우리가 보험에 투자하는 이유는 다음과 같습니다. 우리의 미래를 보호하고 인생에서 피할 수 없는 힘든 순간에 대비하기 위함입니다. 귀하의 조직은 문자 그대로의 보험 플랜을 구매하고 명확한 안전 및 커뮤니케이션 전략을 수립함으로써 미래도 보장할 수 있습니다. 이를 통해 조직의 RTO(복구 시간 목표) 또는 조직을 백업하고 실행하는 데 필요한 시간을 더 잘 예측할 수 있습니다.
비영리단체에게 재난은 나쁜 언론에서 지진에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다. 재해 유형에 따라 먼저 상황을 안정화하는 방법을 안내해 드리겠습니다. 그런 다음 조직의 건강과 평판을 확보하기 위해 대중과 소통하는 단계에 대해 논의합니다.
1부: 안전 및 안정성
조직이 수명 주기 동안 직면할 수 있는 몇 가지 유형의 재해가 있으며 심각도는 모두 다릅니다. 각 상황에서 접근 방식이 어떻게 다른지 고려하는 데 도움이 되도록 세 가지 다른 범주의 좌절에 대해 논의할 것입니다.
이러한 시나리오를 통해 작업하는 데 유용한 구조를 제공하기 위해 다음과 같은 방식으로 귀하의 조직에 가장 우려되는 가능한 재해를 그룹화했습니다. 홍보(PR), 시스템 오류 또는 보안 위반, 자연 재해 및 강도 . 모든 재난과 마찬가지로 팀의 안전이 가장 중요하며 외부 프로토콜을 시작하기 전에 먼저 확인해야 합니다. 그런 다음 상황을 안정화하고 대중과 소통하기 위해 취해야 할 다음 단계를 살펴볼 수 있습니다.
홍보 재해
관점에 따라 이것은 조직과 관련된 개인의 물리적 안전에 영향을 미치지 않을 가능성이 있다는 점에서 덜 극단적인 재해 시나리오입니다. 그러나 "재난"이라는 단어는 여전히 적용됩니다. 참으로 재앙적인 PR 사고는 조직의 명성을 되돌릴 수 없을 정도로 손상시키고, 따라서 조직이 임무와 이와 관련된 생명을 제공하는 능력을 중단시킬 수 있기 때문입니다.
홍보 재난은 일반적으로 개별 직원이나 계열사 또는 조직 자체의 행동에서 비롯됩니다. 그러나 조직 외부의 개인이나 단체가 공개적으로 조직을 비웃거나 비난하는 경우에도 발생할 수 있습니다. 최근 fastcompany.com 기사에 따르면 PR 재앙은 또한 귀하의 브랜드가 연관에 의해 유죄이거나 나쁜 언론이 초래한 사건에 직접 책임이 있는 경우 발생할 수 있습니다.
오늘날 소셜 미디어의 인적 오류는 보다 일반적인 형태의 PR 재해의 한 예입니다. 2011년에는 미국 적십자사 계정에서 개인 계정을 위한 알코올 소비에 대한 트윗이 트윗되었습니다. 이에 대해 이들은 해당 트윗을 삭제하고 팔로워들에게 "악의적인 트윗은 삭제했지만 적십자가 정신을 차렸으니 안심하고 열쇠를 압수했다"고 해학적으로 답했다. 이 경우, 미국 적십자사는 이러한 사건에서 복구하는 좋은 예를 보여주고 몇 가지 중요한 팁을 상기시킵니다.
이와 같은 경우에는 침착하고 신속하게 대응하는 것이 중요합니다. 이를 달성하려면 다음 팁을 고려하십시오.
- 문제의 부정적인 심화를 완화하려면 빠른 응답 시간이 중요합니다.
- 지원과 신뢰를 회복하기 위해 실수를 인정하고 인정하십시오.
- "지금은 모릅니다." 또는 "작업 중입니다."는 항상 침묵보다 낫습니다.
- 공통점을 구축하기 위해 조직의 인간적인 면을 보여주십시오.
- 자신을 조롱하는 것을 두려워하지 마십시오. 상황을 넘어서기 위해 적절할 때 유머를 사용하십시오.
조직은 이러한 PR 문제가 발생하지 않도록 조치를 취할 수 있습니다.
- 소프트웨어를 사용하여 가능한 경우 프로세스를 자동화하고 인적 오류 가능성을 제거하십시오.
- 전체 직원에게 소셜 미디어 교육 및 지침을 제공하여 자체 페이지에서 사용할 수 있습니다. 직원은 기밀 정보가 무엇인지, 자신의 네트워크와 공유할 수 있는 권한이 무엇인지 명확하게 이해해야 합니다.
- 소셜 미디어, 소셜 미디어 관리 소프트웨어, 이메일 뉴스레터, 다이렉트 메일 및 웹사이트를 포함하여 조직의 외부 커뮤니케이션을 직접 담당하는 직원과 민감한 정보를 처리하기 위한 프로토콜을 검토하십시오.
시스템 장애 및 보안 침해 재해
시스템 장애 및 보안 침해 재해는 조직에 심각한 위협이 됩니다. 단독으로 발생하거나 자연 재해나 강도의 증상으로 발생할 수도 있습니다. 데이터 복구 및 시스템 오류의 경우 위기의 여파로 할 수 있는 일은 훨씬 적습니다. 예방 조치를 구현하는 것은 기술적 폭풍을 견디고 조직과 기부자에게 중요한 데이터를 저장하는 데 필수적입니다. 다른 비영리 단체와 커뮤니티가 자신들의 대의에 더 잘 봉사할 수 있도록 기술을 탐색하는 데 도움이 되는 비영리 조직인 Tech Impact는 다음과 같은 방법으로 시스템 장애에 대비할 것을 권장합니다.
