Manajer Proyek vs Manajer Sumber Daya: Memahami Perbedaan

Orang sering menganggap atau salah menafsirkan peran Manajer Sumber Daya (RM) dan Manajer Proyek (PM), tetapi peran dan tanggung jawab mereka berbeda secara signifikan dalam organisasi.

PM dan RM memainkan peran penting dalam mencapai tujuan ini jika perusahaan ingin menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Kedua fungsi tersebut sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan perikatan.

PM mengerjakan proyek tertentu sementara RM bekerja di tingkat unit bisnis. Manajer proyek memastikan pengiriman proyek dalam kerangka waktu yang ditentukan dan sesuai anggaran, sementara RM memastikan sumber daya yang tepat dialokasikan untuk proyek.

Pekerjaan RM dimulai setelah organisasi memenangkan kontrak. RM memastikan sumber daya yang tepat digunakan, dan setelah sumber daya selesai, mereka beralih ke proyek lain.

Tugas PM adalah mengelola sumber daya ini dan mengirimkan proyek dalam lingkup dan SLA (perjanjian tingkat layanan).

Satu hal penting yang perlu diperhatikan di sini adalah, tanpa sumber daya yang tepat, proyek tidak dapat dimulai, dan karenanya di sektor bisnis mana pun, peran RM dan PM berjalan seiring.

Peran Manajer Proyek (PM)

PM bertanggung jawab untuk pengiriman proyek end-to-end dan menangani satu atau lebih proyek. Tugas utama PM adalah mencapai tonggak proyek dalam SLA (perjanjian tingkat layanan) yang ditentukan dan, yang terpenting, sesuai anggaran.

Peran PM bersifat spesifik proyek dan berfokus pada implementasi proyek dalam ruang lingkup dan jadwal dengan bantuan tim proyek. Singkatnya, manajer Proyek adalah pemilik proyek, dan tugas mereka adalah memastikan proyek diselesaikan dengan memuaskan sesuai dengan tujuan perusahaan dan harapan pelanggan.

tanggung jawab Manajer Proyek

• Perencanaan, pemantauan, dan pengembangan rencana manajemen proyek dan komunikasi antara pemangku kepentingan dan manajemen.
• Penganggaran dan memastikan pelaksanaan proyek hemat biaya tanpa mengorbankan standar.
• Pemantauan SLA (perjanjian tingkat layanan) untuk melacak kinerja proyek.
• Menyampaikan proyek dalam anggaran dan ruang lingkup.
• Manajemen Risiko – Identifikasi risiko dan buat rencana mitigasi risiko.
• Bekerja pada CSI (Continuous Improvement of Services) untuk layanan dolar lunak dan keras.
• Bertanggung jawab terhadap SOP (standard operating procedure), run book, dan dokumentasi lainnya.
• Bertanggung jawab atas CSAT (Penilaian Kepuasan Pelanggan) – menindaklanjuti, meningkatkan, dan menutup.
• Bertanggung jawab atas penilaian proyek dan proses kualitas sebagai Six Sigma.
• Manajemen orang – Motivasi tim, penilaian, promosi, penataan jalur karier mereka, dll.

Peran Manajer Sumber Daya (RM)

Peran utama RM adalah memastikan manajer proyek memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek. PM beroperasi di tingkat proyek, dan RM bekerja di tingkat unit bisnis (BU) untuk memastikan bahwa BU memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi komitmen.

RM tidak terkait dengan proyek tertentu, tetapi sebenarnya peran mereka bersifat sementara untuk proyek tertentu, dan setelah sumber daya terpenuhi, mereka beralih ke proyek lain.

Tanggung Jawab Manajer Sumber Daya

• Memahami anggaran proyek dan menugaskan sumber daya yang tepat untuk proyek
• Rencana ketersediaan: RM harus memastikan bangku cadangan selalu ditempati dengan sumber daya yang tepat dan harus mengetahui proyek yang sedang dalam proses.
• Pindai dan filter sumber daya berdasarkan pengalaman, keterampilan, dan ketersediaan
• Koordinasi dengan PM untuk menemukan overutilisasi dan underutilisasi karyawan dan orang-orang terampil yang tepat diselaraskan dengan proyek.
• RM juga dapat bekerja dengan PM untuk merealokasi sumber daya, menyesuaikan persyaratan, dan menandai persyaratan sumber daya penting untuk perekrutan eksternal.
• Dari waktu ke waktu, RM terhubung dengan PM untuk mempelajari proyek yang akan datang dan memahami persyaratan sumber daya.
• Dalam beberapa kasus, RM dapat menghubungi departemen terkait untuk membahas kinerja karyawan, pelatihan, pengembangan sumber daya, dll.
• Bekerja dengan tim pengembangan bisnis untuk memperkirakan kebutuhan sumber daya
• RM harus terhubung dengan vendor eksternal untuk mengisi sumber daya sementara jika ada kebutuhan mendesak.
• Selalu up to date dengan undang-undang ketenagakerjaan terbaru, mendokumentasikan proses, memelihara catatan, dll.

