Menedżer projektu a menedżer zasobów: zrozumienie różnic

Ludzie często przyjmują lub błędnie interpretują role menedżerów zasobów (RM) i kierowników projektów (PM), ale ich role i obowiązki znacznie się różnią w ramach organizacji.

PM i RM odgrywają kluczową rolę w osiągnięciu tego celu, jeśli firma chce dostarczyć projekt na czas iw ramach budżetu. Obie funkcje są niezbędne do pomyślnej realizacji zlecenia.

PM pracuje nad konkretnymi projektami, podczas gdy RM działa na poziomie jednostki biznesowej. Kierownik projektu zapewnia realizację projektu w ustalonym czasie i budżecie, a RM dba o alokację odpowiednich zasobów do projektów.

Praca RM rozpoczyna się po zdobyciu przez organizację kontraktu. RM zapewnia, że ​​odpowiednie zasoby są przyjmowane na pokład, a po sfinalizowaniu zasobów przechodzą do innego projektu.

Zadaniem PM jest zarządzanie tymi zasobami i dostarczanie projektu w zakresie i SLA (umowa o poziomie usług).

Ważną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że bez odpowiednich zasobów projekt się nie rozpocznie, a zatem w każdym sektorze biznesowym role RM i PM idą ręka w rękę.

Rola Kierownika Projektu (PM)

PM jest odpowiedzialny za kompleksową realizację projektu i zajmowanie się jednym lub kilkoma projektami. Podstawowym zadaniem PM jest osiąganie kamieni milowych projektu w ramach zdefiniowanego SLA (umowy o poziomie usług) oraz, co ważne, w ramach budżetu.

Rola PM jest specyficzna dla projektu i koncentruje się na realizacji projektu w zakresie i harmonogramie przy pomocy zespołu projektowego. Krótko mówiąc, kierownicy projektów są właścicielami projektów, a ich zadaniem jest upewnienie się, że projekt zostanie zrealizowany w sposób zadowalający, zgodny z celami firmy i oczekiwaniami klientów.

Obowiązki kierownika projektu

• Planowanie, monitorowanie i opracowywanie planów zarządzania projektami oraz komunikacja między interesariuszami a kierownictwem.
• Budżetowanie i zapewnienie efektywnej kosztowo realizacji projektu bez uszczerbku dla standardów.
• Monitorowanie SLA (umowa o poziomie usług) w celu śledzenia wydajności projektu.
• Dostarczenie projektu w ramach budżetu i zakresu.
• Zarządzanie ryzykiem — Zidentyfikuj ryzyko i stwórz plan ograniczania ryzyka.
• Praca nad CSI (Continuous Improvement of Services) dla miękkich i twardych usług dolarowych.
• Odpowiedzialny za SOP (standardową procedurę operacyjną), księgi przebiegu i inną dokumentację.
• Odpowiedzialny za CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – kontynuacja, poprawa i zamknięcie.
• Odpowiedzialny za ocenę projektów i proces jakościowy w ramach Six Sigma.
• Zarządzanie ludźmi – motywowanie zespołu, oceny, awanse, budowanie ścieżki kariery itp.

Rola menedżera zasobów (RM)

Podstawową rolą RM jest zapewnienie kierownikom projektów wystarczających zasobów do realizacji projektu. PM działa na poziomie projektu, a RM pracuje na poziomie jednostki biznesowej (BU), aby zapewnić, że BU ma wystarczające zasoby, aby wywiązać się ze zobowiązań.

RM nie są powiązani z żadnymi konkretnymi projektami, ale w rzeczywistości ich rola jest tymczasowa dla konkretnego projektu, a po wyczerpaniu zasobów przechodzą do innego projektu.

Obowiązki menedżera zasobów

• Zrozumienie budżetu projektu i przypisanie odpowiedniego zasobu do projektu
• Plan dostępności: RM musi zapewnić, że stanowisko jest zawsze zajęte odpowiednimi zasobami i powinien być świadomy projektów w przygotowaniu.
• Skanuj i filtruj zasoby według doświadczenia, umiejętności i dostępności
• Koordynacja z kierownikiem projektu w celu zlokalizowania nadmiernego i niedostatecznego wykorzystania pracowników i odpowiednio wykwalifikowanych osób jest dostosowana do projektów.
• RM może również współpracować z kierownikami projektów w celu realokacji zasobów, dostosowywania wymagań i oznaczania krytycznych wymagań dotyczących zasobów do rekrutacji zewnętrznej.
• Od czasu do czasu RM łączy się z kierownikami projektów, aby dowiedzieć się o nadchodzących projektach i zrozumieć wymagania dotyczące zasobów.
• W niektórych przypadkach RM może skontaktować się z odpowiednim działem w celu omówienia wydajności pracowników, szkoleń, rozwoju zasobów itp.
• Współpracuj z zespołem rozwoju biznesowego, aby oszacować wymagania dotyczące zasobów
• RM musi łączyć się z zewnętrznymi dostawcami, aby tymczasowo uzupełnić zasoby w przypadku pilnych potrzeb.
• Zawsze na bieżąco z najnowszymi przepisami prawa pracy, dokumentowaniem procesów, prowadzeniem ewidencji itp.

