Comment gérer une équipe à distance + Meilleures applications pour les équipes à distance

Alors que le travail à distance est un nouveau mode de vie pour de nombreuses entreprises en ce moment, il n'en a pas toujours été ainsi. De nombreuses entreprises sont passées au travail à distance il y a longtemps, et certaines maintiennent un équilibre entre le travail à distance et en personne depuis un certain temps. Toutes les industries ne se prêtent pas bien à avoir des employés à distance, mais si la vôtre le fait, ou si vous trouvez que votre équipe travaille à distance au moins pour le moment, nous pouvons vous aider.

Nous sommes une équipe 100% distante et nous l'avons toujours été, nous avons donc nos propres expériences à offrir dans cet article, mais nous avons également rassemblé quelques astuces, conseils et pratiques que d'autres entreprises distantes utilisent pour gérer leurs équipes distantes. vous n'avez pas seulement à nous croire sur parole !

De plus, à la fin de cet article, nous répertorions nos applications préférées que nous utilisons pour exécuter et gérer une équipe à distance, donc si vous n'en avez pas entendu parler et qu'elles semblent convenir à votre entreprise, vous pouvez essayer les sortir aussi !

Entrons dans les stratégies que vous pouvez utiliser pour gérer une équipe à distance.

Comment gérer une équipe à distance

Tout d'abord, n'oubliez pas qu'en tant que manager, vous êtes l'entraîneur et le leader de l'équipe. Vous devriez déjà avoir toutes les bonnes personnes aux bons postes pour constituer une équipe bien équilibrée et il vous suffit de les guider et de les motiver jusqu'à l'objectif final. Vous ne jouez pas leur position pour eux, vous donnez simplement à chaque personne les outils dont elle a besoin - à distance ou non - pour jouer sa position et apporter la victoire à l'équipe dans son ensemble.

Encourager la collaboration

L'un des aspects les plus difficiles des équipes distantes est l'éloignement réel de tout cela. Il peut être difficile de travailler en équipe lorsque vous n'êtes pas tous dans la même pièce, vous devez donc faire des efforts pour créer des environnements de travail collaboratifs même lorsque vous n'êtes pas physiquement dans le même espace les uns que les autres.

Cela peut être fait de différentes manières, selon le type de travail que vous et votre équipe effectuez, mais voici quelques exemples :

• Avoir des appels d'équipe de groupe pour que tout le monde se rencontre en face à face, même si c'est à travers un écran
• Utiliser des documents collaboratifs auxquels plusieurs personnes peuvent accéder afin que votre équipe puisse modifier, commenter, ajouter des idées et suggérer de nouvelles choses
• Organisez des sessions de remue-méninges, que ce soit lors de réunions virtuelles en face-à-face, lors de réunions audio uniquement ou même dans des forums écrits où les membres de l'équipe peuvent cracher et échanger des idées les uns sur les autres
• Envoi de maquettes numériques, de captures d'écran ou d'images que les membres de l'équipe peuvent annoter et annoter numériquement (retrouvez notre recommandation d'application à la fin de cet article !)
• Partage de vidéos ou d'enregistrements de partage d'écran que les membres de l'équipe peuvent consulter et commenter

L'objectif est de créer un environnement de bureau dans le sens où vous avez un groupe de personnes travaillant ensemble, communiquant facilement et rebondissant les unes sur les autres afin que vous puissiez non seulement grandir en tant qu'entreprise, mais aussi en tant qu'équipe. Les équipes qui travaillent mieux ensemble travaillent mieux, et encourager la collaboration est un moyen de créer un environnement convivial, même si les membres ne sont pas dans le même espace de bureau.

Ne faites pas de microgestion : faites confiance à vos employés

Il s'agit d'un style de gestion dans lequel certains dirigeants peuvent tomber, en particulier lorsqu'ils dirigent une équipe à distance, qui peut entraîner la chute de leur équipe, alors ne microgérez pas . Pourquoi? La microgestion peut être démoralisante.

Si vous insistez pour que les employés s'enregistrent constamment ou qu'un logiciel de surveillance soit installé sur leurs ordinateurs, cela risque de les démoraliser et même de les aliéner.

