如果您的办公室决定引入新的消息传递应用程序以提高整个团队的参与度，那么您并不孤单。

以前，公司使用电子邮件与团队和客户进行交流。 然后，Slack、HipChat 和 Microsoft Teams 等内部消息传递应用程序出现了。 他们承诺更高的生产力。 他们还承诺他们会“杀死”电子邮件。

但他们以什么代价扼杀了电子邮件？ 消息传递应用程序让我们更有效率，还是和以前一样？ 为什么我们选择它们而不是电子邮件？

以下是消息传递应用程序如何影响工作效率

企业有其使用消息传递应用程序的理由和方式。 虽然他们中的一些人可能仍然相信电子邮件已死，生产力提高了，团队协调也变得更好了，但事实真的如此吗？ 让我们讨论一下消息传递应用程序降低工作场所生产力的方式。

他们模糊了工作和生活之间的界限

一项研究探讨了员工注意力不集中不一定是他们的错。 事实上，它指出：“分心并不总是归咎于工人，”它说。 它接着说，这类新的商业应用程序模仿了人们已经在个人生活中使用的即时通讯应用程序。

另一项关于 Slack 的研究表明，人们平均每天在该应用上花费 10 小时，这比在电子邮件上花费的平均时间多出 67%。 这些应用程序在整个工作日以及工作前后经常保持持续存在，进一步模糊了适当的工作与生活平衡之间的界限。

与电子邮件相比，应用界面更加健谈、随意和有趣

Open Slack 和他们的 GreetBot 可能会打招呼。 您可以将社交媒体添加到 Slack，甚至可以为您的团队找到一种新的联系方式。 Slack 甚至将“社交与娱乐”应用程序作为其应用程序目录的一部分。 这些应用程序旨在将人际联系带入工作日。

由与您交谈最多的人担任主角并且他们始终排在您的列表顶部的概念使开始新的对话变得异常容易。 虽然这些应用程序提供的功能可能与电子邮件提供的功能没有什么不同，但这些应用程序以友好的界面、可靠性、强大的搜索功能甚至更快的速度使它们看起来无可否认地好。

我们只是更喜欢无限聊天的单行消息而不是溢出的收件箱。 哪个更好，还有待商榷。

他们鼓励实时沟通和多任务处理

在 SlideShare 演示中，一位产品经理讲述了工作绩效在有和没有消息应用程序干扰的情况下如何波动。

虽然您可以在工作场所使用的应用程序消息软件中随时加入和退出聊天频道，但如果您是一个特别活跃的频道的成员，您不妨整天在那里度过。 在 Slack 上偷懒真的很有趣。 我们中的许多人试图通过多任务处理来检索时间。 但是多任务处理不起作用。

由于过多的沟通和联系是这些消息应用程序的议程，您还可以阅读专门用于爱好或零食的滚动频道。 然而，改善工作场所协作和提高生产力的总体想法不就是这样吗？

这些应用程序并没有真正取代电子邮件

他们减少了它。 一篇文章指出，异步性和开放性是电子邮件的秘密武器。 大多数公司仍然使用多个应用程序来管理工作。 虽然有一个消息应用程序可以改善团队之间的沟通，但除了这些应用程序之外，团队使用 Trello 来管理项目，电子邮件仍然用于客户沟通，Dropbox 用于文件管理，等等。

虽然生产力平台应该是你使用的东西比你以前使用的东西少，但跟上太多的工具、太多的电子邮件、太多的会议和太多的消息正在成为一件事情。 虽然团队聊天应用程序本应帮助您工作，但它使您无法完成工作，因为它已成为您时间的又一需求。

为什么企业使用消息传递应用程序来简化通信？

更少的电子邮件、更快的沟通、更轻松的项目管理和协调——所有这些都是这些消息传递应用程序所承诺的，也是企业选择使用它时所寻求的。 让我们分解一下。

这是臀部

尽管听起来很随意，但人们“知道”这些应用程序。 我与其他经理交谈的次数越多，就越明显他们不认为消息传递应用程序是必需品，而是每个人都必须使用并具有包容性的东西。

随着 Microsoft Teams 在今年周日的 NFL 季后赛中推出他们的第一个电视广告，他们与另一款消息应用 Slack 的竞争最近一直很紧张。 与 Slack 的 1200 万（仍然是一个巨大的数字）相比，每天有 2000 万人积极使用 Microsoft Teams。 IBM 最近为其 350,000 名员工选择了 Slack 而不是 Microsoft Teams。 甚至有报道称，财富 100 强中的 91 家公司已经在使用 Microsoft Teams。

