5 Zeiterfassung für die Verwaltung von Teams in kleinen Unternehmen

Im Laufe der Jahre wurden verschiedene Tracking-Anwendungen zum Nutzen kleiner Unternehmen entwickelt. Unter ihnen sind Zeit- und Gehaltsverwaltungslösungen die wichtigsten. Das liegt daran, dass diese Unternehmen, insbesondere diejenigen, die auf Remote-Arbeitskräfte angewiesen sind, sich auf Zeiterfassung verlassen, um die abrechenbaren Stunden genau zu berechnen.

Zeiterfassungslösungen gehen jedoch heute über die einfache Erstellung von Gehaltsabrechnungen hinaus. Mit diesen Apps können Sie als Arbeitgeber die Leistung und Effizienz Ihrer Mitarbeiter verfolgen. Die Daten können dann verwendet werden, um Richtlinien zu gestalten, die die Produktivität verbessern.

Diese Verwendungen sind der Grund, warum immer mehr Unternehmen, insbesondere kleine Unternehmen, Zeiterfassung einsetzen. Laut einem Marktforschungsbericht von Data Bridge wird der Markt für Zeiterfassungssoftware von 2021 bis 2028 um 20,4 % CGAR wachsen und eine Marktgröße von 31,88 Milliarden USD erreichen.

Es gibt verschiedene Zeiterfassungssysteme, die für unterschiedliche Bedürfnisse entwickelt wurden. Einige Anwendungen eignen sich beispielsweise hervorragend für die ethische Zeiterfassung, während andere gleichzeitig als Produktivitäts-Tracker dienen. In diesem Artikel behandeln wir die Top 5 der Zeiterfassung für kleine Unternehmen.

1. Traqq

Traqq ist eine hervorragende Arbeitszeiterfassungs-App, die sich auch hervorragend zur Produktivitätserfassung eignet. Das Herunterladen, Installieren und Einrichten des Programms ist einfach. Es nimmt auch wenig Platz auf der Festplatte Ihrer Mitarbeiter ein und verbraucht nur minimale Systemressourcen.

Traqq startet automatisch, nachdem Ihr Computer hochgefahren ist, und Sie können über die Taskleiste darauf zugreifen. Ihre Mitarbeiter müssen nur auf die Schaltfläche Start klicken, und die App beginnt, ihre abrechenbaren Stunden leise zu erfassen. Darüber hinaus können Stundenzettel nach jedem Tag, jeder Woche oder jedem Monat automatisch auf dem Dashboard generiert werden. Dies ist hilfreich, da Arbeitnehmer ein Chaos anrichten können, wenn sie ihre Stundenzettel ausfüllen dürfen.

Das Tool fungiert auch als Produktivitäts-Tracker. Es verwendet eine visuelle Darstellung, um Ihnen zu zeigen, wie produktiv Ihre Mitarbeiter den ganzen Tag über waren. Traqq überwacht das Aktivitätsniveau, indem es Maus- und Tastaturbewegungen verfolgt. Es überwacht auch die Apps und Websites, auf denen Ihre Mitarbeiter Zeit verbringen, und sendet die Informationen an Sie zurück. Auf diese Weise wissen Sie (und Ihre Mitarbeiter), was die Produktivität beeinträchtigt, und beheben es entsprechend.

Ein bemerkenswertes Merkmal von Traqq ist der Respekt vor der Privatsphäre der Mitarbeiter. Obwohl es Screenshots macht, während es die Zeit verfolgt, verwischt es die Bilder. Auf diese Weise haben Arbeitgeber ein Gefühl dafür, was Arbeitnehmer tun, ohne die Inhalte der von ihnen verwendeten Websites oder Apps zu sehen.

Vorteile:

• Saubere, intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche
• Visuelle Darstellung des Aktivitätsniveaus und Einblicke in wertvolle Produktivitätsdaten
• Ethische Mitarbeiterüberwachung
• Bildschirmaufzeichnung, um Zeitdiebstahl zu verhindern und Mitarbeiter genauer zu überwachen
• Bezahlbar

Nachteile:

• Es gibt keine Sichtbarkeit der Zeitzone
• Integrationen für externe Apps sind nicht verfügbar

2. Ernte

Harvest bietet Funktionen für Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Projektmanagement und Terminplanung. Es ist eines dieser Tools, mit denen Sie das Produktivitätsniveau Ihrer Mitarbeiter verstehen und verfolgen können, was sie tun und wann sie es tun.

Die Zeiterfassungslösung bietet visuelle Produktivitätsberichte, mit denen Sie die Zuweisung von Aufgaben und die Zuweisung von Ressourcen optimieren können.

Sie können Ihre Mitarbeiter einfach von einem Dashboard aus verwalten. Dazu gehören die Genehmigung wöchentlicher oder monatlicher Arbeitszeittabellen, die Anzeige von Arbeitsstunden und die Überwachung der für einen Job aufgewendeten Zeit. Sie können auch automatische Erinnerungen einrichten, um Ihre Mitarbeiter daran zu erinnern, Stundenzettel abzugeben.

Darüber hinaus können Sie mit der Rechnungsstellung abrechenbare Stunden in Rechnungen umwandeln. Auf diese Weise können Sie schnell herausfinden, wie Sie Kunden belasten und eine Rechnung ohne komplexe Berechnungen erstellen. Das Tool lässt sich auch in Zahlungsdienste wie PayPal integrieren, sodass Sie problemlos Zahlungen erhalten können.

