المخزون هو جوهر أي عمل تجاري للبيع بالتجزئة.

عند التخطيط مسبقًا ، والتخزين والتنظيم من أجل الحركة المثلى ، والمتابعة ، والتدقيق ، والمراجعة الاستراتيجية ، والتحديث ، يوفر المخزون تدفقًا ثابتًا من رأس المال العامل الثمين لتغذية أعمالك.

من ناحية أخرى ، فإن المخزون غير المتحرك يحجب رأس المال العامل. وهذا بدوره يمنع بائع التجزئة من أن يكون رشيقًا بدرجة كافية للالتحاق بالاتجاهات الجديدة الساخنة. من الواضح أن عدم القدرة على مطابقة العرض مع طلب العملاء يشكل خطرًا على أي تجارة تجزئة. الإدارة الجيدة للمخزون هي ما يسمح للشركات بالتوسع بشكل مريح.

لحسن الحظ ، هناك تقنيات إدارة مخزون مجربة ومختبرة تساعد تجار التجزئة على إدارة مخزونهم بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. اتبع هذه العملية المكونة من ست خطوات لتحقيق أقصى استفادة مما لديك.

6 عمليات إدارة المخزون

في هذه المقالة ، نلقي نظرة على عملية إدارة المخزون بشكل أفضل. من المحتمل أن يكون لديك بالفعل بعض هذه الأنظمة والممارسات المعمول بها. ومع ذلك ، فإن جعلهم يعملون معًا يمكن أن يمنحك نتائج أفضل ويسهل عمليات البيع بالتجزئة الخاصة بك. فيما يلي عملية إدارة المخزون الستة التي يجب اتباعها.

1. توقع الطلب الخاص بك

سواء كنت بائع تجزئة جديد تدخل اللعبة للتو أو بائعًا متمرسًا ، فأنت بحاجة إلى التعامل جيدًا مع التركيبة السكانية المستهدفة والسوق الخاص بك. تحتاج إلى توقع مقدار الطلب الأولي المحتمل أن يكون هناك لمنتجك ، وفي حالة إقلاعه ، ما مدى السرعة التي يمكنك بها الحصول على كميات أكبر لتجديد مخزونك الأولي.

يتمتع تجار التجزئة الذين تم تأسيسهم في السوق لفترة من الوقت بميزة واضحة في شكل بيانات المبيعات السابقة. يمكنك استخدام مؤشرات سلوك شراء العملاء واتجاهات التسوق الموسمية للمساعدة في التنبؤ بالمبيعات المستقبلية وتحقيق أقصى استفادة من ميزانية المخزون.

هل يجب عليك استخدام حسابات المخزون؟

بمساعدة حسابات إدارة المخزون ، يمكنك تعيين نقاط إعادة الطلب لكل منتج للتنبؤ بالوقت المناسب لرفع طلب الشراء (PO).

سوف تحتاج إلى حساب:

• نسبة دوران المخزون ، أي معدل "تحويل" المخزون إلى تدفق نقدي قوي جيد ، أي بيعه. معدل دوران المخزون المرتفع يعني أن مخزونك يبيع بشكل جيد ويحقق إيرادات. يعني المستوى المنخفض أنه قد يكون لديك مشكلة راكدة في المخزون على يديك ، ويجب اتخاذ تدابير لتفريغ غير المحركين.
• الحد الأقصى والحد الأدنى لمستويات المخزون التي تخبرك بما هو أكثر ، وأقل كمية مخزون تحتاجه لمنتج معين.
• أعد ترتيب المستويات التي تشير إلى حجم المخزون الذي تحتاج عنده لتقديم طلب لمخزون جديد. تأخذ مستويات إعادة الترتيب في الاعتبار مهل البائع أو الوقت الذي يستغرقه البائعون لتسليم البضائع.

في حين أن هناك العديد من الحسابات الأخرى التي يمكن أن ترسم صورة لصحة عملك ، فمن الجيد أن تبدأ بها من وجهة نظر تشغيلية.

2. تنظيم المستودع الرئيسي

تغطي تقنيات إدارة المخزون أيضًا كيفية تنظيم المستودع الخاص بك لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. يعد تصميم المستودع وتخطيطه أمرًا بالغ الأهمية لجميع جوانب تنفيذ الطلبات بأسرع معدل ممكن.

يشمل تنفيذ الطلب تخزين المنتجات وانتقاءها ومناولتها وتعبئتها وشحنها بأقصى قدر من الكفاءة. يأخذ تصميم المستودع في الاعتبار كيف يجب أن تكون مناطق التخزين والعبور الخاصة بك ، حتى الممرات يجب أن يتم تصميمها بطريقة تقدم الحد الأدنى من العوائق أمام حركة موظفيك وبضائعك.

يجب أن يكون هناك أقسام محددة بوضوح للاستلام والتجميع والتعبئة والشحن مع تخصيص مساحات مناسبة لكل نشاط. يجب أن يكون هناك حاوية أو قسم منفصل لتخزين البضائع التالفة حتى لا تدخل المزيج مرة أخرى.

