ผู้จัดการโครงการ vs ผู้จัดการทรัพยากร: ทำความเข้าใจความแตกต่าง

ผู้คนมักเข้าใจหรือตีความบทบาทของผู้จัดการทรัพยากร (RM) และผู้จัดการโครงการ (PM) ผิด แต่บทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขาแตกต่างกันอย่างมากภายในองค์กร

PM และ RM มีบทบาทสำคัญในการบรรลุเป้าหมายนี้ หากบริษัทต้องการส่งมอบโครงการให้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ หน้าที่ทั้งสองมีความสำคัญต่อการส่งมอบงานที่ประสบความสำเร็จ

PM ทำงานในโครงการเฉพาะในขณะที่ RM ดำเนินการในระดับหน่วยธุรกิจ ผู้จัดการโครงการรับประกันว่าจะมีการส่งมอบโครงการภายในกรอบเวลาที่กำหนดและอยู่ในงบประมาณ ในขณะที่ RM รับรองว่ามีการจัดสรรทรัพยากรที่เหมาะสมให้กับโครงการ

งานของ RM เริ่มต้นขึ้นหลังจากที่องค์กรชนะสัญญา RM รับรองว่าทรัพยากรที่เหมาะสมจะได้รับการจัดการ และเมื่อทรัพยากรได้รับการสรุปแล้ว พวกเขาก็จะย้ายไปยังโครงการอื่น

งานของ PM คือการจัดการทรัพยากรเหล่านี้และส่งมอบโครงการภายในขอบเขตและ SLA (ข้อตกลงระดับการบริการ)

ประเด็นสำคัญประการหนึ่งที่ควรทราบคือ หากไม่มีทรัพยากรที่เหมาะสม โครงการจะไม่เริ่มขึ้น ดังนั้นในภาคธุรกิจใดๆ บทบาทของ RM และ PM จึงดำเนินควบคู่กันไป

บทบาทของผู้จัดการโครงการ (PM)

PM มีหน้าที่รับผิดชอบในการส่งมอบโครงการแบบ end-to-end และจัดการกับโครงการตั้งแต่หนึ่งโครงการขึ้นไป งานหลักของ PM คือการบรรลุเหตุการณ์สำคัญของโครงการภายใน SLA (ข้อตกลงระดับการบริการ) ที่กำหนด และที่สำคัญที่สุดคือภายในงบประมาณ

บทบาทของ PM เป็นแบบเฉพาะโครงการและมุ่งเน้นไปที่การดำเนินโครงการภายในขอบเขตและกำหนดการด้วยความช่วยเหลือจากทีมงานโครงการ กล่าวโดยย่อ ผู้จัดการโครงการคือผู้ครอบครองโครงการ และงานของพวกเขาคือดูแลให้โครงการได้รับการส่งมอบอย่างน่าพอใจตามวัตถุประสงค์ของบริษัทและความคาดหวังของลูกค้า

ความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการ

• วางแผน ติดตาม และพัฒนาแผนการจัดการโครงการ และการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับฝ่ายบริหาร
• จัดทำงบประมาณและดำเนินการโครงการอย่างคุ้มค่าโดยไม่ลดทอนมาตรฐาน
• ตรวจสอบ SLA (ข้อตกลงระดับบริการ) เพื่อติดตามประสิทธิภาพของโครงการ
• ส่งมอบโครงการให้อยู่ในงบประมาณและขอบเขต
• การบริหารความเสี่ยง – ระบุความเสี่ยงและสร้างแผนการลดความเสี่ยง
• ทำงานกับ CSI (การปรับปรุงบริการอย่างต่อเนื่อง) สำหรับบริการดอลลาร์อ่อนและแข็ง
• รับผิดชอบ SOP (ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน) หนังสือดำเนินการ และเอกสารอื่นๆ
• รับผิดชอบ CSAT (การประเมินความพึงพอใจของลูกค้า) - ติดตาม ปรับปรุง และปิด
• รับผิดชอบการประเมินโครงการและกระบวนการคุณภาพในฐานะ Six Sigma
• การจัดการบุคลากร – แรงจูงใจในทีม การประเมิน การเลื่อนตำแหน่ง การวางโครงสร้างเส้นทางอาชีพ ฯลฯ

บทบาทของผู้จัดการทรัพยากร (RM)