시스템 장애
- 조직의 IT 팀 및 하드웨어 요구 사항에 계속 연결하여 하드웨어의 수명과 각 부품에 대해 수리 또는 교체가 필요한 시기를 이해하십시오. 예를 들어, 서버를 교체해야 하기 전에 서버에 시간이 얼마나 남았는지 알아야 합니다.
- 시스템 재해에 대비한 예산을 마련하십시오. 새 서버가 필요할 때 비용을 이동하여 복구 프로세스를 지연시키고 싶지 않습니다.
- 재해 발생 시 조직이 하드웨어에 덜 의존할 수 있도록 클라우드로 이동하는 것과 같은 저렴한 하드웨어 대안을 고려하십시오.
- 운영에 필수적인 데이터를 식별하고 이 중요한 데이터를 검색하기 위한 계획을 개발하십시오. RPO(복구 시점 목표)는 정상적인 작업을 계속하기 위해 데이터를 복원해야 하는 시간을 말합니다.
- 정기적인 백업을 완료하십시오.
- 백업 생성기와 유사한 백업 서버가 서버 장애 발생 시 인계받을 수 있습니다.
시스템 장애 외에도 기술 재해는 조직의 보안에 대한 침해의 형태를 취할 수도 있습니다. 기부금 확보를 위해 기부자로부터 민감한 정보를 자주 수집합니다. 그 민감한 정보가 위험에 처했다면? 기부자와의 관계에 어떤 영향을 미칩니까? University of California, San Diego에서는 조직의 보안 침해를 방지하는 데 도움이 되는 다음 방법을 권장합니다.
보안 침해
- 민감한 독점 정보를 보호하고 인터넷을 통해 일반 대중이 액세스할 수 없도록 합니다.
- 다른 계정에 대해 강력하고 비밀스러운 암호와 다른 암호를 사용하십시오.
- 민감한 개인 정보가 포함된 종이 문서는 파쇄하십시오.
- 폐기하기 전에 하드 드라이브를 닦으십시오.
- 훈련된 전문가가 해커가 악용할 수 있는 취약점을 정기적으로 확인하도록 하십시오.
자연재해와 강도
상황은 매우 다르지만 자연 재해와 강도는 모두 조직의 통제 범위를 완전히 벗어났으며 조직의 건강에 극도로 파괴적일 수 있습니다. 허리케인, 홍수, 토네이도, 지진, 화재, 정전 및 무장 강도는 모두 조직에서 대비해야 하는 상황의 예입니다. 각각에 대한 안전 프로토콜은 유사한 구조를 따릅니다.
조직이 자연 재해나 강도의 영향을 받는 경우 이미 안전 계획이 수립되어 있는지 확인하고 싶을 것입니다. 이 계획은 모든 직원에게 전달되어야 하며 퀴즈나 훈련을 통해 정기적으로 시행되어야 합니다. 이러한 이벤트를 방지하는 것은 불가능하지만 영향을 줄이고 조직이 폭풍우를 헤쳐나갈 수 있도록 조치를 취할 수 있습니다.
- 안전 바인더를 만듭니다. 모든 중요한 비상 연락처 번호와 직원 전화 번호를 집계하고 바인더를 항상 쉽게 접근할 수 있는 위치에 보관하십시오.
- 비상구 전략 및 집결 장소와 같이 비상 시 취해야 하는 물리적 단계에 대해 직원에게 훈련하십시오.
- 팀의 물리적 안전이 확립된 후 조직이 계속 기능하기 위해 필요한 필수 요소를 고려하십시오. 인터넷? 이메일? 전화? 안전한 위치?
시간을 내어 다양한 유형의 재해를 미리 고려하면 조직의 귀중한 시간, 자원, 심지어 생명까지 절약할 수 있습니다. 미리 계획할 때 비상 사태 발생 시 이러한 단계를 수행하는 데 필요한 자금(있는 경우)을 해결하는 것도 중요합니다. 복구에 걸리는 시간은 사용 가능한 자금과 많은 관련이 있습니다. 비상 사태에 대비하여 예산을 예약하면 위와 아래에 요약된 필요한 조치가 즉시 취해질 수 있도록 조직에 생명선이 있습니다.
조직이 이러한 내부 관행을 대중과 공유하는 방법은 조직의 평판을 유지하고 지지자와 긍정적인 관계를 유지하는 데 중요합니다. 재난에 대해 대중과 소통할 수 있도록 조직을 준비하려면 다음 커뮤니케이션 체크리스트를 완료하십시오.
파트 II: 커뮤니케이션 체크리스트
외모가 전부입니다. 조직이 침묵하거나 정보가 부족하거나 진술할 준비가 되어 있지 않은 것처럼 보이면 지지자 사이의 평판이 나빠져 재정 기부가 감소할 수 있습니다.
이를 방지하기 위해 조직은 위기에 직면했을 때 가능한 한 침착하고 정보에 입각한 모습을 보여야 합니다. 넘어지는 방법이 아니라 다시 일어나는 방법이라는 것을 기억하십시오. 조앤 프리츠(Joanne Fritz)의 기사 "효과적인 위기 계획을 위한 6가지 팁"에서 영감을 받은 이 체크리스트를 검토 하여 비상 사태 이전, 도중, 이후에 조직을 가능한 한 빨리 정상화하기 위해 할 수 있는 일을 이해하십시오. 위기 상황에서 기부자 및 지지자와의 관계를 강화하고 재난을 최대한 억제하려면 이 체크리스트를 작성하십시오.