Proje Yöneticisi ve Kaynak Yöneticisi: Farklılıkları Anlamak

İnsanlar genellikle Kaynak Yöneticileri (RM) ve Proje Yöneticileri (PM) rollerini üstlenir veya yanlış yorumlar, ancak rolleri ve sorumlulukları kuruluş içinde önemli ölçüde farklılık gösterir.

Bir şirket bir projeyi zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmek istiyorsa, PM ve RM bu hedefe ulaşmada çok önemli bir rol oynar. Görevin başarılı bir şekilde yerine getirilmesi için her iki işlev de gereklidir.

Proje Yöneticisi belirli projeler üzerinde çalışırken, RM iş birimi düzeyinde çalışır. Proje yöneticisi, projenin öngörülen zaman çerçevesi içinde ve bütçe dahilinde teslim edilmesini sağlarken, RM, projelere doğru kaynakların tahsis edilmesini sağlar.

Organizasyon sözleşmeyi kazandıktan sonra RM'nin işi başlar. RM, doğru kaynakların bindirilmesini sağlar ve kaynaklar tamamlandıktan sonra başka bir projeye geçerler.

Proje Yöneticisinin görevi, bu kaynakları yönetmek ve projeyi kapsam ve SLA (hizmet düzeyi sözleşmesi) dahilinde teslim etmektir.

Burada dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta, doğru kaynaklar olmadan projenin başlamamasıdır ve dolayısıyla herhangi bir iş sektöründe RM ve PM'nin rolleri el ele gider.

Proje Yöneticisinin Rolü (PM)

Proje Yöneticisi, uçtan uca proje tesliminden ve bir veya daha fazla projeyle ilgilenmekten sorumludur. Proje Yöneticisinin birincil işi, tanımlanmış SLA (hizmet seviyesi anlaşması) dahilinde ve daha da önemlisi bütçe dahilinde proje kilometre taşlarına ulaşmaktır.

Proje Yöneticisi rolü projeye özgüdür ve proje ekibinin yardımıyla kapsam ve program dahilinde proje uygulamasına odaklanır. Kısacası, Proje yöneticileri projelerin sahibidir ve görevleri, projenin şirket hedefleri ve müşteri beklentileri doğrultusunda tatmin edici bir şekilde teslim edilmesini sağlamaktır.

Proje Yöneticisi sorumlulukları

• Proje yönetimi planlarının planlanması, izlenmesi ve geliştirilmesi ve paydaşlar ile yönetim arasındaki iletişim.
• Standartlardan ödün vermeden bütçeleme ve uygun maliyetli proje yürütmenin sağlanması.
• Projenin performansını izlemek için izleme SLA'sı (hizmet düzeyi sözleşmesi).
• Projeyi bütçe ve kapsam dahilinde teslim etmek.
• Risk Yönetimi – Riskleri tanımlayın ve bir risk azaltma planı oluşturun.
• Yumuşak ve sert dolar hizmetleri için CSI (Hizmetlerin Sürekli İyileştirilmesi) üzerinde çalışın.
• SOP (standart işletim prosedürü), çalışma kitapları ve diğer belgelerden sorumludur.
• CSAT'tan (Müşteri Memnuniyeti Değerlendirmesi) sorumlu - takip edin, iyileştirin ve kapatın.
• Altı Sigma olarak proje değerlendirme ve kalite sürecinden sorumludur.
• İnsan yönetimi – Ekip motivasyonu, değerlendirmeler, terfi, kariyer yollarını yapılandırma vb.

Kaynak Yöneticisinin (RM) Rolü

RM'nin birincil rolü, proje yöneticilerinin projeyi teslim etmek için yeterli kaynağa sahip olmasını sağlamaktır. Proje Yöneticisi proje düzeyinde çalışır ve RM, BU'nun taahhütleri yerine getirmek için yeterli kaynağa sahip olmasını sağlamak için iş birimi (BU) düzeyinde çalışır.

RM herhangi bir belirli projeyle ilişkili değildir, ancak aslında rolleri belirli bir proje için geçicidir ve kaynaklar karşılandıktan sonra başka bir projeye geçerler.

