إن الإستراتيجية الأبسط والأكثر فعالية من حيث التكلفة لضمان الصحة المالية طويلة الأجل لمؤسستك هي إعطاء الأولوية للاحتفاظ بالمانحين. أنشئ علاقات هادفة مع مؤيديك وقم بإعداد فريقك لتبرعات أكبر في المستقبل من خلال خطة متماسكة للإشراف على المانحين.
نوضح أدناه خمس خطوات بسيطة للارتقاء باستراتيجية الإشراف على الجهات المانحة ونقدم نصائح ملموسة حول طرق إتقان التفاعلات المؤثرة التي يتردد صداها مع جمهورك.
ما هي الوكالة المانحة؟
الإشراف على الجهات المانحة هو عملية بناء علاقات أعمق بشكل تدريجي مع مؤيديك. للقيام بذلك بشكل فعال ، تحتاج منظمتك غير الربحية إلى خطة لشكر كل فرد والتواصل معه والتفاعل معه لترسيخ ولائه بمرور الوقت.
يمكن لخطة الإشراف على الجهات المانحة أن تساعد في رفع مستوى إمكانات الاحتفاظ لديك عن طريق زيادة القيمة الدائمة لكل داعم. عندما تستثمر في المانحين الذين يستثمرون في مؤسستك ، فأنت تُظهر تقديرك بالطريقة الأكثر جدوى. هذا الاتصال البشري هو ما يبقي مجتمعك منخرطًا ومتحمسًا للعودة.
بعبارة أخرى ، ينصب تركيز رعاية المانحين على بناء العلاقات. عندما تقوم بتنفيذ خطة رعاية المانحين بشكل استراتيجي ، فإن النتائج الطبيعية لتلك الجهود تزيد من شعور المتبرعين بالانتماء إلى قضيتك. يؤدي ذلك في النهاية إلى تعزيز ارتباطهم بمهمتك ويعيد تأكيد رغبتهم في دعم عملك.
خطة من 5 خطوات لإتقان الإشراف من خلال رحلة المانحين
الخطوة 1: قسّم المتبرعين لتحديد استراتيجيتك
مفتاح الإشراف الفعال هو معرفة من تتحدث إليه. غالبًا ما تقوم أفضل العلامات التجارية بتقسيم الجمهور للتأكد من أن كل رسالة تسويقية تلقى صدى لدى المستهلكين. يمكن لمنظمتك غير الربحية أن تحذو حذوها من خلال تحديد فئات المانحين لتكييف الاتصالات بشكل فعال وبدء محادثات أكثر تفكيرًا.
كل متبرع له علاقة خاصة بمهمتك. عندما يتعلق الأمر بالإشراف على المانحين ، فإن فهم هذا الارتباط أمر ضروري. ابدأ بتقسيم قائمة المتبرعين إلى فئات مثل:
- المتبرعين لأول مرة
- المتبرعون المتكررون
- مستويات العطاء (منخفضة المستوى ، متوسطة المستوى ، مانحة رئيسية)
- عدد مرات التبرع
- موسمية العطاء
- الجهات المانحة من قنوات استحواذ محددة
على الرغم من أن هذه الأجزاء قد تبدو عالية المستوى ، فإن معرفة عدد المرات التي يتعامل فيها المتبرع مع قضيتك ومدى مساهمته في جهودك يعد مؤشرًا قويًا على مدى ارتباطهم بمهمتك.
الخطوة 2: حدد ما الذي يحفز المتبرعين على العطاء
بمجرد تحديد الشرائح الخاصة بك ، تعمق في كل قائمة لتحديد مجالات الفرص. ابدأ بطرح بعض الأسئلة العاكسة على نفسك ، مثل:
- ما هو الحدث أو المحادثة أو نداء التبرع الذي دفع هؤلاء المانحين الجدد إلى التبرع؟
- كم عدد المانحين من المستوى المنخفض والمتوسط الذين لديهم القدرة على أن يصبحوا مانحين رئيسيين؟
- ما هي العطلات أو الأحداث الخاصة التي يشعر المتبرعون بأنها مصدر إلهام أكبر؟
- كم عدد المتبرعين الذين نكتسبهم من خلال كل منصة؟
قم بإجراء استطلاع عبر البريد الإلكتروني أو حث المتبرعين على الإجابة عن بعض الأسئلة السريعة بعد تقديم تبرع كطريقة بسيطة لاكتساب نظرة ثاقبة إضافية. إذا كان لدى فريقك الموارد اللازمة للتواصل مع المؤيدين شخصيًا أو من خلال التوعية المخصصة ، فاستغل الفرصة لسماع خبرتهم بشكل مباشر.
