Wie digitales Onboarding die Employee Experience verbessern kann

Unternehmen haben erkannt, wie wichtig es ist, neue Teammitglieder willkommen zu heißen, weshalb viele von ihnen einen Prozess namens Onboarding verwenden. Abgesehen von der Begrüßung neuer Mitarbeiter dient der Prozess als Orientierung, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder mit der Unternehmenspolitik, den Aufgaben, dem Betrieb und anderen Facetten der Organisation und Position vertraut sind. Es ist jetzt digitalisiert, sodass Sie es online oder remote von jedem Gerät aus erledigen können.

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, diesen Prozess zu starten, sobald das Teammitglied ernannt wurde, während andere es vorziehen, vom ersten Kontakt an zu rekrutieren. So kann digitales Onboarding die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter verbessern:

1. Es schafft eine starke Verbindung

Höflichkeit, Freundlichkeit und offene Kommunikation werden im Umgang mit jemandem viel bewirken, unabhängig davon, ob er ein Teammitglied wird. Die Person auf der anderen Seite der digitalen Kommunikation vermittelt den Kandidaten durch ihren Umgang mit anderen Mitarbeitern einen ersten Eindruck vom Unternehmen.

Es kann jedoch für einige Mitarbeiter schwierig sein, Verbindungen zu anderen aufzubauen. Einige benötigen zusätzliche Unterstützung durch das Unternehmen, um Online-Mitarbeiter mit Tools auszustatten und die Einstellung und Ethik zu modellieren, die sie in ihren Mitarbeitern sehen möchten.

Daher ist es entscheidend, die Voraussetzungen für den Rest der Arbeitsbeziehung zu schaffen. Schließlich möchte niemand in einem Unternehmen arbeiten, in dem er von Anfang an auf Unhöflichkeit gestoßen ist. Da der Prozess digital erfolgt, findet zunächst keine persönliche Kommunikation statt, was jedoch nicht bedeutet, dass die Kommunikation weniger kritisch ist.

Da immer mehr Interaktionen auf digitalen Plattformen stattfinden, verpassen Menschen soziale Interaktionen, nonverbale Hinweise und andere Faktoren, die ihnen normalerweise helfen würden, Meinungen und Verbindungen zu bilden. Ein guter Onboarding-Prozess hilft beim Aufbau dieser Verbindungen.

2. Es verbessert die Produktivität der Mitarbeiter

Der Onboarding-Prozess findet traditionell am ersten Tag des Teammitglieds im Büro statt. Aber mit digitalen Lösungen ist dies jetzt sofort möglich.

Sie können beliebige Unterlagen weiterleiten und Video-Interviews und -Meetings durchführen. Erwägen Sie die Implementierung von Instant Messaging- oder Bot-Systemen für Feedback und Anfragen. Das Hinzufügen des Zugangs zu den erforderlichen Systemen ist in wenigen Minuten einfach zu arrangieren. Dadurch müssen Sie keine Zeit mehr mit langen Besprechungen, Informationsveranstaltungen oder Schulungen verschwenden. Alles wird digital vor dem Startdatum des neuen Mitglieds erledigt.

Stellen Sie einfach sicher, dass Sie den Onboarding-Prozess rationalisieren, damit er in kurzer Zeit einfach abgeschlossen werden kann. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter ihre Aufgaben effizient erfüllen.

3. Es verringert Frustrationsgefühle

Jeder würde sich freuen, einen neuen Job zu bekommen. Rekruten werden begierig darauf sein, ihre Reise mit dem Unternehmen zu beginnen, das sie braucht.

Aber das Onboarding kann sowohl für neue Mitglieder als auch für das Unternehmen ein überwältigender und frustrierender Prozess sein. Vor allem, da es viele Punkte gibt, die auf der Liste abzuhaken sind. Das digitale Onboarding kann also Zeit sparen und den Prozess für die Mitarbeiter reibungsloser gestalten.

Mitarbeiter, die Zugang zu Schulungsmaterial per Videopräsentation haben, können bei Bedarf einfach darauf zurückgreifen. Das Unternehmen muss also nicht alles neu erklären. Diese Videos und Anleitungsbilder können anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, die sie jederzeit als Referenz verwenden können.