บทบาทหลักของ RM คือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้จัดการโครงการมีทรัพยากรเพียงพอที่จะส่งมอบโครงการ PM ดำเนินงานในระดับโครงการ และ RM ทำงานในระดับหน่วยธุรกิจ (BU) เพื่อให้แน่ใจว่า BU มีทรัพยากรเพียงพอที่จะส่งมอบตามข้อผูกพัน

RM ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะใด ๆ แต่จริง ๆ แล้ว บทบาทของพวกเขาเป็นเพียงชั่วคราวสำหรับโครงการนั้น ๆ และเมื่อทรัพยากรเสร็จสิ้นแล้ว พวกเขาก็จะย้ายไปยังโครงการอื่น

ความรับผิดชอบของผู้จัดการทรัพยากร

• ทำความเข้าใจกับงบประมาณโครงการและกำหนดทรัพยากรที่ถูกต้องให้กับโครงการ
• แผนความพร้อมใช้งาน: RM ต้องแน่ใจว่าม้านั่งมีทรัพยากรที่เหมาะสมอยู่เสมอ และควรตระหนักถึงโครงการในท่อส่ง
• สแกนและกรองทรัพยากรตามประสบการณ์ ทักษะ และความพร้อมใช้งาน
• การประสานงานกับ PM เพื่อค้นหาการใช้มากเกินไปและการใช้น้อยเกินไปของพนักงานและคนที่มีทักษะที่เหมาะสมนั้นสอดคล้องกับโครงการ
• RM ยังสามารถทำงานร่วมกับ PM เพื่อจัดสรรทรัพยากรใหม่ ปรับข้อกำหนด และกำหนดความต้องการทรัพยากรที่สำคัญสำหรับการสรรหาบุคคลภายนอก
• ในบางครั้ง RM จะติดต่อกับ PM เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับโครงการที่กำลังจะมีขึ้นและทำความเข้าใจกับความต้องการทรัพยากร
• ในบางกรณี RM อาจติดต่อแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อหารือเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน การฝึกอบรม การพัฒนาทรัพยากร ฯลฯ
• ทำงานร่วมกับทีมพัฒนาธุรกิจเพื่อประเมินความต้องการทรัพยากร
• RM ต้องเชื่อมต่อกับผู้ขายภายนอกเพื่อเติมทรัพยากรชั่วคราวในกรณีที่จำเป็นเร่งด่วน
• อัปเดตอยู่เสมอด้วยกฎหมายแรงงานล่าสุด กระบวนการจัดทำเอกสาร การรักษาบันทึก ฯลฯ

ความแตกต่างระหว่าง Project Manager (PM) และ Resource Manager (RM)

บทบาทของ PM และ RM แตกต่างกัน แต่ทั้งคู่ต้องทำงานร่วมกันเพื่อส่งมอบโครงการให้สำเร็จ

เป้าหมาย

เป้าหมายของผู้จัดการโครงการคือการส่งมอบโครงการโดยไม่ละเมิด SLA (ข้อตกลงระดับการบริการ) ภายในขอบเขตและงบประมาณ พวกเขาใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เช่น ITIL, Six Sigma เป็นต้น และส่งมอบโครงการด้วยความช่วยเหลือจากทรัพยากรของทีม พวกเขามุ่งมั่นที่จะสร้างผลกำไรและบรรลุความพึงพอใจของลูกค้า

RM ทำการจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ เป้าหมายของพวกเขาคือการจัดหาทรัพยากรที่เหมาะสมสำหรับโครงการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคะแนนความพึงพอใจของพนักงานยังคงอยู่ในระดับสูงและบรรลุวัตถุประสงค์ในอาชีพของพวกเขา

วิธีการจัดส่ง

เมื่อบริษัทชนะสัญญา PM จะร่างขอบเขตโครงการและประเมินทรัพยากรให้กับผู้จัดการทรัพยากร RM เริ่มรับทรัพยากรจากช่องทางภายใน เช่น ม้านั่งสำรอง ทรัพยากรที่ถูกปล่อยออกจากโครงการอื่นๆ เป็นต้น ในบางสถานการณ์ พวกเขาอาจตั้งค่าสถานะเพื่อจ้างทรัพยากรจากทรัพยากรภายนอก เช่น การสรรหาบุคลากรหรือตามสัญญา

