オフィスをペーパーレス化するための簡単なガイド [7 つのツール]

公開: 2022-09-30

近年、ビジネスや職場の文化に変化が見られます。雇用主は、情報への迅速、便利、簡単なアクセスを促進するために、ペーパーレスオフィスソフトウェアをますます推進しています。

このタイプのオフィスでは、従業員は自分のスケジュールに合わせて働くことができ、組織全体に情報がより簡単に配布されます。

環境への懸念が高まる中、企業はペーパーレスオフィスへの依存度を高めています。 National Association of Office Product Suppliers (NAOP) が実施した調査によると、平均的なオフィスワーカーは毎年 2,000 ポンド以上の廃棄物を生成しています。

リサイクルの取り組みを増やすか、発生する廃棄物の量を減らすかは、企業次第です。

廃棄物を削減するための持続可能なアプローチを会社が探している場合は、ペーパーレスオフィスモデルを検討することもできます。ペーパーレスオフィスソフトウェアを使用することで、レター、レポート、請求書などの従来のドキュメントが不要になります。

紙のコピーや仕分けの手間が省け、事務スタッフの手間が省けます。さらに、企業はペーパーレスオフィスで印刷にかかる費用を節約できます。

オフィスでのペーパーレス化は困難に思えるかもしれませんが、思ったほど難しくはありません。このガイドでは、ペーパーレス化の基本を説明し、始めるためのヒントを提供します。

次の手順は、オフィスを整理してより効率的にし、仕事での生活を楽にするのに役立ちます。

紙中心のオフィスによる環境への影響

紙は、何世紀にもわたって使用されてきた用途の広い素材です。筆記・印刷から包装・断熱材まで、様々な用途でご使用いただけます。紙の使用がますます一般的になるにつれて、廃棄物が環境に与える影響を認識することが不可欠です。

生産率と消費率が高いため、環境に大きな影響を与えます。実際、国連環境計画 (UNEP) によると、製紙産業は世界で最も環境に悪影響を与える産業のトップ 3 の 1 つです。

デジタルプラットフォームがニューノーマルになると、紙中心のオフィスは環境破壊の一因となります。

ペーパーレスオフィスとは

ペーパーレスオフィスは、従業員が書類を持ち歩く必要がないビジネスで人気のあるトレンドです。オフィスのペーパーレス化により、これまでオフィスで行っていた事務処理をすべて電子化できるようになりました。

これにより、紙の使用量が削減され、従業員は世界中のどこからでも仕事をすることができます。ペーパーレスオフィスはいくつかの理由で重要であり、今後数年間でさらに普及する可能性があります。

ペーパーレスオフィスのメリット

テクノロジーが常に進化していることは周知の事実です。整理整頓のためにオフィスで紙をシャッフルしなければならなかった時代は終わりました。

最新のペーパーレスオフィスソフトウェアは、最大のドキュメントのクエリを数秒で簡単に見つけることができます。そのため、オフィスは、デジタルファイルや電子記録など、今日の高度なペーパーレスオフィスソフトウェアを使用して、ペーパーレスオフィスに移行しています。

ペーパーレスオフィスの採用を検討すべき理由のいくつかの利点を以下に示します。

コミュニケーションを改善する

従業員がメールボックスにドキュメントが届くまで何時間も待たなければならなかった昔とは異なり、今ではデジタルシステムを介して必要なときにすぐに情報にアクセスできます。これは、顧客の要求に対する応答時間が短縮され、従業員と管理者間のコミュニケーションが改善されることを意味します。

エネルギーコストを削減

紙は生産と出荷に多くのエネルギーを必要とし、時間の経過とともに増加します。ペーパーレス化により、紙の文書の代わりに電子文書を使用することで、オフィスのエネルギー消費を削減できます。これにより、光熱費を半分以上削減できます。

時間を節約する

すべてがデジタル化されている場合、あるドキュメントから別のドキュメントに情報をコピーアンドペーストする必要はありません。

余分な検索に時間を費やすことなく、快適なデスクから必要な情報に簡単にアクセスできます。これにより、時間を節約し、不必要なストレスやプレッシャーを軽減し、重要な締め切りに遅れることがないようにします。

廃棄物を削減

ごみを減らすには、ごみ箱に入れるものを制限することが重要です。ペーパーレス化することで、無数の紙を印刷してごみ箱に捨てることを避けることができます。

代わりに、すべての情報をコンピューターまたはデジタルファイルにデジタルで保存します。これは、廃棄物が減り、リサイクルセンターへの移動が少なくなることを意味します。

職場でペーパーレスオフィスのアイデアを実装する方法?

