Penjangkauan Humas: 5 Langkah untuk Meningkatkan Kampanye Anda
Diterbitkan: 2022-09-20Ketika seseorang yang berpengaruh berbicara tentang merek Anda, itu menciptakan efek domino kesadaran dan minat yang dapat mengarah pada peningkatan afinitas merek dan memandu lebih banyak pelanggan potensial ke produk atau layanan Anda.
Baik itu untuk mendapatkan lebih banyak perhatian pada siaran pers terbaru Anda, membangun tautan ke laporan industri baru yang dibuat perusahaan Anda, atau untuk membuat konten Anda lebih banyak dibagikan, penjangkauan PR adalah salah satu cara terbaik untuk mewujudkannya.
Baca Penjelasan PR Digital: Strategi dan Alat Terbaik
Jika Anda dapat menguasai proses penjangkauan PR, Anda akan memiliki cara yang berulang dan efektif untuk berhubungan dengan pembuat keputusan yang dapat membantu Anda menggerakkan jarum untuk merek Anda.
Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda ikuti untuk menyiapkan dan menskalakan proses penjangkauan PR Anda.
Mari selami.
Apa itu Penjangkauan Humas?
Tidak ada cara tunggal untuk mendefinisikan jangkauan PR. Namun, ini adalah proses menemukan dan menjangkau jurnalis, penerbit, dan pembuat konten yang menulis tentang konten yang relevan dengan bisnis Anda.
Dengan menjangkau mereka, Anda akan memulai percakapan dan idealnya, mereka akan berbagi cerita yang relevan tentang merek Anda di situs web atau media sosial mereka, membantu Anda memperkuat merek Anda dan tampil di depan calon klien baru.

Cara Meningkatkan Kampanye Penjangkauan Humas Anda
1. Temukan peluang penjangkauan PR yang sangat relevan
Salah satu tantangan utama dalam kampanye penjangkauan Humas adalah menemukan peluang yang tepat.
Anda harus mencari tahu jurnalis dan pembuat konten mana yang menulis dan membagikan topik yang terkait dengan bisnis Anda, lalu menilai apakah mereka cocok untuk promosi Anda.
Berikut adalah beberapa cara untuk melakukannya:
Google kata kunci Anda
Cara termudah untuk menemukan peluang PR adalah dengan menggunakan Google. Ketik kata kunci Anda dan lihat apa yang muncul. Misalnya, jika Anda menjalankan toko hewan peliharaan, Anda dapat menelusuri “blog hewan peliharaan”.
Anda akan menemukan banyak blog yang sudah berada di peringkat teratas Google dan karena itu kemungkinan besar akan berpengaruh.
Ketika Anda menemukan situs berbagi konten yang terlihat relevan dengan kampanye PR Anda, Anda dapat mencari detail kontak untuk pendiri atau kontak pemasaran yang paling relevan di perusahaan dan menjangkau dengan email dingin yang dipersonalisasi untuk melihat apakah mereka tertarik untuk meliput Ceritamu.
Baca 6 Cara Menghasilkan Ide Konten Menggunakan Mediatoolkit
Gunakan alat pemantauan media untuk menemukan apa yang menjadi perhatian pembaca dan penulis
Ada berbagai alat bermanfaat di luar sana yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan cara Anda menemukan blogger dan jurnalis yang relevan. Beberapa dari mereka gratis, sementara yang lain memerlukan langganan.
Misalnya, dengan BuzzSumo, Anda dapat mencari topik apa pun dan melihat artikel paling populer tentang topik yang dimaksud. Ini adalah cara yang bagus untuk menemukan jurnalis dan blogger yang relevan, karena Anda dapat langsung melihat bahwa mereka sudah menulis tentang topik yang terkait dengan apa yang Anda lakukan – jadi ada kemungkinan besar mereka akan tertarik untuk mendengar dari Anda.
Anda juga dapat menggunakan alat riset pasar seperti Mediatoolkit untuk melacak penyebutan merek Anda secara online. Ini menunjukkan kepada Anda jika jurnalis telah membicarakan perusahaan Anda di masa lalu, dan jika demikian, ada kemungkinan mereka ingin Anda mengirimi mereka pembaruan jika Anda memiliki berita relevan yang dapat mereka bagikan.