การดำเนินการ

RM ติดตามการใช้ทรัพยากรโดยใช้เครื่องมืออย่าง PeopleSoft หรือเครื่องมืออื่นๆ พวกเขาคอยตรวจสอบการใช้เกิน การใช้งานน้อยเกินไป เรียกเก็บเงินได้ เรียกเก็บเงินไม่ได้ ฯลฯ และตามนั้น วางแผนและหารือกับ PM

หาก RM ไม่สามารถจัดหาทรัพยากรได้ทันเวลา ก็มีความเป็นไปได้สูงที่จะมีการยกระดับ ลงโทษ และแม้แต่ในบางกรณีของการสูญเสียโครงการ

PM วิเคราะห์โครงการเพื่อหาความเสี่ยง และหากพวกเขาคาดการณ์ถึงความเสี่ยงใด ๆ ก็จะเตรียมแผนลดความเสี่ยง นอกจากนี้ยังประเมินประสิทธิภาพของโครงการอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ พวกเขาใช้เหตุการณ์สำคัญ PM รับรองว่าโครงการจะเสร็จสิ้นภายในกำหนดเวลาและงบประมาณโดยไม่มีการหยุดทำงาน การยกระดับ และการละเมิด SLA

ชุดทักษะที่จำเป็นสำหรับ PM และ RM

ในฐานะ ผู้จัดการโครงการ มีหน้าที่ความรับผิดชอบที่หลากหลาย พวกเขาควรมีทักษะที่จำเป็นบางประการ ได้แก่:

• ความสามารถในการปรับตัว
• การจัดการโครงการ
• ความรับผิดชอบ
• ทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม
• ความสามารถในการคิดนอกกรอบ
• ความรู้และวิธีการมอบหมายงาน
• การพยากรณ์
• ความเป็นผู้นำ
• การแก้ปัญหา
• การคิดเชิงกลยุทธ์

ผู้จัดการทรัพยากร ต้องการชุดทักษะเฉพาะด้านล่างเพื่อทำหน้าที่ของตนให้สำเร็จ

• ทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม
• ความตระหนักในเทคโนโลยี
• ทักษะการเจรจาต่อรองที่โดดเด่น
• ความยืดหยุ่น
• การตัดสินใจที่รวดเร็ว
• ความมุ่งมั่น
• วิเคราะห์และพยากรณ์
• ทักษะการนำเสนอ

เครื่องมือที่ใช้โดย Project Manager (PM) และ Resource Manager (RM)

ผู้จัดการโครงการมีบทบาทหลายแง่มุมที่เกี่ยวข้องกับทีม ลำดับเวลา การจัดการ ต้นทุน การรายงาน และขอบเขต การดูแลกิจกรรมทั้งหมดเหล่านี้ด้วยตนเองให้มีความแม่นยำแม่นยำนั้นเป็นเรื่องท้าทาย ดังนั้นเครื่องมือและซอฟต์แวร์พิเศษจึงมีไว้เพื่อช่วยเหลือผู้จัดการ

เครื่องมือการจัดการโครงการเป็นสินทรัพย์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้จัดการโครงการในการจัดระเบียบและจัดการโครงการและงานของพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือเหล่านี้สามารถปรับให้เข้ากับขนาดต่างๆ และเพื่อวัตถุประสงค์อื่นตามความต้องการของโครงการ

มาดูเครื่องมือชั้นนำที่ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อส่งมอบโครงการ

#1. วันจันทร์

Monday เป็นเครื่องมือที่ครอบคลุมบนคลาวด์สำหรับการจัดการโครงการ PMs สามารถใช้เครื่องมือนี้ในการวางแผน ติดตาม และอัปเดตสถานะโครงการ

มีเทมเพลตในตัวกว่า 200 แบบที่ช่วยให้สร้างเวิร์กโฟลว์และจัดการกิจกรรมของทีมได้ง่าย

อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ดึงดูดสายตานั้นใช้งานง่ายโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรม และฟังก์ชันการลากและวางช่วยปรับแต่งรายการและรายการย่อย และอัปเดตเวิร์กโฟลว์แบบเรียลไทม์

การแสดงข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันทำให้ PM สามารถแสดงเวิร์กโฟลว์โครงการโดยใช้แผนภูมิ Gantt กรอบ Kanban ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถตรวจสอบสถานะงานปัจจุบันได้ตลอดเวลา

ซอฟต์แวร์มีให้บริการในสามเวอร์ชัน ได้แก่ Basic, Standard และ Pro และราคาอยู่ที่ $8, $10 และ $16/ที่นั่ง/เดือน ตามลำดับ มีแม้กระทั่งเวอร์ชันสำหรับองค์กรที่รองรับฟังก์ชันแบบกำหนดเองและสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนมาก

#2. ไรท์

ซอฟต์แวร์ Wrike ช่วยให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น เครื่องมือนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการจัดการ ติดตาม และป้องกันความล่าช้าในการดำเนินกิจกรรมของโครงการ

เครื่องมือนี้ช่วยให้สามารถมองเห็นโครงการได้อย่างสมบูรณ์เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการทรัพยากร งานต่างๆ และช่วยให้ปฏิบัติตามกำหนดเวลาได้อย่างง่ายดาย

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา บอร์ด Kanban แบบกำหนดเอง การรักษาความปลอดภัยระดับองค์กร และระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้ควบคุมและมองเห็นโครงการได้อย่างสมบูรณ์

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเป็นประเภทใด เครื่องมือนี้ทำงานให้กับผู้จัดการโครงการอย่างไม่ลดละ เครื่องมือนี้สามารถใช้ได้ในภาคส่วนต่าง ๆ เช่น IT, การตลาดดิจิทัล, การจัดการผลิตภัณฑ์และโครงการ, โครงการให้คำปรึกษา, บริการระดับมืออาชีพ, การดำเนินธุรกิจ ฯลฯ

คุณสามารถดูเครื่องมือการจัดการโครงการเพิ่มเติมได้ที่นี่

เครื่องมือที่ใช้โดย Resource Manager

ผู้จัดการทรัพยากรใช้เครื่องมือและเทมเพลตเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ

ผู้จัดการทรัพยากรสามารถเลือกจากเครื่องมือการจัดการทรัพยากรจำนวนมากที่มีอยู่ในตลาด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการหรือทีมและบริษัท

ทีมเด็ค

Teamdeck เป็นซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรบนคลาวด์ที่มีประสิทธิภาพและสมบูรณ์แบบ ซอฟต์แวร์ให้ประโยชน์ในแง่ของการวางแผนทรัพยากร การติดตามเวลา การตรวจสอบความพร้อมใช้งาน และการสร้างรายงานที่กำหนดเอง

คอนโซลการจัดการทรัพยากรที่ยืดหยุ่นให้รายละเอียดทั้งหมดของทรัพยากรที่จัดสรรให้กับโครงการและการมองเห็นปริมาณงานในปัจจุบันและอนาคต

ไม่ว่าจะเป็นแบบถาวร ชั่วคราว หรือแม้แต่ฟรีแลนซ์ ทรัพยากรทั้งหมดสามารถติดตามได้ และรักษาไทม์ชีทได้

หนึ่งในความสามารถในการปรับตัวที่ดีที่สุดคือการรวมซอฟต์แวร์ API กับเครื่องมืออื่นๆ เช่น Slack, Zapier เป็นต้น เทมเพลตในตัวซึ่งสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ สามารถใช้สำหรับการรายงานได้

ซอฟต์แวร์มีให้ทดลองใช้ฟรีเจ็ดวัน หลังจากนั้นมีค่าใช้จ่าย $3.99/สมาชิกทีม/เดือน

มีการอธิบายเครื่องมือการจัดการทรัพยากรบุคคลบนพื้นฐาน SaaS ที่ได้รับความนิยมบางส่วนไว้ที่นี่

บทสรุป

ผู้จัดการโครงการและผู้จัดการทรัพยากรเป็นสองจุดโฟกัสที่สำคัญสำหรับการดำเนินการตามภารกิจที่ประสบความสำเร็จ การใช้เครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวกและทำให้งานของพวกเขาเป็นอัตโนมัติจะช่วยเร่งความรับผิดชอบในแต่ละวัน เสริมสร้างการสื่อสารที่มีการจัดระเบียบอย่างดี และที่สำคัญที่สุดคือ คอยติดตามงบประมาณและค่าใช้จ่าย

การเลือกเครื่องมือเฉพาะขึ้นอยู่กับความต้องการ โครงการ และตามบริษัท ดังนั้น ในการเริ่มต้น ฉันขอแนะนำให้ใช้ช่วงทดลองของเครื่องมือ ตรวจสอบความเป็นไปได้ และจากนั้นทำการตัดสินใจขั้นสุดท้าย

คุณอาจสนใจซอฟต์แวร์การจัดการโครงการโอเพ่นซอร์สที่ดีที่สุด