多亏了所有可用的营销材料，这些应用程序赢得了口耳相传的热情。 不能简单地忽略具有魅力的文案。 FOMO 是真实的。 许多企业，无论其规模、管理风格、行业——无论是什么——都情不自禁地赶上了潮流。

这是“很酷的办公文化，可以立即下载”，Slate 在五年前宣称，随着这种现象的流行。 Slate 的同一篇文章还讲述了 The Frisky 的一位副主编是如何“完全出于嫉妒”为她的同事争取到 Slack 的。 “有一种明确的错失不在 Slack 上的感觉。 就像，现在能够工作聊天还不够。 Slack 本身已经成为一个角色。”

应用程序满足大多数专业人士的需求

千禧一代在 2016 年成为美国劳动力中最大的群体。他们也是有史以来研究最多的一代。 Fairygodboss 对 200 名“高潜力”千禧一代进行的一项研究发现，千禧一代员工对 4 件事感兴趣，而“更多的沟通”不出所料就是其中之一。 该研究表明，千禧一代重视实时双向沟通，因为它有助于透明化问题和问题。

盖洛普的研究表明： “千禧一代是第一代数字原生代，他们在互联网上感到宾至如归。” 它还表示，他们是劳动力中参与度最低的一代，其中 85% 的人通过手机访问互联网。 工作场所使用的消息应用程序允许他们随时查看手机。 表情符号和 zings 成为员工关系和敬业度的一部分。 55% 的千禧一代感到不参与，16% 的人感到积极脱离，消息应用让他们感到非常重要，因为他们要以“永不关机”的理念工作。

简而言之，当谈到让千禧一代加入劳动力大军的重要性时，雇主看好，认为千禧一代想要的可能对所有员工都有好处，因此，最好接受他们的职业道德。

消息应用程序可以提高工作场所的生产力

根据 IDC 的研究，这些类型的“团队协作应用程序”是价值 35 亿美元的全球市场的一部分。 因祸得福，随着工作越来越偏远和全球化，这些应用程序成为保持组织平稳运行的必要条件。

2012 年，麦肯锡表示，工作场所通信技术有可能将员工生产力提高 25%。 根据这项研究，普通交互工作者估计有 28% 的工作周用于管理电子邮件，近 20% 的时间用于寻找内部信息或追踪可以帮助完成特定任务的同事。

该研究认为，使用新的工作场所软件，人们将能够更轻松、更快地实现他们想要的目标。 这在一定程度上可能会发生，但其他问题也出现了。

实现真正生产力的正确方法

您选择使用的任何应用程序都可以帮助您提高工作效率，前提是要负责任地使用它。 电子邮件本应简化我们的工作方式并帮助我们从一开始就变得富有成效。 只有随着时间的推移，它才会被利用和滥用。

使用以下提示“走出迷宫”：

1. 寻找其他提高生产力的方法
2. 用一个替换多个应用
3. 个人解决方案

这些应用程序的体验是如此身临其境，以至于我们经常将其视为提高生产力的唯一方法。 但建议寻找其他方法来提高工作场所的生产力，例如添加植物为原本沉闷的办公空间注入一些活力。

由于众所周知这些应用程序模糊了工作和生活之间的界限，因此最好用有助于以正确方式提高生产力的任务管理应用程序替换它们。 这些应用程序不仅专注于从计划、协作、组织到报告的每个工作阶段，它们还有助于在面向工作的讨论和休闲讨论之间划清界限。 与团队聊天应用程序不同，任务管理应用程序具有平衡性。

任务管理软件不鼓励持续的中断和持续的包容需求，而它们通过板、图表和报告使一切可视化。 有一个专门的地方来处理特定的工作，用各种类型的请求、太长的线程和难以理解的人们回复的计划来代替塞满的收件箱。 任务管理应用程序虽然具有易于使用的界面，但没有消息应用程序所具有的聊天界面，也没有模仿我们在个人生活中使用的应用程序。

您如何选择在工作场所使用团队聊天应用程序也是个人决定。 如果您认为干扰太多，只需关闭通知即可。 也许这不是技术问题，也可能是边界问题。 询问您的行为是否有助于实现您的整体工作目标。 然后，将你的界限传达给你的同事并坚持下去。

结论

认为消息传递应用程序可以使您高效工作是愚蠢的。 然而，它可以使用正确的工具来解决——最重要的是，在正确的时间使用它们。