Менеджер проектов и менеджер ресурсов: понимание различий

Люди часто предполагают или неверно истолковывают роли менеджеров ресурсов (RM) и менеджеров проектов (PM), но их роли и обязанности значительно различаются внутри организации.

PM и RM играют решающую роль в достижении этой цели, если компания хочет выполнить проект вовремя и в рамках бюджета. Обе функции необходимы для успешного выполнения задания.

PM работает над конкретными проектами, в то время как RM работает на уровне бизнес-подразделения. Менеджер проекта обеспечивает реализацию проекта в установленные сроки и в рамках бюджета, а RM обеспечивает выделение нужных ресурсов для проектов.

Работа RM начинается после того, как организация выигрывает контракт. RM гарантирует, что нужные ресурсы будут выбраны, и как только ресурсы будут готовы, они перейдут к другому проекту.

Работа PM заключается в управлении этими ресурсами и реализации проекта в рамках и SLA (соглашение об уровне обслуживания).

Здесь важно отметить один важный момент: без нужных ресурсов проект не запустится, и, следовательно, в любом секторе бизнеса роли RM и PM идут рука об руку.

Роль менеджера проекта (PM)

PM отвечает за сквозную реализацию проекта и работу с одним или несколькими проектами. Основная задача менеджера по проектированию — достижение контрольных точек проекта в рамках определенного SLA (соглашения об уровне обслуживания) и, что важно, в рамках бюджета.

Роль PM зависит от проекта и фокусируется на реализации проекта в рамках и в соответствии с графиком с помощью команды проекта. Короче говоря, менеджеры проектов являются владельцами проектов, и их работа заключается в обеспечении того, чтобы проект был реализован удовлетворительно в соответствии с целями компании и ожиданиями клиентов.

Обязанности руководителя проекта

• Планирование, мониторинг и разработка планов управления проектами и общение между заинтересованными сторонами и руководством.
• Бюджетирование и обеспечение рентабельного выполнения проекта без ущерба для стандартов.
• Мониторинг SLA (соглашение об уровне обслуживания) для отслеживания эффективности проекта.
• Реализация проекта в рамках бюджета и объема.
• Управление рисками. Определите риски и создайте план их снижения.
• Работайте над CSI (непрерывное улучшение услуг) для мягких и твердых долларовых услуг.
• Отвечает за SOP (стандартную рабочую процедуру), рабочие журналы и другую документацию.
• Отвечает за CSAT (Оценка удовлетворенности клиентов) — отслеживать, улучшать и закрывать.
• Отвечает за оценку проекта и процесс качества как Six Sigma.
• Управление персоналом — мотивация команды, оценка, продвижение по службе, построение карьеры и т. д.

Роль менеджера ресурсов (RM)

Основная роль RM заключается в том, чтобы обеспечить менеджеров проекта достаточными ресурсами для реализации проекта. PM работает на уровне проекта, а RM работает на уровне бизнес-подразделения (BU), чтобы убедиться, что BU имеет достаточные ресурсы для выполнения обязательств.

RM не связаны с какими-либо конкретными проектами, но на самом деле их роль носит временный характер для конкретного проекта, и как только ресурсы будут использованы, они переходят к другому проекту.

Обязанности менеджера ресурсов

• Понимание бюджета проекта и назначение необходимых ресурсов для проекта
• План доступности: RM должен следить за тем, чтобы скамейка всегда была занята нужными ресурсами, и должен быть в курсе проектов, находящихся в стадии разработки.
• Сканируйте и фильтруйте ресурсы по опыту, навыкам и доступности
• Координация с PM для выявления чрезмерного и недостаточного использования сотрудников и необходимых квалифицированных специалистов связана с проектами.
• RM также может работать с менеджерами по проектам, чтобы перераспределять ресурсы, корректировать требования и отмечать критические потребности в ресурсах для внешнего найма.
• Время от времени RM связывается с менеджерами по проектам, чтобы узнать о предстоящих проектах и ​​понять потребности в ресурсах.
• В некоторых случаях RM может связаться с соответствующим отделом, чтобы обсудить производительность сотрудников, обучение, развитие ресурсов и т. д.
• Работайте с командой по развитию бизнеса, чтобы оценить потребности в ресурсах.
• RM должен связаться с внешними поставщиками, чтобы временно пополнить ресурсы в случае срочных потребностей.
• Всегда в курсе последних изменений трудового законодательства, процессов документирования, ведения записей и т. д.