كلما زاد حجم المخزون أو المستودع لديك ، زادت أهمية أن تتمكن من العثور على العناصر الموجودة في التخزين بسهولة. يعد تعيين أرقام الرف لكل قسم ، واستخدام الرموز الشريطية لتتبع المنتجات وموقعها ، والتدفقات المصممة جيدًا على وقت وكيفية اختيار العناصر كلها أشياء رائعة. هذا يقلل من الارتباك ويختصر بشكل كبير الوقت اللازم لتنفيذ الأوامر.

3. اختر أسلوب إدارة المخزون

يعتمد نوع تقنية إدارة المخزون التي قد ترغب في اعتمادها لإعادة التخزين بشكل كبير على طبيعة أعمالك ودورات الإنتاج والمبيعات.

إذا كانت لديك منتجات ذات طلب مرتفع عادةً وتميل إلى تحقيق مبيعات متغيرة حسب الموسم ، فإن الأمر يستحق الاحتفاظ بكمية محسوبة مسبقًا من مخزون الأمان للحماية من ارتفاع المبيعات. من ناحية أخرى ، إذا كان لديك بائعون موثوقون للغاية وتوقع دقيق في متناول اليد ، فقد تعمل إدارة المخزون في الوقت المناسب من أجلك.

إدارة المخزون في الوقت المناسب

ربما تعمل طريقة "في الوقت المناسب" أو طريقة JIT من أجلك ، حيث يمكنك الحصول على الحد الأدنى من المخزون وتسليم عناصر معينة في الوقت المناسب لتلائم متطلباتك. وغني عن القول أنه لكي يعمل هذا النظام ، يجب على البائعين تقديم خدمة استثنائية لك.

مع JIT ، يمكنك الاحتفاظ بمخزون كافٍ فقط لتلبية احتياجات الإنتاج أو الشحن الخاصة بك. يمكنك أيضًا توفير المال على الخصومات الكبيرة من مورديك وتقليل تكاليف المخزون.

يتطلب نموذج JIT الناجح تخطيطًا شديدًا وتوحيدًا للعمليات وعددًا محدودًا من الموردين الموثوق بهم للغاية. المردود هو تنسيق أكثر سلاسة ، ومهلة أقل ، ووقت تسليم أسرع.

بعد قولي هذا ، فأنت لا تريد حقًا أن تضغط على نفسك بسبب نقص المخزون خلال فترات التسوق الرئيسية ، مثل العطلات. هذا هو المكان الذي يأتي فيه "مخزون الأمان". بمساعدة نقاط إعادة الترتيب ، والتقييم الدقيق والمنتظم لحركة الأسهم ، لن يتم القبض عليك أبدًا بدون شيء تبيعه.

نوصي بشدة بمزيج من الاثنين. بالنسبة للعناصر ذات القيمة الأعلى التي تحجب الكثير من النقود ، ابحث عن بائع موثوق واستخدم طريقة JIT جنبًا إلى جنب مع التنبؤ القوي. بالنسبة للعناصر سريعة الحركة ذات الطلب المتغير للغاية ، فمن الأفضل أن تمتلك مخزونًا كافيًا من الأمان.

4. استخدم نظام إدارة المخزون

تعد أتمتة إدارة المخزون إلى حد بعيد أهم تغيير يمكنك إجراؤه على عمليات البيع بالتجزئة بسرعة. بينما تستغرق معظم التقنيات الأخرى وقتًا لبدء العمل بسلاسة وإظهار النتائج ، يمكن أن يصبح نظام إدارة المخزون مساعدًا للبيع بالتجزئة وأداة إدارة المستودعات ونظام دعم القناة الشاملة من البداية.

تعمل أفضل الأنظمة على أتمتة كل جانب من جوانب عملية البيع بالتجزئة ، بدءًا من التوليد التلقائي لأوامر الشراء عندما تكون مستويات مخزون العناصر سريعة الحركة منخفضة ، إلى تحديث المبيعات والمشتريات والتبادلات في الوقت الفعلي وإدارة العملات المتعددة والمواقع المتعددة والمبيعات القنوات.

تسهل تقنيات إدارة المخزون الآلية نظامًا موحدًا لتسمية وحدات SKU وإنشاء الرموز الشريطية ، مما يسهل كثيرًا تنفيذ الطلبات عبر القنوات.

إذا كنت تاجر تجزئة متعدد القنوات أو تفكر في أن تصبح واحدًا ، فلا يمكنك الاستغناء عن نظام يساعدك على تتبع الطلبات عبر الإنترنت وتنفيذها وشحنها مع تمكين معاملات نقاط البيع دون اتصال بالإنترنت. لكل نشاط تجاري متنامٍ ، نوصي بالاستثمار في نظام إدارة مخزون متعدد الاستخدامات لعمليات خالية من المتاعب.

5. مراجعة المخزون على فترات منتظمة

هل تولي اهتماما كافيا لتسوية المخزون؟ بمعنى آخر ، هل تحسب مخزونك كثيرًا؟

اجمع بين نظام إدارة المخزون الآلي الخاص بك مع تقارير المخزون المجدولة بانتظام للحصول على أكبر قدر من الدقة في تتبع وحدات التخزين التعريفي الخاصة بك. تساعدك مطابقة أرقام الأسهم الفعلية الخاصة بك مع قيم الكتاب على معرفة ما فقدته ولماذا. يمكن أن يكون هناك العديد من الأسباب لخسارة المخزون تتراوح من التلف وعدم معرفة المكان الذي تم وضعه فيه إلى تعرضه للسرقة بالفعل.

