5 rastreadores de tiempo para administrar equipos en pequeñas empresas

A lo largo de los años, se han desarrollado diferentes aplicaciones de seguimiento en beneficio de las pequeñas empresas. Entre ellos, las soluciones de gestión de tiempo y nómina son las más críticas. Esto se debe a que estas empresas, especialmente aquellas que dependen de la mano de obra remota, confían en los rastreadores de tiempo para calcular con precisión las horas facturables.

Sin embargo, las soluciones de seguimiento del tiempo ahora van más allá de la simple generación de hojas de pago. Puede usar estas aplicaciones para realizar un seguimiento de la producción y la eficiencia de sus trabajadores como empleador. Luego, los datos se pueden usar para dar forma a políticas que mejoren la productividad.

Estos usos son la razón por la que cada vez más empresas, especialmente las pequeñas empresas, adoptan cada vez más los rastreadores de tiempo. Según un informe de Data Bridge Market Research, el mercado de software de seguimiento de tiempo crecerá a una CGAR del 20,4 % entre 2021 y 2028 y alcanzará un tamaño de mercado de 31 880 millones de dólares.

Hay diferentes rastreadores de tiempo desarrollados para diferentes necesidades. Por ejemplo, algunas aplicaciones son excelentes para rastrear el tiempo de manera ética, mientras que otras funcionan como rastreadores de productividad. En este artículo, cubriremos los 5 principales rastreadores de tiempo para pequeñas empresas.

1. Traqq

Traqq es una excelente aplicación de seguimiento del tiempo de trabajo que también es excelente para el seguimiento de la productividad. Descargar, instalar y configurar el programa es fácil. También ocupa poco espacio en el disco duro de sus empleados y consume recursos mínimos del sistema.

Traqq se inicia automáticamente después de que su computadora se inicia, y puede acceder a él en la barra de tareas. Sus empleados solo tienen que hacer clic en el botón Inicio y la aplicación comenzará a registrar sus horas facturables en silencio. Además, las hojas de tiempo se pueden generar automáticamente en el tablero después de cada día, semana o mes. Esto ayuda ya que los trabajadores pueden hacer un lío si se les permite completar sus hojas de tiempo.

La herramienta también funciona como un rastreador de productividad. Utiliza una representación visual para mostrarle qué tan productivos han sido sus empleados a lo largo del día. Traqq monitorea los niveles de actividad mediante el seguimiento de los movimientos del mouse y el teclado. También controla las aplicaciones y los sitios web en los que pasan el tiempo sus trabajadores y le devuelve la información. De esta manera, usted (y sus empleados) sabrán qué está afectando la productividad y lo corregirán en consecuencia.

Una característica notable de Traqq es su respeto por la privacidad de los empleados. Aunque toma capturas de pantalla mientras registra el tiempo, desenfoca las imágenes. De esta forma, los empleadores tienen una idea de lo que están haciendo los trabajadores sin ver el contenido de los sitios web o las aplicaciones que están usando.

Ventajas:

• Interfaz limpia, intuitiva y fácil de usar
• Representación visual de niveles de actividad e información valiosa sobre datos de productividad
• Supervisión ética de los empleados
• Grabación de pantalla para desalentar el robo de tiempo y monitorear a los empleados con mayor precisión
• Asequible

Contras:

• No hay visibilidad de la zona horaria
• Las integraciones para aplicaciones externas no están disponibles

2. Cosecha

Harvest proporciona funcionalidades de seguimiento de tiempo, facturación, gestión de proyectos y programación. Es una de esas herramientas que lo ayudan a comprender el nivel de productividad de sus empleados y realizar un seguimiento de lo que hacen y cuándo lo hacen.

La solución de seguimiento del tiempo proporciona informes visuales de productividad, lo que le permite optimizar la forma en que asigna tareas y asigna recursos.

Puede administrar fácilmente a sus empleados desde un panel. Eso incluye aprobar hojas de horas semanales o mensuales, ver las horas de trabajo y monitorear el tiempo dedicado a un trabajo. También puede configurar recordatorios automáticos para alertar a sus trabajadores para que entreguen las hojas de tiempo.

Además, la función de facturación le permite convertir las horas facturables en facturas. De esta manera, puede descubrir rápidamente cómo cobrar a los clientes y configurar una factura sin cálculos complejos. La herramienta también se integra con servicios de pago como PayPal, lo que le permite recibir pagos con facilidad.

