Chef de projet vs gestionnaire de ressources : comprendre les différences

Souvent, les gens assument ou interprètent mal les rôles des gestionnaires de ressources (RM) et des gestionnaires de projet (PM), mais leurs rôles et responsabilités diffèrent considérablement au sein de l'organisation.

PM et RM jouent un rôle crucial dans la réalisation de cet objectif si une entreprise souhaite livrer un projet dans les délais et dans les limites du budget. Ces deux fonctions sont essentielles au bon déroulement de la mission.

Le PM travaille sur des projets spécifiques tandis que RM travaille au niveau de l'unité commerciale. Le chef de projet assure la livraison du projet dans un délai et dans le budget stipulés, tandis que RM s'assure que les bonnes ressources sont allouées aux projets.

Le travail du RM commence après que l'organisation remporte le contrat. RM s'assure que les bonnes ressources sont embarquées, et une fois les ressources finalisées, elles passent à un autre projet.

Le travail du PM consiste à gérer ces ressources et à livrer le projet dans le cadre et le SLA (accord de niveau de service).

Un point important à noter ici est que sans les bonnes ressources, le projet ne démarre pas, et donc dans n'importe quel secteur d'activité, les rôles de RM et PM vont de pair.

Rôle du chef de projet (PM)

Le PM est responsable de la livraison du projet de bout en bout et de la gestion d'un ou plusieurs projets. Le travail principal du PM est d'atteindre les jalons du projet dans le cadre d'un SLA (accord de niveau de service) défini et, surtout, dans les limites du budget.

Le rôle de PM est spécifique au projet et se concentre sur la mise en œuvre du projet dans les limites de la portée et du calendrier avec l'aide de l'équipe de projet. En bref, les chefs de projet sont les maîtres d'ouvrage des projets et leur travail consiste à s'assurer que le projet est livré de manière satisfaisante conformément aux objectifs de l'entreprise et aux attentes des clients.

Responsabilités du chef de projet

• Planification, suivi et élaboration de plans de gestion de projet et communication entre les parties prenantes et la direction.
• Budgétisation et garantie d'une exécution de projet rentable sans compromettre les normes.
• Suivi des SLA (accord de niveau de service) pour suivre la performance du projet.
• Réaliser le projet dans les limites du budget et de la portée.
• Gestion des risques – Identifiez les risques et créez un plan d'atténuation des risques.
• Travailler sur CSI (amélioration continue des services) pour les services en dollars doux et durs.
• Responsable des SOP (procédures opératoires standard), des manuels d'exécution et d'autres documents.
• Responsable du CSAT (évaluation de la satisfaction client) - suivi, amélioration et clôture.
• Responsable de l'évaluation des projets et du processus qualité en tant que Six Sigma.
• Gestion des personnes – Motivation des équipes, évaluations, promotion, structuration de leur parcours professionnel, etc.

Rôle du gestionnaire de ressources (RM)

Le rôle principal de RM est de s'assurer que les chefs de projet disposent de ressources suffisantes pour mener à bien le projet. Le PM opère au niveau du projet et le RM travaille au niveau de l'unité commerciale (BU) pour s'assurer que la BU dispose de ressources suffisantes pour respecter les engagements.

RM n'est associé à aucun projet spécifique, mais en fait, son rôle est temporaire pour le projet particulier, et une fois les ressources remplies, il passe à un autre projet.

