Panduan Singkat Untuk Membantu Kantor Anda Menjadi Tanpa Kertas [7 Alat]

Ada pergeseran dalam bisnis dan budaya tempat kerja dalam beberapa tahun terakhir. Pengusaha semakin mempromosikan perangkat lunak kantor tanpa kertas untuk memfasilitasi akses informasi yang cepat, nyaman, dan mudah.

Dengan jenis kantor ini, karyawan dapat mengerjakan jadwal mereka, dan informasi lebih mudah didistribusikan ke seluruh organisasi.

Dengan meningkatnya masalah lingkungan, bisnis menjadi lebih bergantung pada kantor tanpa kertas. Setiap tahun, rata-rata pekerja kantor menghasilkan lebih dari 2.000 pon limbah, menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh National Association of Office Product Suppliers (NAOP).

Terserah bisnis untuk meningkatkan upaya daur ulang mereka atau mengurangi jumlah limbah yang mereka hasilkan.

Anda dapat mempertimbangkan model kantor tanpa kertas jika perusahaan Anda mencari pendekatan berkelanjutan untuk mengurangi keluaran limbah. Ini menghilangkan kebutuhan akan dokumen tradisional seperti surat, laporan, dan faktur menggunakan perangkat lunak perkantoran tanpa kertas.

Memfotokopi dan menyortir tumpukan kertas dapat dihilangkan, menghemat waktu staf administrasi. Selain itu, bisnis dapat menghemat uang untuk mencetak dengan kantor tanpa kertas.

Mungkin tampak menakutkan untuk tidak menggunakan kertas di kantor Anda, tetapi itu tidak sesulit yang Anda pikirkan. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan dasar-dasar untuk tidak menggunakan kertas dan memberikan tips untuk memulai.

Langkah-langkah berikut akan membantu Anda mengatur kantor Anda dan membuatnya lebih efisien, membuat hidup Anda lebih mudah di tempat kerja.

Dampak Lingkungan Karena Kantor yang Berpusat pada Kertas

Kertas adalah bahan serbaguna yang telah digunakan selama berabad-abad. Ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari menulis dan mencetak hingga pengemasan dan isolasi. Dengan meningkatnya popularitas penggunaan kertas, penting untuk menyadari dampak limbah terhadap lingkungan.

Ini memiliki dampak lingkungan yang signifikan karena tingkat produksi dan konsumsinya yang tinggi. Bahkan, menurut Program Lingkungan Perserikatan Bangsa-Bangsa (UNEP), industri kertas adalah salah satu dari tiga industri paling merusak lingkungan di dunia.

Kantor yang berpusat pada kertas berkontribusi terhadap kerusakan lingkungan ketika platform digital menjadi normal baru.

Apa itu Kantor Tanpa Kertas?

Kantor tanpa kertas adalah tren populer dalam bisnis, di mana karyawan tidak diharuskan membawa dokumen apa pun. Dengan adanya paperless office, semua pekerjaan administrasi yang dulunya dilakukan di kantor kini dapat dilakukan secara elektronik.

Ini mengurangi penggunaan kertas dan memungkinkan karyawan untuk bekerja dari mana saja di dunia. Kantor tanpa kertas penting karena beberapa alasan, dan kemungkinan akan menjadi lebih populer di tahun-tahun mendatang.

Manfaat Kantor Tanpa Kertas

Bukan rahasia lagi bahwa teknologi terus berkembang. Lewatlah sudah hari-hari ketika kami harus mengocok kertas di sekitar kantor kami agar tetap teratur.

Perangkat lunak perkantoran tanpa kertas modern dapat dengan mudah menemukan pertanyaan dalam dokumen terbesar dalam hitungan detik. Itu sebabnya kantor bergerak menuju kantor tanpa kertas dengan perangkat lunak kantor tanpa kertas canggih saat ini, termasuk file digital dan catatan elektronik.