Kreative Lösungen wie diese verhindern, dass Mitarbeiter unzufrieden sind und sich mit einer Informationsflut auseinandersetzen. Sie verhindern auch, dass sie sich unter Druck gesetzt fühlen, sich an jede Information zu erinnern.

4. Es senkt die Fluktuationsrate

Teammitglieder, die sich von Anfang an unterstützt fühlen, werden glücklicher in einem Unternehmen arbeiten. Daher werden sie wahrscheinlich im Unternehmen bleiben. Einer der Hauptgründe, warum einige Mitarbeiter Unternehmen verlassen, ist die mangelnde Unterstützung und Verbindung zu den Vorgesetzten.

Daher ist es wichtig zu zeigen, dass Sie Ihre Mitarbeiter wertschätzen. Dies können Sie bereits während des Onboarding-Prozesses tun. Binden Sie das neue Mitglied in einen Gruppenchat ein und stellen Sie es seinem direkten Vorgesetzten vor. Eine einfache Einführung wie diese wird die Arbeitsbeziehung verbessern. Anstatt den Onboarding-Prozess abzuschließen und die Person in die nächste Abteilung zu führen, können Sie ihr das Gefühl geben, willkommen zu sein.

Darüber hinaus können Manager, wenn sie sich am Onboarding-Prozess beteiligen, wertvolle Beiträge leisten. Sie stehen zur Verfügung, um einige Fragen zu der Position oder Abteilung zu beantworten, die Teammitglieder möglicherweise haben. Die meisten Onboarding-Softwares verfügen über eine Checkliste, der die Mitarbeiter folgen und die sie markieren können, wenn sie die Aufgabe erledigt haben. Diese Software informiert den Vorgesetzten über die Arbeitsmoral und Leistung der Person.

Beobachtungen, wie das Erledigen einfacher Aufgaben, helfen dem Manager zu erkennen, ob Teammitglieder mehr Unterstützung benötigen. Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass die Mitarbeiter zufrieden bleiben, und verringert das Risiko, dass sie zu einem anderen Unternehmen wechseln.

5. Es bietet angenehme Erfahrungen

Die Motivation von Mitarbeitern ist für Unternehmen zu einem großen Teil des Arbeitsalltags geworden, insbesondere wenn ihre Mitarbeiter in einem Work-from-Home- oder Hybrid-Setup arbeiten.

Schöne Bilder, spannende Videos, häufige Interaktionen zwischen Teammitgliedern und andere spannende Tools während des Onboardings werden die Mitarbeiter dazu ermutigen, an mehr Aktivitäten teilzunehmen. Weitere Beispiele für angenehme Onboarding-Erlebnisse sind das Stellen von Eisbrecher-Fragen, lustige Quizfragen zum gegenseitigen Kennenlernen oder das Teilen einer virtuellen Teestunde.

Die Motivation der Mitglieder wird sich auf ihre Arbeitsleistung und Ausgabequalität auswirken. Je mehr Freude Mitarbeiter an ihrer Arbeit haben, desto besser werden sie arbeiten und desto höher ist ihre Arbeitsqualität.

Von Anfang an ein Wir-Gefühl zu schaffen, wird den Weg für einen guten Umgang zwischen Unternehmen und Mitarbeitern in der Zukunft ebnen. Es stärkt auch die Loyalität der Teammitglieder gegenüber der Organisation. So können sie später Bindungen zu ihren Kollegen aufbauen.

6. Mitarbeiter können sich schnell anpassen

Unternehmen können ihren Mitarbeitern helfen, sich gut an die neue Arbeitsumgebung anzupassen, indem sie ihnen jeweils einen Büropartner zuweisen. Ein Büropartner kann den neuen Mitarbeiter bei der Suche nach den richtigen Tools und der Verwendung der Unternehmenssoftware anleiten und unterstützen und verwirrende Anweisungen oder Verfahren erklären.

Sowohl der Vorgesetzte als auch die Personalabteilung können ihren Teil dazu beitragen, neue Mitarbeiter zu führen. Mit ihrer Unterstützung können sich neue Mitarbeiter schneller anpassen.