Selain itu, Anda dapat memastikan promosi Anda serelevan mungkin dengan melacak pertumbuhan penelusuran untuk topik tertentu. Jika Anda melihat sebuah topik semakin populer tetapi seorang jurnalis belum meliputnya, Anda dapat menjangkau mereka dan memberi mereka konten yang paling relevan pada waktu terbaik.
Gunakan media sosial
Media sosial adalah harta karun prospek untuk penjangkauan PR.
Anda dapat menggunakan Twitter, Facebook, dan LinkedIn untuk menemukan blogger dan jurnalis yang mungkin tertarik dengan cerita Anda.
Tentu, Anda ingin fokus pada platform yang paling relevan dengan niche Anda. Tidak ada gunanya menghabiskan berjam-jam setiap hari mencari LinkedIn untuk peluang yang relevan jika Anda tahu jurnalis di niche Anda tidak nongkrong di sana tetapi menghabiskan waktu mereka di Twitter.
Anda bahkan dapat melacak tagar tertentu seperti “#journorequest” yang digunakan jurnalis untuk mengutip sumber dan perusahaan untuk ditampilkan dan menjangkau siapa pun yang cocok untuk promosi Anda.
Setelah Anda menyusun daftar prospek potensial, inilah saatnya untuk mulai menjangkau mereka.
Baca Social Media Monitoring and Social Media Management – Pengertian dan Perbedaannya
2. Prospek dokter hewan dan alamat email sumber
Setelah menghabiskan waktu menyusun daftar target penjangkauan PR, Anda harus memiliki daftar panjang orang yang harus dihubungi.
Namun, tidak semua petunjuk yang Anda temukan sejauh ini cocok untuk Anda. Beberapa akan tidak relevan dengan niche Anda, yang lain tidak akan sepadan dengan waktu Anda, dan yang lain akan terlalu sulit untuk diajak bekerja sama.
Ingat, tujuan Anda bukan hanya untuk mendapatkan liputan PR, tetapi untuk mendapatkan liputan berkualitas tinggi yang benar-benar akan membantu Anda mencapai tujuan bisnis Anda.
Memeriksa prospek Anda
Langkah pertama adalah memeriksa prospek Anda untuk memastikan mereka benar-benar cocok untuk cerita Anda.
Ada dua hal utama yang ingin Anda pertimbangkan:
- Audiens mereka : Pastikan prospek Anda memiliki audiens yang relevan dengan bisnis Anda. Misalnya, jika Anda menjual perangkat lunak penjualan, cari jurnalis yang menulis tentang industri penjualan B2B selama proses pencarian calon pelanggan Anda. Semakin spesifik kontak, semakin besar kemungkinan mereka ingin menulis tentang cerita Anda.
- Pengaruh mereka : Setelah Anda menentukan bahwa audiens mereka relevan, Anda dapat menilai pengaruh mereka. Berapa banyak lalu lintas yang mereka dapatkan? Berapa banyak pengikut media sosial yang mereka miliki? Berikan perhatian khusus pada pertunangan yang mereka dapatkan. Semakin banyak audiens yang terlibat, semakin besar kemungkinan mereka akan memperhatikan cerita Anda. Ini bisa sulit karena jurnalis dan pembuat konten mungkin berkontribusi pada berbagai publikasi, tetapi jika Anda melihat masing-masing melalui lensa kualitatif, Anda akan dapat mengetahui mana yang perlu diprioritaskan.
Setelah Anda menemukan petunjuk yang sempurna untuk dihubungi, inilah saatnya untuk mulai menyusun penawaran Anda.
Sumber detail kontak mereka
Anda juga harus mencari alamat email target Anda.
Anda dapat menggunakan platform basis data B2B seperti ZoomInfo untuk ini, atau periksa halaman penulis mereka di situs web tempat mereka menerbitkan. Sejumlah besar jurnalis secara aktif ingin menerima promosi, sehingga alamat email mereka akan dipajang.
Sebelum Anda menghubungi, pastikan untuk memverifikasi alamat email mereka menggunakan alat seperti Bouncer – ini memastikan Anda tidak menjangkau alamat email yang tidak ada dan mengalami masalah dengan rasio pentalan email Anda yang terlalu tinggi.
3. Buat nada yang mendapat balasan
Kunci kampanye penjangkauan PR yang sukses adalah menjadikan setiap promosi bersifat pribadi.

Anda perlu menunjukkan bahwa Anda memahami audiens kontak Anda dan apa yang mereka cari dalam promosi.
