كيف يمكن للإعداد الرقمي تحسين تجربة الموظف

أدركت الشركات أهمية الترحيب بأعضاء الفريق الجدد ، ولهذا السبب يستخدم الكثير منهم عملية تسمى onboarding. بصرف النظر عن الترحيب بالمجندين الجدد ، تعمل العملية كتوجيه للتأكد من أن جميع أعضاء الفريق على دراية بسياسة الشركة وواجباتها وعملياتها والجوانب الأخرى للمنظمة والوظيفة. أصبح الآن رقمياً ، لذا يمكنك القيام بذلك عبر الإنترنت أو عن بُعد من أي جهاز.

تختار بعض الشركات بدء هذه العملية بمجرد تعيين عضو الفريق بينما يفضل البعض الآخر التوظيف من جهة الاتصال الأولى. إليك كيف يمكن للإعداد الرقمي تحسين تجربة موظفيك:

1. يقوم بإنشاء اتصال قوي

سوف تقطع اللباقة والود والتواصل المفتوح شوطًا طويلاً عند التعامل مع أي شخص ، بغض النظر عما إذا كان قد أصبح عضوًا في الفريق. يعطي الشخص الموجود على الجانب الآخر من الاتصالات الرقمية للمرشحين الانطباع الأول عن الشركة عن كيفية تفاعلهم مع الموظفين الآخرين.

ومع ذلك ، قد يكون من الصعب على بعض الموظفين تكوين علاقات مع الآخرين. قد يحتاج البعض إلى دعم إضافي من الشركة لتمكين العاملين عبر الإنترنت من خلال الأدوات وصياغة السلوك والأخلاقيات التي يرغبون في رؤيتها في موظفيهم.

ومن ثم ، فإن تمهيد الطريق لبقية علاقة العمل أمر بالغ الأهمية. بعد كل شيء ، لا أحد يريد العمل في شركة حيث قوبلوا بوقاحة من البداية. نظرًا لأن العملية تتم رقميًا ، فلن يكون هناك اتصال وجهًا لوجه في البداية ، لكن هذا لا يعني أن الاتصال أقل أهمية.

مع المزيد والمزيد من التفاعلات التي تحدث على المنصات الرقمية ، يفقد الناس التفاعل الاجتماعي والإشارات غير اللفظية والعوامل الأخرى التي من شأنها أن تساعدهم عادةً في تكوين الآراء والصلات. ستساعد عملية الإعداد الجيدة في تطوير هذه الاتصالات.

2. يحسن إنتاجية الموظف

تتم عملية الإعداد تقليديًا في اليوم الأول لعضو الفريق في المكتب. ولكن ، يمكن الآن القيام بذلك على الفور باستخدام الحلول الرقمية.

يمكنك إعادة توجيه أي وثائق وإجراء مقابلات واجتماعات بالفيديو. ضع في اعتبارك تطبيق أنظمة المراسلة الفورية أو الروبوت للتغذية الراجعة والاستفسارات. من السهل ترتيب إضافة الوصول إلى الأنظمة الضرورية في غضون دقائق. نتيجة لذلك ، لا داعي للقلق بشأن إضاعة الوقت في اجتماعات طويلة أو جلسات إعلامية أو تدريب. سيتم تنفيذ كل شيء رقميًا قبل تاريخ بدء العضو الجديد.

فقط تأكد من تبسيط عملية الإعداد بحيث يسهل إكمالها في وقت قصير. بهذه الطريقة ، سيقوم الموظفون بواجباتهم بكفاءة.

3. يقلل من الشعور بالإحباط

سيشعر أي شخص بالحماس للحصول على وظيفة جديدة. سيكون المجندون متحمسين لبدء رحلتهم مع الشركة التي تحتاجهم.

ولكن يمكن أن يكون الإعداد عملية مربكة ومحبطة لكل من الأعضاء الجدد والشركة. على وجه الخصوص ، حيث يوجد العديد من العناصر لوضع علامة عليها في القائمة. لذلك ، قد يؤدي إجراء الإعداد الرقمي على متن الطائرة إلى توفير الوقت وجعل العملية أكثر سلاسة للموظفين.

