Project Manager vs Resource Manager: comprendere le differenze

Le persone spesso assumono o interpretano erroneamente i ruoli di Resource Manager (RM) e Project Manager (PM), ma i loro ruoli e responsabilità differiscono in modo significativo all'interno dell'organizzazione.

PM e RM svolgono un ruolo cruciale nel raggiungimento di questo obiettivo se un'azienda desidera consegnare un progetto in tempo e nel rispetto del budget. Entrambe le funzioni sono essenziali per la corretta consegna dell'incarico.

Il PM lavora su progetti specifici mentre RM si esibisce a livello di business unit. Il project manager garantisce la consegna del progetto entro un periodo di tempo stabilito e nel budget, mentre RM garantisce che le giuste risorse siano assegnate ai progetti.

Il lavoro del RM inizia dopo che l'organizzazione ha vinto il contratto. RM assicura che vengano imbarcate le risorse giuste e, una volta che le risorse sono state finalizzate, passano a un altro progetto.

Il compito del PM è gestire queste risorse e consegnare il progetto nell'ambito e SLA (accordo sul livello di servizio).

Un punto importante da notare qui è che, senza le giuste risorse, il progetto non parte, e quindi in qualsiasi settore di attività i ruoli di RM e PM vanno di pari passo.

Ruolo del Project Manager (PM)

Il PM è responsabile della consegna del progetto end-to-end e della gestione di uno o più progetti. Il compito principale del PM è raggiungere le pietre miliari del progetto entro SLA (accordo sul livello di servizio) definito e, soprattutto, entro il budget.

Il ruolo di PM è specifico del progetto e si concentra sull'implementazione del progetto entro l'ambito e la pianificazione con l'aiuto del team di progetto. In breve, i Project manager sono i possessori di progetti e il loro compito è garantire che il progetto venga consegnato in modo soddisfacente in linea con gli obiettivi dell'azienda e le aspettative dei clienti.

Responsabilità del Project Manager

• Pianificazione, monitoraggio e sviluppo di piani di gestione del progetto e comunicazione tra le parti interessate e la direzione.
• Stabilire il budget e garantire un'esecuzione del progetto economicamente vantaggiosa senza compromettere gli standard.
• Monitoraggio SLA (accordo sul livello di servizio) per monitorare le prestazioni del progetto.
• Consegnare il progetto entro il budget e l'ambito.
• Gestione del rischio: identificare i rischi e creare un piano di mitigazione del rischio.
• Lavorare su CSI (Continuous Improvement of Services) per servizi soft e hard dollar.
• Responsabile di SOP (procedura operativa standard), manuali operativi e altra documentazione.
• Responsabile per CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – follow-up, miglioramento e chiusura.
• Responsabile della valutazione del progetto e del processo di qualità come Six Sigma.
• Gestione delle persone – Motivazione del team, valutazioni, promozione, strutturazione del percorso di carriera, ecc.

Ruolo di Resource Manager (RM)

Il ruolo principale di RM è garantire che i project manager dispongano di risorse sufficienti per realizzare il progetto. Il PM opera a livello di progetto e RM lavora a livello di business unit (BU) per garantire che la BU abbia risorse sufficienti per mantenere gli impegni.

RM non è associato a progetti specifici, ma in realtà il loro ruolo è temporaneo per il progetto specifico e, una volta soddisfatte le risorse, passano a un altro progetto.

Responsabilità del responsabile delle risorse

• Comprensione del budget del progetto e assegnazione della risorsa giusta al progetto
• Piano di disponibilità: RM deve garantire che il banco sia sempre occupato con le giuste risorse e deve essere a conoscenza dei progetti in cantiere.
• Analizza e filtra le risorse in base a esperienza, competenze e disponibilità
• Il coordinamento con PM per individuare il sovrautilizzo e il sottoutilizzo dei dipendenti e le persone qualificate giuste sono allineati ai progetti.
• RM può anche collaborare con i PM per riallocare le risorse, adeguare i requisiti e contrassegnare i requisiti di risorse critiche per il reclutamento esterno.
• Di tanto in tanto, RM si connette con i PM per conoscere i progetti imminenti e comprendere i requisiti delle risorse.
• In alcuni casi, RM può contattare il dipartimento competente per discutere le prestazioni dei dipendenti, la formazione, lo sviluppo delle risorse, ecc.
• Collaborare con il team di sviluppo aziendale per stimare i requisiti delle risorse
• RM deve connettersi con fornitori esterni per riempire temporaneamente le risorse in caso di esigenze urgenti.
• Sempre aggiornato sulle ultime leggi sul lavoro, sulla documentazione dei processi, sul mantenimento dei registri, ecc.