Responsabilités du gestionnaire de ressources

• Comprendre le budget du projet et affecter la bonne ressource au projet
• Plan de disponibilité : RM doit s'assurer que le banc est toujours occupé par les bonnes ressources et doit être au courant des projets en cours.
• Analysez et filtrez les ressources par expérience, compétences et disponibilité
• La coordination avec PM pour localiser la surutilisation et la sous-utilisation des employés et des bonnes personnes qualifiées est alignée sur les projets.
• RM peut également travailler avec les PM pour réaffecter les ressources, ajuster les besoins et marquer les besoins en ressources critiques pour le recrutement externe.
• De temps à autre, RM se connecte avec les PM pour en savoir plus sur les projets à venir et comprendre les besoins en ressources.
• Dans certains cas, RM peut contacter le service concerné pour discuter du rendement des employés, de la formation, du développement des ressources, etc.
• Travailler avec l'équipe de développement des affaires pour estimer les besoins en ressources
• RM doit se connecter avec des fournisseurs externes pour remplir temporairement les ressources en cas de besoins urgents.
• Toujours à jour avec les dernières lois du travail, documentation des processus, tenue des dossiers, etc.

Différence entre un chef de projet (PM) et un gestionnaire de ressources (RM)

Les rôles de PM et RM se différencient, mais les deux doivent travailler ensemble pour mener à bien le projet.

Buts

L'objectif du chef de projet est de livrer des projets sans enfreindre les SLA (accord de niveau de service), dans le cadre et le budget. Ils utilisent les meilleures pratiques comme ITIL, Six Sigma, etc., et réalisent des projets avec l'aide des ressources de l'équipe. Ils visent à générer des profits et à atteindre la satisfaction des clients.

La MR assure une gestion efficace des ressources. Leur objectif est de fournir les bonnes ressources pour le projet et de s'assurer que le score de satisfaction des employés reste élevé et que leurs objectifs de carrière sont atteints.

Mode de livraison

Une fois que l'entreprise remporte le contrat, le PM décrit la portée du projet et fournit une estimation des ressources au gestionnaire des ressources. Le RM commence à intégrer des ressources à partir de canaux internes tels que le banc d'essai, les ressources libérées d'autres projets, etc. Dans certains scénarios, ils peuvent signaler d'embaucher des ressources à partir de ressources externes telles que le recrutement ou une base contractuelle.

Exécution

Le RM suit l'utilisation des ressources à l'aide d'outils tels que PeopleSoft ou d'autres outils. Ils vérifient en permanence la surutilisation, la sous-utilisation, facturable, non facturable, etc., et en conséquence, alignent le plan et en discutent avec PM.

Si RM ne peut pas fournir les ressources dans les délais, il y a de fortes probabilités d'escalade, de pénalité et même, dans certains cas, de perte de projets.

Le PM analyse les risques du projet et, s'il prévoit un risque, il prépare un plan d'atténuation des risques. Parallèlement, ils évaluent régulièrement la performance du projet. Pour y parvenir, ils utilisent des jalons. Le PM s'assure que le projet est terminé dans les délais et le budget sans interruption, escalade et violation du SLA.

L'ensemble de compétences requis pour PM et RM

Comme un chef de projet a des responsabilités diversifiées, il doit posséder quelques compétences essentielles, notamment :

• Adaptabilité
• Gestion de projet
• Responsabilité
• Excellentes compétences en communication
• Capacité à sortir des sentiers battus
• Savoir-faire et quand déléguer
• Prévision
• Leadership
• Résolution de problème
• Réflexion stratégique

Un gestionnaire de ressources a besoin des ensembles de compétences spécifiques ci-dessous pour remplir son rôle avec succès.

• Excellentes compétences en communication
• Sensibilisation aux technologies
• Compétences exceptionnelles en négociation
• Souplesse
• Prise de décision rapide
• Engagement
• Analyse et prévisionniste
• Capacités de présentation

Outils utilisés par le chef de projet (PM) et le gestionnaire de ressources (RM)

Le chef de projet a un rôle à multiples facettes traitant d'une équipe, des délais, de la gestion, des coûts, des rapports et de la portée. Il est difficile de s'occuper de toutes ces activités manuellement avec une précision précise, c'est pourquoi des outils et des logiciels spéciaux sont disponibles pour aider les gestionnaires.

Les outils de gestion de projet sont un excellent atout pour les chefs de projet pour organiser et gérer efficacement leurs projets et leurs tâches. Ces outils peuvent être adaptés à différentes tailles et à d'autres fins selon les exigences du projet.