Berikut adalah beberapa manfaat mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk mengadopsi kantor tanpa kertas:

Meningkatkan Komunikasi

Tidak seperti dulu ketika karyawan harus menunggu berjam-jam agar dokumen tiba di kotak surat mereka, sekarang mereka dapat mengakses informasi secara instan saat mereka membutuhkannya melalui sistem digital. Ini berarti waktu respons yang lebih cepat terhadap permintaan pelanggan dan komunikasi yang lebih baik antara karyawan dan manajemen.

Mengurangi Biaya Energi

Kertas membutuhkan banyak energi untuk diproduksi dan dikirim, yang bertambah seiring waktu. Dengan menggunakan paperless, Anda dapat mengurangi konsumsi energi kantor Anda dengan menggunakan dokumen elektronik daripada dokumen fisik. Ini dapat memotong tagihan energi Anda menjadi setengah atau lebih.

Menghemat waktu

Ketika semuanya digital, tidak perlu menyalin dan menempelkan informasi dari satu dokumen ke dokumen lainnya.

Anda dapat dengan mudah mengakses informasi apa pun yang Anda butuhkan langsung dari kenyamanan meja Anda tanpa menghabiskan waktu ekstra untuk mencarinya. Ini menghemat waktu, mengurangi stres dan tekanan yang tidak perlu, dan membantu memastikan bahwa Anda tidak akan pernah melewatkan tenggat waktu yang kritis itu.

Mengurangi Limbah

Bagian besar dari pengurangan sampah adalah membatasi apa yang masuk ke tempat sampah. Dengan menjadi paperless, Anda dapat menghindari mencetak potongan kertas yang tak terhitung jumlahnya yang dibuang ke recycle bin.

Sebaliknya, simpan semua informasi secara digital di komputer Anda atau dalam file digital. Ini berarti lebih sedikit limbah dan lebih sedikit perjalanan ke pusat daur ulang.

Bagaimana Menerapkan Ide Kantor Tanpa Kertas Di Tempat Kerja?

Mengelola semua kertas yang Anda kumpulkan di dunia digital saat ini bisa jadi sulit. Namun, ketika Anda menerapkan lingkungan tanpa kertas, itu tidak hanya membuat bisnis Anda lebih efisien, tetapi juga membantu masalah seperti daur ulang dan penyimpanan. Berikut adalah beberapa cara untuk menjadi paperless untuk bisnis Anda:

#1. Gunakan Platform Penyimpanan Cloud

Transisi ke kantor tanpa kertas menjadi semakin populer, tetapi bukan tanpa tantangan. Salah satu tantangan terbesar adalah masih banyak karyawan yang mengandalkan dokumen kertas untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Ini berarti mereka memerlukan akses ke dokumen-dokumen ini di mana pun mereka berada, yang dapat menjadi masalah jika mereka jauh dari meja atau komputer mereka mogok.

Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan platform penyimpanan cloud. Platform ini memungkinkan karyawan untuk menyimpan dokumen mereka secara elektronik dan mengaksesnya dari perangkat apa pun. Ini menghilangkan kebutuhan mereka untuk membawa banyak dokumen kertas dan membuatnya lebih mudah untuk melacak semua yang mereka butuhkan.

Manfaat lain menggunakan platform ini adalah mereka dapat membantu Anda menghemat uang. Jika Anda menyimpan dokumen Anda secara elektronik, Anda tidak perlu membayar untuk ruang mereka di hard drive Anda. Ini sangat penting jika Anda memiliki banyak dokumen untuk disimpan.

Secara keseluruhan, menggunakan platform penyimpanan cloud adalah cara yang bagus untuk meningkatkan efisiensi kantor tanpa kertas Anda. Mereka menyediakan cara mudah bagi karyawan untuk mengakses dokumen mereka, yang meminimalkan waktu mereka mencari mereka.