Il peut être particulièrement tentant d'emprunter cette voie si vous avez l'habitude de gérer votre équipe dans un bureau toute la journée, de voir ce qu'ils font et d'obtenir des rapports directs de leur part de manière cohérente, mais comprenez que le travail à distance est différent.

Le travail à distance est différent du travail traditionnel de 9 à 5 en ce sens qu'il n'y a généralement pas d'heures de travail fixes. Il peut y avoir des heures de bureau définies (les heures pendant lesquelles les membres de l'équipe sont censés être joignables par les autres membres de l'équipe) et ces heures de bureau peuvent se situer autour des heures normales de 9h à 17h, mais les heures de travail pour les employés distants ne ressemblent pas toujours à 9h. 5, et ils ne devraient pas non plus.

Automattic, la société mère de WordPress, a la bonne idée des heures de bureau par rapport aux heures de travail répertoriées directement sur leur page d'embauche :

Nous nous soucions du travail que vous produisez, pas seulement des heures que vous y consacrez.

Les télétravailleurs doivent être mesurés en termes de sortie et non d' entrée - et vous feriez bien mieux de définir des attentes et des délais de sortie que de microgérer les entrées. Concentrez-vous donc là-dessus au lieu de vous attendre à ce que votre équipe vous fournisse des mises à jour sur leurs allées et venues plusieurs fois par jour.

De plus, si vous avez embauché les bons membres de l'équipe, vous constaterez probablement qu'ils ne veulent pas se relâcher ou ne pas faire leur travail ou manquer des échéances importantes. Si vous avez embauché les bonnes personnes, elles se sentent probablement comblées par ce qu'elles font et veulent faire leur travail et faire leur part au sein de l'équipe. Ayez donc confiance que les membres de votre équipe feront leur travail (dans les attentes et les délais que vous avez prédéterminés) et soyez flexible avec eux. Comme l'explique Buffer, une autre entreprise distante :

La flexibilité suggère souvent la confiance. Faites confiance pour faire le travail, faites confiance pour définir votre emploi du temps, faites confiance pour travailler dans un endroit où un responsable ne surveille pas chacun de vos mouvements.

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Ne vous inquiétez donc pas trop de ce sur quoi votre équipe travaille et où elle se trouve : concentrez-vous sur le résultat qu'elle produit et donnez-lui le temps, la flexibilité et l'autonomie dont elle a besoin pour accomplir son travail.

Restez connecté et facilitez la communication

Maintenir la communication en tant qu'équipe distante est extrêmement important et peut également être très difficile. Mais c'est quelque chose dans lequel vous devez faire des efforts pour que les membres de votre équipe se sentent soutenus, entendus et puissent faire leur travail.

Pour la plupart des équipes distantes, vous devez maintenir un type de processus de communication similaire à celui que vous auriez si vous étiez dans un bureau – rapide et facile. Tout comme vous le feriez physiquement passer la tête dans le bureau de quelqu'un ou lui taper sur l'épaule pour attirer son attention, vous devriez pouvoir faire la même chose mais virtuellement.

C'est pourquoi les méthodes de communication telles que le courrier électronique sont généralement trop lentes pour les environnements de travail à distance - vous êtes bien mieux avec une application de chat d'entreprise. Slack est le leader dans le monde du travail à distance, et c'est ce que nous utilisons pour la communication de notre entreprise.

Les chats vous permettent de demander et de répondre aux membres de l'équipe rapidement et facilement, de plus ils ne sont pas aussi formels que les e-mails et il y a généralement moins de « bruit » extérieur (puisque les gens reçoivent également des e-mails de personnes et de marques non professionnelles). Alors restez dans une application de chat et donnez à tous les membres de l'équipe un accès afin que tout le monde soit connecté et puisse communiquer facilement.

Enregistrement et suivi

L'enregistrement avec vos employés est une partie importante de la gestion d'une équipe à distance, car cela encourage la conversation, la connexion et la collaboration d'une manière que vous ne pouvez parfois pas favoriser uniquement par le biais d'une communication écrite par chat.

Il existe de nombreuses façons différentes de vous enregistrer avec votre équipe, mais la plupart des responsables distants planifient certaines heures et certains jours pour cela et définissent un objectif spécifique pour chaque réunion. La principale chose à retenir ici est de maintenir la cohérence afin que votre équipe sache quand elle est censée être disponible et ce qu'elle est censée fournir afin qu'elle puisse faire les deux choses avec succès.