Kaynak Yöneticisi Sorumlulukları

• Proje bütçesini anlamak ve projeye doğru kaynağı atamak
• Kullanılabilirlik planı: RM, tezgahın her zaman doğru kaynaklarla meşgul olmasını sağlamalı ve boru hattındaki projelerden haberdar olmalıdır.
• Kaynakları deneyime, becerilere ve kullanılabilirliğe göre tarayın ve filtreleyin
• Çalışanların ve doğru vasıflı kişilerin aşırı ve yetersiz kullanımını tespit etmek için Proje Yöneticisi ile koordinasyon, projelerle uyumlu hale getirilir.
• RM ayrıca kaynakları yeniden tahsis etmek, gereksinimleri ayarlamak ve harici işe alım için kritik kaynak gereksinimlerini işaretlemek için Proje Yöneticileri ile birlikte çalışabilir.
• RM, yaklaşan projeler hakkında bilgi edinmek ve kaynak gereksinimlerini anlamak için zaman zaman Proje Yöneticileri ile bağlantı kurar.
• Bazı durumlarda RM, çalışan performansı, eğitim, kaynak geliştirme vb. konuları görüşmek için ilgili departmanla iletişime geçebilir.
• Kaynak gereksinimlerini tahmin etmek için iş geliştirme ekibiyle birlikte çalışın
• RM, acil gereksinimler durumunda kaynakları geçici olarak doldurmak için harici satıcılarla bağlantı kurmalıdır.
• En son iş kanunları, belgeleme süreçleri, kayıtların tutulması vb. ile her zaman güncel olun.

Proje Yöneticisi (PM) ile Kaynak Yöneticisi (RM) arasındaki fark

Proje Yöneticisi ve RM'nin rolleri birbirinden farklıdır, ancak daha sonra projeyi başarılı bir şekilde yerine getirmek için her ikisinin de birlikte çalışması gerekir.

Hedefler

Proje yöneticisinin amacı, projeleri SLA'yı (hizmet seviyesi anlaşması) ihlal etmeden, kapsam ve bütçe dahilinde teslim etmektir. ITIL, Six Sigma vb. gibi en iyi uygulamaları kullanırlar ve ekip kaynaklarının yardımıyla projeler sunarlar. Kâr elde etmeyi ve müşteri memnuniyetini sağlamayı amaçlarlar.

RM etkin kaynak yönetimi yapar. Hedefleri, proje için doğru kaynakları sağlayarak, çalışan memnuniyet puanının yüksek kalmasını ve kariyer hedeflerine ulaşmasını sağlamaktır.

teslimat yöntemi

Şirket sözleşmeyi kazandıktan sonra Proje Yöneticisi proje kapsamını ana hatlarıyla belirtir ve kaynak yöneticisine kaynak tahmini sağlar. RM, yedek kulübesi, diğer projelerden serbest bırakılan kaynaklar vb. gibi dahili kanallardan kaynakları işe almaya başlar. Bazı senaryolarda, işe alım veya sözleşmeye dayalı temeller gibi harici kaynaklardan kaynak kiralamak için işaret verebilirler.

Uygulamak

RM, PeopleSoft veya diğer araçlar gibi araçları kullanarak kaynak kullanımını izler. Fazla kullanım, yetersiz kullanım, faturalandırılabilir, faturalandırılamaz vb. kontrol etmeye devam ederler ve buna göre planı uyumlu hale getirir ve PM ile tartışırlar.

RM zamanında kaynak sağlayamazsa, o zaman üst makama taşıma, ceza ve hatta bazı durumlarda projelerin kaybedilmesi olasılıkları yüksektir.

PY, projeyi risk açısından analiz eder ve herhangi bir risk öngörürse bir risk azaltma planı hazırlar. Bununla birlikte, proje performansını düzenli olarak değerlendirirler. Bunu başarmak için kilometre taşlarını kullanırlar. Proje Yöneticisi, projenin zaman çizelgeleri ve bütçe dahilinde kesintiler, yükseltme ve SLA'yı ihlal etmeden tamamlanmasını sağlar.

PM ve RM için gerekli Skillset

Bir proje yöneticisinin çeşitli sorumlulukları olduğundan, aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç temel beceriye sahip olmalıdırlar:

• Uyarlanabilirlik
• Proje Yönetimi
• Hesap verebilirlik
• Mükemmel iletişim becerileri
• Kutunun dışında düşünebilme yeteneği
• Teknik bilgi ve ne zaman yetki devri
• tahmin
• Liderlik
• Problem çözme
• Stratejik düşünce

Bir kaynak yöneticisinin , rolünü başarıyla yerine getirebilmesi için aşağıdaki belirli beceri kümelerine ihtiyacı vardır.

• Mükemmel iletişim becerileri
• Teknoloji Farkındalığı
• Olağanüstü müzakere becerileri
• Esneklik
• Hızlı karar verme
• Bağlılık
• Analiz ve Tahmin
• Sunum becerileri

Proje Yöneticisi (PM) ve Kaynak Yöneticisi (RM) tarafından kullanılan araçlar

Proje Yöneticisinin ekip, zaman çizelgeleri, yönetim, maliyetlendirme, raporlama ve kapsamla ilgilenen çok yönlü bir rolü vardır. Tüm bu faaliyetleri manuel olarak kesin bir doğrulukla halletmek zordur, bu nedenle yöneticilere yardımcı olmak için özel araçlar ve yazılımlar mevcuttur.

Proje yönetimi araçları, proje yöneticileri için projelerini ve görevlerini etkili bir şekilde organize etme ve yönetme konusunda mükemmel bir varlıktır. Bu araçlar, proje gereksinimlerine göre farklı boyutlara ve diğer amaçlara uyarlanabilir.

