Ofisiniz ekibinizin etkileşimini artırmak için yeni bir mesajlaşma uygulaması sunmaya karar verdiyse, yalnız değilsiniz.

Daha önce şirketler, ekipler ve müşterilerle iletişim kurmak için e-posta kullanıyordu. Ardından Slack, HipChat ve Microsoft Teams gibi dahili mesajlaşma uygulamaları devreye girdi. Daha yüksek verimlilik vaat ettiler. Ayrıca e-postayı “öldüreceklerine” söz verdiler.

Ama ne pahasına e-postayı öldürdüler? Mesajlaşma uygulamaları bizi daha üretken mi yaptı yoksa eskisi gibi mi? Neden onları e-postalar yerine seçtik?

Mesajlaşma uygulamalarının işte üretkenliği nasıl etkilediği aşağıda açıklanmıştır

İşletmelerin mesajlaşma uygulamalarını kullanma nedenleri ve yolları vardır. Bazıları hala e-postaların öldüğüne, üretkenliğin arttığına ve ekip koordinasyonunun daha iyi hale geldiğine ikna olmuş olsa da, gerçekte olan bu mu? Mesajlaşma uygulamalarının işyeri üretkenliğine nasıl mal olduğunu tartışalım.

İş ve yaşam arasındaki çizgiyi bulanıklaştırıyorlar

Bir araştırma, çalışanların odağını kaybetmelerinin mutlaka onların suçu olmadığını keşfetti. Aslında, şunu belirtiyor: “İşçiler her zaman dikkat dağıtıcı şeyler için suçlanmaz”. Bu yeni iş uygulamaları sınıfının, insanların kişisel yaşamlarında halihazırda kullandıkları anlık mesajlaşma uygulamalarını taklit ettiğini söylemeye devam etti.

Slack ile ilgili başka bir araştırma, insanların uygulamada günde ortalama 10 saat harcadıklarını gösterdi; bu, e-postada harcanan ortalama süreden yüzde 67 daha fazla. Bu uygulamalar, iş günü boyunca ve genellikle işten önce ve sonra da sabit bir şekilde varlığını sürdürür ve uygun bir iş-yaşam dengesi arasındaki çizgiyi daha da bulanıklaştırır.

Uygulama arayüzleri e-posta üzerinden daha konuşkan, rahat ve eğlenceli

Slack'i açın ve onların GreetBot'u sizi karşılayabilir. Slack'e sosyal medya ekleyebilir veya hatta ekibinizin bağlantı kurması için yeni bir yol bulabilirsiniz. Slack, uygulama dizininin bir parçası olarak "Sosyal ve Eğlenceli" uygulamalara bile sahiptir. Bu uygulamalar, insan bağlantısını iş gününe getirmek için oluşturulmuştur.

En çok konuştuğunuz kişilerin başrolde olması ve onların listenizin başında kalması konsepti, yeni bir sohbet başlatmayı inanılmaz derecede kolaylaştırıyor. Bu uygulamaların sunduğu işlevler e-postanın sunduklarından farklı olmasa da, bu uygulamalar kullanıcı dostu arayüzler, güvenilirlik, güçlü arama işlevi ve daha da iyi hız ile onları inkar edilemez derecede iyi gösteriyor.

Biz sadece, dolup taşan bir gelen kutusuna sonsuz geveze tek satırlık mesajları tercih ediyoruz. Hangisi daha iyi hala tartışmalı.

Gerçek zamanlı iletişimi ve çoklu görevleri teşvik ederler

Bir SlideShare sunumunda, bir ürün yöneticisi, mesajlaşma uygulamalarının müdahalesi olsun veya olmasın iş performansının nasıl dalgalandığını anlattı.

İş yerinizde kullanılan uygulama içi mesajlaşma yazılımını kullanırken her zaman sohbet kanallarına girip çıkabilirsiniz, ancak özellikle aktif bir kanalın üyesiyseniz, tüm gününüzü orada geçirebilirsiniz. Slack'te saçmalamak gerçekten eğlenceli. Birçoğumuz çoklu görev yaparak zamanı geri kazanmaya çalışırız. Ancak çoklu görev çalışmıyor.

Bu mesajlaşma uygulamalarının gündeminde çok fazla iletişim ve bağlantı olduğu için, hobilere veya atıştırmalıklara ayrılmış kaydırma kanallarını da okuyabilirsiniz. Ancak, genel fikir işyeri işbirliğini geliştirmek ve üretken olmak değil miydi?