اطرح أسئلة مثل:
- كيف سمعت عن منظمتنا غير الربحية؟
- هل هناك ارتباط شخصي بينك وبين القضية التي ندعمها؟
- أي من برامجنا تشعر بشغف أكبر حيالها؟
- كم مرة تريد تلقي تحديثات من فريقنا؟
- هل تبرعت لمنظمات أخرى في الماضي؟ إذا كان الأمر كذلك ما كانت تجربتك مثل؟
من هناك ، قم بإنشاء إستراتيجيتك بناءً على أي مرحلة من رحلة المتبرع يمر بها كل فرد حاليًا. حدد وقتًا مقصودًا لإجراء تبادلات هادفة خارج رسائل الشكر ونداءات التبرع. أظهر لكل متبرع أنك مهتم بهويتك كفرد يجعله يشعر بأنه مرئي ومُقدَّر.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن توفر المعلومات التي تكتسبها من كل محادثة نافذة صغيرة على قيم المتبرعين ومعتقداتهم وسماتهم الشخصية. فيما يلي قائمة سريعة بطرق رعاية مانحين جدد ، انتقاليين ، وكبار:
الخطوة 3: إظهار تأثير الجهات المانحة والاحتفال به
يشير تقرير Classy's Why America Gives 2021 إلى أن السبب الرئيسي وراء إعادة النظر في التبرع للمانحين هو أنهم لا يفهمون بوضوح تأثير تبرعهم. سلط الضوء على الحلول التي أتاحها أنصارك المخلصون. بهذه الطريقة ، يعرف المتبرعون الحاليون والمحتملون مدى الاختلاف الذي يحدثه كرمهم.
قم بتمييز المتبرعين في رسالتك الإخبارية أو منشورات وسائل التواصل الاجتماعي أو على موقع الويب الخاص بك أو حتى على لافتة في الحدث التالي. تأكد من مراجعة الجهات المانحة أولاً لمعرفة ما إذا كانوا مرتاحين للاعتراف العام أم لا.
قدم أمثلة ملموسة لكيفية إنفاق كل دولار. قم بتضمين الأرقام والإحصائيات والاقتباسات والمرئيات للتعبير عن امتنانك. يمكنك القيام بذلك في شكل:
- التقارير السنوية . أرسل تقريرًا فصليًا أو نصف سنويًا أو سنويًا يوضح بالتفصيل تأثير برنامجك. احصل على الإلهام من المنظمات غير الربحية الأخرى وتمتع بالوصول إلى أفضل الممارسات لإنشاء تقريرك في مقالتنا ، التقرير السنوي للمنظمات غير الربحية: 10 أشياء يجب تضمينها هذا العام .
- نقاط اتصال شخصية . أظهر للمانحين أنك تفكر فيهم وتقدر مشاركتهم من خلال البريد الإلكتروني أو الرسائل أو المكالمات الهاتفية. قم بتنزيل 13 نموذج بريد إلكتروني للاحتفاظ بالمتبرعين لتبدأ.
- التحديثات في الوقت المناسب . أرسل التحديثات ذات الصلة خارج الاتصالات المخطط لها لإبقاء المتبرعين في الحلقة في جميع الأوقات بطريقة أكثر طبيعية.
الخطوة 4: عرّف المتبرعين على شبكتك الموسعة
قم بتنمية مجتمع متماسك لتعميق اتصال المتبرعين بشبكتك غير الربحية. كلما زادت الصداقات التي أقامها المتبرعون مع زملائهم الداعمين ، زادت احتمالية عودتهم شهرًا بعد شهر.