Si bien hay una versión gratuita, deberá optar por la versión paga para disfrutar de la mayoría de las mejores funciones de Harvest. Por ejemplo, el programa es gratuito, hasta cierto punto, para usuarios individuales, pero si necesita la versión paga si la quiere para su equipo.

Ventajas:

• Se integra con aplicaciones de pago
• Funciona como un rastreador de productividad
• Ideal para pequeñas empresas.

Contras:

• No es fácil de usar
• Funciones limitadas en la versión de pago
• Sin seguimiento GPS
• Caro para equipos grandes

3. Base de operaciones

Homebase es otra aplicación de seguimiento de tiempo ideal para pequeñas empresas. Su aplicación móvil también lo hace más accesible para los equipos en movimiento.

Combina funcionalidades básicas y complejas para hacer un paquete completo. Por ejemplo, puede usarlo para realizar un seguimiento del tiempo, programar tareas y administrar su nómina. Esta herramienta también viene con paquetes adicionales que ayudan con el reclutamiento, la gestión de recursos humanos y la comunicación.

El rastreador de tiempo lo ayuda a monitorear cuándo sus trabajadores registran la entrada y la salida y le muestra los descansos y las horas extra. Mientras que el localizador GPS le muestra desde dónde están trabajando los miembros de su equipo. Finalmente, el rastreador de tiempo se puede activar en aplicaciones móviles y de escritorio.

La función de programación de Homebase viene con plantillas que pueden ayudarlo a evitar las horas extra. Muestra la disponibilidad, el tiempo libre y las preferencias de turno de cada miembro del equipo. También puede usar la función para abrir, cambiar e intercambiar horarios. Después de actualizar los turnos, puede compartirlo fácilmente con el equipo.

Ventajas:

• Incluye herramientas de contratación
• Bastante asequible

Contras:

• La versión gratuita solo admite una ubicación y administrador
• Los usuarios reportan problemas de integración

4. Relojear

El principal punto de venta de Clockify es que admite el seguimiento del tiempo para usuarios y proyectos ilimitados de forma gratuita.

El programa ayuda a los trabajadores independientes y a los gerentes de pequeñas empresas a controlar fácilmente las horas facturables y no facturables. Además, la versión gratuita lo equipa con un calendario donde puede agregar y editar bloques de tiempo y ver y realizar un seguimiento de las tareas.

La actualización a planes pagos abre la puerta a funciones adicionales, como plantillas de proyectos, adición de tiempo y auditorías de tiempo. Otras características pagas incluyen inicio de sesión único (SSO), administración de cuentas, rastreo GPS, informes programados, aprobaciones de hojas de tiempo, integración con QuickBooks y más.

Otra cosa buena de Clockify es que no estás limitado a una plataforma o dispositivo específico. Puede acceder a su temporizador en línea en navegadores web, computadoras y dispositivos Android e iOS.

La función de seguimiento de proyectos es flexible porque puede categorizar los trabajos por tipo y dividir los proyectos en varias actividades.

Además, la función de facturación le permite realizar un seguimiento de las horas facturables, usarlas para crear facturas y enviarlas a los clientes en formato PDF.

Ventajas:

• Viene con una herramienta de facturación incorporada.
• La versión gratuita es compatible con la integración móvil, web y de escritorio.
• Su interfaz es fácil de usar.

Contras:

• La aplicación móvil puede ser inestable
• Es imposible agregar y crear nuevos campos en los informes.
• Tendrá que pagar más para acceder a las comparaciones de presupuesto

5. Eje central

El seguimiento del tiempo, la nómina, la programación, la geolocalización, el seguimiento por GPS, el monitoreo de la productividad y las capacidades de facturación de Hubstaff lo convierten en una excelente solución para las pequeñas empresas, especialmente para los equipos remotos. Usted y sus empleados pueden acceder a él a través de la web, el móvil y el escritorio.

El programa puede rastrear el uso de la aplicación y las URL para darle una idea de lo que están haciendo los trabajadores, lo que la convierte en una de las mejores herramientas de productividad para las pequeñas empresas.

Ventajas:

• Generación e informes automatizados de nómina
• Integración con más de 30 aplicaciones

Contras:

• Captura de pantalla que distrae
• Informes de fallas en la aplicación

Conclusión

Su negocio y la forma en que opera deben determinar qué aplicación elegir. Pero, en general, creemos que Traqq es el mejor rastreador de tiempo para las pequeñas empresas que buscan monitorear a los empleados de manera eficiente sin infringir su privacidad.