私たちが保険に投資する理由は次のとおりです。私たちの未来を守り、人生で避けられない困難な瞬間に備えるためです。 あなたの組織は、文字通りの保険プランの購入と、明確な安全およびコミュニケーション戦略の作成の両方で、その将来にも保険をかけることができます。 これは、組織の目標復旧時間（RTO）、または組織を復旧して稼働させるために必要な時間をより正確に見積もるのに役立ちます。
非営利団体にとって、災害は悪い報道から地震まで何でもありえます。 災害の種類に応じて、まず状況を安定させる方法を説明します。 次に、組織の健全性と評判を確保するために、一般の人々とコミュニケーションをとる手順について説明します。
パートI：安全性と安定性
組織がその存続期間中に直面する可能性のある災害にはいくつかの種類があり、すべて重大度が異なります。 それぞれの状況でアプローチがどのように異なるかを検討するのに役立つように、3つの異なるカテゴリの挫折について説明します。
これらのシナリオを実行するための便利な構造を提供するために、組織にとって最大の懸念事項となる可能性のある災害を、広報（PR）、システム障害またはセキュリティ違反、自然災害と強盗のようにグループ化しました。 。 他の災害と同様に、チームの安全性が最も重要であり、外部プロトコルを開始する前に確認する必要があります。 次に、状況を安定させ、一般の人々に伝えるために必要な次のステップを確認できます。
PR災害
見方によっては、これは、組織に関連する個人の身体的安全に影響を与えない可能性が高いという意味で、それほど極端ではない災害シナリオです。 それでもなお、「災害」という言葉は依然として当てはまります。真に悲惨なPR事件は、組織の評判を取り返しのつかないほど損なう可能性があり、その結果、組織がその使命とそれに関連する生活を果たす能力を失う可能性があるからです。
広報災害は通常、個々のスタッフ、関連会社、または組織自体の行動から発生します。 ただし、組織外の個人または団体が公に嘲笑したり、組織を非難したりした場合にも発生する可能性があります。 最近のfastcompany.comの記事によると、PR災害は、ブランドが協会によって有罪となった場合、または悪い報道の原因となった事件に直接責任を負った場合にも発生する可能性があります。
今日、ソーシャルメディアでの人為的ミスは、PR災害のより一般的な形態の例です。 2011年に、個人アカウントを対象としたアルコール消費に関するツイートが、アメリカ赤十字社のアカウントからツイートされました。 返信では、彼らはツイートを削除し、フォロワーにユーモラスに応答し、「不正なツイートを削除しましたが、赤十字は冷静であり、鍵を没収しましたのでご安心ください」と述べました。 この例では、アメリカ赤十字社がそのような事件から回復するための良い例を示し、いくつかの重要なヒントを思い出させてくれます。
このような場合は、迅速かつ落ち着いて対応することが重要です。 これを実現するには、次のヒントを検討してください。
- 問題のネガティブな激化を緩和するには、迅速な応答時間が重要です。
- サポートと信頼を取り戻すための間違いを認め、認めます。
- 「現時点ではわかりません」または「現在取り組んでいます」は、沈黙よりも常に優れています。
- 共通の基盤を構築するために、組織の人間的な側面を示します。
- 自分をからかうことを恐れないでください。 状況を乗り越えるために適切な場合はユーモアを使用してください。
組織は、これらのPRの問題が発生しないようにするための措置を講じることができます。
- 可能な場合はソフトウェアを使用してプロセスを自動化し、人的エラーの可能性を排除します。
- スタッフ全員に、自分のページで使用するソーシャルメディアトレーニングとガイドラインを提供します。 スタッフは、機密情報と、ネットワークと共有する権限を与えられていると感じることができる情報を明確に理解している必要があります。
- ソーシャルメディア、ソーシャルメディア管理ソフトウェア、電子メールニュースレター、ダイレクトメール、Webサイトなど、組織の対外コミュニケーションを直接担当するスタッフと機密情報を処理するためのプロトコルを確認します。
システム障害とセキュリティ違反の災害
システム障害とセキュリティ違反の災害は、組織に深刻な脅威をもたらします。 それらは単独で発生することもあれば、自然災害や強盗の症状として発生することもあります。 データの回復とシステム障害の場合、危機の余波でできることははるかに少なくなります。 技術的な嵐を乗り切り、組織とドナーにとって価値のあるデータを保存するには、予防策を講じることが不可欠です。 Tech Impactは、他の非営利団体やコミュニティがテクノロジーをナビゲートして原因をより適切に処理できるよう支援する非営利団体であり、次の方法でシステム障害に備えることを推奨しています。
