während ihrer gesamten Reise verfolgen), verwenden Unternehmen genehmigte Online-Buchungstools (OBTs) .

Die meisten OBTs sind mit einem globalen Vertriebssystem (GDS) verbunden, das Inhalte von Dienstleistern der Reisebranche wie Fluggesellschaften, Hotels, Autovermietungen und Eisenbahnen aggregiert und verteilt. Das OBT stellt diese Inhalte dann Reisenden zur Verfügung, damit sie alle Aspekte ihrer Reise auf einmal suchen, buchen und verwalten können. Darüber hinaus können einige OBTs auch eine Verbindung zu Inhaltsquellen wie Anbietern von Sicherheits- und Risikoeinstufungen herstellen, um spezifische Inhalte anzubieten, die sonst möglicherweise nicht verfügbar sind, was Reisenden eine noch größere Auswahl ermöglicht.

Von Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre Geschäftsreisen über das genehmigte OBT des Unternehmens buchen, da dies sicherstellt, dass Travel Manager ihre Mitarbeiter im Auge behalten und mit ihnen kommunizieren können. Aber Compliance ist schon lange ein Thema, wenn es um Geschäftsreisen geht. Viele Reisende nutzen das OBT nicht, weil sie denken, dass sie woanders einen besseren Preis bekommen können, ihnen die Benutzererfahrung des Tools nicht gefällt, sie glauben, dass es in der nativen App (mobil) an Funktionalität mangelt oder sie sich Sorgen um ihre Loyalität machen Punkte.

Laut dem „Booking Tools and Technologies“-Bericht 2019 der Association of Corporate Travel Executives (ACTE) ziehen es 39 % der Umfrageteilnehmer vor, selbst nach einem besseren Preis zu suchen, anstatt über das OBT zu buchen, da sie glauben, dass sie mehr Geld sparen können. Fast 20 % räumen ein schlechtes Nutzererlebnis ein. Weitere 16 % möchten die Buchung über einen klassischen Telefonanruf abwickeln. Zehn Prozent entscheiden sich dafür, die Reise-Tools zu verwenden, die sie in ihrem Privatleben verwenden, und 8 % vertrauen den im OBT angezeigten Optionen nicht.

Die 5 wichtigsten Gründe für die Nichteinhaltung von OBT, aus dem ACTE-Whitepaper „ Booking Tools and Technologies “, Juni 2019.

Wenn Reisende die ihnen zur Verfügung gestellten Tools nicht nutzen, die sowohl Geschäftsreisende als auch Travel Manager schützen sollen, ist es schwieriger, für die Sicherheit der Reisenden zu sorgen.

Hinzu kommt die Tatsache, dass die am häufigsten verwendete Reisesoftware für Unternehmen weitgehend auf der Grundlage von Spesenabrechnungsanforderungen entwickelt wurde, und Sie haben ein System, das für die Transformation bereit ist, sogar überfällig. Road Warriors, jene Geschäftsreisenden, die einen Großteil des Jahres geschäftlich unterwegs sind, sollten wirklich in den Softwareerstellungsprozess einbezogen werden, da sie besser als jeder andere sagen können, was für sie hilfreich wäre.

Warum könnte das Reisebuchungserlebnis nicht mehr dem Verbrauchererlebnis beim Online-Kauf anderer Artikel ähneln? Wenn Sie beispielsweise etwas bei Amazon kaufen und es zurückgeben möchten, können Sie dies auf Knopfdruck tun.

Wenn Sie jedoch in der Geschäftsreisebranche einen Flug oder eine Hotelbuchung ändern möchten, müssen Sie höchstwahrscheinlich die Fluggesellschaft oder das Hotel anrufen und bis zu einer Stunde in der Warteschleife warten, bevor Sie mit jemandem sprechen können, der diese Anfrage bearbeitet . Möglicherweise wird Ihnen auch eine Änderungsgebühr berechnet. Dieser umständliche Prozess behindert die Nutzung zugelassener Buchungsplattformen mit Reiseplanverwaltungsfunktionen und macht es dadurch für Unternehmen viel schwieriger, ihren Reisenden die Fürsorgepflicht zu erfüllen. So sollte es nicht sein.

Technik zur Rettung

In dem Bemühen, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu fördern und die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten, setzen Reiselösungsunternehmen verstärkt auf neue Technologieangebote. Ein Unternehmen bietet beispielsweise einen automatisierten Flugtickettausch an, der mit dem Rückflugerlebnis von Amazon konkurriert. Ein anderes vertreibt eine Kommunikationslösung, mit der Travel Manager reisende Mitarbeiter schnell finden, mit ihnen kommunizieren und bei Bedarf sogar ein Einsatzteam entsenden können.

Ein weiteres Unternehmen bietet eine Lösung für die Kontinuität von Geschäftsreisen mit einem übersichtlichen Dashboard, das Travel Managern Einblick in die Standorte der Geschäftsreisenden des Unternehmens gibt. Auf diese Weise können Travel Manager bei Bedarf mit Reisenden kommunizieren und/oder sie umleiten, um sie vor Naturkatastrophen und anderen Phänomenen zu schützen. Dies sind nur einige wenige Beispiele. Auch andere Technologien entwickeln sich weiter.