#2. Menerapkan Alat Komunikasi Elektronik

Bukan rahasia lagi bahwa alat komunikasi elektronik menjadi semakin umum di tempat kerja saat ini. Pekerja kantor dari semua tingkatan menggunakan alat ini seperti email, Microsoft Office 365, atau Slack untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi limbah kertas.

Salah satu manfaat paling signifikan menggunakan alat ini adalah alat ini dapat membantu menghilangkan dokumen yang tidak perlu. Ini menghemat waktu dan energi serta mengurangi risiko kesalahan manusia.

Selain itu, alat komunikasi elektronik juga dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas di kantor. Dengan memungkinkan karyawan untuk berbagi file dan berkolaborasi dalam proyek secara real time, alat ini dapat meningkatkan efisiensi hingga 50%.

Perusahaan yang berhasil menerapkan alat ini telah meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan secara signifikan.

#3. Latih Karyawan Mengenai Perangkat Lunak Elektronik

Saat bisnis bergerak menuju tempat kerja tanpa kertas, karyawan harus dilatih dengan baik untuk menghindari potensi kecelakaan. Dengan melatih karyawan tentang cara bekerja tanpa kertas, Anda dapat yakin bahwa mereka dapat menangani file atau dokumen apa pun yang perlu disimpan secara elektronik.

Ini tidak hanya akan menghemat waktu dan uang bisnis Anda, tetapi juga akan membantu tim Anda tetap produktif dan aman saat bekerja di lingkungan tanpa kertas.

#4. Buat Ruang Kerja Elektronik

Kantor tanpa kertas menjadi semakin populer, bukan hanya karena lebih ramah lingkungan tetapi juga karena lebih baik untuk produktivitas karyawan Anda.

Menciptakan ruang kerja elektronik yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda memastikan bahwa semua orang di kantor Anda produktif dan dapat fokus pada pekerjaan mereka.

Perangkat lunak perkantoran tanpa kertas membuat penggunaan tanpa kertas menjadi lebih mudah

Melakukan secara manual setiap langkah yang terlibat dalam menciptakan ruang kerja tanpa kertas bisa menyebalkan.

Selain itu, mengelola nexus yang kompleks dari aplikasi yang berbeda adalah tugas. Berikut adalah beberapa perangkat lunak perkantoran tanpa kertas yang dibuat khusus untuk memungkinkan kantor bertransisi dengan mudah ke cara digital tanpa banyak pelatihan atau alokasi sumber daya.

Masuk Sekarang

Banyak orang yang akrab dengan metode tradisional berbasis kertas saat menandatangani dokumen. Namun, proses ini terkadang memakan waktu, dan tidak ada jaminan bahwa semua tanda tangan akan akurat.

Untungnya, alat online baru bernama Sign Now membuat proses tanpa kertas menjadi lebih mudah untuk menandatangani dokumen secara online.

Sign Now memungkinkan pengguna membuat tanda tangan digital menggunakan komputer atau perangkat seluler mereka. Setelah Anda menyelesaikan tanda tangan Anda, Anda dapat menyimpannya ke file atau membaginya dengan orang lain. Selain itu, Sign Now memberikan tip dan instruksi bermanfaat untuk memastikan tanda tangan Anda akurat dan terbaca.

Layanan ini gratis dan dapat diakses dari komputer manapun dengan akses internet. Dokumen dapat ditandatangani dari mana saja di seluruh dunia, dan tidak perlu mencetak atau mengirim faks dokumen.

Masukkan detail kertas, pilih jenis tanda tangan, lalu kirimkan formulir. Layanan akan secara otomatis membuat salinan digital dokumen dan mengirimkannya ke alamat email Anda.

Selain itu, alat ini dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti menandatangani dokumen secara online, menghasilkan kesepakatan, dan menegosiasikan kontrak. Singkatnya, jika Anda mencari cara mudah untuk menandatangani dokumen hukum Anda, Sign Now patut dicoba.

Pengisi Pdf

Anda akan menyukai pengisi PDF jika Anda seorang profesional yang sibuk dengan banyak dokumen untuk dikelola. Alat online ini memungkinkan Anda mengedit, membuat, dan mengelola dokumen dengan cepat dan mudah.