تمرين تدقيق المخزون

بالنسبة لأول حساب لك ، قد تحتاج إلى إيقاف العمليات التجارية الأخرى. قم بحساب كل المخزون لكل عنصر في منطقة جرد معينة. لا تضع أي عنصر مرة أخرى قبل حساب جميع العناصر المماثلة. استخدم الرمز الشريطي لتحديد مكان وضع المنتجات.

ثم تصبح الأعداد اللاحقة أبسط. يمكنك إجراء عمليات تدقيق في أجزاء من المستودع في أيام مختلفة من الأسبوع. اختر المواعيد التي من شأنها أن تعيق العمل المنتظم على الأقل ، على سبيل المثال بعد انتهاء الشحنة الأخيرة. قد يكون هناك بعض الوقت الإضافي للدفع ، لكن الأمر يستحق ذلك في النهاية.

تعد طريقة حساب ABC جيدة إذا كان لديك العديد من العناصر التي تتحرك بمعدلات مختلفة. في هذا النظام ، تقوم بحساب العناصر الأسرع تحركًا في أغلب الأحيان ، والأقل حركة للعناصر الأبطأ.

في متاجر البيع بالتجزئة التي تحتوي أيضًا على مناطق تخزين ، قد يكون العد ضروريًا كل أسبوع ، أو حتى كل يوم لمحلات البقالة وغيرها من الإمدادات سريعة الحركة. بمجرد أن يكون لديك كتابك والقيم الفعلية معك ، قم بتعويض الخسائر واكتشف أهم مصدر لخسارة المخزون. يساعدك هذا في اتخاذ التدابير المناسبة وتقليل كمية المخزون والمال الذي تخسره.

6. مراجعة العمليات الخاصة بك من وقت لآخر

إنها حقيقة أن اتجاهات المشتري تتغير بمرور الوقت ، وكذلك العلاقات مع البائعين. استخدم تقارير البيع بالتجزئة لمعرفة كيفية أداء عملك وتحديد مجالات المشاكل قبل أن تصبح نقاط ضعف.

الشيء نفسه ينطبق على مستويات المخزون. إذا وجدت أن عنصرًا سريع الحركة يفقد مفضلته بين عملائك ، فقد حان الوقت لإعادة ضبط مستوى إعادة الترتيب. نرى هذا في أغلب الأحيان مع عمليات الشراء "البدائية" التي غالبًا ما يتم إطلاقها بعد نوبة جنون على وسائل التواصل الاجتماعي - يفقدون تفضيلهم بمجرد ظهور الاتجاه التالي.

قم بإجراء فحص منتظم للنبض على علاقات البائعين وشركاء الشحن أيضًا. قم بتقييم ما إذا كان الانتقال إلى شركاء مختلفين للحصول على فائدة سعرية يستحق خسارة العلاقات الجيدة. في الوقت نفسه ، إذا كان لديك بائعون لا يستطيعون التسليم في الوقت المحدد ، فأنت لا تريد أن تُترك ممسكًا بالطفل الباكي المجازي.

احصل على اتفاقيات واضحة وعقود واضحة مع جميع شركائك. تأكد من دعم المورد الذي يمكن الاعتماد عليه في جميع مواقع عملك حتى لا يتأثر تنفيذ الطلبات.

كلمة أخيرة في التعامل مع المرتجعات

قد تكون هناك أيضًا حالات يتم فيها إرجاع منتج معين بشكل متكرر بحيث لا يكون من قبيل الصدفة. استخدم نظام إدارة المخزون الخاص بك لوضع علامة على مثل هذه العناصر ، والتخلص من العيوب وسد العيب قبل أن تخسر الكثير من المال بسبب عدم وجود عيوب. يمكنك حتى الاتصال بالعملاء من قاعدة البيانات الخاصة بك وجمع ملاحظات حول أسباب إرجاع العناصر.

تخلص من مشكلات مثل هذه في مهدها من خلال إعداد فحص الجودة لتصفية العناصر المعيبة حتى قبل أن تصل إلى أرففك. وقت رائع للقيام بذلك هو عندما تتلقى شحنات من مورديك. ومع ذلك ، قد يسقط عدد قليل من خلال الشقوق.

لذلك ستكون نقطة التفتيش الثانية عندما يتم التقاطهم لتلبية الطلب ، قبل التعبئة والشحن. يبدو هذا أمرًا أساسيًا ، ولكن تنفيذ هذه الممارسة سيقلل من معدلات الإرجاع بسبب المنتجات ذات الجودة الرديئة ، ويساعدك على تبسيط قائمة البائعين للعمل مع الأفضل فقط.

استمر في التحسين باستخدام برنامج إدارة المخزون الأعلى تقييمًا. اطلع على جميع الخيارات المتاحة على G2.