5 متعقبات زمنية لإدارة الفرق في الأعمال الصغيرة

تم تطوير تطبيقات تتبع مختلفة لصالح الشركات الصغيرة على مر السنين. من بينها ، حلول إدارة الوقت والرواتب هي الأكثر أهمية. ذلك لأن هذه الشركات ، خاصة تلك التي تعتمد على القوى العاملة عن بُعد ، تعتمد على متتبعات الوقت لحساب الساعات المدفوعة بدقة.

ومع ذلك ، فإن حلول تتبع الوقت الآن تتجاوز مجرد إنشاء كشوف الرواتب. يمكنك استخدام هذه التطبيقات لتتبع مخرجات العاملين لديك وكفاءتهم كصاحب عمل. يمكن بعد ذلك استخدام البيانات لتشكيل السياسات التي تعمل على تحسين الإنتاجية.

هذه الاستخدامات هي السبب وراء اعتماد المزيد من الشركات ، وخاصة الشركات الصغيرة ، بشكل متزايد لتتبع الوقت. وفقًا لتقرير Data Bridge Market Research ، سينمو سوق برمجيات تتبع الوقت بنسبة 20.4٪ CGAR من 2021 إلى 2028 وسيصل حجم السوق إلى 31.88 مليار دولار أمريكي.

هناك متتبعات زمنية مختلفة تم تطويرها لتلبية الاحتياجات المختلفة. على سبيل المثال ، تعتبر بعض التطبيقات رائعة في تتبع الوقت بشكل أخلاقي بينما يتضاعف البعض الآخر كمتتبعات للإنتاجية. في هذه المقالة ، سنغطي أفضل 5 أدوات لتتبع الوقت للشركات الصغيرة.

1. تراك

Traqq هو تطبيق ممتاز لتتبع وقت العمل وهو رائع أيضًا في تتبع الإنتاجية. يعد تنزيل البرنامج وتثبيته وإعداده أمرًا سهلاً. كما أنها تشغل مساحة صغيرة على محرك الأقراص الثابتة لموظفيك وتستهلك الحد الأدنى من موارد النظام.

يبدأ Traqq تلقائيًا بعد بدء تشغيل الكمبيوتر ، ويمكنك الوصول إليه من شريط المهام. يتعين على موظفيك فقط النقر فوق الزر "ابدأ" ، وسيبدأ التطبيق في تسجيل الساعات المدفوعة بهدوء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إنشاء الجداول الزمنية تلقائيًا على لوحة المعلومات بعد كل يوم أو أسبوع أو شهر. هذا يساعد لأن العمال يمكن أن يحدثوا فوضى إذا سمح لهم بملء جداولهم الزمنية.

تعمل الأداة أيضًا كمتعقب للإنتاجية. يستخدم تمثيلًا مرئيًا ليوضح لك مدى إنتاجية موظفيك على مدار اليوم. تراقب Traqq مستويات النشاط من خلال تتبع حركات الماوس ولوحة المفاتيح. كما أنه يحتفظ بعلامات تبويب على التطبيقات والمواقع الإلكترونية التي يقضي العاملون لديك وقتهم فيها ويرسل المعلومات إليك. بهذه الطريقة ، تعرف أنت (وموظفوك) ما الذي يؤثر على الإنتاجية وإصلاحه وفقًا لذلك.

إحدى السمات البارزة في Traqq هي احترامها لخصوصية الموظف. على الرغم من أنه يأخذ لقطات شاشة أثناء تتبع الوقت ، إلا أنه يطمس الصور. بهذه الطريقة ، يكون لدى أصحاب العمل فكرة عما يفعله العمال دون رؤية محتويات المواقع أو التطبيقات التي يستخدمونها.

الايجابيات:

• واجهة نظيفة وبديهية وسهلة الاستخدام
• التمثيل المرئي لمستويات النشاط والرؤى لبيانات الإنتاجية القيمة
• مراقبة الموظف الأخلاقية
• تسجيل الشاشة لتثبيط سرقة الوقت ومراقبة الموظفين بشكل أكثر دقة
• بأسعار معقولة، ميسور، متناول اليد

سلبيات:

• لا توجد رؤية المنطقة الزمنية
• لا تتوفر عمليات تكامل للتطبيقات الخارجية

2. الحصاد

يوفر Harvest وظائف تتبع الوقت والفواتير وإدارة المشاريع والجدولة. إنها إحدى تلك الأدوات التي تساعدك على فهم مستوى إنتاجية موظفيك وتتبع ما يفعلونه ومتى يفعلونه.

يوفر حل تتبع الوقت تقارير إنتاجية مرئية ، مما يسمح لك بتحسين كيفية تعيين المهام وتخصيص الموارد.

يمكنك بسهولة إدارة موظفيك من لوحة تحكم واحدة. يتضمن ذلك الموافقة على الجداول الزمنية الأسبوعية أو الشهرية ، وعرض ساعات العمل ، ومراقبة الوقت الذي يقضيه في الوظيفة. يمكنك أيضًا إعداد تذكيرات تلقائية لتنبيه العاملين لديك لتسليم الجداول الزمنية.

علاوة على ذلك ، تتيح لك ميزة الفوترة تحويل الساعات القابلة للفوترة إلى فواتير. بهذه الطريقة ، يمكنك معرفة كيفية شحن العملاء بسرعة وإعداد فاتورة بدون حسابات معقدة. تتكامل الأداة أيضًا مع خدمات الدفع مثل PayPal ، مما يتيح لك تلقي الدفع بسهولة.