Voici quelques idées sur la façon de configurer les enregistrements de votre équipe :

• Enregistrez-vous deux fois par semaine, une fois au début de la semaine pour parler de ce sur quoi tout le monde travaille et une fois à la fin de la semaine pour passer en revue ce qui a été terminé.
• Enregistrez-vous une fois par semaine pour discuter de ce qui a été achevé la semaine dernière et de ce qui est à l'ordre du jour de la semaine à venir.
• Organisez un « standup » quotidien au début de la journée de travail afin que les membres de l'équipe puissent partager leur tâche principale de la journée.
• Organisez un « check-out » quotidien vers la fin de la journée où les membres de l'équipe peuvent partager leurs grandes ou petites victoires de la journée.
• Créez un mélange d'enregistrements réguliers en face à face et d'enregistrements virtuels. Essayez de vous réunir par appel vidéo une fois par semaine et d'avoir un forum de départ où les membres de l'équipe sont censés partager leurs victoires de la journée à la fin de chaque journée de travail dans une discussion de groupe.
• Rendez certains enregistrements obligatoires et d'autres facultatifs (cela fonctionne généralement mieux si vous avez une grande équipe et/ou une équipe répartie sur différents fuseaux horaires) afin que les gens ne se sentent pas submergés par les obligations d'enregistrement. Enregistrez les réunions non obligatoires et partagez-les avec votre équipe afin que tous les membres qui n'étaient pas présents puissent rattraper leur retard.

Il y a tellement d'options et vous pouvez vraiment l'adapter aux besoins de votre équipe, mais il est important de rester cohérent afin que les membres de l'équipe restent non seulement au courant de leur travail, mais aussi pour se tenir au courant de ce qui se passe dans l'entreprise . Il contribue à favoriser la collaboration et la camaraderie, deux éléments vitaux pour toute entreprise.

Par exemple, Zapier est une entreprise 100% distante et elle a une grande équipe, elle a donc mis en place des pratiques assez solides lorsqu'il s'agit de vérifier avec leur équipe. Voici quelques extraits de leur guide Comment gérer une équipe à distance. Si vous dirigez une grande équipe, il y a beaucoup de pépites de sagesse à ramasser ici :

Chaque jeudi matin ou après-midi (en rotation chaque semaine pour accueillir des personnes dans différents fuseaux horaires), nous nous réunissons pour des conférences éclair, des démos et/ou des interviews. Avec plus de 300 personnes dans sept grands départements et des équipes encore plus petites, il est difficile de voir tout le monde chaque semaine. Ces hangouts sont l'occasion de dire « bonjour ! » aux gens que vous ne voyez pas normalement.

Ces lieux de rencontre sont également une bonne occasion d'apprendre quelque chose de nouveau. Chaque semaine, quelqu'un au sein de l'équipe fait une présentation éclair ou une démonstration sur quelque chose d'intéressant. Des personnes ont partagé leur dernier projet, de nouveaux coéquipiers ont partagé des faits amusants sur eux-mêmes et leurs antécédents, et des membres de la direction organisent des ateliers de bien-être via ces lieux de rencontre.

De nombreuses équipes organisent ces réunions hebdomadaires comme des réunions à mains nues. Dans une équipe distante qui traverse de nombreux fuseaux horaires, cela devient un événement d'exclusion. En conséquence, cette réunion devient davantage une question de camaraderie et de mise en valeur du travail de l'entreprise. Nous les enregistrons pour que les personnes qui ne peuvent pas y assister puissent se rattraper. Mais nous veillons à éviter les sujets stratégiques essentiels qui sont généralement discutés dans Slack, Async ou un appel Zoom qui peut garantir l'intégration de tous les coéquipiers pertinents pour cette décision.

À mesure que nous grandissons, il peut être plus difficile de connaître tous vos coéquipiers. Un moyen facile d'atténuer cela est de faire en sorte que les membres de l'équipe soient jumelés avec un autre coéquipier ou deux au hasard chaque semaine pour un court appel en paire. Nous utilisons Donut dans Slack pour discuter de la vie, du travail ou de tout ce qui semble intéressant au hasard. Parfois, de nouvelles fonctionnalités intéressantes en découlent, d'autres fois, c'est juste très amusant. Quoi qu'il en soit, cela aide tout le monde à mieux connaître ses coéquipiers.