Berikut adalah beberapa langkah untuk Anda mulai:
- Jadikan pribadi : Personalisasikan promosi Anda dengan menyebutkan sesuatu yang spesifik tentang blogger atau blog mereka. Ini bisa berupa menyebutkan cerita masa lalu yang mereka tulis, atau menyebutkan kesamaan yang Anda miliki. Ini menunjukkan bahwa Anda bukan hanya orang yang mengirim email massal, tetapi Anda benar-benar meluangkan waktu untuk membaca blog mereka dan memikirkan mengapa audiens mereka akan tertarik dengan cerita Anda. Anda dapat menggunakan alat email dingin seperti QuickMail untuk mempersonalisasi email, bahkan jika Anda menjangkau beberapa kontak sekaligus.
- Jelaskan mengapa audiens mereka akan peduli : Ini adalah langkah paling mendasar. Anda perlu membuktikan mengapa audiens blogger akan peduli dengan cerita Anda. Ingat, kredibilitas orang-orang ini bergantung pada mereka yang menulis konten menarik yang ingin dibaca oleh audiens mereka. Anda memiliki banyak informasi dan wawasan tentang industri Anda yang tidak dimiliki kebanyakan orang lain, jadi bagikan sesuatu yang unik dalam penjangkauan email Anda yang membuktikan mengapa percakapan itu layak dilakukan.
- Gunakan CTA Anda untuk memulai percakapan : Selalu akhiri promosi PR Anda dengan ajakan bertindak (CTA). Cara paling efektif untuk menyusun ini adalah sebagai pertanyaan sederhana. Misalnya, " Apakah ini sesuatu yang ingin Anda liput?" . Ini memudahkan penerima Anda untuk membalas dan tidak memasukkannya ke dalam jawaban ya atau tidak yang blak-blakan.
Jika Anda dapat menggabungkan ketiga elemen ini, Anda akan mengirim email yang menonjol di kotak masuk penerima Anda dan memiliki peluang besar untuk mendapatkan tanggapan.
Contoh template penjangkauan PR dan mengapa ini berhasil
Ini berguna untuk memiliki template sebagai titik awal, tetapi jangan hanya menyalin ini dan mengirimkannya. Personalisasikan untuk kampanye unik Anda, dan buat itu unik untuk perusahaan dan kepribadian Anda. Begitulah cara Anda mendapatkan hasil terbaik.
Berikut templatenya:
Subjek:
Hai {{prospect.first_name}},
Saya menikmati artikel terbaru Anda tentang – khususnya .
Kami baru-baru ini menerbitkan laporan industri setelah mensurvei ratusan pelanggan kami. Saya pikir audiens Anda akan tertarik untuk melihat beberapa poin darinya, seperti dan .
Ingin saya mengirimkan studi kasus untuk Anda periksa?
Terbaik,
{{kotak masuk.nama}}
Template berfungsi karena beberapa alasan. Pertama, itu segera menarik perhatian orang tersebut dengan sepenuhnya dipersonalisasi.
Anda telah memuji artikel penulis, tetapi itu bukan hanya sanjungan acak – Anda menyoroti aspek tertentu dari artikel yang benar-benar Anda nikmati.
Anda kemudian segera menawarkan nilai kepada mereka dengan menawarkan sumber daya Anda. Sekali lagi, di sinilah penelitian Anda membuahkan hasil. Jika Anda tahu minat dan keahlian mereka selaras dengan proposisi nilai Anda, akan lebih mudah untuk membuat alasan mengapa pembaca mereka ingin membaca tentang Anda.
Template kemudian diakhiri dengan CTA sederhana, yang membuat langkah selanjutnya jelas dan sederhana bagi mereka.
Sejauh baris subjek pergi, mereka penting, tetapi mereka sangat bervariasi tergantung pada situasinya. Pastikan itu sesuatu yang sederhana namun cukup personal (misalnya, menyebutkan perusahaan atau nama depan mereka) yang akan menarik perhatian mereka dan membuat mereka ingin membuka email Anda.
4. Tindak lanjut di lapangan
Jadi, Anda telah mengirimkan penawaran email Anda dan Anda sedang menunggu tanggapan. Sayangnya, tidak semua orang akan membalas email pertama Anda. Faktanya, 55% balasan untuk kampanye email dingin berasal dari tindak lanjut.
