10 Cara Cerdas Memberikan Layanan Pelanggan yang Proaktif Tanpa Tantangan Apapun

Menawarkan layanan pelanggan proaktif tanpa batas harus menjadi salah satu prioritas utama perusahaan. Layanan pelanggan yang sangat baik sangat penting untuk mempertahankan basis pelanggan yang andal dan membuat bisnis Anda lebih dapat dipercaya. Pentingnya layanan pelanggan yang memuaskan dapat dianalisis dengan fakta bahwa banyak bisnis di AS kehilangan sejumlah besar pelanggan karena layanan pelanggan yang buruk.

Nah, Anda mungkin berpikir bahwa Anda sedang berupaya menawarkan layanan pelanggan yang sangat baik; tetapi faktanya adalah setiap departemen di perusahaan Anda harus berfokus pada penyediaan layanan pelanggan yang mulus. Ketika dipraktekkan dalam jangka panjang, pelanggan yang senang berubah menjadi pelanggan setia.

Ada kalanya perusahaan lebih suka meluncurkan produk kelas atas dengan harga yang pantas. Ini memberi mereka keunggulan kompetitif di pasar. Selain itu, Anda perlu menawarkan layanan pelanggan yang luar biasa untuk tetap unggul dalam persaingan. Ini berarti bahwa bisnis tidak dapat begitu saja mengabaikan fakta bahwa layanan pelanggan yang luar biasa adalah elemen utama dalam setiap bisnis.

Tempatkan Diri Anda pada Posisi Audiens

Untuk melayani pelanggan Anda dengan sebaik-baiknya, sangat penting untuk mengetahui siapa mereka. Sebagai sebuah bisnis, jika Anda bertujuan untuk menawarkan produk terbaik, Anda perlu mengetahui kebutuhan dan minat pelanggan Anda. Apa yang mereka harapkan dan bagaimana Anda dapat memenuhi permintaan mereka? Semakin Anda mengenal audiens Anda, semakin baik Anda dapat melayani mereka.

Sumber Gambar: StarHub.

Dalam hal ini, saluran media sosial dapat menjadi sumber informasi yang kuat tentang pelanggan potensial Anda. Anda juga akan tahu apa yang dikatakan orang tentang merek Anda di platform ini. Alih-alih menanyakan masalah mereka, Anda dapat mengidentifikasi masalah tersebut melalui komentar mereka terhadap postingan media sosial Anda. Anda juga dapat menentukan kualitas layanan yang mereka inginkan dari Anda dan layanan bisnis mana yang paling menarik bagi mereka.

 Direkomendasikan untuk Anda: Bagaimana Bantuan Microsoft Dynamics 365 untuk Customer Engagement?

Bangun Tim yang Tepat

Karena Anda bersedia menawarkan layanan pelanggan yang proaktif, pertama-tama Anda harus merekrut tim yang tepat untuk pekerjaan ini. Anda perlu melakukan pelatihan yang tepat; ajari anggota tim cara menangani masalah pelanggan dan cara menyadarkan mereka tentang masalah yang mungkin mereka hadapi.

Tim layanan pelanggan yang ideal menangani permintaan pelanggan secara efisien. Ini dapat menghemat waktu pelanggan karena mereka tidak perlu menelepon lagi dan lagi.

Sumber Gambar: HubSpot.

Kumpulkan Umpan Balik Pelanggan

Untuk memberikan layanan pelanggan yang mulus, Anda harus terlebih dahulu mengetahui apa masalah pelanggan Anda. Anda dapat mengetahuinya dengan meminta umpan balik pada setiap pembelian. Umpan balik pelanggan akan memberi tahu Anda apa kelemahan Anda dan bagaimana Anda dapat melakukan perbaikan.

Ini dapat membawa peningkatan substansial dalam kualitas produk Anda. Akibatnya, perusahaan Anda harus berurusan dengan lebih sedikit permintaan pelanggan, dan bisnis Anda akan mendapatkan lebih banyak eksposur.