Les gens demandent souvent : « comment savoir si les employés travaillent réellement ? » Tout moyen simple que nous connaissons est avec les mises à jour du vendredi. Chaque vendredi, chaque membre de l'équipe publie une mise à jour sur Async sur ce qu'ils ont expédié cette semaine et sur ce sur quoi ils travaillent pour la semaine prochaine.

Ce dernier paragraphe touche vraiment à la productivité des employés et à la façon dont vous pouvez être au courant des membres de l'équipe qui ne font pas leur propre poids – mettez en œuvre des vérifications ! Pour Zapier, les mises à jour du vendredi sont ce qui permet aux membres de leur équipe de rendre des comptes et de tenir également les gestionnaires au courant de la productivité des employés.

Tenez votre équipe responsable

Ce n'est pas parce que vous avez une équipe distante que le travail ne se fait pas. Comme nous l'avons mentionné, si vous avez embauché la bonne équipe, les fainéants ne devraient pas être un gros souci pour vous, mais cela ne signifie pas que vous ne devriez pas toujours tenir votre équipe responsable.

Les délais, les horaires, les enregistrements et les suivis sont autant de moyens de responsabiliser les membres de votre équipe, à la fois envers vous mais aussi envers les membres de l'équipe qui comptent sur eux pour faire leur travail.

L'important ici est de fixer des délais réalistes, de garder un emploi du temps empathique (soyez flexible si les membres de l'équipe sont submergés ou prennent des vacances ou des choses surgissent dans leur vie personnelle) et de gérer les attentes. Vous voulez préparer votre équipe au succès, alors soyez clair avec vos attentes et pourquoi vous avez ces attentes, et faites en sorte que les délais soient réalisables afin que les membres de l'équipe puissent réellement les respecter.

La Harvard Business Review a mené une étude dans laquelle ils ont découvert que les gestionnaires :

Cultivez la confiance en définissant une direction claire, en donnant aux gens ce dont ils ont besoin pour y parvenir et en vous écartant de leur chemin. Il ne s'agit pas d'être facile avec vos employés ou d'attendre moins d'eux. Les entreprises de confiance élevée tiennent les gens pour responsables, mais sans les microgérer. Ils traitent les gens comme des adultes responsables.

Ne pensez donc pas que vous devez être facile avec vos travailleurs à distance simplement parce qu'ils ne sont pas dans le même bureau que vous : en fait, tenez-les à leur potentiel et tenez-les responsables - les membres de votre équipe et votre entreprise être mieux pour cela.

Attendez-vous à une productivité en dehors de 9-5

Juste parce que vos heures de bureau sont de 9h à 17h, ne vous attendez pas à ce que les heures de travail des employés soient de 9h à 17h. Certaines personnes travaillent mieux en dehors des heures de travail « normales », elles devraient donc être encouragées à terminer leur travail lorsqu'elles sont les plus productives. Pour certaines personnes, c'est clair et tôt le matin et pour d'autres, c'est tard dans la nuit. Même pour les parents, cela peut être chaque fois qu'ils peuvent avoir un moment libre pour eux-mêmes. Attendez-vous à ce que les membres de votre équipe fassent leur travail, mais ne vous attendez pas à ce qu'il ne se fasse qu'entre 9 h et 17 h.

Il est également important de garder à l'esprit que certains membres de l'équipe peuvent être disponibles en dehors des 9-5 heures de travail, tandis que d'autres peuvent ne pas l'être. Cela ne fait pas nécessairement d'eux des employés non dévoués ou improductifs, cela signifie généralement simplement qu'ils maintiennent un certain équilibre travail/vie personnelle.

En résumé, en tant que gestionnaire de télétravailleurs, vous devez laisser les membres de votre équipe être les individus qu'ils sont, en particulier en ce qui concerne leurs heures de travail, leurs routines et leur disponibilité. Définissez les attentes dont vous avez besoin de leur part (par exemple, si vous avez besoin qu'ils soient disponibles par chat, e-mail ou appel vidéo à des moments spécifiques de la journée), mais en dehors de cela, attendez-vous à ce qu'ils fassent ce qui leur convient le mieux.