يمكن للموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى المواد التدريبية عبر عرض الفيديو الرجوع إليها بسهولة عندما يحتاجون إليها. هذا يعني أنه لا يتعين على الشركة شرح كل شيء مرة أخرى. يمكن توفير مقاطع الفيديو والصور التعليمية هذه للموظفين الآخرين الذين يمكنهم استخدامها كمراجع في أي وقت.

تمنع الحلول الإبداعية مثل هذه الموظفين من الشعور بعدم الرضا والتعامل مع الحمل الزائد للمعلومات. كما أنها تمنعهم من الشعور بالضغط لتذكر كل معلومة.

4. يخفض معدل دوران

سيكون أعضاء الفريق الذين يشعرون بالدعم منذ البداية أكثر سعادة في العمل في الشركة. وبالتالي ، فمن المرجح أن يظلوا مع الشركة. أحد الأسباب الرئيسية وراء مغادرة بعض الموظفين للشركات هو نقص الدعم من المديرين التنفيذيين والاتصال بهم.

لذلك ، من الضروري إظهار أنك تقدر موظفيك. يمكنك القيام بذلك في وقت مبكر أثناء عملية الإعداد. قم بإشراك العضو الجديد في دردشة جماعية وقم بتقديمه لمديره المباشر. مقدمة بسيطة مثل هذه ستعزز علاقة العمل. بدلاً من إنهاء عملية الإعداد وتوجيه الشخص إلى القسم التالي ، يمكنك أن تجعله يشعر بالترحيب.

بالإضافة إلى ذلك ، عندما يُظهر المديرون مشاركتهم في عملية الإعداد ، يمكنهم تقديم مدخلات قيمة. إنهم متاحون للإجابة على بعض الأسئلة حول المنصب أو القسم الذي قد يكون لدى أعضاء الفريق. تحتوي معظم برامج الإعداد على قائمة تحقق يمكن للموظفين اتباعها ووضع علامة عليها عند إكمال المهمة. يتيح هذا البرنامج للمدير المباشر معرفة أخلاقيات عمل الشخص وأدائه.

تساعد الملاحظات ، مثل إكمال المهام البسيطة ، المدير على معرفة ما إذا كان أعضاء الفريق بحاجة إلى مزيد من الدعم. سيضمن هذا النهج الاستباقي بقاء الموظفين راضين ، مما يقلل من مخاطر مغادرتهم إلى شركة أخرى.

5. يوفر تجارب ممتعة

أصبح تحفيز الموظفين جزءًا كبيرًا من العمليات اليومية للشركات ، خاصةً عندما يعمل موظفوها في بيئة عمل من المنزل أو مختلطة.

الصور الجميلة ومقاطع الفيديو المثيرة والتفاعلات المتكررة بين أعضاء الفريق والأدوات المثيرة الأخرى أثناء الإعداد ستشجع الموظفين على المشاركة في المزيد من الأنشطة. تتضمن المزيد من الأمثلة على تجارب الإعداد الممتعة طرح أسئلة حول كيفية كسر الجليد ، أو إجراء اختبارات ممتعة للتعرف على بعضنا البعض ، أو مشاركة وقت الشاي الافتراضي.

سوف يمتد الحافز الذي يحصل عليه الأعضاء إلى أداء عملهم وجودة الإنتاج. كلما كان أداء الموظفين لعملهم أكثر متعة ، كان أداؤهم أفضل وكلما زادت جودة عملهم.

خلق شعور بالتماسك منذ البداية سيمهد الطريق لتفاعلات جيدة بين الشركة والموظفين في المستقبل. كما أنه يعزز ولاء أعضاء الفريق للمنظمة. وبالتالي ، يساعدهم على تكوين روابط مع زملائهم فيما بعد.

6. يسمح للموظفين بالتكيف بسرعة

يمكن للشركات مساعدة مجنديها على التكيف بشكل جيد مع بيئة العمل الجديدة من خلال تخصيص رفيق مكتب لكل منهم. يمكن لصديق المكتب توجيه الموظف الجديد ومساعدته في العثور على الأدوات المناسبة ، واستخدام برامج الأعمال ، وشرح التعليمات أو الإجراءات المربكة.

يمكن لكل من المدير المباشر وقسم الموارد البشرية القيام بدورهم لقيادة المجندين أيضًا. بدعمهم ، سيتمكن الموظفون الجدد من التكيف بشكل أسرع.