今日のデジタル世界で蓄積しているすべての書類を管理することは困難な場合があります。しかし、ペーパーレス環境を実装すると、ビジネスが効率化されるだけでなく、リサイクルや保管などの問題にも役立ちます。ビジネスをペーパーレス化する方法をいくつかご紹介します。

＃1。クラウドストレージプラットフォームを使用する

ペーパーレスオフィスへの移行はますます一般的になっていますが、課題がないわけではありません。最大の課題の 1 つは、多くの従業員がいまだに紙の文書に頼って仕事をしていることです。

これは、どこにいてもこれらのドキュメントにアクセスする必要があることを意味します。これは、デスクから離れている場合やコンピューターがクラッシュした場合に問題になる可能性があります。

この問題を解決する 1 つの方法は、クラウドストレージプラットフォームを使用することです。これらのプラットフォームにより、従業員はドキュメントを電子的に保存し、任意のデバイスからアクセスできます。これにより、多くの紙の文書を持ち歩く必要がなくなり、必要なものすべてを簡単に追跡できるようになります。

これらのプラットフォームを使用するもう 1 つの利点は、お金を節約できることです。ドキュメントを電子的に保存している場合は、ハードドライブの容量を支払う必要はありません。これは、保管するドキュメントが多数ある場合に特に重要です。

全体として、クラウドストレージプラットフォームを使用することは、ペーパーレスオフィスの効率を向上させる優れた方法です。従業員が自分のドキュメントに簡単にアクセスできるようにすることで、ドキュメントを探す時間を最小限に抑えます。

＃2。電子通信ツールの実装

今日の職場で電子通信ツールがますます一般的になっていることは周知の事実です。あらゆるレベルのオフィスワーカーが、電子メール、Microsoft Office 365、Slack などのこれらのツールを採用して、効率を高め、紙の無駄を減らしています。

これらのツールを使用することの最も重要な利点の 1 つは、不要な事務処理をなくすことができることです。これにより、時間とエネルギーが節約され、人的ミスのリスクが軽減されます。

さらに、電子通信ツールは、オフィスの効率と生産性の向上にも役立ちます。従業員がリアルタイムでファイルを共有し、プロジェクトで共同作業できるようにすることで、これらのツールは効率を最大 50% 向上させることができます。

これらのツールの導入に成功した企業は、従業員の生産性と満足度を大幅に向上させました。

＃3。電子ソフトウェアに関する従業員のトレーニング

企業がペーパーレスな職場に移行するにつれて、従業員は潜在的な事故を避けるために適切なトレーニングを受ける必要があります。書類を使わずに作業する方法を従業員にトレーニングしてもらうことで、電子的に保存する必要があるファイルやドキュメントを確実に処理できるようになります。

これにより、ビジネスの時間とお金が節約されるだけでなく、ペーパーレス環境で作業している間、チームの生産性と安全性を維持するのにも役立ちます。

＃4。電子ワークスペースを作成する

ペーパーレスオフィスは、環境にやさしいというだけでなく、従業員の生産性が向上するという理由から、ますます人気が高まっています。

ニーズに合わせて調整された電子ワークスペースを作成することで、オフィスの全員が生産性を高め、仕事に集中できるようになります。

ペーパーレスオフィスソフトウェアでペーパーレス化が容易に

ペーパーレスワークスペースを作成するための各ステップを手動で実行するのは、腹立たしいことです。

さらに、さまざまなアプリケーションのこのような複雑な関係を管理することは、タスクです。ここでは、多くのトレーニングやリソースの割り当てなしで、オフィスが簡単にデジタル方式に移行できるように調整されたペーパーレスオフィスソフトウェアをいくつか紹介します。

