Strategi paling sederhana dan paling hemat biaya untuk memastikan kesehatan keuangan jangka panjang organisasi Anda adalah memprioritaskan retensi donor. Jalin hubungan yang bermakna dengan pendukung Anda dan siapkan tim Anda untuk donasi yang lebih besar di masa mendatang dengan rencana pengelolaan donor yang kohesif.
Di bawah ini kami menguraikan lima langkah sederhana untuk meningkatkan strategi penatagunaan donor Anda dan menawarkan tip nyata tentang cara untuk menguasai interaksi berdampak yang beresonansi dengan audiens Anda.
Apa itu Penatalayanan Donor?
Penatagunaan donor adalah proses membangun hubungan yang lebih dalam secara progresif dengan pendukung Anda. Untuk melakukannya secara efektif, lembaga nonprofit Anda memerlukan rencana untuk berterima kasih, berkomunikasi, dan berinteraksi dengan setiap individu untuk memperkuat loyalitas mereka dari waktu ke waktu.
Rencana penatagunaan donor dapat membantu meningkatkan potensi retensi Anda dengan meningkatkan nilai umur setiap pendukung. Ketika Anda berinvestasi pada donor yang berinvestasi di organisasi Anda, Anda menunjukkan penghargaan Anda dengan cara yang paling berarti. Hubungan manusia itulah yang membuat komunitas Anda tetap terlibat dan bersemangat untuk kembali.
Dengan kata lain, fokus penatagunaan donor adalah membangun hubungan. Ketika Anda menjalankan rencana pengelolaan donor secara strategis, hasil alami dari upaya tersebut meningkatkan rasa memiliki donor Anda terhadap tujuan Anda. Itu pada akhirnya memperkuat hubungan mereka dengan misi Anda dan menegaskan kembali keinginan mereka untuk mendukung pekerjaan Anda.
Rencana 5 Langkah untuk Menguasai Penatalayanan Melalui Perjalanan Donor
Langkah 1: Segmentasikan donor Anda untuk menentukan strategi Anda
Kunci untuk penatalayanan yang efektif adalah mengetahui dengan siapa Anda berbicara. Merek-merek terkenal sering melakukan segmentasi audiens untuk memastikan setiap pesan pemasaran beresonansi dengan konsumen mereka. Lembaga nonprofit Anda dapat mengikuti jejak mereka dengan menentukan kategori donor untuk menyesuaikan komunikasi secara efektif dan memulai percakapan yang lebih bijaksana.
Setiap donor memiliki hubungan khusus dengan misi Anda. Dalam hal penatalayanan donor, pemahaman bahwa hubungan itu penting. Mulailah dengan memecah daftar donor Anda ke dalam kategori seperti:
- Donatur pertama kali
- Donor berulang
- Tingkat pemberian (donor tingkat rendah, tingkat menengah, atau besar)
- Frekuensi donasi
- Musim memberi
- Donor dari saluran akuisisi tertentu
Meskipun segmen ini mungkin tampak tingkat tinggi, mengetahui seberapa sering donor terlibat dengan tujuan Anda dan seberapa banyak mereka berkontribusi pada upaya Anda adalah indikator kuat tentang seberapa terhubung perasaan mereka dengan misi Anda.
Langkah 2: Identifikasi apa yang memotivasi donor Anda untuk memberi
Setelah Anda menentukan segmen, selami lebih dalam setiap daftar untuk mengidentifikasi area peluang. Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan reflektif, seperti:
- Acara, percakapan, atau seruan donasi apa yang memotivasi para donatur baru ini untuk memberi?
- Berapa banyak donor tingkat rendah dan menengah yang berpotensi menjadi donor utama?
- Liburan atau acara khusus apa yang paling menginspirasi para donatur kami?
- Berapa banyak donatur yang kami peroleh melalui setiap platform?
Lakukan survei email atau minta donatur untuk menjawab beberapa pertanyaan singkat setelah mereka mengirimkan donasi sebagai cara sederhana untuk mendapatkan wawasan tambahan. Jika tim Anda memiliki sumber daya untuk terhubung dengan pendukung secara langsung atau melalui penjangkauan yang disesuaikan, manfaatkan kesempatan untuk mendengar tentang pengalaman mereka secara langsung.
Ajukan pertanyaan seperti:
- Bagaimana Anda mendengar tentang lembaga nonprofit kami?
- Apakah ada hubungan pribadi yang Anda miliki dengan tujuan yang kami dukung?
- Manakah dari program kami yang menurut Anda paling Anda sukai?
- Seberapa sering Anda ingin menerima pembaruan dari tim kami?
- Apakah Anda pernah berdonasi ke organisasi lain sebelumnya? Jika pernah, seperti apa pengalaman Anda?
Dari sana, buat strategi Anda berdasarkan fase perjalanan donor yang sedang dilalui setiap individu saat ini. Tetapkan waktu yang disengaja untuk melakukan pertukaran yang bermakna di luar pesan terima kasih dan permohonan donasi. Menunjukkan kepada setiap donor bahwa Anda tertarik pada siapa mereka sebagai individu membuat mereka merasa dilihat dan dihargai.