Kurz gesagt, das digitale Onboarding kann die Voraussetzungen für andere digitale oder Online-Arbeitsfunktionen schaffen und die Teammitglieder an diese Arbeitsweise gewöhnen. In einigen Jahren wird dieser Prozess zum Standard werden. Aber in der Zwischenzeit werden einige Mitarbeiter heute noch Hilfe brauchen, um sich an die digitale Arbeitswelt anzupassen.

7. Es reduziert sich wiederholende Aktionen

So viele Stunden gehen während des Arbeitstages aufgrund sich wiederholender Aufgaben verloren, die Mitarbeiter ausführen. Das Recruiting oder Onboarding kann eine solche Aufgabe für die Personalabteilung sein.

Jedes neue Teammitglied kann ein Standard-Onboarding für das Unternehmen haben. Für jede Abteilung kann ein spezialisiertes Onboarding hinzugefügt werden. Eine digitale Onboarding-Lösung erleichtert die Aufgabe und spart viele Stunden wertvoller Zeit für den Recruiter.

Digitale Lösungen wie Schulungsvideos werden in der Cloud gespeichert, bis Sie sie für den nächsten Mitarbeiter benötigen. Da Sie sie aufbewahren, wiederholt sich der Vorgang nicht jedes Mal.

Eine andere Möglichkeit, Mitarbeiter davor zu bewahren, immer wieder die gleiche Aufgabe zu erledigen, besteht darin, bestimmte Funktionen zu automatisieren. Mit derzeit am Markt verfügbaren Anwendungen können bestimmte Prozesse und Abläufe des Onboarding-Prozesses automatisiert werden. Ein Beispiel für eine App, die Sie nutzen können, ist ein Plattform-Bot, der Informationen zwischen Ihren Apps und Ihrer geschäftlichen Kommunikationsplattform austauscht.

8. Es bietet Bequemlichkeit

Da das Onboarding eine Online- oder digitale Funktion ist, können Sie es überall und jederzeit durchführen. Mitarbeiter können das Material in ihrem eigenen Tempo überprüfen und Formulare bequem von zu Hause aus ausfüllen.

Remote- oder Hybrid-Mitarbeiter sind in der Regel produktiver, wenn sie in einer komfortablen, entspannteren Umgebung wie ihrem Zuhause arbeiten. Die ruhige Umgebung und der Fernzugriff sorgen dafür, dass sich die Teammitglieder konzentrieren und in kurzer Zeit mehr erreichen können. Diese Art der Einrichtung kann auch den Onboarding-Prozess umfassen.

Tatsächlich ist Bequemlichkeit zu einem der Faktoren geworden, auf die die meisten Menschen achten würden, wenn sie sich um eine neue Stelle bewerben. Das Zeitalter der Fernarbeit hat eine Gruppe von Arbeitnehmern hervorgebracht, die ihr Büroleben nahtlos in ihr Privatleben integrieren möchten. Dies können Sie ganz einfach über den digitalen Onboarding-Prozess anbieten.

Darüber hinaus können Sie die meisten Informationen aus der Ferne sammeln und in einer zentralen Datenbank speichern. Dies erleichtert den Mitarbeitern die Überprüfung und ist für andere Mitarbeiter wie das Management zugänglich.

9. Es bietet Klarheit und Richtung

Besprechen Sie einige Erwartungen und erklären Sie die Stelle während der ersten Gespräche und Vorstellungsgespräche bezüglich der Position. Sie können jedoch während des Onboardings eine ausführlichere Erklärung abgeben.

Die Teammitglieder müssen wissen, was ihre Aufgabe ist, wie sie ihre Aufgaben erledigen sollen und warum manche Pflichten so wichtig sind. Ein intensives Gespräch bereitet sie nicht nur auf die Arbeit vor, sondern auch auf die Erwartungen des Unternehmens an sie.

Fazit

Der Onboarding-Prozess findet normalerweise statt, wenn neue Mitarbeiter in das Unternehmen eintreten, aber es kann auch passieren, wenn bestehende Mitarbeiter zwischen Abteilungen wechseln oder befördert werden. Fast alles ist heute online, und der Onboarding-Prozess ist keine Ausnahme.

Lassen Sie den Prozess für Ihre Mitarbeiter arbeiten. Bald werden Sie glückliche, loyale Mitarbeiter sehen, die gemeinsam auf ein gemeinsames Unternehmensziel hinarbeiten.