Prenez cet extrait de l'article de Gallup sur la gestion des employés à distance :

Certains travailleurs à distance se sentent isolés en travaillant seuls, tandis que d'autres se sentent libérés. Certains aiment l'accès au travail 24h/24 et 7j/7 ; d'autres doivent avoir une réelle frontière entre le bureau et la maison. Certains font de leur mieux au milieu de la nuit, tandis que d'autres respectent des heures de bureau strictes.

Accepter la méthode et le raisonnement d'un travailleur à distance aide les gestionnaires à coacher l'individu au nom de l'entreprise, en promouvant les avantages pour l'entreprise qui caractérisent le travail hors site. L'individualisation aide les travailleurs à distance à « se sentir pris en charge en tant que personne », ce qui est un élément fondamental de l'engagement.

En tant que manager, vous devrez être attentif aux besoins et aux routines de chaque membre de l'équipe, et si cela ne fonctionne pas pour vous et votre entreprise, vous devez le communiquer aux personnes qui ne répondent pas à vos attentes.

La meilleure partie d'être une équipe à distance, après tout, est que vous n'avez pas à vous en tenir à 9 à 5 heures strictes. En fait, certaines entreprises ont l'attitude de travailler n'importe quand, n'importe où, intégrée dans les systèmes et processus de base de leur entreprise, de sorte que les employés se sentent parfaitement à l'aise de travailler quand cela leur convient le mieux.

À titre d'exemple, Zapier a décrit les concepts de travail à distance qu'Arkency, une agence de conseil qui conçoit des logiciels d'entreprise, forme des programmeurs et produit des livres et des webinaires, a intégré à son entreprise : Anarchy, async et remote.

Que signifient ces trois choses ? Comme défini dans l'article de Zapier :

L'anarchie signifie des horaires de travail flexibles, choisir ses propres priorités et prendre l'initiative (on adore ça !). À distance signifie que vous travaillez de n'importe où dans le monde - à la maison, dans votre bureau de coworking, peu importe. Et async signifie que toutes les communications ne sont pas censées se faire instantanément – ​​nous évitons les réunions et les longues discussions.

Et pourquoi Arkency dirige-t-il son entreprise comme ça ? Ils ont dit à Zapier :

Plus qu'à distance, nous valorisons l'async, ce qui signifie que vous travaillez à tout moment que vous préférez. Tout le processus est construit autour de lui. Asyc/remote fait partie de notre ADN. Je pense que cela fait maintenant aussi partie de notre mode de vie. Il y a beaucoup de liberté avec une telle approche.

Ils sont la preuve que les entreprises distantes n'ont pas à fonctionner exactement de la même manière que les entreprises traditionnelles de brique et de mortier - vous pouvez profiter de votre situation à distance pour créer une culture d'entreprise qui favorise la liberté et la flexibilité pour votre équipe.

Informez et impliquez votre équipe

La Harvard Business Review a partagé des informations intéressantes sur les entreprises qui tiennent leurs équipes informées et impliquées dans leurs projets futurs :

Seuls 40 % des employés déclarent être bien informés des objectifs, des stratégies et des tactiques de leur entreprise. Cette incertitude sur l'orientation de l'entreprise entraîne un stress chronique, qui inhibe la libération d'ocytocine et mine le travail d'équipe. L'ouverture est l'antidote. Les organisations qui partagent leurs « plans de vol » avec leurs employés réduisent l'incertitude quant à leur destination et pourquoi.

Étant donné que les travailleurs à distance ont encore moins d'oreille sur le terrain parce qu'ils ne sont pas physiquement à proximité de leurs collègues et de leurs subordonnés directs, vous devez leur fournir ces informations afin de savoir vers quoi ils travaillent et à quoi s'attendre à l'avenir. Gallup appelle cela « créer des lignes de vue » et vous devez être celui qui tient la lampe de poche, éclairant le chemin de votre entreprise, afin que votre équipe sache où elle se dirige.