Różnica między kierownikiem projektu (PM) a menedżerem zasobów (RM)

Role PM i RM różnią się od siebie, ale obaj muszą ze sobą współpracować, aby pomyślnie zrealizować projekt.

Cele

Celem kierownika projektu jest dostarczanie projektów bez naruszania SLA (umowa o poziomie usług), w ramach zakresu i budżetu. Wykorzystują najlepsze praktyki, takie jak ITIL, Six Sigma itp., i realizują projekty przy pomocy zasobów zespołu. Ich celem jest generowanie zysków i satysfakcja klienta.

RM skutecznie zarządza zasobami. Ich celem jest zapewnienie odpowiednich zasobów dla projektu i zapewnienie, że poziom zadowolenia pracowników pozostaje wysoki, a ich cele zawodowe są spełnione.

Sposób dostawy

Gdy firma wygra kontrakt, kierownik projektu określa zakres projektu i przedstawia oszacowanie zasobów kierownikowi ds. zasobów. RM rozpoczyna wdrażanie zasobów z kanałów wewnętrznych, takich jak ławka, zwalnianie zasobów z innych projektów itp. W niektórych scenariuszach może oznaczać zatrudnienie zasobów z zasobów zewnętrznych, takich jak rekrutacja lub umowa.

Wykonanie

RM śledzi wykorzystanie zasobów za pomocą narzędzi takich jak PeopleSoft lub innych narzędzi. Stale sprawdzają nadmierne wykorzystanie, niedostateczne wykorzystanie, rozliczane, niepodlegające rozliczeniu itp. W związku z tym dopasowują plan i omawiają go z PM.

Jeśli RM nie może zapewnić zasobów w terminie, istnieje duże prawdopodobieństwo eskalacji, kary, a nawet w niektórych przypadkach utraty projektów.

PM analizuje projekt pod kątem ryzyka, a jeśli przewiduje jakiekolwiek ryzyko, przygotowuje plan ograniczania ryzyka. Oprócz tego regularnie oceniają wyniki projektu. Aby to osiągnąć, wykorzystują kamienie milowe. Kierownik projektu zapewnia ukończenie projektu w ramach terminów i budżetu bez przestojów, eskalacji i naruszenia umowy SLA.

Zestaw umiejętności wymagany dla PM i RM

Ponieważ kierownik projektu ma zróżnicowane obowiązki, powinien posiadać kilka podstawowych umiejętności, w tym:

• Zdolność adaptacji
• Zarządzanie projektami
• Odpowiedzialność
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne
• Umiejętność myślenia nieszablonowego
• Know-how i kiedy delegować
• Prognozowanie
• Przywództwo
• Rozwiązywanie problemów
• Strategiczne myślenie

Menedżer zasobów potrzebuje poniższych konkretnych zestawów umiejętności, aby pomyślnie wypełniać swoją rolę.

• Doskonałe umiejętności komunikacyjne
• Świadomość technologii
• Znakomite umiejętności negocjacyjne
• Elastyczność
• Szybkie podejmowanie decyzji
• Zaangażowanie
• Analiza i prognoza
• Umiejętności prezentacji

Narzędzia wykorzystywane przez Project Managera (PM) i Resource Managera (RM)

Kierownik projektu pełni wielopłaszczyznową rolę związaną z zespołem, harmonogramami, zarządzaniem, kalkulacją kosztów, raportowaniem i zakresem. Wykonywanie wszystkich tych czynności ręcznie z dużą dokładnością jest wyzwaniem, dlatego menedżerowie ds. pomocy mają do dyspozycji specjalne narzędzia i oprogramowanie.

Narzędzia do zarządzania projektami są doskonałym atutem dla kierowników projektów w efektywnym organizowaniu i zarządzaniu projektami i zadaniami. Narzędzia te można dostosować do różnych rozmiarów i do innych celów zgodnie z wymaganiami projektu.