Разница между менеджером проекта (PM) и менеджером ресурсов (RM)

Роли PM и RM отличаются друг от друга, но затем они оба должны работать вместе, чтобы успешно реализовать проект.

Цели

Цель менеджера проекта — выполнять проекты, не нарушая SLA (соглашение об уровне обслуживания), в рамках объема и бюджета. Они используют лучшие практики, такие как ITIL, Six Sigma и т. д., и реализуют проекты с помощью командных ресурсов. Они нацелены на получение прибыли и достижение удовлетворенности клиентов.

RM осуществляет эффективное управление ресурсами. Их цель — предоставить нужные ресурсы для проекта и обеспечить высокий уровень удовлетворенности сотрудников и достижение их карьерных целей.

Способ доставки

Как только компания выигрывает контракт, проектный менеджер определяет объем проекта и предоставляет оценку ресурсов менеджеру ресурсов. RM начинает привлекать ресурсы из внутренних каналов, таких как скамья, ресурсы, высвобождаемые из других проектов и т. д. В некоторых сценариях он может пометить, чтобы нанимать ресурсы из внешних ресурсов, таких как набор персонала или на контрактной основе.

Исполнение

RM отслеживает использование ресурсов с помощью таких инструментов, как PeopleSoft или других. Они постоянно проверяют чрезмерное использование, недоиспользование, оплачиваемые, неоплачиваемые и т. д. и, соответственно, согласовывают план и обсуждают его с менеджером по проектам.

Если RM не может своевременно предоставить ресурсы, существует высокая вероятность эскалации, штрафов и даже в некоторых случаях потери проектов.

PM анализирует проект на предмет риска, и если он предвидит какой-либо риск, он готовит план снижения риска. Наряду с этим они регулярно оценивают эффективность проекта. Для этого они используют вехи. PM обеспечивает завершение проекта в рамках сроков и бюджета без простоев, эскалации и нарушения SLA.

Набор навыков, необходимый для PM и RM

Поскольку менеджер проекта имеет разнообразные обязанности, он должен обладать несколькими важными навыками, в том числе:

• Адаптивность
• Управление проектом
• Подотчетность
• Прекрасные навыки общения
• Способность мыслить нестандартно
• Ноу-хау и когда делегировать
• Прогнозирование
• Лидерство
• Решение проблем
• Стратегическое мышление

Для успешного выполнения своей роли менеджеру ресурсов необходимы указанные ниже конкретные наборы навыков.

• Прекрасные навыки общения
• Осведомленность о технологиях
• Выдающиеся навыки ведения переговоров
• Гибкость
• Быстрое принятие решений
• Обязательство
• Анализ и прогноз
• Презентационные навыки

Инструменты, используемые менеджером проекта (PM) и менеджером ресурсов (RM)

Менеджер проекта выполняет многогранную роль, связанную с командой, сроками, управлением, расчетом затрат, отчетностью и объемом работ. Выполнить все эти действия вручную с высокой точностью сложно, поэтому в помощь менеджерам доступны специальные инструменты и программное обеспечение.

Инструменты управления проектами являются отличным подспорьем для менеджеров проектов в эффективной организации и управлении своими проектами и задачами. Эти инструменты могут быть адаптированы к различным размерам и для других целей в соответствии с требованиями проекта.