Faites en sorte de partager les mises à jour, les gains, les pertes, les négociations et les plans à venir avec votre équipe lors de vos réunions d'enregistrement et dans les e-mails à l'échelle de l'entreprise. De toute évidence, vous ne voudrez peut-être pas divulguer tous les détails en coulisses, surtout s'ils ne sont pas encore gravés dans le marbre, mais partagez ce que vous pouvez lorsque cela est pertinent et approprié afin que votre équipe voit la situation dans son ensemble à mesure que votre entreprise en croissance change. et évolue.

N'ayez pas de réunions inutiles

C'est quelque chose dont nous voyons de nombreuses entreprises, à la fois distantes et non distantes, devenir plus conscientes. Les réunions peuvent prendre beaucoup de temps et elles peuvent même devenir chaotiques lorsqu'il y a beaucoup de monde en un seul appel (trop de cuisiniers gâchent le bouillon). Alors pour respecter le temps de chacun, évitez de faire une réunion d'équipe où un email suffirait.

Maintenant, nous venons de passer des sections de cet article à expliquer l'importance de la connexion, de la communication et de la camaraderie au sein d'une équipe distante, et cela se développe en grande partie grâce à des réunions par appel vidéo. L'astuce avec tout cela est de savoir quand il est préférable de communiquer via le chat écrit de votre équipe ou dans un e-mail plutôt qu'un appel. Il est tout aussi important de garder les appels entre les personnes qui ont le plus besoin d'être là. Trouver l'équilibre entre avoir suffisamment d'appels pour maintenir la communication et la collaboration et peu d'appels pour que les gens n'aient pas l'impression que leur temps est perdu est difficile, mais cela doit être fait.

Elon Musk a décrit trois conseils de productivité liés aux réunions dans un e-mail de 2018 aux actionnaires de Tesla :

• Les réunions excessives sont le fléau des grandes entreprises et s'aggravent presque toujours avec le temps. Veuillez vous débarrasser de toutes les grandes réunions, à moins que vous ne soyez certain qu'elles apportent de la valeur à l'ensemble de l'auditoire, auquel cas faites-les très courtes.
• Débarrassez-vous également des réunions fréquentes, sauf si vous traitez une affaire extrêmement urgente. La fréquence des réunions devrait baisser rapidement une fois le problème urgent résolu.
• Quittez une réunion ou abandonnez un appel dès qu'il est évident que vous n'ajoutez pas de valeur. Ce n'est pas impoli de partir, c'est impoli de faire rester quelqu'un et de perdre son temps.

Comme vous pouvez le voir, sa position est de limiter les réunions à l'essentiel. Les personnes essentielles nécessaires, les sujets essentiels couverts, et seulement la fréquence essentielle. Si ce n'est pas essentiel, il n'est pas nécessaire que ce soit une réunion.

Gardez cela à l'esprit lorsque vous dirigez votre propre équipe à distance et définissez ce qui est essentiel pour votre entreprise. Les enregistrements, les appels de renforcement d'équipe et les mises à jour à l'échelle de l'entreprise peuvent tous être des éléments essentiels s'ils sont productifs pour vous et votre équipe. Soyez simplement conscient et prêt à fermer ou à annuler des réunions si elles commencent à devenir improductives ou inutiles.

Respectez le temps personnel et encouragez les congés

Comprenez le type de congé dont vos employés ont besoin. En règle générale, les travailleurs à domicile prennent moins de jours de congé car leur travail est plus flexible et ils peuvent toujours travailler même lorsqu'ils sont malades, alors définissez des attentes sur la façon dont vous voulez que les employés gèrent leur temps libre. Voulez-vous qu'ils continuent de travailler s'ils le peuvent quand ils ne se sentent pas bien ? Ou préférez-vous qu'ils prennent du temps libre pour ne pas se surmener ?

Voici comment Buffer le gère :

• Les coéquipiers travaillent avec leurs gestionnaires pour définir leurs horaires et leurs heures de travail ; il n'y a pas d'horaires ni d'attentes à l'échelle de l'équipe.
• En tant qu'organisation, nous nous concentrons sur le développement de pratiques de communication asynchrones afin que les coéquipiers n'aient pas l'impression de devoir s'enregistrer en ligne toute la journée.
• Nous ne suivons pas les heures.
• Si quelque chose surgit et qu'un coéquipier doit prendre un jour de congé, on lui donne toujours ce jour-là.