عزز الشعور بالعمل الجماعي من خلال المجموعات عبر الإنترنت ، أو الأحداث الشخصية والمختلطة ، أو فرص التطوع. يعتبر تشجيع لقاءات المتبرعين الفرديين أو استراحات القهوة طريقة رائعة أخرى لتعزيز الصداقة الحميمة.
نظرًا لأنه من المحتمل ألا يكون لدى بعض المتبرعين وقت في يومهم لعقد لقاء مجدول ، يمكن أن يعمل صديق المراسلة أو برنامج التوجيه كحل بديل. قم بمطابقة المانحين الرئيسيين مع مانحين جدد أو انتقاليين للحصول على فرصة لتبادل الأفكار والأهداف والنوايا حول إيقاع من اختيارهم.
الخطوة 5: اشكر المانحين الجدد والعائدين من خلال التوعية في الوقت المناسب
قد يكون التعبير الفوري والصادق عن الشكر هو الفرق بين تأمين داعم مدى الحياة أو خسارة متبرع بعد هدية واحدة فقط.
في Classy ، يمكنك إرسال رسائل شكر شخصية في الوقت الفعلي على حائط نشاطك. يمكن أن يؤدي هذا التفاعل الصغير والهادف إلى إثارة مشاعر إيجابية لدى المتبرع وتحفيزهم على العطاء مرة أخرى في المستقبل.
بمجرد اكتمال التبادل الأول ، من المهم وضع إستراتيجية لأساليب زراعة المانحين الأكثر منطقية للمانحين الجدد مقابل المتبرعين العائدين. كيف سيكون لديك انطباع دائم عندما يعطي المتبرع لأول مرة؟ إذا كان متبرع معين قد قدم بالفعل عدة مرات من قبل ، فكيف يمكنك رعاية تلك العلاقة الحالية للاحتفاظ بحجم هديته وربما رفع مستواه؟
يعد إعطاء المستويات مكانًا جيدًا للبدء عند تحديد عدد الموارد التي يجب تخصيصها لكل متبرع فردي. وفيما يلي بعض الاقتراحات:
اجعل كل تفاعل صريحًا وشخصيًا. يُعد الترحيب بكل شخص من خلال اسمه المفضل ولقبه وتوسيع نطاق الوصول عبر القناة الأكثر استخدامًا طريقة رائعة لإظهار اهتمامك.
قم بتحديث قاعدة بيانات المتبرعين بانتظام لتعكس جميع التطورات الجديدة للمانحين أو الإبلاغ عن المحادثات الأخيرة. يعد الاحتفاظ بعلامات تبويب في الوقت الفعلي حول مكان جلوس كل فرد في رحلة المانحين جزءًا مهمًا في وضع خطة الإشراف على المانحين الأكثر كفاءة وفعالية.
الوجبات الجاهزة للإشراف على الجهات المانحة
لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع للإشراف على الجهات المانحة. فكر في الطريقة التي ترغب في إبرازها ورعايتك كمانح إذا تم عكس الأدوار. على الرغم من أنه قد يبدو من الصعب صياغة الرسالة المثالية ، إلا أنها يجب أن تكون بسيطة مثل معاملة الآخرين بالطريقة التي ترغب في أن يعاملوك بها.
كن مقصودًا بشأن كل تفاعل واستراتيجي في جهود التوعية الخاصة بك. استمر في المشاركة مع المانحين من خلال الاتصالات المخططة وغير المخطط لها لتبقى في صدارة اهتماماتك ، مثل تقرير سنوي أو استراحة سريعة لتناول القهوة ، وتذكر أنك تعرف المانحين بشكل أفضل.
لإلهام البريد الإلكتروني للحفاظ على عودة المتبرعين مرارًا وتكرارًا ، قم بتنزيل 13 نموذج بريد إلكتروني للاحتفاظ بالمتبرعين.
شارك في جمع التبرعات
13 قوالب بريد إلكتروني للاحتفاظ بالمانحين