Najprostszą i najbardziej opłacalną strategią zapewniającą długoterminową kondycję finansową organizacji jest nadanie priorytetu zatrzymaniu darczyńców. Nawiąż znaczące relacje ze swoimi zwolennikami i przygotuj swój zespół na większe darowizny w przyszłości dzięki spójnemu planowi zarządzania darczyńcami.
Poniżej przedstawiamy pięć prostych kroków, aby podnieść strategię zarządzania darczyńcami i przedstawiamy namacalne wskazówki dotyczące sposobów opanowania wpływowych interakcji, które przemawiają do odbiorców.
Co to jest zarządzanie dawcami?
Zarządzanie darczyńcami to proces stopniowego budowania głębszych relacji z osobami wspierającymi. Aby robić to skutecznie, Twoja organizacja non-profit potrzebuje planu podziękowania, komunikowania się i interakcji z każdą osobą, aby z czasem wzmocnić ich lojalność.
Plan zarządzania darczyńcami może pomóc w zwiększeniu potencjału retencji, zwiększając wartość życiową każdego wspierającego. Kiedy inwestujesz w darczyńców, którzy inwestują w Twoją organizację, okazujesz swoje uznanie w najbardziej znaczący sposób. To ludzkie połączenie jest tym, co sprawia, że Twoja społeczność jest zaangażowana i podekscytowana powrotem.
Innymi słowy, zarządzanie dawcami koncentruje się na budowaniu relacji. Kiedy realizujesz strategicznie plan zarządzania darczyńcami, naturalne wyniki tych wysiłków zwiększają poczucie przynależności darczyńców do Twojej sprawy. To ostatecznie wzmacnia ich związek z twoją misją i potwierdza ich chęć wspierania twojej pracy.
5-stopniowy plan opanowania zarządzania poprzez podróż darczyńców
Krok 1: Podziel swoich darczyńców, aby zdefiniować swoją strategię
Kluczem do skutecznego zarządzania jest wiedza, z kim rozmawiasz. Najlepsze marki często dokonują segmentacji odbiorców, aby upewnić się, że każdy komunikat marketingowy rezonuje z ich konsumentami. Twoja organizacja non-profit może podążać za ich przykładem, definiując kategorie darczyńców, aby skutecznie dostosowywać komunikację i inicjować bardziej przemyślane rozmowy.
Każdy darczyńca ma szczególny związek z Twoją misją. Jeśli chodzi o zarządzanie dawcami, zrozumienie tego połączenia jest niezbędne. Zacznij od podzielenia listy darczyńców na kategorie, takie jak:
- Dawcy po raz pierwszy
- Powracający darczyńcy
- Poziomy dawania (niski, średni lub główni darczyńcy)
- Częstotliwość darowizn
- Sezonowość dawania
- Darczyńcy z określonych kanałów pozyskiwania
Chociaż te segmenty mogą wydawać się na wysokim poziomie, wiedza o tym, jak często dawca angażuje się w twoją sprawę i jak bardzo przyczynia się do twoich wysiłków, jest silnym wskaźnikiem tego, jak bardzo jest związany z twoją misją.
Krok 2: Zidentyfikuj, co motywuje darczyńców do dawania
Po zdefiniowaniu segmentów zagłęb się głębiej w każdą listę, aby zidentyfikować obszary możliwości. Zacznij od zadania sobie kilku refleksyjnych pytań, takich jak:
- Jakie konkretne wydarzenie, rozmowa lub apel o darowiznę zmotywowało tych nowych darczyńców do ofiarowania?
- Ilu darczyńców niskiego i średniego szczebla ma potencjał, aby stać się głównymi darczyńcami?
- Jakie święta lub specjalne wydarzenia najbardziej inspirują naszych darczyńców?
- Ilu darczyńców pozyskujemy za pośrednictwem każdej platformy?
Przeprowadź ankietę e-mailową lub poproś darczyńców, aby odpowiedzieli na kilka krótkich pytań po przesłaniu darowizny, co jest prostym sposobem na uzyskanie dodatkowych informacji. Jeśli Twój zespół ma zasoby, aby nawiązać kontakt z kibicami osobiście lub poprzez spersonalizowany kontakt, skorzystaj z okazji, aby usłyszeć o ich doświadczeniach z pierwszej ręki.
Zadawaj pytania takie jak:
- Jak dowiedziałeś się o naszej organizacji non-profit?
- Czy masz jakiś osobisty związek ze sprawą, którą wspieramy?
- Który z naszych programów pasjonuje Cię najbardziej?
- Jak często chcesz otrzymywać aktualizacje od naszego zespołu?
- Czy w przeszłości przekazałeś darowizny innym organizacjom? Jeśli tak, jakie było Twoje doświadczenie?
Następnie stwórz swoją strategię w oparciu o fazę podróży darczyńcy, w której aktualnie znajduje się każda osoba. Ustal celowy czas na przeprowadzenie konstruktywnej wymiany poza wiadomościami z podziękowaniami i apelami o darowizny. Pokazanie każdemu dawcy, że interesujesz się tym, kim jest jako jednostka, sprawia, że czuje się widziany i doceniany.
Ponadto informacje, które uzyskasz z każdej rozmowy, mogą dać mały wgląd w wartości, przekonania i cechy osobowości twoich darczyńców. Oto krótka lista sposobów wspierania nowych, przejściowych i głównych darczyńców:
Krok 3: Zademonstruj i świętuj wpływ darczyńców
Raport Classy's Why America Gives 2021 stwierdza, że głównym powodem, dla którego darczyńcy ponownie rozważają darowiznę, jest to, że nie rozumieją jasno wpływu swojej darowizny. Rzuć światło na rozwiązania, które umożliwili Twoi lojalni zwolennicy. W ten sposób Twoi obecni i potencjalni darczyńcy wiedzą, jak wielką różnicę robi ich hojność.