Et Automattic adopte une approche similaire :

Politique de vacances ouverte (pas de nombre fixe de jours par an). Nous encourageons tous les employés à prendre le temps dont ils ont besoin pour les vacances, à poursuivre leurs propres intérêts, à rester en bonne santé et à passer du temps avec leurs amis et leur famille.

Investir autrement

C'est peut-être l'un des aspects les plus amusants et gratifiants de la gestion d'une équipe à distance : redonner et investir dans votre équipe.

Si vous dirigez une équipe 100% distante, vous n'avez probablement pas d'espace de bureau physique. C'est génial parce que vous évitez les coûts qui y sont associés que vous pourriez, en théorie, imputer à votre équipe de différentes manières.

Cela peut ne pas être une option pour toutes les entreprises distantes en fonction de vos priorités financières, cependant, cela vaut la peine de donner la priorité à d'autres moyens d'investir dans votre personnel car cela peut renforcer la confiance, promouvoir la productivité et optimiser le bonheur de votre équipe ! Les équipes heureuses sont plus susceptibles de faire un meilleur travail.

Et parce que vous êtes une équipe distante, le ciel est la limite en termes de ce que vous pouvez faire pour redonner et investir dans votre équipe. Comme le dit Zapier :

L'une des beautés d'une équipe à distance est que, parce que le travail à distance ressemble à une expérience, tout le reste semble également être plus expérimental. Alors n'hésitez plus et expérimentez ! Les plus gros gains ne se trouvent généralement pas dans un article sur Internet, mais dans ce que vous découvrez par vous-même.

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Alors établissez vos propres règles ! Donnez en retour d'une manière qui signifie quelque chose pour votre équipe. Faites votre propre chemin.

Voici des idées de ce que certaines entreprises font pour redonner et investir dans leurs travailleurs à distance :

• Buffer paie pour les adhésions aux espaces de co-working dans les villes de leurs travailleurs afin qu'ils aient un endroit où aller travailler s'ils le souhaitent
• Pour leurs employés qui ne veulent pas travailler dans un espace de co-working (ou peut-être qu'ils n'habitent nulle part), Buffer fournit une allocation mensuelle pour couvrir les frais de nourriture et de boissons pendant que les employés travaillent dans des cafés locaux ( ils ont même un article de blog sur l'étiquette de travail des cafés que leurs employés peuvent utiliser comme ligne directrice pour les meilleures pratiques)
• Zapier met à disposition de leurs nouveaux employés la technologie dont ils ont besoin pour faire leur travail - quel que soit le type d'ordinateur, de téléphone, etc. De nombreuses entreprises mettent également à niveau la technologie de leur équipe en fonction des besoins - après tout, c'est ce qu'elles doivent faire leur travail !
• Certaines entreprises indemnisent également leurs employés pour leurs frais d'Internet à domicile, de fournitures de bureau et de mobilier.
• FlexJobs propose des cours de fitness virtuels tels que le yoga et la danse du ventre pour leurs employés
• Ils envoient également des colis surprises livrés au domicile de leurs travailleurs quelques fois par an !
• Doist fournit un budget matériel/logiciel généreux afin que son équipe puisse essayer de nouveaux outils et continuer à développer ses compétences

De nombreuses autres entreprises proposent de nombreuses périodes de vacances et des événements et réunions de renforcement d'équipe en dehors du travail. Zapier réunit toute son équipe deux fois par an dans différents endroits. Voici ce qu'ils ont à dire à ce sujet :

Nous nous efforçons de réunir l'équipe deux fois par an dans un endroit cool, de Vancouver à Minneapolis en passant par la Nouvelle-Orléans. En plus des réunions de toutes les entreprises, les départements organisent leurs propres retraites, et de petits groupes d'entre nous peuvent se réunir de manière ponctuelle tout au long de l'année pour coordonner le démarrage d'un projet ou d'un long métrage majeur. Il s'agit généralement d'une seule personne qui saute sur un vol pour rendre visite à une autre personne ou, si plus de deux membres du personnel vivent à proximité (nous avons de nombreux coéquipiers à Austin et à Portland, par exemple), ils auront un co-travail impromptu séances. Si cela semble cher, c'est parce que c'est le cas. Mais la grande partie est que vous aurez probablement l'argent pour couvrir cela et plus encore puisque vous n'avez pas à payer pour un bureau central dans lequel tout le monde travaille.