Bu uygulamalar gerçekten e-postanın yerini almadı

Onu azalttılar. Bir makale, uyumsuzluk ve açıklığın e-postanın gizli silahları olduğuna dikkat çekiyor. Şirketlerin çoğu, işleri yönetmek için hala birden fazla uygulama kullanıyor. Ekipler arasında iletişimi geliştirmek için bir mesajlaşma uygulaması mevcut olsa da, bu uygulamalarla birlikte ekipler projeleri yönetmek için Trello'yu kullanıyor, e-posta hala müşteri iletişimi için, Dropbox dosya yönetimi için orada ve liste uzayıp gidiyor.

Bir üretkenlik platformu, daha önce kullandığınızdan daha az kullandığınız bir şey olsa da, çok fazla araca, çok fazla e-postaya, çok fazla toplantıya ve çok fazla mesaja ayak uydurmak bir şey haline geliyor. Bir ekip sohbeti uygulamasının çalışmanıza yardımcı olması gerekirken, zamanınız için bir talep daha haline geldiğinden, işlerinizi halletmenizi imkansız hale getiriyor.

İşletmeler iletişimi kolaylaştırmak için neden mesajlaşma uygulamalarını kullanıyor?

Daha az e-posta, daha hızlı iletişim, daha kolay proje yönetimi ve koordinasyonu - bunların tümü, bu mesajlaşma uygulamalarının vaat ettiği ve aynı zamanda işletmelerin birini kullanmayı seçtiklerinde aradıkları şeydir. Bunu parçalayalım.

kalça

Kulağa rastgele gelse de, insanlar bu uygulamaları 'biliyor'. Yönetici arkadaşlarımla ne kadar çok konuşursam, mesajlaşma uygulamalarını bir zorunluluk olarak değil, herkesin kullanması ve kapsayıcı olması gereken bir şey olarak düşündükleri daha çok ortaya çıkıyor.

Microsoft Teams, bu yıl Pazar günkü NFL playoffları sırasında ilk TV reklamını yayınlarken, başka bir mesajlaşma uygulaması olan Slack ile rekabetleri son zamanlarda gergin. Microsoft Teams, Slack'in 12 milyonu (ki bu hala çok büyük bir sayı) ile karşılaştırıldığında günde 20 milyon kişi tarafından aktif olarak kullanılıyor. IBM kısa süre önce 350.000 çalışanı için Microsoft Teams yerine Slack'i seçti. Fortune 100'den 91 şirketin zaten Microsoft Teams kullandığı bile bildirildi.

Mevcut tüm pazarlama materyalleri sayesinde, bu uygulamalar ağızdan ağıza bir heyecan kazandı. Karizmatik metin yazarlığını basitçe görmezden gelemezsiniz. FOMO gerçektir. Birçok işletme, büyüklükleri, yönetim tarzları, endüstrileri - her ne olursa olsun - çoğunluğa atlamaktan kendilerini alamazlar.

Slate, beş yıl önce fenomen yayılmaya devam ederken, bunun “anında indirilebilen havalı ofis kültürü” olduğunu ilan etmişti. Slate'in aynı makalesi, The Frisky'de yardımcı bir editörün, iş arkadaşlarının "yalnızca kıskançlıktan" Slack'e girmeleri için nasıl kampanya yürüttüğünü de anlatıyor. “Slack'te olmamanın kesin bir eksikliği vardı. Mesela artık çalışıp sohbet edebilmek yeterli değil. Slack'in kendisi bir karakter haline geldi.”

Uygulamalar, profesyonellerin çoğunluğunun istediğini yerine getirir

Millennials, 2016'da ABD işgücünün en büyük segmenti oldu. Aynı zamanda tüm zamanların en çok araştırılan neslidir. Fairygodboss'un "yüksek potansiyelli" Y kuşağı ile 200 derinlemesine görüşmeye dayanan bir araştırması, Y kuşağı çalışanlarının 4 şeyle ilgilendiğini ve şaşırtıcı olmayan bir şekilde "daha fazla iletişim"in bunlardan biri olduğunu buldu. Çalışma, Y kuşağının gerçek zamanlı iki yönlü iletişime değer verdiğini çünkü sorunlara ve sorunlara şeffaflığı kolaylaştırdığını söylüyor.

Gallup tarafından yapılan bir araştırma şöyle diyor: "Y kuşağı, internette kendilerini evlerinde hisseden birinci nesil dijital yerlilerdir." Ayrıca, yüzde 85'inin internete telefonlarından eriştiği, işgücüne en az bağlı nesil olduklarını söylüyor. İşyerinde kullanılan mesajlaşma uygulamaları, telefonlarını her zaman kontrol etmelerini sağlar. Emojiler ve zingler, çalışan ilişkilerinin ve bağlılığının bir parçası haline gelir. Ve Y kuşağının yüzde 55'inin meşgul olmadığını ve yüzde 16'sının aktif olarak ilgisiz olduğunu hissetmesiyle, mesajlaşma uygulamaları “asla kapatma” fikriyle çalışacakları için kendilerini çok önemli hissettiriyor.