Echtzeitdaten

Das Sammeln von Echtzeitdaten von Fluggesellschaften und Hotels zu ihren neuesten Sicherheitsrichtlinien und das Einlesen dieser Daten in eine Desktop- oder mobile App kann Reisenden dabei helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Ein Reisender wird in der Lage sein, leicht zu sehen, ob seine oder ihre beabsichtigte Fluggesellschaft für eine bevorstehende Geschäftsreise mittlere Sitze bucht oder nicht, oder andere Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen als Reaktion auf regionale oder weltweite Ereignisse trifft.

Echtzeitdaten können auch verwendet werden, um eine Sicherheits-Scorecard für ein bestimmtes Viertel bereitzustellen, damit Reisende – und Travel Manager – wissen, ob es in einem bestimmten Gebiet einen Virusausbruch oder politische oder soziale Unruhen gibt, sowie die Kriminalitätsrate.

Darüber hinaus können Echtzeitdaten verwendet werden, um gefährdete Bevölkerungsgruppen zu schützen, z. B. eine Frau, die nach Mitternacht an einem ausländischen Ziel ankommt. Es kann auch bestimmte Transportmittel und Hotelqualität basierend auf demografischen Merkmalen empfehlen.

Dabei spielt die Privatsphäre sicherlich eine Rolle. Google und Apple sind bereits damit beschäftigt, Wege zu finden, um beispielsweise eine Person darüber zu informieren, dass sie sich möglicherweise in der Nähe einer Person befindet, die möglicherweise einer Krankheit ausgesetzt war. Auf diese Weise könnten Sie diese Person und Situation auf private Weise vermeiden, die auch die Privatsphäre der anderen Person schützt. Diese Art von Technologie kann einen Standard für die Zukunft setzen, falls oder wenn andere hoch ansteckende Krankheiten auftreten.

Künstliche Intelligenz (KI)

Künstliche Intelligenz und ihre Untergruppen, maschinelles Lernen und prädiktive Analytik können zusammenarbeiten, um wahrscheinliche Ergebnisse verschiedener Szenarien vorherzusagen. Sie kombinieren Echtzeit- und historische Daten aus verschiedenen Quellen, um Muster zu erkennen. Auf diese Weise können sie „normal“ von „abnormal“ unterscheiden. Diese Informationen können dann verwendet werden, um Travel Manager auf ungewöhnliche Aktivitäten aufmerksam zu machen, damit die Manager ihrerseits ihre Reisenden sicher aus diesen Situationen entfernen können.

Automatisierung

Die Menschen sind bereit, Dinge zu akzeptieren, die stärker automatisiert sind, wie z. B. automatisch behobene Fahrten, wenn Probleme auftreten, und automatisch umgetauschte Tickets ohne menschliches Eingreifen.

Mit fortschreitender Technologie werden Travel Manager schließlich in der Lage sein, alle unsicheren Reisenden des Unternehmens automatisch nach Hause oder an einen sicheren Ort zu bringen, während sie die Unternehmensrichtlinien einhalten.

Wenn sich Einzelreisende unsicher fühlen, können sie auf ähnliche Weise einen Knopf drücken, um an einen sichereren Ort geleitet zu werden – effizient und ohne die Reibung, in der Warteschleife des Telefons warten zu müssen. Das Reisemanagementsystem erstellt automatisch eine Reiseroute, um den Reisenden innerhalb der Richtlinien nach Hause zu bringen. e

Berührungslose Schnittstellen

Eine weitere Entwicklung in der Reisebranche ist das kontaktlose Reisen. So lassen sich Autos, die über das Internet der Dinge (IoT) vernetzt sind, elektronisch mit dem Smartphone öffnen – ganz ohne Schlüssel.

Auf die gleiche Weise können Sie Ihr Smartphone verwenden, um Ihre Hotelzimmertür zu öffnen, ohne den Knauf zu drehen. Viele Hotels nutzen hierfür bereits die Near Field Communication (NFC)-Technologie.

Alles, was Sie als Reisender tun müssen, ist das Hotel zu betreten. Die Technologie des Hotels lokalisiert Sie dann geolokalisiert, erkennt Sie und bestätigt, dass Ihre Kreditkarte hinterlegt ist. Dann sendet die Technologie ein Update mit Ihrer Zimmernummer an die mobile App. Sie gehen in Ihr Zimmer, halten das Telefon an die Tür und die Tür öffnet sich.

Die berührungslose Schnittstellentechnologie wird sich wahrscheinlich auf Flugtickets, Identitätsprüfung, Check-ins, Einkauf, Essensbestellung und mehr erstrecken.