• Anda dapat mengintegrasikan bagian komentar bersama dengan setiap produk yang terdaftar jika Anda telah mengintegrasikan produk Anda di situs web bisnis Anda.
• Anda dapat meluncurkan survei pelanggan untuk meminta pendapat umum tentang produk Anda.
• Hubungi orang-orang yang telah membeli dari Anda melalui saluran media sosial.
• Lacak kueri pelanggan; Identifikasi masalah paling umum yang harus dihadapi banyak pelanggan Anda.

Sumber Gambar: Quora.

Dengarkan Apa Kata Pelanggan Online

Saat ini mayoritas audiens cenderung mengetahui tentang merek tertentu melalui media digital. Demikian pula, setelah melakukan pembelian, banyak yang memposting ulasan mereka secara online tentang kualitas dan fitur produk tertentu. Juga, jika bisnis Anda hadir secara online dalam bentuk halaman bisnis di saluran media sosial, Anda akan menemukan banyak komentar dan pesan pelanggan di mana mereka seharusnya menangani masalah mereka. Banyak pelanggan potensial akan mencoba menghubungi Anda untuk mengetahui lebih banyak tentang merek Anda.

Pastikan Anda telah mengintegrasikan bagian komentar dan ulasan di situs web Anda sehingga Anda dapat mendengar apa yang dikatakan pelanggan tentang bisnis Anda. Banyak pelanggan potensial membuat keputusan pembelian dengan melihat ulasan pelanggan dan kesaksian dari pelanggan yang telah menggunakan produk tertentu atau memanfaatkan layanan tertentu.

 Anda mungkin menyukai: 9 Cara Bisnis eCommerce Dapat Mengatasi Masalah Privasi Pelanggan.

Mulai Sistem Hadiah

Jika Anda sedang dalam perjalanan menciptakan komunitas pelanggan setia, cobalah untuk memulai sistem penghargaan pelanggan. Berita gembira tambahan, bersama dengan setiap pembelian, menawarkan kepuasan ekstra yang membangun jalan menuju loyalitas pelanggan.

Saat ini, membangun hubungan dengan pelanggan Anda sangat penting untuk merek, dan penghargaan kepada pelanggan setia menciptakan interaksi positif dengan pelanggan dan memperkuat hubungan. Diskon, penawaran, dan penawaran adalah pemicu emosional yang membantu mempertahankan pelanggan maksimum pada merek Anda.

Sistem rujukan teman adalah salah satu program inisiatif pelanggan terbaik yang dapat Anda integrasikan ke dalam situs web bisnis Anda. Pengguna akan diberi bonus dengan mengundang teman dan anggota keluarga ke merek Anda. Semakin banyak orang tertarik pada bisnis Anda melalui sistem rujukan ini, semakin banyak hadiah yang akan mereka terima. Bisnis Anda dapat memperoleh keunggulan kompetitif di pasar ketika Anda menawarkan manfaat tambahan bersama dengan produk atau layanan Anda.

Terus Bekerja pada Perbaikan

Sebaiknya sampaikan dan informasikan masalah yang berkaitan dengan produk Anda sebelum pelanggan mengetahuinya. Beri tahu pelanggan Anda bagaimana Anda akan melakukan perbaikan dan prosedur apa yang perlu mereka ikuti untuk mengatasinya.

Interaksi dengan pelanggan Anda sangat penting untuk mengetahui bahwa Anda mengetahui masalahnya, dan Anda berupaya membuat produk Anda lebih baik. Jelas bahwa jika produk Anda tidak berfungsi sebagaimana mestinya, maka Anda akan dibombardir dengan keluhan besar-besaran.

Mengidentifikasi masalah lebih awal dan menawarkan permintaan maaf kepada pelanggan yang menghadapi masalah tersebut dapat menekan kemarahan pelanggan Anda yang telah membeli produk tertentu. Bersamaan dengan semua itu, Anda bisa bertanya kepada pelanggan apakah mereka ingin mengganti produk dengan yang dimodifikasi atau bersedia mendapatkan pengembalian uang. Beri tahu mereka bahwa Anda sedang bekerja untuk menyelesaikan masalah dan memastikan bahwa masalah tersebut tidak akan mengganggu mereka lagi. Pastikan Anda telah memberi mereka detail kontak Anda.