Selain itu, informasi yang Anda peroleh dari setiap percakapan dapat memberikan jendela kecil ke dalam nilai-nilai, keyakinan, dan ciri-ciri kepribadian donor Anda. Berikut adalah daftar singkat cara untuk memelihara donor baru, transisi, dan utama:
Langkah 3: Tunjukkan dan rayakan dampak donor
Laporan Classy's Why America Gives 2021 menyatakan alasan utama para donor mempertimbangkan kembali pemberian adalah karena mereka tidak memahami dengan jelas dampak dari donasi mereka. Soroti solusi yang dimungkinkan oleh pendukung setia Anda. Dengan begitu, donor Anda yang sudah ada dan calon donor tahu seberapa besar perbedaan yang dibuat oleh kemurahan hati mereka.
Sorot donor di buletin Anda, posting media sosial, di situs web Anda, atau bahkan di spanduk di acara Anda berikutnya. Pastikan untuk memeriksa dengan donor terlebih dahulu untuk mengukur apakah mereka merasa nyaman dengan pengakuan publik atau tidak.
Berikan contoh nyata tentang bagaimana setiap dolar dibelanjakan. Sertakan angka, statistik, kutipan, dan visual untuk mengomunikasikan rasa terima kasih Anda. Anda dapat melakukan ini dalam bentuk:
- Laporan tahunan . Kirim laporan triwulanan, dua tahunan, atau tahunan yang merinci dampak program Anda. Dapatkan inspirasi dari lembaga nonprofit lain dan akses praktik terbaik untuk membuat laporan Anda di artikel kami, Laporan Tahunan Nonprofit Anda: 10 Hal yang Harus Disertakan Tahun Ini .
- Titik sentuh yang dipersonalisasi . Tunjukkan pada donatur bahwa Anda memikirkan mereka dan hargai keterlibatan mereka melalui email, surat, atau panggilan telepon. Unduh 13 Template Email Retensi Donor kami untuk memulai.
- Pembaruan tepat waktu . Kirim pembaruan yang relevan di luar komunikasi yang Anda rencanakan untuk menjaga agar donor tetap terhubung setiap saat dengan cara yang lebih organik.
Langkah 4: Perkenalkan donatur ke jaringan Anda yang diperluas
Kembangkan komunitas yang erat untuk memperdalam hubungan donor dengan jaringan nirlaba Anda. Semakin banyak persahabatan yang terjalin antara donatur Anda dengan sesama pendukung, semakin besar kemungkinan mereka akan kembali dari bulan ke bulan.
Tumbuhkan rasa kebersamaan melalui grup online, acara tatap muka dan hibrida, atau peluang sukarela. Mendorong pertemuan donor individu atau rehat kopi adalah cara lain yang bagus untuk meningkatkan persahabatan.
Karena kemungkinan beberapa donor tidak akan punya waktu di hari mereka untuk pertemuan terjadwal, sahabat pena atau program bimbingan dapat berfungsi sebagai solusi alternatif. Mencocokkan donor utama dengan donor baru atau transisi untuk kesempatan bertukar pikiran, tujuan, dan niat pada irama pilihan mereka.
Langkah 5: Ucapkan terima kasih kepada donor baru dan yang kembali dengan penjangkauan tepat waktu
Ungkapan terima kasih yang langsung dan tulus dapat menjadi pembeda antara mendapatkan seorang pendukung seumur hidup atau kehilangan seorang pendonor hanya setelah satu hadiah.
Di Classy, Anda dapat mengirim pesan terima kasih pribadi secara real time di dinding aktivitas Anda. Interaksi kecil namun bermakna ini dapat memicu perasaan positif bagi pendonor Anda dan memotivasi mereka untuk memberi lagi di masa mendatang.
Setelah pertukaran pertama Anda selesai, penting untuk menyusun strategi taktik penanaman donor mana yang paling masuk akal untuk donor baru versus donor yang kembali. Bagaimana Anda akan membuat kesan abadi ketika seorang donor memberi untuk pertama kalinya? Jika donor tertentu telah memberikan beberapa kali sebelumnya, bagaimana Anda akan memelihara hubungan yang ada untuk mempertahankan dan berpotensi meningkatkan ukuran hadiah mereka?
Tingkat pemberian adalah tempat yang baik untuk memulai ketika menentukan berapa banyak sumber daya yang akan didedikasikan untuk setiap donor individu. Berikut adalah beberapa saran:
Jadikan setiap interaksi tulus dan pribadi. Menyapa setiap orang dengan nama dan gelar pilihan mereka dan memperluas jangkauan melalui saluran mereka yang paling sering digunakan adalah cara yang bagus untuk menunjukkan bahwa Anda peduli.
Perbarui database donor Anda secara teratur untuk mencerminkan semua perkembangan donor baru atau laporan tentang percakapan terakhir. Mengawasi secara real-time di mana setiap individu duduk dalam perjalanan donor adalah bagian penting dalam menetapkan rencana penatagunaan donor yang paling efisien dan efektif.
Takeaways Penatalayanan Donor
Tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua untuk penatalayanan donor. Pikirkan tentang bagaimana Anda ingin disorot dan dipelihara sebagai donor jika peran dibalik. Meskipun tampaknya sulit untuk menyusun pesan yang sempurna, itu harus sesederhana memperlakukan orang lain sebagaimana Anda ingin diperlakukan.
Jadilah disengaja tentang setiap interaksi dan strategis dalam upaya penjangkauan Anda. Tetap terlibat dengan donor melalui komunikasi yang direncanakan dan tidak direncanakan untuk tetap diingat, seperti laporan tahunan atau rehat kopi singkat, dan ingatlah bahwa Andalah yang paling mengenal donor Anda.
Untuk inspirasi email agar donatur Anda terus datang kembali, unduh 13 Template Email Retensi Donor kami.
Diposting di Penggalangan Dana
13 Template Email Retensi Donor