Auf dem Weg zu einer reibungslosen Lösung

Bevor diese technologischen Fortschritte wirklich durchstarten und dazu beitragen können, Reisende sicherer zu machen, muss die Diskrepanz zwischen der Technologieerfahrung im Alltag und der eines Geschäftsreisenden angegangen werden.

Es ist kein Geheimnis, dass die Technologie Reibungen aus dem Einkaufserlebnis der Verbraucher beseitigt hat. Ein Knopfdruck (und das Ausführen einer Kreditkarte) kann den Versand eines Pakets an eine persönliche Adresse initiieren.

Im Gegensatz zu dieser einfachen, geradlinigen Praxis setzt die Reisebranche jedoch sozusagen auf Menschen in der Mitte, um alle Details einer Reisebuchung zu erleichtern: vom Flug über den Mietwagen bis hin zum Hotelzimmer.

„Aufgrund der Komplexität der Geschäftsreisebranche und der 30-jährigen Geschichte haben wir viele veraltete Geschäftspraktiken aufgebaut, die nicht so reibungslos funktionieren wie wir es von der Verbraucherseite gewohnt sind“, bestätigt Rizzo.

Die Geschäftsreisenden von heute wollen das gleiche optimierte, effiziente Reiseerlebnis, das sie von ihrem Privatleben erwarten. Wie können wir also die Art und Weise verbessern, wie Geschäftsreisen durchgeführt werden, um dieses reibungslose Erlebnis zu schaffen und gleichzeitig die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten? Es muss bei den Anbietern von Reiselösungen beginnen.

„Wir als Anbieter müssen über eine reisezentrierte Sicht nachdenken, nicht über eine Spesenabrechnungszentrierte Sicht oder eine finanzzentrierte Sicht oder eine zentrierte Sicht auf den Nicht-Straßenkämpfer“, gibt Rizzo zu, der seit 35 Jahren unterwegs ist.

Da die Technologie weiter voranschreitet und sich verbessert, werden Reisende natürlich die am einfachsten zu verwendenden verwenden, d. h. diejenigen, die die geringste Reibung bieten.

Auch Travel Manager müssen einige Änderungen vornehmen. Diejenigen, die an den Entscheidungen über den Kauf und die Verwendung von Software beteiligt sind, müssen ihren Blick erweitern, um sicherzustellen, dass die Lösung auch die Bedürfnisse der Reisenden und nicht nur die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt.

Transformation schafft Verbesserung

Rizzo sagte im April voraus, dass die Schließung des Geschäftsreisesektors im Jahr 2020 „uns helfen würde, eine bessere Branche zu sein und einige suboptimale Praktiken zu beheben“. Dies geschieht eindeutig, da die Situation Zeit geschaffen hat, einige der Herausforderungen in der Branche anzugehen.

„Schwierigkeiten bieten eine Gelegenheit zur Transformation, sei es in unserem Privatleben oder unserem Arbeitsleben oder was auch immer wir tun. Ich denke, wenn wir mit Herausforderungen konfrontiert werden, reagieren wir meistens, indem wir die Dinge besser machen als zuvor.“

Das beweist auch die Geschichte. Die Tragödie des 11. September führte zur Entwicklung einer Infrastruktur für Metalldetektor-Scanner. Der Ausbruch des schweren akuten Atemwegssyndroms (SARS) im Jahr 2003 veranlasste die Einführung von Wärmescannern in Asien.

„Leider hat COVID verheerend negative Auswirkungen auf die Welt, aber es hat viele neue Denkweisen über das Reisen erzwungen“, sagt Rizzo. Tatsächlich haben die jüngsten Ereignisse zu noch besseren Möglichkeiten geführt, Geschäftsreisende zu schützen und ein intuitives Reiseerlebnis zu bieten.

Es bietet auch Anbietern von Reiselösungen und Travel-Management-Unternehmen die Möglichkeit, darüber nachzudenken, wie die optimale Geschäftsreiseplattform aussehen sollte und wie sie Außendienstmitarbeiter effizienter und sicherer machen kann.

Zu den Fragen, die behandelt werden sollten, gehören:

• Warum sollte ich irgendetwas anfassen müssen, um in einen Flug einzusteigen?
• Warum kann ich nicht mein Telefon halten und alles elektronisch richtig erledigen lassen?
• Warum sollte ich darüber nachdenken, ob ich an einen sicheren Ort gehe?
• Warum kann meine App Daten nicht automatisch anpassen, wenn ich die internationale Datumsgrenze überschreite?

Unternehmen prüfen, wann sie es sich leisten können, Menschen wieder auf die Straße zu bringen, während FCM Travel Solutions herausfand, dass 88 % der Geschäftsreisenden es für sicher halten, wieder zu reisen, wenn ihre Unternehmen glauben, dass es sicher ist.

Es wird ein langsamer Prozess sein, da die Unternehmen ihn vorsichtig angehen. Da der technologische Fortschritt jedoch exponentiell voranschreitet, wird es nicht lange dauern, bis wir noch mehr technologische Lösungen für unsere dringendsten Gesundheits- und Sicherheitsprobleme haben.