على الرغم من وجود إصدار مجاني ، ستحتاج إلى استخدام الإصدار المدفوع للاستمتاع بمعظم أفضل ميزات Harvest. على سبيل المثال ، البرنامج مجاني - إلى حد ما - للمستخدمين الفرديين ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى الإصدار المدفوع إذا كنت تريده لفريقك.

الايجابيات:

• يتكامل مع تطبيقات الدفع
• يضاعف كمتعقب للإنتاجية
• عظيم للشركات الصغيرة

سلبيات:

• ليس سهل الاستخدام
• ميزات محدودة في النسخة المدفوعة
• لا تتبع GPS
• باهظة الثمن للفرق الكبيرة

3. Homebase

Homebase هو تطبيق آخر مثالي لتتبع الوقت للشركات الصغيرة. كما أن تطبيق الهاتف المحمول الخاص به يجعله أكثر سهولة للفرق أثناء التنقل.

فهو يمزج بين الوظائف الأساسية والمعقدة لعمل حزمة كاملة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدامه لتتبع الوقت وجدولة المهام وإدارة كشوف المرتبات الخاصة بك. تأتي هذه الأداة أيضًا مع حزم إضافية تساعد في التوظيف وإدارة الموارد البشرية والتواصل.

يساعدك متتبع الوقت على مراقبة وقت دخول العاملين لديك وخروجهم ويظهر لك فترات الراحة والعمل الإضافي. حيث أن محدد موقع GPS يوضح لك مكان عمل أعضاء فريقك. أخيرًا ، يمكن تنشيط متتبع الوقت على تطبيقات الجوال وسطح المكتب.

تأتي ميزة جدولة Homebase مع قوالب يمكن أن تساعدك في منع العمل الإضافي. يُظهر مدى توفر كل عضو في الفريق وإجازاته وتفضيلاته. يمكنك أيضًا استخدام الميزة لفتح الجداول الزمنية وتبديلها وتداولها. بعد تحديث الورديات ، يمكنك مشاركتها بسهولة مع الفريق.

الايجابيات:

• يشمل أدوات التوظيف
• معقولة إلى حد ما

سلبيات:

• الإصدار المجاني يدعم موقع واحد ومسؤول فقط
• أبلغ المستخدمون عن مشاكل التكامل

4. كلوكيفي

تتمثل نقطة البيع الرئيسية لـ Clockify في أنه يدعم تتبع الوقت لعدد غير محدود من المستخدمين والمشاريع مجانًا.

يساعد البرنامج المستقلين ومدراء الأعمال الصغيرة على مراقبة الساعات المدفوعة وغير المدفوعة بسهولة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الإصدار المجاني يزودك بتقويم حيث يمكنك إضافة مجموعات زمنية وتعديلها وعرض المهام وتتبعها.

تفتح الترقية إلى الخطط المدفوعة الباب أمام ميزات إضافية مثل قوالب المشروع وإضافة الوقت وتدقيق الوقت. تشمل الميزات الأخرى المدفوعة تسجيل الدخول الأحادي (SSO) وإدارة الحساب وتتبع نظام تحديد المواقع العالمي والتقارير المجدولة والموافقات على الجدول الزمني وتكامل QuickBooks والمزيد.

شيء جيد آخر في Clockify هو أنك لست مقيدًا بنظام أساسي أو جهاز معين. يمكنك الوصول إلى عداد الوقت عبر الإنترنت على متصفحات الويب وأجهزة الكمبيوتر وأجهزة Android و iOS.

تتميز ميزة تتبع المشروع بالمرونة لأنه يمكنك تصنيف الوظائف حسب النوع وتقسيم المشاريع إلى أنشطة مختلفة.

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك ميزة الفوترة تتبع الساعات المدفوعة واستخدامها في إنشاء الفواتير وإرسالها إلى العملاء كملفات PDF.

الايجابيات:

• يأتي مع أداة فاتورة مدمجة
• يدعم الإصدار المجاني تكامل الأجهزة المحمولة والويب وسطح المكتب
• واجهته سهلة الاستخدام

سلبيات:

• يمكن أن يكون تطبيق الهاتف المحمول غير مستقر
• من المستحيل إضافة وإنشاء حقول جديدة في التقارير
• سيتعين عليك دفع المزيد للوصول إلى مقارنات الميزانية

5. Hubstaff

تتبع وقت Hubstaff ، وكشوف المرتبات ، والجدولة ، والسياج الجغرافي ، وتتبع GPS ، ومراقبة الإنتاجية ، وقدرات الفوترة تجعله حلاً ممتازًا للشركات الصغيرة ، وخاصة الفرق البعيدة. يمكنك أنت وموظفيك الوصول إليها عبر الويب والجوال وسطح المكتب.

يمكن للبرنامج تتبع استخدام التطبيقات وعناوين URL لإعطائك فكرة عما يفعله العمال ، مما يجعله أحد أفضل أدوات الإنتاجية للشركات الصغيرة.

الايجابيات:

• إنشاء كشوف المرتبات وإعداد التقارير بشكل آلي
• التكامل مع أكثر من 30 تطبيقًا

سلبيات:

• التقاط لقطة شاشة تشتيت الانتباه
• تقارير عن مواطن الخلل في التطبيق

خاتمة

يجب أن يحدد عملك وكيفية عملك التطبيق الذي تختاره. ولكن ، بشكل عام ، نعتقد أن Traqq هو أفضل متتبع للوقت للشركات الصغيرة التي تتطلع إلى مراقبة الموظفين بكفاءة دون انتهاك خصوصيتهم.