Давайте посмотрим на основные инструменты, которые менеджер проекта использует для реализации проекта.

№1. Понедельник

Monday — это комплексный облачный инструмент для управления проектами. Менеджеры по проектам могут использовать этот инструмент для планирования, отслеживания и обновления статуса проекта.

Он имеет более 200 встроенных шаблонов, которые упрощают создание рабочих процессов и управление действиями команды.

Визуально привлекательный пользовательский интерфейс прост в использовании без обучения, а функция перетаскивания помогает настраивать элементы и подэлементы и обновлять рабочие процессы в режиме реального времени.

Его уникальное представление данных позволяет PM представлять рабочий процесс проекта с помощью диаграмм Ганта. Структура Канбан позволяет членам команды отслеживать текущий статус работы в любое время.

Программное обеспечение доступно в трех версиях — Basic, Standard и Pro, а цены — 8, 10 и 16 долларов за рабочее место в месяц соответственно. Существует даже корпоративная версия, которая поддерживает пользовательские функции и очень сложные среды.

№ 2. Врайк

Программное обеспечение Wrike обеспечивает беспрепятственное выполнение проектов. Инструмент помогает менеджерам проектов управлять, отслеживать и предотвращать задержки в выполнении проектной деятельности.

Инструмент дает полную видимость проекта, чтобы обеспечить легкое управление ресурсами, задачами и помогает придерживаться графика.

Его программное обеспечение для учета времени, настраиваемые доски Канбан, безопасность корпоративного уровня и автоматизация рабочих процессов обеспечивают полный контроль над проектом и его прозрачность.

Независимо от вашей вертикали или бизнес-подразделения, этот инструмент неустанно выполняет работу руководителя проекта. Инструмент может использоваться в различных секторах, таких как ИТ, цифровой маркетинг, управление продуктами и проектами, консалтинговые проекты, профессиональные услуги, бизнес-операции и т. д.

Вы можете посмотреть еще несколько инструментов управления проектами здесь.

Инструменты, используемые диспетчером ресурсов

Менеджеры ресурсов используют инструменты и шаблоны для эффективного выполнения работы.

В зависимости от размера проекта или профиля команды и компании, менеджеры ресурсов могут выбирать из большого количества инструментов управления ресурсами, доступных в настоящее время на рынке.

Командная колода

Teamdeck — это эффективное и полное облачное программное обеспечение для управления ресурсами. Преимущества программного обеспечения с точки зрения планирования ресурсов, отслеживания времени, проверки доступности и создания настраиваемых отчетов.

Его гибкая консоль управления ресурсами предоставляет все сведения о ресурсах, выделенных для проектов, и обзор текущей и будущей рабочей нагрузки.

Будь то постоянные, временные или даже внештатные, все ресурсы можно отслеживать, а их расписания можно вести.

Одна из его лучших адаптивных возможностей заключается в том, что он обеспечивает интеграцию программного обеспечения API с другими инструментами, такими как Slack, Zapier и т. д. Для отчетов можно использовать встроенные шаблоны, которые можно дополнительно настраивать.

Программное обеспечение доступно для бесплатной пробной версии в течение семи дней, после чего оно стоит 3,99 доллара США за члена команды в месяц.

Здесь описаны некоторые более популярные инструменты управления персоналом на основе SaaS.

Вывод

Руководители проектов и менеджеры по ресурсам являются двумя важными центрами для успешного выполнения обязательств. Использование инструментов для облегчения и автоматизации их работы будет иметь большое значение для ускорения выполнения повседневных обязанностей, укрепления хорошо организованных коммуникаций и, что наиболее важно, для отслеживания бюджета и расходов.

Выбор конкретных инструментов зависит от потребностей, проекта и компании. Итак, для начала я предлагаю провести пробный период инструмента, проверить его целесообразность, а затем принять окончательное решение.

Вас также может заинтересовать Лучшее программное обеспечение для управления проектами с открытым исходным кодом