今すぐサイン

多くの人は、文書に署名する際に従来の紙ベースの方法に慣れています。ただし、このプロセスには時間がかかる場合があり、すべての署名が正確であるという保証はありません。

ありがたいことに、Sign Now という新しいオンラインツールを使用すると、オンラインでドキュメントに署名するためのペーパーレスプロセスが簡単になります。

Sign Now を使用すると、ユーザーは自分のコンピューターまたはモバイルデバイスを使用してデジタル署名を作成できます。署名が完了したら、ファイルに保存したり、他のユーザーと共有したりできます。さらに、Sign Now は、署名が正確で読みやすいものであることを確認するための役立つヒントと手順を提供します。

このサービスは無料で、インターネットにアクセスできる任意のコンピューターからアクセスできます。ドキュメントは世界中のどこからでも署名でき、ドキュメントを印刷したりファックスしたりする必要はありません。

用紙の詳細を入力し、署名の種類を選択して、フォームを送信します。このサービスは、ドキュメントのデジタルコピーを自動的に作成し、電子メールアドレスに送信します。

さらに、このツールは、オンラインでの文書への署名、契約の生成、契約の交渉など、さまざまな目的に使用できます。要するに、法的書類に署名してもらう簡単な方法を探しているなら、Sign Now は試してみる価値があります。

PDFフィラー

多くのドキュメントを管理する多忙なプロフェッショナルであれば、PDF フィラーが気に入るはずです。このオンラインツールを使用すると、ドキュメントをすばやく簡単に編集、作成、および管理できます。

フィールドに入力して [送信] をクリックすると、変更が自動的に保存されます。さらに、コピーを印刷したり、他の人と共有したりする必要がある場合は、PDF フィラーが役立ちます。

これは、静的な PDF を送信者と受信者のインタラクティブなエクスペリエンスに変換するために使用できる汎用ツールです。

PDF Fillerにはさまざまな機能があり、ファイルをすばやく更新または管理する必要がある人にとって理想的な選択肢です。さらに、オンラインで PDF ドキュメントの作成と入力を自動化する必要がある人にも最適です。

PDF を圧縮するための最適なツール [オンライン + ソフトウェア] を確認してください。

デスクタイム

仕事とプライベートの時間を管理するのは難しいですが、これを支援するアプリを探しているなら、DeskTime は完璧なツールです。

このアプリを使用すると、自動時間トラッカーの助けを借りて、注意が必要なすべてを簡単に追跡できます。仕事に費やした時間でも、昨夜の睡眠時間でも、このアプリにはスケジュール管理を簡単にするさまざまな機能が備わっています。

DeskTime は、スケジュールとオンラインビジネスをうまく管理するための究極のアプリです。このアプリは、時間管理と整理に最適なツールとなるさまざまな機能を提供します。

アプリは無料でダウンロードでき、アプリ内購入はありません。また、自分の時間と他の人の時間を追跡するためにも使用できます。

このアプリを使用して、売上高やソーシャルメディアの更新の追跡など、オンラインビジネス活動を管理することもできます。この究極のタイムトラッカーは、効率と生産性を向上させたい人にとって最適なツールです。

ダウンロード– Web | アンドロイド | IOS

十郎

法的契約の複雑さはかなり困難ですが、Juro のようなデジタルソリューションはそのような場合に理想的です。これは、チームが法的契約の作成、署名、および追跡を合理化するのに役立つ法的契約自動化ツールです。

日常の契約タスクを自動化することで、時間を節約し、契約作成の正確性を確保できます。また、チームの全員が簡単に使用できるユーザーインターフェイスも提供します。

これにより、プロセスがよりスムーズになり、関係者全員がアクセスしやすくなります。さらに、Juro はいくつかの一般的な法律ソフトウェアプログラムと統合されているため、契約を 1 か所から簡単に管理および追跡できます。