Isi kolom, klik kirim, dan perubahan Anda disimpan secara otomatis. Plus, jika Anda perlu mencetak salinan atau membagikannya dengan orang lain, pengisi PDF juga dapat membantu Anda melakukannya.

Ini adalah alat serbaguna yang dapat digunakan untuk mengubah PDF statis Anda menjadi pengalaman interaktif bagi pengirim dan penerima.

PDF Filler memiliki berbagai fitur yang menjadikannya pilihan ideal bagi orang-orang yang perlu memperbarui atau mengelola file mereka dengan cepat. Selain itu, ini juga bagus untuk orang yang perlu mengotomatiskan pembuatan dan pengisian dokumen PDF secara online.

Lihat alat terbaik untuk mengompres PDF [Online + Software].

Waktu Meja

Mengelola pekerjaan dan waktu pribadi itu sulit, tetapi jika Anda mencari aplikasi untuk membantu Anda dalam hal ini, maka DeskTime adalah alat yang sempurna.

Dengan aplikasi ini, Anda dapat dengan mudah melacak semua yang membutuhkan perhatian Anda dengan bantuan pelacak waktu otomatis. Baik itu jam yang dihabiskan untuk bekerja atau berapa lama Anda tertidur tadi malam, aplikasi ini memiliki semua lonceng dan peluit yang memudahkan Anda untuk mengatur jadwal Anda.

DeskTime adalah aplikasi utama untuk mengelola jadwal dan bisnis online Anda dengan sukses. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur untuk menjadikannya alat yang sempurna untuk manajemen waktu dan organisasi.

Aplikasi ini gratis untuk diunduh, dan tidak ada pembelian dalam aplikasi. Ini juga dapat digunakan untuk melacak waktu Anda sendiri dan waktu orang lain.

Anda juga dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengelola aktivitas bisnis online Anda, termasuk melacak angka penjualan dan pembaruan media sosial Anda. Pelacak waktu pamungkas ini adalah alat yang sempurna bagi siapa saja yang ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas mereka.

Unduh – Web | Android | iOS

Juro

Kompleksitas kontrak hukum cukup menakutkan, tetapi solusi digital seperti Juro sangat ideal untuk kasus seperti itu. Ini adalah alat otomatisasi kontrak hukum yang dapat membantu tim Anda merampingkan pembuatan, penandatanganan, dan pelacakan kontrak hukum.

Dengan mengotomatiskan tugas kontrak sehari-hari, Anda dapat menghemat waktu dan memastikan akurasi dalam pembuatan kontrak. Ini juga menyediakan antarmuka pengguna yang memudahkan semua orang di tim Anda untuk menggunakannya.

Ini membuat proses lebih lancar dan lebih mudah diakses oleh semua orang yang terlibat. Selain itu, Juro terintegrasi dengan beberapa program perangkat lunak legal yang populer, sehingga Anda dapat dengan mudah mengelola dan melacak kontrak Anda dari satu tempat.

Manfaat menggunakan Juro termasuk mengotomatisasi proses pembuatan kontrak, memantau dan melacak kepatuhan, dan mengotomatisasi negosiasi dan pemenuhan kontrak.

Ini juga menawarkan berbagai fitur untuk membantu bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam kontrak hukum mereka. Jadi, jika Anda sedang mencari cara untuk mengotomatisasi proses pembuatan kontrak Anda, tidak perlu mencari yang lain selain Juro.

Pusat file

Dengan bertambahnya jumlah file digital yang Anda miliki, mudah untuk menjadi kewalahan dengan jumlah data yang harus Anda kelola. Tetapi salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan menggunakan alat seperti Filecenter.

Dengan bantuan alat ini, Anda dapat dengan cepat mengatur dokumen Anda dan mengelola semua file digital Anda, membuatnya mudah ditemukan.