Kısacası, Y kuşağının işgücüne dahil edilmesinin önemi söz konusu olduğunda, işverenler iyi tarafından bakar ve Y kuşağının ne istediğinin tüm çalışanların yararına olabileceğini düşünür ve bu nedenle iş etiğini benimsemek daha iyidir.

Mesajlaşma uygulamaları işyeri üretkenliğini artırabilir

IDC'nin araştırmasına göre, bu tür "ekip işbirliğine dayalı uygulamalar" 3,5 milyar dolarlık küresel pazarın bir parçası. Kılık değiştirmiş bir nimet olan bu uygulamalar, işler giderek daha uzak ve küresel hale geldikçe, kuruluşların sorunsuz çalışmasını sağlamak için gerekli hale geldi.

2012 yılında McKinsey, işyeri iletişim teknolojilerinin çalışan verimliliğini yüzde 25 artırma potansiyeline sahip olduğunu söyledi. Bu araştırmaya göre, ortalama bir etkileşim çalışanı, çalışma haftasının tahmini yüzde 28'ini e-posta yöneterek ve yaklaşık yüzde 20'sini dahili bilgileri arayarak veya belirli görevlerde yardımcı olabilecek meslektaşlarını izleyerek harcıyor.

Çalışma, insanların yeni bir iş yeri yazılımı kullanarak istediklerini daha kolay ve daha hızlı elde edebileceklerini düşündü. Bir dereceye kadar olan buydu, ancak başka sorunlar da artmıştı.

Gerçek üretkenlik için doğru yaklaşım

Kullanmayı seçtiğiniz herhangi bir uygulama, sorumlu bir şekilde kullanılması koşuluyla üretken olmanıza yardımcı olabilir. E-postanın çalışma şeklimizi basitleştirmesi ve başlangıçta üretken olmamıza yardımcı olması gerekiyordu. Sadece zamanla sömürüldü ve kötüye kullanıldı.

"Labirentten çıkmak" için aşağıdaki ipuçlarını kullanın:

1. Verimliliği artırmanın başka yollarını arayın
2. Birden çok uygulamayı bir tanesiyle değiştirin
3. Kişisel çözümler

Bu uygulamalarla ilgili deneyim o kadar sürükleyici ki, genellikle üretkenliği artırmanın tek yolu olduğunu düşünüyoruz. Ancak, aksi takdirde sıkıcı bir ofis alanına biraz hayat vermek için bitkiler eklemek gibi işyeri üretkenliğini artırmanın başka yollarını da aramanız önerilir.

Bu uygulamaların iş ve yaşam arasındaki çizgiyi bulanıklaştırdığı bilindiğinden, bunları üretkenliği doğru şekilde artırmaya yardımcı olan görev yönetimi uygulamalarıyla değiştirmek daha iyidir. Bu tür uygulamalar planlamadan işbirliğine, organizasyondan raporlamaya kadar işin her aşamasına odaklanmakla kalmaz, aynı zamanda iş odaklı ve gündelik tartışmalar arasında bir çizgi çizmeye de yardımcı olur. Ekip sohbeti uygulamalarının aksine, görev yönetimi uygulamaları bunu dengeliyor.

Görev yönetimi yazılımı, panolar, çizelgeler ve raporlarla her şeyi görsel hale getirirken, sürekli kesintileri ve sürekli dahil olma ihtiyacını teşvik etmez. Belirli bir iş için ayrılmış bir yere sahip olmak, her tür istekle, çok uzun ileti dizileriyle ve insanların yanıtladığı anlaşılması zor planlarla dolu gelen kutularının yerini alır. Görev yönetimi uygulamaları, kullanımı kolay arayüzlere sahip olmakla birlikte, mesajlaşma uygulamalarının sahip olduğu konuşkan arayüzlere sahip değildir ve kişisel hayatımızda kullandığımız uygulamaları taklit etmemektedir.

İş yerinizde bir ekip sohbet uygulamasını nasıl kullanmayı seçeceğiniz de kişisel bir karardır. Çok fazla dikkat dağıtıcı olduğunu düşünüyorsanız, bildirimleri kapatmanız yeterlidir. Belki bu bir teknoloji sorunu değil, aynı zamanda bir sınır sorunu da olabilir. Eylemlerinizin genel iş hedeflerinize katkıda bulunup bulunmadığını sorun. Ardından sınırlarınızı meslektaşlarınıza iletin ve onlara bağlı kalın.

Çözüm

Mesajlaşma uygulamalarının sizi üretken kıldığını düşünmek aptallıktır. Ancak, doğru araçlar kullanılarak ve en önemlisi bunları doğru zamanda kullanarak çözülebilir.