Buat Bagian FAQ

Banyak pelanggan potensial tidak suka menghubungi layanan pelanggan tertentu untuk mengetahui tentang bisnis mereka dan produk yang mereka tawarkan. Demikian pula, sebagian besar pelanggan lama yang menghadapi masalah tidak mau menghabiskan waktu menelepon layanan pelanggan.

Cara ideal untuk memberikan solusi cepat untuk masalah pelanggan adalah dengan membuat bagian FAQ di situs web bisnis Anda di mana jawaban atas pertanyaan pelanggan yang paling umum harus ditentukan. Anda dapat mengetahui apa yang menjadi perhatian umum sebagian besar pelanggan Anda dengan melacak data panggilan dukungan pelanggan Anda.

Anda dapat membuat daftar pertanyaan beserta jawabannya dalam berbagai kategori untuk memudahkan pelanggan Anda.

Sumber Gambar: Jurnal Mesin Pencari.

Catat Setiap Interaksi Pelanggan

Sebagai manajer bisnis, Anda perlu memantau interaksi pelanggan dengan bisnis Anda. Apa yang diminta pelanggan, masalah apa yang dia hadapi, dan bagaimana agen layanan pelanggan Anda menangani pertanyaan tersebut? Anda harus menyimpan catatan permintaan pelanggan.

Anda mungkin menghadapi banyak sekali keluhan pada satu waktu, dan mungkin ada satu masalah yang mengganggu komunitas besar pelanggan Anda. Jadi, idealnya, jika Anda memiliki catatan semua keluhan tersebut, Anda dapat menyelesaikan semua keluhan serupa secara efisien sekaligus.

Mengapa Layanan Pelanggan Proaktif itu Penting

Pelanggan sangat khawatir tentang bagaimana mereka akan diperlakukan dalam menghubungi layanan pelanggan dari bisnis tertentu. Nilai yang akan Anda berikan kepada mereka akan bermanfaat dalam banyak hal karena banyak dari pelanggan ini dapat berubah menjadi pelanggan setia, dan kebanyakan dari mereka akan menjadi pendukung merek Anda yang dapat memasarkan produk Anda ke teman dan anggota keluarga mereka.

Sumber Gambar: Yakinkan & Konversi.

Mereka akan berbagi pengalaman yang mereka miliki dengan bisnis Anda, dan pada akhirnya, banyak yang akan menghubungi dan memilih Anda daripada orang lain. Perhatian dan nilai khusus dapat diingat dan dipanggil kembali setelah jangka waktu yang lama.

Jadikan Informasi Mudah Diakses

Sekarang pelanggan ingin tahu segalanya tentang produk yang siap mereka beli atau layanan yang ingin mereka manfaatkan. Jadi, sangat penting bagi merek untuk memanifestasikan informasi, terutama di situs web mereka. Ketika Anda memudahkan pelanggan untuk mengakses informasi, mereka tidak perlu waktu lama untuk terlibat dengan domain bisnis.

 Anda mungkin juga menyukai: Cara Anda Dapat Menggunakan Chatbots untuk Menjadi Menarik bagi Pelanggan.

Kesimpulan

Layanan pelanggan yang proaktif adalah alat pemasaran yang sangat kuat dan sangat penting bagi bisnis apa pun untuk mengembangkan bisnis dengan sangat cepat. Pada akhirnya, Anda akan merasa lebih puas ketika mengetahui bahwa Anda memberikan layanan pelanggan yang mulus kepada pelanggan Anda. Pelanggan yang bahagia nantinya dapat menjadi advokat merek Anda dan dapat tertarik pada pelanggan potensial baru menuju bisnis Anda. Cobalah mencari cara baru untuk mendekati pelanggan Anda dan selesaikan masalah mereka sebelumnya. Apakah Anda bertanya seberapa puas mereka dengan layanan pelanggan dan apa yang mereka rekomendasikan untuk membawa lebih banyak perbaikan?

 Artikel ini ditulis oleh Basim Butt. Basim adalah konsultan pemasaran & e-commerce digital di FME Extensions, desain web terkemuka, dan agensi pengembangan. Dia mengelola pemasaran digital dari semua ekstensi yang dikembangkan oleh FME. Selain itu, ia suka mengungkapkan pemikiran dan pengalamannya dalam bentuk tulisan. Anda dapat menemukannya di LinkedIn.