Filecenter adalah sistem manajemen file berbasis cloud yang memudahkan untuk mengakses, berbagi, dan berkolaborasi pada file dari perangkat atau lokasi mana pun. Anda dapat mengakses alat ini dari komputer manapun dengan koneksi internet.

Anda tidak memerlukan perangkat lunak atau perangkat keras khusus untuk menggunakan FileCenter. Cukup buka situs web dan mulailah mencari file yang Anda butuhkan. Anda juga dapat menggunakan alat ini untuk berbagi folder atau menyimpan file besar di cloud.

Jika Anda mencari cara sederhana untuk merampingkan alur kerja Anda dan membantu Anda tetap teratur, maka Filecenter adalah solusi yang tepat.

M-File

Jika Anda seperti kebanyakan pekerja pengetahuan, Anda selalu mencari cara untuk menjadi lebih produktif. Tetapi dengan masuknya informasi dan proyek baru yang konstan, mungkin sulit untuk mengikutinya. Di situlah M-Files masuk.

Platform manajemen dokumen berbasis metadata ini dirancang untuk membantu pekerja membuka potensi produktivitas mereka. Platform M-Files memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengakses dan berkolaborasi pada file dari perangkat atau komputer apa pun dengan menyediakan lokasi terpusat untuk semua dokumen Anda.

Selain itu, platform M-Files menawarkan kemampuan pencarian yang kuat yang memungkinkan Anda menemukan apa yang Anda cari dengan cepat dan mudah.

Salah satu hal terbaik tentang M-Files adalah mereka dapat membantu bisnis menumbuhkan keuntungan mereka. Meninjau dan membuat M-File memastikan bahwa semua data bisnis penting Anda diatur dan mudah diakses.

Ini membuat pelacakan kemajuan Anda dan tetap di atas keuangan Anda lebih mudah. Manfaat besar lain dari M-Files adalah bahwa mereka bersifat pribadi. Data bisnis Anda tidak tersedia secara publik untuk dilihat orang lain. Ini dapat melindungi reputasi bisnis Anda dan rahasia dagang yang berharga.

Cloudli

Faks virtualisasi kuat Cloudli melalui solusi IP memungkinkan Anda memvirtualisasikan operasi Anda sambil menjaga keamanan data penting.

Solusi mereka memungkinkan Anda membuat, mengelola, dan menerapkan mesin virtual di cloud dengan cepat dan mudah tanpa mengkhawatirkan infrastruktur yang diperlukan untuk mendukungnya.

Dengan Solusi Faks / IP Cloudli, Anda dapat mengirim dan menerima faks dengan aman di seluruh dunia tanpa memerlukan saluran faks atau mesin khusus.

Cloudli menawarkan beberapa manfaat untuk bisnis yang perlu memvirtualisasikan operasi mereka. Pertama, ini membantu mengkonsolidasikan infrastruktur Anda dan meningkatkan efisiensi dengan memungkinkan Anda menjalankan beberapa aplikasi pada satu server.

Ini menghemat waktu dan uang Anda, karena Anda tidak lagi harus membeli server terpisah untuk setiap aplikasi. Ini juga melindungi data Anda dengan memungkinkan Anda memvirtualisasikan server Anda.

Jika satu server gagal, yang lain akan terus berfungsi. Terakhir, Cloudli dapat membantu mengurangi biaya dengan mengotomatiskan komunikasi antara server dan klien Anda.

Kesimpulan

Kantor tanpa kertas menjadi semakin populer, bukan hanya karena manfaat lingkungan tetapi juga karena dapat menghemat banyak uang.

Dalam panduan ini, kami telah membahas cara-cara Anda dapat membantu kantor Anda menjadi tanpa kertas. Kami juga telah menyebutkan perangkat lunak tanpa kertas terbaik untuk membantu kantor Anda tanpa kertas dengan mudah.

Sekarang Anda dapat melihat solusi desktop virtual terbaik untuk individu dan bisnis.