システム障害
- ハードウェアの寿命と、各部品の修理または交換がいつ必要になるかを理解するために、組織のITチームおよびハードウェアのニーズとの接続を維持します。 たとえば、サーバーを交換する必要があるまでの時間を知る必要があります。
- システム災害に備えて予算を立ててください。 新しいサーバーが必要な場合は、お金を移動してリカバリプロセスを遅らせる必要はありません。
- 災害時に組織がハードウェアに依存しないように、クラウドへの移行など、低コストのハードウェアの代替案を検討してください。
- 運用に不可欠なデータを特定し、この重要なデータを取得するための計画を立てます。 目標復旧時点（RPO）は、通常の運用を継続するためにデータを復元する必要がある期間をどれだけ遡るかです。
- 定期的なバックアップを完了します。
- サーバーに障害が発生した場合に引き継ぐバックアップサーバー（バックアップジェネレーターと同様）を用意します。
システム障害に加えて、テクノロジー災害は組織のセキュリティ違反の形をとることもあります。 寄付を確保するために、寄付者から機密情報を頻繁に収集します。 その機密情報が危険にさらされた場合はどうなりますか？ それはあなたのドナーとの関係にどのように影響しますか？ カリフォルニア大学サンディエゴ校では、組織のセキュリティ違反を回避するために、次の方法を推奨しています。
セキュリティ違反
- 機密情報や専有情報を保護し、インターネットを介して一般の人々がアクセスできないようにします。
- 強力で不可解なパスワードと、アカウントごとに異なるパスワードを使用してください。
- 機密性の高い個人情報を含む紙の文書を細断処理します。
- 廃棄する前にハードドライブを拭いてください。
- 訓練を受けた専門家に、ハッカーが悪用する可能性のある脆弱性を定期的にチェックしてもらいます。
自然災害と強盗
状況は大きく異なりますが、自然災害と強盗はどちらも組織の管理下になく、組織の健康に非常に大きな打撃を与える可能性があります。 ハリケーン、洪水、竜巻、地震、火災、停電、武装強盗はすべて、組織が準備する必要のある状況の例です。 それぞれに対応する安全プロトコルは、同様の構造に従います。
組織が自然災害や強盗の影響を受けた場合は、安全計画がすでに整っていることを確認する必要があります。 この計画は、すべてのスタッフに伝達され、クイズやドリルを使用して定期的に実施される必要があります。 これらのイベントを防ぐことは不可能ですが、その影響を軽減し、組織が嵐を乗り切るのに役立つ対策を講じることができます。
- 安全バインダーを作成します。 すべての重要な緊急連絡先番号と従業員の電話ツリーを集約し、バインダーをいつでも簡単にアクセスできる場所に保管します。
- 出口戦略やランデブーの場所など、緊急時に実行する必要のある物理的な手順についてスタッフにドリルします。
- チームの物理的な安全性が確立されたら、組織が機能し続けるために必要なものを検討します。 インターネット？ Eメール？ 電話？ 安全な場所ですか？
事前にさまざまな種類の災害について検討することで、組織の貴重な時間、リソース、さらには人命を節約できます。 事前に計画を立てる際には、緊急時にこれらの手順を実行するために必要な資金がある場合は、それに対処することも重要です。 回復にかかる時間は、利用可能な資金と大きく関係しています。 緊急事態に備えて予算を確保する場合、組織には、上記および下記に概説されている必要なアクションステップをすぐに実行できるようにするためのライフラインがあります。
組織がこれらの内部慣行を一般の人々の目でどのように共有するかは、組織の評判を維持し、支持者との良好な関係を維持するために重要です。 次のコミュニケーションチェックリストに記入して、災害について一般の人々とコミュニケーションできるように組織を準備します。
パートII：コミュニケーションチェックリスト
見た目がすべてです。 あなたの組織が沈黙している、または声明を出す準備ができていない、または準備ができていないように見える場合、あなたの支持者の間であなたの評判が損なわれ、財政的貢献が減少する可能性があります。
これを防ぐために、あなたの組織は危機に直面したときに可能な限り準備ができて情報を与えられているように見える必要があります。 覚えておいてください、それはあなたがどのように落ちるかではなく、あなたが再び立ち上がる方法です。 Joanne Fritzの記事「効果的な危機計画のための6つのヒント」に触発されたこのチェックリストを確認して、緊急事態の前、最中、および後に組織をできるだけ早く立ち直らせるために実行できる作業を理解してください。 このチェックリストに記入して、危機の最中にドナーやサポーターとの関係を強化し、災害を可能な限り封じ込めるのに役立ててください。