Voyons les meilleurs outils que le chef de projet utilise pour livrer le projet

#1. Lundi

Monday est un outil complet basé sur le cloud pour la gestion de projet. Les PM peuvent utiliser cet outil pour planifier, suivre et mettre à jour l'état du projet.

Il contient plus de 200 modèles intégrés qui facilitent la création de flux de travail et la gestion des activités d'équipe.

L'interface utilisateur visuellement attrayante est facile à utiliser sans formation, et la fonctionnalité glisser-déposer permet de personnaliser les éléments et sous-éléments et de mettre à jour les flux de travail en temps réel.

Sa représentation unique des données permet à PM de représenter le flux de travail du projet à l'aide de diagrammes de Gantt. Le cadre Kanban permet aux membres de l'équipe de surveiller à tout moment l'état actuel des tâches.

Le logiciel est disponible en trois versions - Basic, Standard et Pro et les prix sont respectivement de 8 $, 10 $ et 16 $/siège/mois. Il existe même une version entreprise qui prend en charge des fonctions personnalisées et des environnements très complexes.

#2. Wrike

Le logiciel Wrike garantit l'exécution transparente des projets. L'outil aide les chefs de projet à gérer, suivre et prévenir les retards dans l'exécution des activités du projet.

L'outil donne une visibilité complète d'un projet pour assurer une gestion sans effort des ressources, des tâches et aide à respecter le calendrier.

Son logiciel de suivi du temps, ses tableaux Kanban personnalisés, sa sécurité de niveau entreprise et son automatisation du flux de travail offrent un contrôle et une visibilité complets du projet.

Quelle que soit votre verticale ou votre unité commerciale, cet outil fait sans relâche le travail d'un chef de projet. L'outil peut être utilisé par divers secteurs tels que l'informatique, le marketing numérique, la gestion de produits et de projets, les projets de conseil, les services professionnels, les opérations commerciales, etc.

Vous pouvez consulter d'autres outils de gestion de projet ici.

Outils utilisés par Resource Manager

Les gestionnaires de ressources utilisent des outils et des modèles pour faire le travail efficacement.

Selon la taille du projet ou le profil de l'équipe et de l'entreprise, les gestionnaires de ressources peuvent choisir parmi un grand nombre d'outils de gestion des ressources actuellement disponibles sur le marché.

Teamdeck

Teamdeck est un logiciel efficace et complet de gestion des ressources basé sur le cloud. Les avantages du logiciel en termes de planification des ressources, de suivi du temps, de contrôle de disponibilité et de génération de rapports personnalisés.

Sa console flexible de gestion des ressources fournit tous les détails des ressources allouées aux projets et la visibilité de la charge de travail actuelle et future.

Qu'elles soient permanentes, temporaires ou même indépendantes, toutes les ressources peuvent être suivies et leurs feuilles de temps peuvent être maintenues.

L'une de ses meilleures adaptabilités est qu'il fournit une intégration logicielle API avec d'autres outils tels que Slack, Zapier, etc. Des modèles intégrés, qui peuvent être davantage personnalisés, peuvent être utilisés pour les rapports.

Le logiciel est disponible pour essai gratuit pendant sept jours, après quoi il coûte 3,99 $/membre de l'équipe/mois.

Certains outils de gestion des ressources humaines basés sur SaaS plus populaires sont expliqués ici.

Conclusion

Les chefs de projet et les responsables des ressources sont deux points focaux importants pour la bonne exécution des missions. L'utilisation d'outils pour faciliter et automatiser leur travail contribuera grandement à accélérer les responsabilités quotidiennes, à renforcer les communications bien organisées et, surtout, à garder un œil sur les budgets et les dépenses.

La sélection d'outils spécifiques est basée sur le besoin, le projet et l'entreprise. Donc, pour commencer, je suggère de mettre en place une période d'essai de l'outil, de vérifier la faisabilité, puis de prendre une décision finale.

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