Jurnalis dan blogger adalah orang-orang yang sibuk, dan ada kemungkinan email Anda hilang begitu saja di kotak masuk mereka atau mereka tidak punya waktu untuk merespons saat pertama kali melihatnya.
Tindakan terbaik adalah menindaklanjutinya setelah sekitar tiga hingga lima hari setelah email awal Anda. Jika Anda masih tidak mendengar kabar, beri waktu seminggu lagi. Dan jika Anda masih tidak mendengar apa pun, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengirim satu lagi, tetapi setelah itu, mungkin sudah waktunya untuk melanjutkan.
Saat menulis tindak lanjut Anda, pastikan itu singkat dan langsung ke intinya. Anda tidak ingin terlihat memaksa atau mengganggu. Cukup ingatkan mereka dengan sopan tentang nilai yang dapat Anda tawarkan, ganti CTA Anda dengan yang lain, dan lihat apakah sudut pandang baru Anda sesuai dengan penerima Anda.
Jika ya, Anda akan melihat peningkatan dalam tingkat balasan dan dapat memastikan Anda tidak melewatkan peluang hanya karena penerima sedang sibuk saat mereka menerima email awal Anda.
5. Lacak hasil Anda untuk menilai kesuksesan
Anda telah mengirimkan penawaran Anda dan mulai menerima balasan positif dan mendapatkan fitur.
Tapi bagaimana Anda tahu jika kampanye Anda mencapai sasaran yang Anda butuhkan? Jawabannya sederhana – Anda melacak hasil Anda.
Untungnya, ada alat yang dapat membantu Anda dalam hal ini.
Mencatat hasil Anda dalam spreadsheet Excel sederhana sudah lebih dari cukup jika Anda baru memulai. Ini akan membutuhkan pekerjaan manual, tetapi jika Anda baru memulai dan tidak ingin berinvestasi dalam alat berbayar, itu masih menawarkan tingkat fleksibilitas dan penyesuaian yang baik jika Anda mahir dengan spreadsheet.
Jika Anda ingin lebih maju, ada alat yang dapat mengotomatiskan banyak proses untuk Anda melalui pelacakan metrik kampanye bawaan dan fitur CRM, seperti Mediatoolkit.
Baca Laporan Pemantauan Media: Yang Perlu Anda Ketahui

Kami merekomendasikan untuk melacak metrik berikut untuk setiap kampanye penjangkauan PR:
- Jumlah penawaran yang dikirim
- Jumlah tanggapan
- Jumlah tautan yang dihasilkan
- Lalu lintas yang dihasilkan sebagai hasilnya
Melacak hasil Anda memungkinkan Anda melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak, dan dengan menggunakan data, Anda kemudian dapat menyesuaikan strategi Anda.
Misalnya, jika tingkat balasan Anda lebih rendah dari yang direncanakan, Anda tahu ada masalah dengan penargetan atau template email Anda. Di sisi lain, jika Anda mendapatkan banyak balasan, tetapi jumlah tautan dan pembagian yang rendah, ada kemungkinan bahwa cerita yang ingin Anda promosikan tidak cukup menarik untuk dibagikan oleh penerima Anda.
Semakin Anda menyempurnakan strategi berdasarkan data Anda, semakin sukses kampanye penjangkauan PR Anda berikutnya.
Kesimpulan
Penjangkauan PR bisa menjadi cara yang bagus untuk mendapatkan eksposur positif untuk bisnis Anda. Tapi itu tidak sesederhana mengirim beberapa email dan berharap yang terbaik. Anda harus memiliki strategi yang matang dan dijalankan dengan baik jika Anda ingin memaksimalkan hasil Anda.
Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam panduan ini, seperti hanya mencari target yang sangat relevan, mengirim email yang unik dan dipersonalisasi, ditambah selalu menindaklanjuti dan melacak metrik Anda untuk mengoptimalkan upaya Anda, Anda akan siap untuk menghasilkan hasil dari kampanye penjangkauan PR.
Jeremy adalah pendiri QuickMail.io, perusahaan SaaS yang memungkinkan percakapan pribadi dalam skala besar melalui otomatisasi – untuk penjangkauan keluar, prospek masuk, uji coba/onboarding, komunikasi pelanggan, dan banyak lagi. Sebelum mendirikan QuickMail, ia bekerja selama lebih dari 15 tahun sebagai pengembang di industri video game dan di bidang keuangan.