Differenza tra un Project Manager (PM) e un Resource Manager (RM)

I ruoli di PM e RM si differenziano l'uno dall'altro, ma poi entrambi devono lavorare insieme per portare a termine il progetto con successo.

Obiettivi

L'obiettivo del project manager è quello di fornire progetti senza violare SLA (accordo sul livello di servizio), nell'ambito e nel budget. Impiegano best practice come ITIL, Six Sigma, ecc. e forniscono progetti con l'aiuto delle risorse del team. Mirano a generare profitti e raggiungere la soddisfazione del cliente.

Il RM fa una gestione efficace delle risorse. Il loro obiettivo è fornire le risorse giuste per il progetto e garantire che il punteggio di soddisfazione dei dipendenti rimanga elevato e che i loro obiettivi di carriera siano raggiunti.

Metodo di spedizione

Una volta che l'azienda si aggiudica il contratto, il PM delinea l'ambito del progetto e fornisce una stima delle risorse al responsabile delle risorse. Il RM inizia a caricare risorse da canali interni come panchina, risorse che vengono rilasciate da altri progetti, ecc. In alcuni scenari, possono contrassegnare per assumere risorse da risorse esterne come reclutamento o base contrattuale.

Esecuzione

L'RM tiene traccia dell'utilizzo delle risorse utilizzando strumenti come PeopleSoft o altri strumenti. Continuano a controllare il sovrautilizzo, il sottoutilizzo, fatturabile, non fatturabile, ecc. e, di conseguenza, allineano il piano e ne discutono con PM.

Se RM non è in grado di fornire le risorse entro la tempestività, vi sono alte probabilità di escalation, penalità e, in alcuni casi, anche di progetti persi.

Il PM analizza il progetto per il rischio e, se prevede un rischio, prepara un piano di mitigazione del rischio. Insieme a questo, valutano regolarmente le prestazioni del progetto. Per raggiungere questo obiettivo, utilizzano pietre miliari. Il PM garantisce che il progetto sia completato entro le tempistiche e il budget senza interruzioni, escalation e violazione dello SLA.

Lo Skillset richiesto per PM e RM

Poiché un project manager ha responsabilità diversificate, dovrebbe possedere alcune competenze essenziali, tra cui:

• Adattabilità
• Gestione di progetto
• Responsabilità
• Eccellenti capacità di comunicazione
• Capacità di pensare fuori dagli schemi
• Know-how e quando delegare
• Previsione
• Comando
• Risoluzione dei problemi
• Pensiero strategico

Un gestore delle risorse ha bisogno delle seguenti competenze specifiche per svolgere con successo il proprio ruolo.

• Eccellenti capacità di comunicazione
• Consapevolezza delle tecnologie
• Eccellenti capacità di negoziazione
• Flessibilità
• Rapido processo decisionale
• Impegno
• Analisi e previsione
• Abilità di presentazione

Strumenti utilizzati dal Project Manager (PM) e Resource Manager (RM)

Il Project Manager ha un ruolo poliedrico che si occupa di un team, delle tempistiche, della gestione, dei costi, dei rapporti e dell'ambito. È impegnativo occuparsi di tutte queste attività manualmente con precisione precisa, quindi sono disponibili strumenti e software speciali per aiutare i manager.

Gli strumenti di gestione del progetto sono una risorsa eccellente per i project manager nell'organizzazione e nella gestione efficace dei loro progetti e compiti. Questi strumenti possono essere adattati a diverse dimensioni e per altri scopi in base alle esigenze del progetto.