Obwohl es eine kostenlose Version gibt, müssen Sie sich für die kostenpflichtige Version entscheiden, um die meisten der besten Funktionen von Harvest nutzen zu können. Zum Beispiel ist das Programm für Solo-Benutzer bis zu einem gewissen Grad kostenlos, aber wenn Sie die kostenpflichtige Version benötigen, wenn Sie es für Ihr Team möchten.

Vorteile:

• Integriert sich in Zahlungs-Apps
• Dient auch als Produktivitäts-Tracker
• Ideal für kleine Unternehmen

Nachteile:

• Nicht einfach zu bedienen
• Eingeschränkte Funktionen in der kostenpflichtigen Version
• Kein GPS-Tracking
• Teuer für große Teams

3. Heimatbasis

Homebase ist eine weitere ideale Zeiterfassungsanwendung für kleine Unternehmen. Die mobile App macht es auch für Teams unterwegs leichter zugänglich.

Es verbindet grundlegende und komplexe Funktionalitäten zu einem Gesamtpaket. Sie können es beispielsweise verwenden, um Zeit zu verfolgen, Aufgaben zu planen und Ihre Gehaltsabrechnung zu verwalten. Dieses Tool enthält auch zusätzliche Pakete, die bei der Rekrutierung, dem Personalmanagement und der Kommunikation helfen.

Die Zeiterfassung hilft Ihnen zu überwachen, wann Ihre Mitarbeiter ein- und ausstempeln, und zeigt Ihnen Pausen und Überstunden an. Der GPS-Locator hingegen zeigt Ihnen, wo Ihre Teammitglieder arbeiten. Schließlich kann die Zeiterfassung auf mobilen und Desktop-Anwendungen aktiviert werden.

Die Planungsfunktion von Homebase enthält Vorlagen, mit denen Sie Überstunden vermeiden können. Es zeigt die Verfügbarkeit, Freizeit und Schichtpräferenzen jedes Teammitglieds an. Sie können die Funktion auch verwenden, um Fahrpläne zu öffnen, zu wechseln und zu handeln. Nachdem Sie die Schichten aktualisiert haben, können Sie sie ganz einfach mit dem Team teilen.

Vorteile:

• Beinhaltet die Einstellung von Werkzeugen
• Ziemlich erschwinglich

Nachteile:

• Die kostenlose Version unterstützt nur einen Standort und Administrator
• Benutzer berichten von Integrationsproblemen

4. Clockify

Das Hauptverkaufsargument von Clockify ist, dass es die Zeiterfassung für unbegrenzte Benutzer und Projekte kostenlos unterstützt.

Das Programm hilft Freiberuflern und Managern kleiner Unternehmen, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden mit Leichtigkeit zu überwachen. Darüber hinaus stattet Sie die kostenlose Version mit einem Kalender aus, in dem Sie Zeitblöcke hinzufügen und bearbeiten sowie Aufgaben anzeigen und verfolgen können.

Ein Upgrade auf kostenpflichtige Pläne öffnet die Tür zu zusätzlichen Funktionen wie Projektvorlagen, Hinzufügen von Zeit und Zeitprüfungen. Weitere kostenpflichtige Funktionen umfassen Single Sign-On (SSO), Kontoverwaltung, GPS-Tracking, geplante Berichte, Genehmigungen von Arbeitszeittabellen, QuickBooks-Integration und mehr.

Ein weiterer Vorteil von Clockify ist, dass Sie nicht auf eine bestimmte Plattform oder ein bestimmtes Gerät beschränkt sind. Sie können über Webbrowser, Computer sowie Android- und iOS-Geräte auf den Online-Timer zugreifen.

Die Projektverfolgungsfunktion ist flexibel, da Sie Jobs nach Typ kategorisieren und Projekte in verschiedene Aktivitäten aufteilen können.

Außerdem können Sie mit der Rechnungsstellung abrechenbare Stunden nachverfolgen, sie zum Erstellen von Rechnungen verwenden und sie als PDFs an Kunden senden.

Vorteile:

• Es wird mit einem integrierten Rechnungstool geliefert
• Die kostenlose Version unterstützt die mobile, Web- und Desktop-Integration
• Seine Schnittstelle ist benutzerfreundlich

Nachteile:

• Die mobile App kann instabil sein
• Es ist nicht möglich, neue Felder in den Berichten hinzuzufügen oder zu erstellen
• Sie müssen mehr bezahlen, um auf Budgetvergleiche zugreifen zu können

5. Hubstaff

Die Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Terminplanung, Geofencing, GPS-Verfolgung, Produktivitätsüberwachung und Rechnungsstellung von Hubstaff machen es zu einer hervorragenden Lösung für kleine Unternehmen, insbesondere für entfernte Teams. Sie und Ihre Mitarbeiter können über das Web, Mobilgerät und Desktop darauf zugreifen.

Das Programm kann die App-Nutzung und URLs verfolgen, um Ihnen einen Eindruck davon zu vermitteln, was die Mitarbeiter tun, was es zu einem der besten Produktivitätstools für kleine Unternehmen macht.

Vorteile:

• Automatisierte Erstellung und Berichterstattung von Gehaltsabrechnungen
• Integration mit mehr als 30 Anwendungen

Nachteile:

• Ablenkende Screenshot-Erfassung
• Berichte über In-App-Fehler

Fazit

Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise sollten bestimmen, welche Anwendung Sie wählen sollten. Aber insgesamt glauben wir, dass Traqq der beste Zeittracker für kleine Unternehmen ist, die Mitarbeiter effizient überwachen möchten, ohne ihre Privatsphäre zu verletzen.