我們投資保險的原因是：保護我們的未來，為生活中不可避免的艱難時刻做好準備。 您的組織也可以通過購買文字保險計劃以及製定明確的安全和溝通策略來確保其未來。 這可以幫助您更好地估計組織的恢復時間目標 (RTO)，或讓組織恢復運行所需的時間量。
對於非營利組織來說，災難可以是從負面新聞到地震的任何事情。 根據災難的類型，我們將首先引導您了解如何穩定您的情況。 然後，我們將討論與公眾溝通的步驟，以確保您組織的健康和聲譽。
第一部分：安全性和穩定性
您的組織在其生命週期中可能面臨多種不同類型的災難，所有災難的嚴重程度都不同。 我們將討論三種不同類別的挫折，以幫助您考慮該方法在每種情況下的不同之處。
為了為您提供處理這些場景的有用結構，我們按以下方式對您的組織最關心的可能災難進行了分組：公共關係 (PR)、系統故障或安全漏洞以及自然災害和搶劫. 與任何災難一樣，團隊的安全是最重要的，在您啟動任何外部協議之前應確保安全。 然後，您可以查看需要採取的後續步驟來穩定局勢並與公眾溝通。
公關災難
根據您的觀點，這是一種不太極端的災難情景，因為它可能不會影響與您的組織相關的任何個人的人身安全。 然而，“災難”一詞仍然適用，因為真正災難性的公關事件有可能不可逆轉地損害您組織的聲譽，從而使您的組織無法履行其使命和與之相關的生活。
公共關係災難通常源於個別員工或附屬機構或您的組織本身的行為。 但是，當您組織之外的個人或實體公開嘲笑或指責您的組織時，它們也可能出現。 根據 fastcompany.com 最近的一篇文章，當您的品牌因關聯而有罪或直接對造成負面新聞的事件負責時，公關災難也可能發生。
今天，社交媒體上的人為錯誤是更常見的公關災難形式的一個例子。 2011 年，美國紅十字會的賬戶發布了一條關於個人賬戶飲酒的推文。 作為回應，他們刪除了這條推文，並幽默地回應了他們的追隨者，說：“我們已經刪除了這條流氓推文，但請放心，紅十字會是清醒的，我們已經沒收了鑰匙。” 在這種情況下，美國紅十字會為從此類事件中恢復樹立了一個很好的榜樣，並提醒我們一些重要提示。
在這種情況下，重要的是要迅速做出反應並保持鎮定。 為此，請考慮以下提示：
- 快速響應時間對於幫助減輕問題的任何負面加劇非常重要。
- 承認並承認錯誤以重新獲得支持和信任。
- “我們現在不知道”或“我們正在努力”總是比沉默好。
- 展示組織人性化的一面，以建立共同點。
- 不要害怕取笑自己。 在適當的時候使用幽默來擺脫這種情況。
您的組織可以採取措施幫助防止這些 PR 問題的發生。
- 盡可能使用軟件來幫助自動化流程，並消除人為錯誤的可能性。
- 為您的全體員工提供社交媒體培訓和指南，以便在他們自己的頁面上使用。 您的員工應該清楚地了解哪些信息是機密信息，以及他們認為有權與他們的網絡共享哪些信息。
- 與直接負責貴組織對外通信（包括社交媒體、社交媒體管理軟件、電子郵件通訊、直郵和您的網站）的任何員工一起審查處理敏感信息的協議。
系統故障和安全漏洞災難
系統故障和安全漏洞災難對您的組織構成嚴重威脅。 它們可以單獨發生，也可以作為自然災害或搶劫的症狀。 在數據恢復和系統故障的情況下，危機過後可以做的事情要少得多。 實施預防措施對於抵禦技術風暴和保存對您的組織和捐助者有價值的數據至關重要。 Tech Impact 是一個幫助其他非營利組織和社區利用技術更好地服務於他們的事業的非營利組織，它建議通過以下方式為系統故障做準備：