باختصار ، يمكن أن يمهد الإعداد الرقمي الطريق لوظائف العمل الرقمية أو عبر الإنترنت الأخرى وأن يتأقلم أعضاء الفريق مع طريقة العمل هذه. بعد بضع سنوات من الآن ، ستصبح هذه العملية ممارسة قياسية. ولكن في غضون ذلك ، سيظل بعض الموظفين اليوم بحاجة إلى المساعدة للتكيف مع مجال العمل الرقمي.

7. يقلل من الإجراءات المتكررة

تضيع الكثير من الساعات أثناء يوم العمل بسبب المهام المتكررة التي يؤديها الموظفون. قد يكون التوظيف أو الإعداد أحد هذه المهام لقسم الموارد البشرية.

يمكن أن يحصل كل عضو جديد في الفريق على تأهيل قياسي للشركة. يمكن إضافة الإعداد المتخصص لكل قسم. سيجعل حل الإعداد الرقمي المهمة أسهل ويوفر ساعات عديدة من الوقت الثمين للمُجنِّد.

سيتم حفظ الحلول الرقمية ، مثل مقاطع الفيديو التدريبية ، في السحابة حتى تحتاجها للموظف التالي. لأنك تحتفظ بها ، لن تتكرر العملية في كل مرة.

هناك طريقة أخرى لإنقاذ الموظفين من تكرار القيام بنفس المهمة وهي أتمتة وظائف معينة. من خلال التطبيقات المتاحة في السوق حاليًا ، يمكن أتمتة العمليات والإجراءات المحددة لعملية الإعداد. أحد الأمثلة على التطبيق الذي يمكنك الاستفادة منه هو روبوت النظام الأساسي ، الذي يتبادل المعلومات بين تطبيقاتك ومنصة اتصالات عملك.

8. يوفر الراحة

نظرًا لكون عملية الإعداد وظيفة عبر الإنترنت أو رقمية ، يمكنك تنفيذها في أي مكان وفي أي وقت. يمكن للموظفين مراجعة المواد في وتيرتهم الخاصة واستكمال النماذج في راحة منازلهم.

يميل العاملون عن بعد أو الهجين إلى أن يكونوا أكثر إنتاجية عند العمل في بيئة مريحة أكثر استرخاءً مثل منازلهم. تضمن البيئة الهادئة والوصول عن بعد أن أعضاء الفريق يمكنهم التركيز وتحقيق المزيد في فترة زمنية قصيرة. يمكن أن يشمل هذا النوع من الإعداد عملية الإعداد أيضًا.

في الواقع ، أصبحت الراحة أحد العوامل التي يبحث عنها معظم الناس عند التقدم لوظيفة جديدة. خلق عصر العمل عن بعد مجموعة من العمال الذين يرغبون في دمج حياتهم المكتبية مع حياتهم المنزلية بسلاسة. من السهل عليك تقديمها من خلال عملية الإعداد الرقمي.

علاوة على ذلك ، يمكنك جمع معظم المعلومات عن بُعد وتخزينها في قاعدة بيانات مركزية. هذا يسهل على الموظفين المراجعة ويمكن الوصول إليه من قبل الموظفين الآخرين مثل الإدارة.

9. يوفر الوضوح والتوجيه

ناقش بعض التوقعات واشرح الوظيفة خلال المحادثات والمقابلات الأولية المتعلقة بالمنصب. ومع ذلك ، يمكنك تقديم شرح أكثر تفصيلاً أثناء الإعداد.

يحتاج أعضاء الفريق إلى معرفة وظيفتهم ، وكيف ينبغي عليهم إكمال مهامهم ، ولماذا تعتبر بعض الواجبات مهمة جدًا. ستعمل المناقشة العميقة على إعدادهم ليس فقط للعمل ولكن لتوقعات الشركة منهم أيضًا.

خاتمة

تحدث عملية الإعداد عادةً عندما ينضم المجندون إلى الشركة ، ولكن يمكن أن تحدث أيضًا عندما ينتقل الموظفون الحاليون بين الأقسام أو يحصلون على ترقية. كل شيء تقريبًا متصل بالإنترنت اليوم ، وعملية الإعداد ليست استثناءً.

دع العملية تعمل لموظفيك. قريبًا ، سترى موظفين سعداء ومخلصين يعملون معًا لتحقيق هدف مشترك للشركة.