Perbedaan antara Manajer Proyek (PM) dan Manajer Sumber Daya (RM)

Peran PM dan RM berbeda satu sama lain, tetapi keduanya harus bekerja sama untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Sasaran

Tujuan manajer proyek adalah untuk menyelesaikan proyek tanpa melanggar SLA (perjanjian tingkat layanan), dalam ruang lingkup dan anggaran. Mereka menerapkan praktik terbaik seperti ITIL, Six Sigma, dll., dan menyelesaikan proyek dengan bantuan sumber daya tim. Mereka bertujuan untuk menghasilkan keuntungan dan mencapai kepuasan pelanggan.

RM melakukan manajemen sumber daya yang efektif. Tujuan mereka adalah menyediakan sumber daya yang tepat untuk proyek tersebut dan memastikan skor kepuasan karyawan tetap tinggi dan tujuan karir mereka terpenuhi.

Metode pengiriman

Setelah perusahaan memenangkan kontrak, PM menguraikan ruang lingkup proyek dan memberikan estimasi sumber daya kepada manajer sumber daya. RM mulai memasukkan sumber daya dari saluran internal seperti bangku, sumber daya dilepaskan dari proyek lain, dll. Dalam beberapa skenario, mereka mungkin menandai untuk mempekerjakan sumber daya dari sumber daya eksternal seperti perekrutan atau dasar kontrak.

Eksekusi

RM melacak pemanfaatan sumber daya menggunakan alat seperti PeopleSoft atau alat lainnya. Mereka terus memeriksa kelebihan penggunaan, kekurangan penggunaan, dapat ditagih, tidak dapat ditagih, dll., dan karenanya, menyelaraskan rencana dan mendiskusikannya dengan PM.

Jika RM tidak dapat menyediakan sumber daya dalam ketepatan waktu, maka ada kemungkinan eskalasi, penalti, dan bahkan dalam beberapa kasus kehilangan proyek yang tinggi.

PM menganalisis risiko proyek, dan jika mereka memperkirakan adanya risiko, mereka menyiapkan rencana mitigasi risiko. Bersamaan dengan ini, mereka secara teratur menilai kinerja proyek. Untuk mencapai ini, mereka menggunakan tonggak sejarah. PM memastikan proyek selesai dalam jadwal dan anggaran tanpa pemadaman, eskalasi, dan pelanggaran SLA.

Skillset yang dibutuhkan untuk PM dan RM

Karena manajer proyek memiliki tanggung jawab yang beragam, mereka harus memiliki beberapa keterampilan penting, termasuk:

• Kemampuan beradaptasi
• Manajemen proyek
• Akuntabilitas
• Keterampilan komunikasi yang sangat baik
• Kemampuan untuk berpikir di luar kotak
• Pengetahuan dan kapan harus mendelegasikan
• Peramalan
• Kepemimpinan
• Penyelesaian masalah
• Pemikiran strategis

Seorang manajer sumber daya membutuhkan keahlian khusus di bawah ini untuk memenuhi peran mereka dengan sukses.

• Keterampilan komunikasi yang sangat baik
• Kesadaran akan Teknologi
• Keterampilan negosiasi yang luar biasa
• Fleksibilitas
• Pengambilan keputusan cepat
• Komitmen
• Analisis dan Peramal
• Kemampuan presentasi

Alat yang digunakan oleh Manajer Proyek (PM) dan Manajer Sumber Daya (RM)

Manajer Proyek memiliki peran multifaset yang berurusan dengan tim, garis waktu, manajemen, penetapan biaya, pelaporan, dan ruang lingkup. Sulit untuk mengurus semua aktivitas ini secara manual dengan akurasi yang tepat, sehingga alat dan perangkat lunak khusus tersedia untuk membantu manajer.

Alat manajemen proyek adalah aset yang sangat baik bagi manajer proyek dalam mengatur dan mengelola proyek dan tugas mereka secara efektif. Alat-alat ini dapat disesuaikan dengan ukuran yang berbeda dan untuk keperluan lain sesuai dengan kebutuhan proyek.