系統故障
- 與您組織的 IT 團隊和硬件需求保持聯繫，以了解硬件的使用壽命以及何時可能需要對每個部件進行維修或更換。 例如，您應該知道您的服務器在需要更換之前還有多少時間。
- 為系統災難制定預算。 當您需要一台新服務器時，您不希望通過轉移資金來延遲恢復過程。
- 考慮低成本的硬件替代方案，例如遷移到雲，以便您的組織在發生災難時減少對硬件的依賴。
- 確定哪些數據對您的運營至關重要，並製定檢索這些關鍵數據的計劃。 您的恢復點目標或 (RPO) 是您需要恢復數據以繼續正常操作的時間。
- 完成定期備份。
- 有一個備用服務器——類似於備用發電機——在服務器發生故障時接管。
除了系統故障之外，技術災難還可能表現為您組織的安全漏洞。 為了確保捐贈，您經常從捐贈者那裡收集敏感信息。 如果這些敏感信息受到威脅怎麼辦？ 這將如何影響您與捐贈者的關係？ 加利福尼亞大學聖地亞哥分校推薦以下做法，以幫助避免對您組織的安全造成破壞。
安全漏洞
- 保護敏感和專有信息，並確保公眾無法通過 Internet 訪問這些信息。
- 對不同的帳戶使用強而隱秘的密碼和不同的密碼。
- 撕碎包含敏感個人信息的紙質文件。
- 丟棄前擦拭硬盤。
- 讓訓練有素的專業人員定期檢查黑客可能利用的任何漏洞。
自然災害和搶劫
儘管情況截然不同，但自然災害和搶劫都完全超出了您的組織的控制範圍，並且可能對您的組織的健康造成極大的破壞。 颶風、洪水、龍捲風、地震、火災、停電和武裝搶劫都是您的組織可能需要準備的情況的例子。 響應每個安全協議遵循類似的結構。
如果您的組織受到自然災害或搶劫的影響，您需要確保已經制定了安全計劃。 該計劃應傳達給所有工作人員，並通過測驗或演習定期執行。 雖然這些事件無法預防，但您可以採取措施減少其影響並幫助您的組織度過難關。
- 創建安全粘合劑。 匯總所有重要的緊急聯繫電話和員工電話樹，並始終將活頁夾放在易於取用的位置。
- 讓您的員工了解在緊急情況下需要採取的任何物理步驟，例如退出策略和集合地點。
- 建立團隊的人身安全後，請考慮您的組織需要哪些基本要素才能繼續運作。 互聯網？ 電子郵件？ 電話？ 一個安全的位置？
當您花時間提前考慮不同類型的災難時，您可以為您的組織節省寶貴的時間、資源，甚至可能是生命。 在您提前計劃時，解決在緊急情況下執行這些步驟所需的資金（如果有的話）也很重要。 恢復所需的時間與可用資金有很大關係。 如果您為緊急情況預留預算，您的組織將擁有一條生命線，以確保可以立即採取上文和下文所述的必要行動步驟。
您的組織如何與公眾分享這些內部實踐對於幫助維護您的組織的聲譽並與您的支持者保持積極的關係非常重要。 填寫以下溝通清單，讓您的組織做好向公眾溝通任何災難的準備。
第二部分：溝通清單
外表就是一切。 如果您的組織保持沉默，或者似乎消息不靈通或沒有準備好發表聲明，那麼您在支持者中的聲譽將受到影響，這可能會導致財務捐款減少。
為了防止這種情況發生，您的組織需要在面對危機時表現得盡可能鎮定自若。 請記住，這不是你如何跌倒，而是你如何重新站起來。 查看這份清單，該清單的靈感來自 Joanne Fritz 的文章“有效危機規劃的 6 條技巧”，以了解在緊急情況之前、期間和之後您可以做哪些工作，以使您的組織盡快重新站起來。 完成此清單，以幫助您在危機中加強與捐助者和支持者的關係，並儘可能地遏制災難。