Juro を使用する利点には、契約作成プロセスの自動化、コンプライアンスの監視と追跡、契約の交渉と履行の自動化が含まれます。

また、企業が法的契約の効率と有効性を向上させるのに役立つさまざまな機能も提供します。したがって、契約作成プロセスを自動化する方法を探しているなら、Juro 以外に探す必要はありません。

ファイルセンター

デジタルファイルの数が増えるにつれて、管理しなければならないデータの量に圧倒されがちです。しかし、これに対処する 1 つの方法は、Filecenter のようなツールを使用することです。

このツールの助けを借りて、ドキュメントをすばやく整理し、すべてのデジタルファイルを管理して、見つけやすくすることができます。

Filecenter はクラウドベースのファイル管理システムで、デバイスや場所を問わずファイルへのアクセス、共有、共同作業を簡単に行うことができます。このツールは、インターネットに接続されている任意のコンピューターからアクセスできます。

FileCenter を使用するために特別なソフトウェアやハードウェアは必要ありません。 Web サイトを開いて、必要なファイルの検索を開始するだけです。このツールを使用して、フォルダーを共有したり、大きなファイルをクラウドに保存したりすることもできます。

ワークフローを合理化し、組織を維持するための簡単な方法を探しているなら、Filecenter は完璧なソリューションです。

M-ファイル

ほとんどのナレッジワーカーと同じように、生産性を高める方法を常に探しています。しかし、新しい情報やプロジェクトが絶え間なく流入するため、追いつくのが難しい場合があります。そこで登場するのがMファイルです。

このメタデータ駆動型のドキュメント管理プラットフォームは、従業員が生産性の可能性を解き放つように設計されています。 M-Files プラットフォームを使用すると、すべてのドキュメントを一元管理できる場所を提供することで、任意のデバイスまたはコンピューターからファイルに簡単にアクセスして共同作業を行うことができます。

さらに、M-Files プラットフォームは、探しているものを正確にすばやく簡単に見つけることができる強力な検索機能を提供します。

M-Files の最も優れた点の 1 つは、企業の利益拡大に役立つことです。 M ファイルを確認して作成することで、すべての重要なビジネスデータが整理され、簡単にアクセスできるようになります。

これにより、進捗状況を追跡し、財務状況を把握しやすくなります。 M-Files のもう 1 つの大きな利点は、それらが非公開であることです。あなたのビジネスデータは、他のユーザーが閲覧できるようには公開されていません。これにより、ビジネスの評判と貴重な企業秘密を保護できます。

クラウドリ

Cloudli の強力な仮想化 Fax over IP ソリューションを使用すると、重要なデータを安全に保ちながら、運用を仮想化できます。

彼らのソリューションを使用すると、仮想マシンをサポートするために必要なインフラストラクチャについて心配することなく、クラウドで仮想マシンを迅速かつ簡単に作成、管理、展開できます。

Cloudli のファックス/IP ソリューションを使用すると、専用のファックス回線やマシンを必要とせずに、世界中で安全にファックスを送受信できます。

Cloudli は、業務の仮想化が必要な企業にいくつかの利点を提供します。まず、単一のサーバーで複数のアプリケーションを実行できるようにすることで、インフラストラクチャを統合し、効率を向上させることができます。

これにより、アプリケーションごとに個別のサーバーを購入する必要がなくなるため、時間とお金を節約できます。また、サーバーを仮想化できるようにすることで、データを保護します。

1 つのサーバーに障害が発生しても、他のサーバーは引き続き機能します。最後に、Cloudli はサーバーとクライアント間の通信を自動化することでコストを削減できます。

結論

ペーパーレスオフィスは、環境へのメリットだけでなく、多くの費用を節約できることから、ますます人気が高まっています。

このガイドでは、オフィスのペーパーレス化を支援する方法について説明しました。また、オフィスを簡単にペーパーレス化するのに役立つ最適なペーパーレスソフトウェアについても説明しました。

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