Mari kita lihat alat teratas yang digunakan manajer proyek untuk menyelesaikan proyek

#1. Senin

Senin adalah alat komprehensif berbasis cloud untuk manajemen proyek. PM dapat menggunakan alat ini untuk merencanakan, melacak, dan memperbarui status proyek.

Ini memiliki 200+ templat bawaan yang memudahkan pembuatan alur kerja dan mengelola aktivitas tim.

Antarmuka pengguna yang menarik secara visual mudah digunakan tanpa pelatihan, dan fungsionalitas drag-and-drop membantu menyesuaikan item dan sub-item serta memperbarui alur kerja secara real-time.

Representasi datanya yang unik memungkinkan PM untuk merepresentasikan alur kerja proyek menggunakan bagan Gantt. Kerangka kerja Kanban memungkinkan anggota tim untuk memantau status pekerjaan saat ini kapan saja.

Perangkat lunak ini tersedia dalam tiga versi – Dasar, Standar, dan Pro dan harganya masing-masing $8, $10, dan $16/kursi/bulan. Bahkan ada versi perusahaan yang mendukung fungsi khusus dan lingkungan yang sangat kompleks.

#2. Menulis

Perangkat lunak Wrike memastikan pelaksanaan proyek yang mulus. Alat ini membantu manajer proyek mengelola, melacak, dan mencegah keterlambatan dalam pelaksanaan aktivitas proyek.

Alat ini memberikan visibilitas lengkap dari sebuah proyek untuk memastikan pengelolaan sumber daya, tugas, dan membantu untuk tetap pada jadwal dengan mudah.

Perangkat lunak pelacakan waktunya, papan Kanban yang disesuaikan, keamanan tingkat perusahaan, dan otomatisasi alur kerja memberikan kendali penuh dan visibilitas proyek.

Terlepas dari vertikal atau unit bisnis Anda, alat ini bekerja tanpa henti untuk manajer proyek. Alat ini dapat digunakan oleh berbagai sektor seperti TI, pemasaran digital, manajemen produk dan proyek, proyek konsultasi, layanan profesional, operasi bisnis, dll.

Anda dapat melihat beberapa alat manajemen proyek lainnya di sini.

Alat yang digunakan oleh Resource Manager

Manajer sumber daya menggunakan alat dan templat untuk menyelesaikan pekerjaan secara efisien.

Bergantung pada ukuran proyek atau tim dan profil perusahaan, manajer sumber daya dapat memilih dari sejumlah besar alat manajemen sumber daya yang saat ini tersedia di pasar.

Dek tim

Teamdeck adalah perangkat lunak manajemen sumber daya berbasis cloud yang efisien dan lengkap. Manfaat perangkat lunak dalam hal perencanaan sumber daya, pelacakan waktu, pemeriksaan ketersediaan, dan menghasilkan pelaporan yang disesuaikan.

Konsol manajemen sumber dayanya yang fleksibel menyediakan semua detail sumber daya yang dialokasikan untuk proyek dan visibilitas beban kerja saat ini dan masa depan.

Baik permanen, temporer, atau bahkan lepas, semua sumber daya dapat dilacak, dan lembar waktunya dapat dipertahankan.

Salah satu kemampuan beradaptasi terbaiknya adalah menyediakan integrasi perangkat lunak API dengan alat lain seperti Slack, Zapier, dll. Template bawaan, yang dapat disesuaikan lebih lanjut, dapat digunakan untuk pelaporan.

Perangkat lunak ini tersedia untuk dicoba secara gratis selama tujuh hari, setelah itu harganya $3,99/anggota tim/bulan.

Beberapa alat manajemen SDM berbasis SaaS yang lebih populer dijelaskan di sini.

Kesimpulan

Manajer proyek dan manajer sumber daya adalah dua titik fokus penting untuk keberhasilan pelaksanaan keterlibatan. Menggunakan alat untuk memfasilitasi dan mengotomatiskan pekerjaan mereka akan sangat membantu dalam mempercepat tanggung jawab sehari-hari, memperkuat komunikasi yang terorganisir dengan baik, dan yang paling penting, mengawasi anggaran dan pengeluaran.

Pemilihan alat khusus didasarkan pada kebutuhan, proyek, dan berbasis perusahaan. Jadi sebagai permulaan, saya sarankan untuk menerapkan masa percobaan alat, memeriksa kelayakannya, dan kemudian membuat keputusan akhir.

Anda juga mungkin tertarik dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Sumber Terbuka Terbaik