D'autres équipes se rencontrent de temps en temps dans leur même ville, certaines entreprises organisent des déjeuners de groupe et d'autres se réunissent de temps en temps pour un happy hour virtuel pour passer du temps en ligne. Buffer est très ouvert sur la façon dont ils investissent dans leur équipe, alors consultez leur article de blog sur leurs réunions d'équipe à distance ici et les avantages de leur entreprise d'équipe à distance ici.

Les entreprises et les gestionnaires qui soutiennent ces choses dirigent généralement de meilleures entreprises. Cela vaut donc la peine d'être considéré pour le vôtre, en particulier pour une entreprise éloignée où la camaraderie est la clé et vous devez faire des efforts pour la cultiver. Comme le dit la Harvard Business Review :

Cela peut sembler un plaisir forcé, mais lorsque les gens se soucient les uns des autres, ils sont plus performants parce qu'ils ne veulent pas laisser tomber leurs coéquipiers.

Alors investissez dans votre équipe. Mettez l'argent que vous dépenseriez pour un espace de bureau physique dans des choses qui amélioreront la vie de vos travailleurs à distance. En fin de compte, vous gagnerez probablement beaucoup plus en investissant dans vos employés humains qu'en investissant dans un immeuble de bureaux inanimé.

Les 5 meilleures applications que nous utilisons pour gérer notre équipe à distance

Nous ne sommes pas Zapier ou Buffer, nous dirigeons une équipe beaucoup plus petite. Cela signifie que la pile d'applications que nous utilisons pour gérer notre équipe à distance est un peu différente de ce que la leur fait probablement, cependant, ce sont toutes d'excellentes applications que nous soutenons, et elles fonctionneraient toutes pour des entreprises de toute taille.

Mou

Slack est la référence en matière de communication d'équipe à distance. Vous utilisez probablement déjà Slack ou en avez au moins entendu parler, mais sinon, il s'agit d'une communication rapide de type chat pour les équipes commerciales. Il y a tellement de fonctionnalités et il peut s'intégrer à de nombreux autres outils, c'est tellement précieux.

Table d'air

Nous ne pourrions pas faire ce que nous faisons sans Airtable : cela permet à notre équipe à distance d'être organisée. C'est un élément essentiel de la collaboration et de la communication d'équipe et nous ne pouvons que le recommander davantage. Consultez notre revue Airtable ici.

Plution

Plutio est une application de gestion de projet que nous utilisons pour établir les « lignes de vue » de l'entreprise afin que les membres de l'équipe comprennent ce sur quoi nous travaillons et ce sur quoi nous prévoyons de travailler à l'avenir.

CloudApp

CloudApp est probablement l' outil de collaboration d'entreprise le plus essentiel que nous utilisons. Cela facilite la communication : nous pouvons envoyer des vidéos de partage d'écran ou prendre des captures d'écran et les annoter facilement pour expliquer des projets ou donner des commentaires. C'est l'un de ces outils que nous serions plutôt perdus si nous ne l'avions pas.

Google Documents et Google Sheets

Ce sont d'autres outils de collaboration sans lesquels nous serions plutôt perdus. Google Docs et Google Sheets sont les piliers qui composent notre travail quotidien. Nous pouvons les utiliser pour travailler facilement ensemble sur des projets, avoir des sessions de brainstorming, donner des mises à jour, et généralement faire le travail et tenir toute l'équipe au courant.

Conclusion

En fin de compte, votre entreprise est composée de vos employés et elle est aussi forte que votre équipe. La meilleure façon d'avoir une équipe efficace est d'avoir un leadership efficace - et pour les gestionnaires à distance, cela peut sembler légèrement différent de celui des entreprises traditionnelles.

Donc, que vous ayez déjà une équipe à distance ou que vous vous soyez soudainement retrouvé à diriger votre équipe à distance, ou que vous souhaitiez peut-être commencer à embaucher des travailleurs à distance, mettez ces techniques de gestion à distance en jeu et découvrez certaines de ces applications pour mieux gérer votre entreprise à distance. . Bonne chance!