Zobaczmy, jakie najlepsze narzędzia wykorzystuje kierownik projektu do realizacji projektu

# 1. Poniedziałek

Monday to oparte na chmurze kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami. Menedżerowie projektów mogą używać tego narzędzia do planowania, śledzenia i aktualizowania statusu projektu.

Ma ponad 200 wbudowanych szablonów, które ułatwiają tworzenie przepływów pracy i zarządzanie działaniami zespołu.

Atrakcyjny wizualnie interfejs użytkownika jest łatwy w obsłudze bez szkolenia, a funkcja przeciągania i upuszczania pomaga dostosowywać elementy i elementy podrzędne oraz aktualizować przepływy pracy w czasie rzeczywistym.

Jego unikalna reprezentacja danych pozwala PM reprezentować przepływ pracy w projekcie za pomocą wykresów Gantta. Struktura Kanban umożliwia członkom zespołu monitorowanie aktualnego stanu pracy w dowolnym momencie.

Oprogramowanie jest dostępne w trzech wersjach – Basic, Standard i Pro, a ceny wynoszą odpowiednio 8 USD, 10 USD i 16 USD/miejsce/miesiąc. Istnieje nawet wersja korporacyjna, która obsługuje niestandardowe funkcje i bardzo złożone środowiska.

#2. Wrike

Oprogramowanie Wrike zapewnia bezproblemową realizację projektów. Narzędzie pomaga kierownikom projektów zarządzać, śledzić i zapobiegać opóźnieniom w realizacji działań projektowych.

Narzędzie daje pełny wgląd w projekt, zapewniając bezwysiłkowe zarządzanie zasobami, zadaniami i pomaga trzymać się harmonogramu.

Jego oprogramowanie do śledzenia czasu, dostosowane tablice Kanban, zabezpieczenia klasy korporacyjnej i automatyzacja przepływu pracy zapewniają pełną kontrolę i widoczność projektu.

Niezależnie od pionu lub jednostki biznesowej, to narzędzie bezlitośnie wykonuje pracę dla kierownika projektu. Narzędzie może być wykorzystywane przez różne sektory, takie jak IT, marketing cyfrowy, zarządzanie produktami i projektami, projekty konsultingowe, usługi profesjonalne, operacje biznesowe itp.

Więcej narzędzi do zarządzania projektami można znaleźć tutaj.

Narzędzia używane przez Menedżera zasobów

Menedżerowie zasobów używają narzędzi i szablonów, aby wydajnie wykonywać pracę.

W zależności od wielkości projektu lub profilu zespołu i firmy zarządzający zasobami mogą wybierać spośród dużej liczby dostępnych obecnie na rynku narzędzi do zarządzania zasobami.

Pokład drużynowy

Teamdeck to wydajne i kompletne oprogramowanie do zarządzania zasobami w chmurze. Oprogramowanie zapewnia korzyści w zakresie planowania zasobów, śledzenia czasu, sprawdzania dostępności i generowania niestandardowych raportów.

Jego elastyczna konsola zarządzania zasobami zapewnia wszystkie szczegóły zasobów przydzielonych do projektów oraz widoczność bieżącego i przyszłego obciążenia pracą.

Niezależnie od tego, czy są to stałe, tymczasowe, czy nawet niezależne, wszystkie zasoby mogą być śledzone, a ich karty czasu pracy mogą być utrzymywane.

Jedną z jego najlepszych zdolności adaptacyjnych jest to, że zapewnia integrację oprogramowania API z innymi narzędziami, takimi jak Slack, Zapier itp. Do raportowania można używać wbudowanych szablonów, które można dalej dostosowywać.

Oprogramowanie można wypróbować za darmo przez siedem dni, po czym kosztuje 3,99 USD/członka zespołu/miesiąc.

Tutaj wyjaśniono niektóre bardziej popularne narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi oparte na SaaS.

Wniosek

Menedżerowie projektów i menedżerowie zasobów to dwa ważne punkty, na których skupia się pomyślna realizacja zadań. Korzystanie z narzędzi ułatwiających i automatyzujących ich pracę znacznie przyspieszy codzienne obowiązki, wzmocni dobrze zorganizowaną komunikację i, co najważniejsze, pozwoli kontrolować budżety i wydatki.

Wybór konkretnych narzędzi opiera się na potrzebach, projektach i firmach. Proponuję więc na początek przeprowadzić okres próbny narzędzia, sprawdzić wykonalność, a następnie podjąć ostateczną decyzję.

Możesz być także zainteresowany najlepszym oprogramowaniem do zarządzania projektami typu open source