Vediamo i migliori strumenti che il project manager utilizza per consegnare il progetto

#1. Lunedi

Monday è uno strumento completo basato su cloud per la gestione dei progetti. I PM possono utilizzare questo strumento per pianificare, monitorare e aggiornare lo stato del progetto.

Dispone di oltre 200 modelli integrati che semplificano la creazione di flussi di lavoro e la gestione delle attività del team.

L'interfaccia utente visivamente accattivante è facile da usare senza formazione e la funzionalità di trascinamento della selezione aiuta a personalizzare elementi e sottoelementi e ad aggiornare i flussi di lavoro in tempo reale.

La sua rappresentazione dei dati univoca consente a PM di rappresentare il flusso di lavoro del progetto utilizzando i diagrammi di Gantt. Il framework Kanban consente ai membri del team di monitorare lo stato del lavoro corrente in qualsiasi momento.

Il software è disponibile in tre versioni: Basic, Standard e Pro e i prezzi sono rispettivamente di $ 8, $ 10 e $ 16/posto/mese. Esiste anche una versione aziendale che supporta funzioni personalizzate e ambienti molto complessi.

#2. Wrike

Il software Wrike garantisce la perfetta esecuzione dei progetti. Lo strumento aiuta i project manager a gestire, monitorare e prevenire ritardi nell'esecuzione delle attività del progetto.

Lo strumento offre una visibilità completa di un progetto per garantire una gestione senza sforzo di risorse, attività e aiuta a rispettare il programma.

Il suo software di monitoraggio del tempo, le schede Kanban personalizzate, la sicurezza di livello aziendale e l'automazione del flusso di lavoro offrono il controllo e la visibilità completi del progetto.

Indipendentemente dalla tua unità verticale o aziendale, questo strumento fa un lavoro per un project manager senza sosta. Lo strumento può essere utilizzato da vari settori come IT, marketing digitale, gestione di prodotti e progetti, progetti di consulenza, servizi professionali, operazioni aziendali, ecc.

Puoi guardare altri strumenti di gestione del progetto qui.

Strumenti usati da Resource Manager

I gestori delle risorse utilizzano strumenti e modelli per svolgere il lavoro in modo efficiente.

A seconda delle dimensioni del progetto o del team e del profilo aziendale, i gestori delle risorse possono scegliere tra un gran numero di strumenti di gestione delle risorse attualmente disponibili sul mercato.

Teamdeck

Teamdeck è un software di gestione delle risorse basato su cloud efficiente e completo. Il software offre vantaggi in termini di pianificazione delle risorse, monitoraggio del tempo, controllo della disponibilità e generazione di report personalizzati.

La sua flessibile console di gestione delle risorse fornisce tutti i dettagli delle risorse assegnate ai progetti e la visibilità del carico di lavoro attuale e futuro.

Che siano permanenti, temporanei o anche freelance, tutte le risorse possono essere monitorate e le loro schede attività possono essere mantenute.

Una delle sue migliori adattabilità è che fornisce l'integrazione del software API con altri strumenti come Slack, Zapier, ecc. I modelli integrati, che possono essere ulteriormente personalizzati, possono essere utilizzati per i report.

Il software può essere provato gratuitamente per sette giorni, dopodiché costa $ 3,99/membro del team/mese.

Alcuni strumenti di gestione delle risorse umane basati su SaaS più popolari sono spiegati qui.

Conclusione

I project manager e i responsabili delle risorse sono due punti focali importanti per la corretta esecuzione degli incarichi. L'utilizzo di strumenti per facilitare e automatizzare il loro lavoro contribuirà notevolmente ad accelerare le responsabilità quotidiane, rafforzare le comunicazioni ben organizzate e, soprattutto, tenere sotto controllo budget e spese.

La selezione di strumenti specifici si basa sulle esigenze, sul progetto e sull'azienda. Quindi, per cominciare, suggerisco di implementare un periodo di prova dello strumento, verificarne la fattibilità e quindi prendere una decisione finale.

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