Proje yöneticisinin projeyi teslim etmek için kullandığı en iyi araçları görelim

1 numara. Pazartesi

Pazartesi, proje yönetimi için bulut tabanlı kapsamlı bir araçtır. Proje Yöneticileri, proje durumunu planlamak, izlemek ve güncellemek için bu aracı kullanabilir.

İş akışları oluşturmayı ve ekip etkinliklerini yönetmeyi kolaylaştıran 200'den fazla yerleşik şablona sahiptir.

Görsel olarak çekici kullanıcı arabiriminin eğitim gerektirmeden kullanımı kolaydır ve sürükle ve bırak işlevi, öğeleri ve alt öğeleri özelleştirmeye ve iş akışlarını gerçek zamanlı olarak güncellemeye yardımcı olur.

Eşsiz veri temsili, PM'nin Gantt şemalarını kullanarak proje iş akışını temsil etmesine olanak tanır. Kanban çerçevesi, ekip üyelerinin mevcut iş durumunu istedikleri zaman izlemelerini sağlar.

Yazılımın üç sürümü mevcuttur – Temel, Standart ve Pro ve fiyatlar sırasıyla koltuk başına aylık 8 ABD doları, 10 ABD doları ve 16 ABD dolarıdır. Özel işlevleri ve çok karmaşık ortamları destekleyen bir kurumsal sürüm bile vardır.

2 numara. yaz

Wrike yazılımı, projelerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlar. Araç, proje yöneticilerinin proje faaliyetlerinin yürütülmesindeki gecikmeleri yönetmesine, izlemesine ve önlemesine yardımcı olur.

Araç, kaynakların ve görevlerin zahmetsizce yönetilmesini sağlamak için bir projenin tam görünürlüğünü sağlar ve programa bağlı kalmaya yardımcı olur.

Zaman izleme yazılımı, özelleştirilmiş Kanban panoları, kurumsal düzeyde güvenlik ve iş akışı otomasyonu, projenin tam kontrolünü ve görünürlüğünü sağlar.

Sektörünüz veya iş biriminiz ne olursa olsun, bu araç bir proje yöneticisinin işini bıkmadan usanmadan yapar. Araç, BT, dijital pazarlama, ürün ve proje yönetimi, danışmanlık projeleri, profesyonel hizmetler, iş operasyonları vb. gibi çeşitli sektörler tarafından kullanılabilir.

Burada daha fazla proje yönetimi aracına bakabilirsiniz.

Kaynak Yöneticisi tarafından kullanılan araçlar

Kaynak yöneticileri, işi verimli bir şekilde yapmak için araçlar ve şablonlar kullanır.

Projenin boyutuna veya ekip ve şirket profiline bağlı olarak, kaynak yöneticileri şu anda piyasada bulunan çok sayıda kaynak yönetimi aracı arasından seçim yapabilir.

takım güvertesi

Teamdeck, verimli ve eksiksiz bir bulut tabanlı kaynak yönetimi yazılımıdır. Yazılım, kaynak planlama, zaman takibi, kullanılabilirlik kontrolü ve özelleştirilmiş raporlama oluşturma açısından fayda sağlar.

Esnek kaynak yönetimi konsolu, projelere tahsis edilen kaynakların tüm ayrıntılarını ve mevcut ve gelecekteki iş yükünün görünürlüğünü sağlar.

Kalıcı, geçici ve hatta serbest çalışan tüm kaynaklar izlenebilir ve zaman çizelgeleri korunabilir.

En iyi uyarlanabilirlik özelliklerinden biri, Slack, Zapier vb. diğer araçlarla API yazılımı entegrasyonu sağlamasıdır. Daha fazla özelleştirilebilen yerleşik şablonlar, raporlama için kullanılabilir.

Yazılım, yedi gün boyunca ücretsiz olarak denenebilir ve ardından ekip üyesi/ay başına 3,99 ABD dolarına mal olur.

Bazı daha popüler SaaS tabanlı İK yönetimi araçları burada açıklanmaktadır.

Çözüm

Proje yöneticileri ve kaynak yöneticileri, taahhütlerin başarılı bir şekilde yürütülmesi için iki önemli odak noktasıdır. İşlerini kolaylaştırmak ve otomatikleştirmek için araçlar kullanmak, günlük sorumlulukları hızlandırmada, iyi organize edilmiş iletişimleri güçlendirmede ve en önemlisi bütçeleri ve harcamaları takip etmede uzun bir yol kat edecektir.

Spesifik araçların seçimi ihtiyaca, projeye ve şirkete dayalıdır. Başlangıç ​​olarak, aracın bir deneme süresi uygulanmasını, fizibilitesinin kontrol edilmesini ve ardından nihai bir karar verilmesini öneriyorum.

Ayrıca ilginizi çekebilir En İyi Açık Kaynak Proje Yönetim Yazılımı