Wyróżnij darczyńców w swoim biuletynie, postach w mediach społecznościowych, na swojej stronie internetowej, a nawet na banerze podczas następnego wydarzenia. Pamiętaj, aby najpierw skontaktować się z darczyńcami, aby ocenić, czy nie podoba im się publiczne uznanie.
Podaj namacalne przykłady tego, jak wydano każdy dolar. Dołącz liczby, statystyki, cytaty i wizualizacje, aby wyrazić swoją wdzięczność. Możesz to zrobić w formie:
- Sprawozdania roczne . Wysyłaj kwartalne, półroczne lub roczne raporty, które szczegółowo opisują wpływ Twojego programu. Uzyskaj inspirację od innych organizacji non-profit i zapoznaj się ze sprawdzonymi metodami tworzenia raportu w naszym artykule Twój roczny raport organizacji non-profit: 10 rzeczy, które należy uwzględnić w tym roku .
- Spersonalizowane punkty kontaktu . Pokaż darczyńcom, że myślisz o nich i doceń ich zaangażowanie poprzez e-maile, listy lub telefony. Pobierz 13 szablonów wiadomości e-mail dotyczących retencji dawców , aby rozpocząć.
- Aktualizacje na czas . Wysyłaj odpowiednie aktualizacje poza planowaną komunikacją, aby informować dawców przez cały czas w bardziej organiczny sposób.
Krok 4: Wprowadź darczyńców do swojej rozszerzonej sieci
Buduj zwartą społeczność, aby pogłębić więź darczyńców z Twoją siecią non-profit. Im więcej przyjaźni Twoi darczyńcy nawiążą z innymi wspierającymi, tym większe prawdopodobieństwo, że będą wracać miesiąc po miesiącu.
Buduj poczucie wspólnoty poprzez grupy internetowe, wydarzenia osobiste i hybrydowe lub możliwości wolontariatu. Zachęcanie do spotkań indywidualnych darczyńców lub przerw na kawę to kolejny świetny sposób na zwiększenie koleżeństwa.
Ponieważ jest prawdopodobne, że niektórzy darczyńcy nie będą mieli czasu na zaplanowane spotkanie, alternatywnym rozwiązaniem może być program korespondencyjny lub program mentorski. Połącz głównych dawców z nowymi lub przejściowymi dawcami, aby mieć możliwość wymiany myśli, celów i intencji w wybranej przez siebie kadencji.
Krok 5: Podziękuj nowym i powracającym darczyńcom w odpowiednim czasie
Natychmiastowe, szczere podziękowanie może stanowić różnicę między pozyskaniem osoby wspierającej przez całe życie a utratą dawcy już po jednym podarunku.
W Classy możesz wysyłać osobiste podziękowania w czasie rzeczywistym na swojej tablicy aktywności. Ta niewielka, ale znacząca interakcja może wywołać pozytywne uczucia u dawcy i zmotywować go do ponownego dawania w przyszłości.
Po zakończeniu pierwszej wymiany ważne jest, aby ustalić, która taktyka hodowli dawców jest najbardziej sensowna dla nowych dawców w porównaniu do dawców powracających. Jak zrobisz trwałe wrażenie, gdy dawca odda po raz pierwszy? Jeśli dany darczyńca ofiarował już kilka razy wcześniej, w jaki sposób będziesz pielęgnować tę istniejącą relację, aby zachować i potencjalnie zwiększyć wielkość swojego prezentu?
Poziomy dawania są dobrym punktem wyjścia przy określaniu, ile zasobów należy przeznaczyć na każdego darczyńcę z osobna. Oto kilka sugestii:
Spraw, aby każda interakcja była szczera i osobista. Powitanie każdej osoby preferowanym imieniem i tytułem oraz rozszerzenie zasięgu za pośrednictwem najczęściej używanego kanału to świetny sposób na pokazanie, że Ci zależy.
Regularnie aktualizuj swoją bazę danych dawców, aby odzwierciedlić wszystkie nowe zmiany w dawców lub zgłoś ostatnie rozmowy. Utrzymywanie zakładek w czasie rzeczywistym na temat miejsca, w którym znajduje się każda osoba podczas podróży dawcy, jest kluczowym elementem w ustalaniu najbardziej wydajnego i efektywnego planu zarządzania dawcami.
Dania na wynos w zakresie zarządzania dawcami
Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do zarządzania darczyńcami. Zastanów się, jak chciałbyś być wyróżniony i pielęgnowany jako dawca, gdyby role się odwróciły. Chociaż tworzenie idealnego przekazu może wydawać się przytłaczające, powinno to być tak proste, jak traktowanie innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany.
Traktuj każdą interakcję świadomie i strategicznie w swoich działaniach informacyjnych. Pozostań w kontakcie z darczyńcami za pomocą planowanych i nieplanowanych komunikatów, aby mieć na uwadze, jak raport roczny lub szybka przerwa na kawę, i pamiętaj, że najlepiej znasz swoich darczyńców.
Aby uzyskać inspirację e-mailową, aby Twoi darczyńcy wracali wielokrotnie, pobierz nasze 13 szablonów wiadomości e-mail dotyczących retencji dawców.
Opublikowany w Zbieranie funduszy
13 szablonów wiadomości e-mail dotyczących zatrzymania dawców