我们投资保险的原因是：保护我们的未来，为生活中不可避免的艰难时刻做好准备。 您的组织也可以通过购买文字保险计划以及制定明确的安全和沟通策略来确保其未来。 这可以帮助您更好地估计组织的恢复时间目标 (RTO)，或让组织恢复运行所需的时间量。
对于非营利组织来说，灾难可以是从负面新闻到地震的任何事情。 根据灾难的类型，我们将首先引导您了解如何稳定您的情况。 然后，我们将讨论与公众沟通的步骤，以确保您组织的健康和声誉。
第一部分：安全性和稳定性
您的组织在其生命周期中可能面临多种不同类型的灾难，所有灾难的严重程度都不同。 我们将讨论三种不同类别的挫折，以帮助您考虑该方法在每种情况下的不同之处。
为了为您提供处理这些场景的有用结构，我们按以下方式对您的组织最关心的可能灾难进行了分组：公共关系 (PR)、系统故障或安全漏洞以及自然灾害和抢劫. 与任何灾难一样，团队的安全是最重要的，在您启动任何外部协议之前应确保安全。 然后，您可以查看需要采取的后续步骤来稳定局势并与公众沟通。
公关灾难
根据您的观点，这是一种不太极端的灾难情景，因为它可能不会影响与您的组织相关的任何个人的人身安全。 然而，“灾难”一词仍然适用，因为真正灾难性的公关事件有可能不可逆转地损害您组织的声誉，从而使您的组织无法履行其使命和与之相关的生活。
公共关系灾难通常源于个别员工或附属机构或您的组织本身的行为。 但是，当您组织之外的个人或实体公开嘲笑或指责您的组织时，它们也可能出现。 根据 fastcompany.com 最近的一篇文章，当您的品牌因关联而有罪或直接对造成负面新闻的事件负责时，公关灾难也可能发生。
今天，社交媒体上的人为错误是更常见的公关灾难形式的一个例子。 2011 年，美国红十字会的账户发布了一条关于个人账户饮酒的推文。 作为回应，他们删除了这条推文，并幽默地回应了他们的追随者，说：“我们已经删除了这条流氓推文，但请放心，红十字会是清醒的，我们已经没收了钥匙。” 在这种情况下，美国红十字会为从此类事件中恢复树立了一个很好的榜样，并提醒我们一些重要提示。
在这种情况下，重要的是要迅速做出反应并保持镇定。 为此，请考虑以下提示：
- 快速响应时间对于帮助减轻问题的任何负面加剧非常重要。
- 承认并承认错误以重新获得支持和信任。
- “我们现在不知道”或“我们正在努力”总是比沉默好。
- 展示组织人性化的一面，以建立共同点。
- 不要害怕取笑自己。 在适当的时候使用幽默来摆脱这种情况。
您的组织可以采取措施帮助防止这些 PR 问题的发生。
- 尽可能使用软件来帮助自动化流程，并消除人为错误的可能性。
- 为您的全体员工提供社交媒体培训和指南，以便在他们自己的页面上使用。 您的员工应该清楚地了解哪些信息是机密信息，以及他们认为有权与他们的网络共享哪些信息。
- 与直接负责贵组织对外通信（包括社交媒体、社交媒体管理软件、电子邮件通讯、直邮和您的网站）的任何员工一起审查处理敏感信息的协议。
系统故障和安全漏洞灾难
系统故障和安全漏洞灾难对您的组织构成严重威胁。 它们可以单独发生，也可以作为自然灾害或抢劫的症状。 在数据恢复和系统故障的情况下，危机过后可以做的事情要少得多。 实施预防措施对于抵御技术风暴和保存对您的组织和捐助者有价值的数据至关重要。 Tech Impact 是一个帮助其他非营利组织和社区利用技术更好地服务于他们的事业的非营利组织，它建议通过以下方式为系统故障做准备：
系统故障
- 与您组织的 IT 团队和硬件需求保持联系，以了解硬件的使用寿命以及何时可能需要对每个部件进行维修或更换。 例如，您应该知道您的服务器在需要更换之前还有多少时间。
- 为系统灾难制定预算。 当您需要一台新服务器时，您不希望通过转移资金来延迟恢复过程。
- 考虑低成本的硬件替代方案，例如迁移到云，以便您的组织在发生灾难时减少对硬件的依赖。
- 确定哪些数据对您的运营至关重要，并制定检索这些关键数据的计划。 您的恢复点目标或 (RPO) 是您需要恢复数据以继续正常操作的时间。
- 完成定期备份。
- 有一个备用服务器——类似于备用发电机——在服务器发生故障时接管。
除了系统故障之外，技术灾难还可能表现为您组织的安全漏洞。 为了确保捐赠，您经常从捐赠者那里收集敏感信息。 如果这些敏感信息受到威胁怎么办？ 这将如何影响您与捐赠者的关系？ 加利福尼亚大学圣地亚哥分校推荐以下做法，以帮助避免对您组织的安全造成破坏。
安全漏洞
- 保护敏感和专有信息，并确保公众无法通过 Internet 访问这些信息。
- 对不同的帐户使用强而隐秘的密码和不同的密码。
- 撕碎包含敏感个人信息的纸质文件。
- 丢弃前擦拭硬盘。
- 让训练有素的专业人员定期检查黑客可能利用的任何漏洞。
自然灾害和抢劫
尽管情况截然不同，但自然灾害和抢劫都完全超出了您的组织的控制范围，并且可能对您的组织的健康造成极大的破坏。 飓风、洪水、龙卷风、地震、火灾、停电和武装抢劫都是您的组织可能需要准备的情况的例子。 响应每个安全协议遵循类似的结构。
如果您的组织受到自然灾害或抢劫的影响，您需要确保已经制定了安全计划。 该计划应传达给所有工作人员，并通过测验或演习定期执行。 虽然这些事件无法预防，但您可以采取措施减少其影响并帮助您的组织度过难关。
- 创建安全粘合剂。 汇总所有重要的紧急联系电话和员工电话树，并始终将活页夹放在易于取用的位置。
- 让您的员工了解在紧急情况下需要采取的任何物理步骤，例如退出策略和集合地点。
- 建立团队的人身安全后，请考虑您的组织需要哪些基本要素才能继续运作。 互联网？ 电子邮件？ 电话？ 一个安全的位置？
当您花时间提前考虑不同类型的灾难时，您可以为您的组织节省宝贵的时间、资源，甚至可能是生命。 在您提前计划时，解决在紧急情况下执行这些步骤所需的资金（如果有的话）也很重要。 恢复所需的时间与可用资金有很大关系。 如果您为紧急情况预留预算，您的组织将拥有一条生命线，以确保可以立即采取上文和下文所述的必要行动步骤。
您的组织如何与公众分享这些内部实践对于帮助维护您的组织的声誉并与您的支持者保持积极的关系非常重要。 填写以下沟通清单，让您的组织做好向公众沟通任何灾难的准备。
第二部分：沟通清单
外表就是一切。 如果您的组织保持沉默，或者似乎消息不灵通或没有准备好发表声明，那么您在支持者中的声誉将受到影响，这可能会导致财务捐款减少。
为了防止这种情况发生，您的组织需要在面对危机时表现得尽可能镇定自若。 请记住，这不是你如何跌倒，而是你如何重新站起来。 查看这份清单，该清单的灵感来自 Joanne Fritz 的文章“有效危机规划的 6 条提示”，以了解在紧急情况之前、期间和之后您可以做哪些工作，以使您的组织尽快重新站起来。 完成此清单，以帮助您在危机中加强与捐助者和支持者的关系，并尽可能地遏制灾难。