Se il tuo ufficio ha deciso di introdurre una nuova app di messaggistica per migliorare il coinvolgimento del tuo team, non sei il solo.

In precedenza, le aziende utilizzavano la posta elettronica per comunicare con team e clienti. Quindi, sono entrate in gioco app di messaggistica interna come Slack, HipChat e Microsoft Teams. Hanno promesso una maggiore produttività. Hanno anche promesso che avrebbero "ucciso" l'e-mail.

Ma a quale costo hanno ucciso la posta elettronica? Le app di messaggistica ci hanno reso più produttivi o sono le stesse di prima? Perché li abbiamo scelti rispetto alle e-mail?

Ecco come le app di messaggistica influiscono sulla produttività sul lavoro

Le aziende hanno i loro motivi e modi per utilizzare le app di messaggistica. Mentre alcuni di loro possono ancora essere convinti che le e-mail siano morte, la produttività è aumentata e il coordinamento del team è migliorato, è quello che è effettivamente successo? Discutiamo del modo in cui le app di messaggistica stanno costando la produttività sul posto di lavoro.

Offuscano il confine tra lavoro e vita

Uno studio ha esplorato che i lavoratori che perdono la concentrazione non sono necessariamente colpa loro. In effetti, osserva: "I lavoratori non sono sempre responsabili delle distrazioni", ha affermato. Ha continuato dicendo che questa nuova classe di app aziendali imita le app di messaggistica istantanea che le persone già utilizzano nella loro vita personale.

Un altro studio su Slack ha mostrato che le persone trascorrono in media 10 ore al giorno sull'app, il 67% in più rispetto al tempo medio speso per e-mail. Queste app mantengono una presenza costante durante tutta la giornata lavorativa, e spesso anche prima e dopo il lavoro, offuscando ulteriormente il confine tra un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata.

Le interfacce delle app sono più loquaci, casuali e divertenti tramite e-mail

Apri Slack e il loro GreetBot potrebbe salutarti. Puoi aggiungere i social media a Slack o persino trovare un nuovo modo per connettere il tuo team. Slack ha anche app "Social & Fun" come parte della sua directory delle app. Queste app sono progettate per portare la connessione umana nella giornata lavorativa.

Il concetto di avere come protagonisti le persone con cui parli di più e che rimangono in cima alla tua lista rende incredibilmente facile iniziare una nuova conversazione. Sebbene le funzioni offerte da queste app potrebbero non essere diverse da quelle offerte dalla posta elettronica, queste app le fanno sembrare innegabilmente belle con interfacce amichevoli, affidabilità, una forte funzione di ricerca e una velocità ancora migliore.

Preferiamo solo gli infiniti messaggi loquaci di una riga a una casella di posta traboccante. Quale sia il migliore è ancora discutibile.

Incoraggiano la comunicazione in tempo reale e il multitasking

In una presentazione di SlideShare, un product manager ha raccontato come le prestazioni lavorative fluttuano con e senza l'interferenza delle app di messaggistica.

Sebbene tu possa sempre entrare e uscire dai canali di chat mentre utilizzi il software di messaggistica dell'app utilizzato sul posto di lavoro, se sei un membro di un canale particolarmente attivo, potresti anche passare tutto il giorno lì. Scherzare su Slack è davvero divertente. Molti di noi cercano di recuperare tempo con il multitasking. Ma il multitasking non funziona.

Con troppa comunicazione e connessione all'ordine del giorno di queste app di messaggistica, puoi anche leggere i canali di scorrimento dedicati agli hobby o agli spuntini. Tuttavia, l'idea generale non era quella di migliorare la collaborazione sul posto di lavoro e diventare produttivi?

Queste app non hanno davvero sostituito la posta elettronica

Lo hanno ridotto. Un articolo rileva che l'asincronicità e l'apertura sono le armi segrete della posta elettronica. La maggior parte delle aziende utilizza ancora più app per gestire il lavoro. Sebbene sia disponibile un'app di messaggistica per migliorare la comunicazione tra i team, insieme a queste app, i team utilizzano Trello per gestire i progetti, l'e-mail è ancora lì per la comunicazione con i clienti, Dropbox è lì per la gestione dei file e l'elenco potrebbe continuare.

Mentre una piattaforma di produttività dovrebbe essere qualcosa che usi meno di quella che usavi prima, stare al passo con troppi strumenti, troppe e-mail, troppe riunioni e troppi messaggi sta diventando una cosa. Mentre un'app di chat di squadra avrebbe dovuto aiutarti a lavorare, sta rendendo impossibile portare a termine il lavoro poiché è diventata solo un'altra richiesta del tuo tempo.

Perché le aziende utilizzano le app di messaggistica per semplificare la comunicazione?

Meno e-mail, comunicazioni più veloci, gestione e coordinamento dei progetti più semplici: tutto questo è ciò che promettono queste app di messaggistica e anche ciò che le aziende cercano quando scelgono di utilizzarne una. Analizziamolo.

È alla moda

Per quanto casuale possa sembrare, le persone "sanno" di queste app. Più parlo con i colleghi manager, più è evidente che non considerano le app di messaggistica una necessità ma come qualcosa che tutti sono obbligati a utilizzare ed essere inclusivi.

Con Microsoft Teams che ha svelato il suo primo spot televisivo durante i playoff della NFL di domenica quest'anno, la loro competizione con Slack, un'altra app di messaggistica, è stata tesa ultimamente. Microsoft Teams viene utilizzato attivamente da 20 milioni di persone al giorno rispetto ai 12 milioni di Slack (che è ancora un numero enorme). IBM ha recentemente scelto Slack rispetto a Microsoft Teams per i suoi 350.000 dipendenti. È stato anche riferito che 91 aziende di Fortune 100 stanno già utilizzando Microsoft Teams.

Grazie a tutto il materiale di marketing disponibile, queste app hanno guadagnato l'entusiasmo del passaparola. Non si può semplicemente ignorare il carismatico copywriting. La FOMO è reale. Molte aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni, stile di gestione, settore – qualunque cosa – non possono fare a meno di saltare sul carro.

È "una fantastica cultura d'ufficio, disponibile per il download istantaneo", ha dichiarato Slate cinque anni fa, mentre il fenomeno stava prendendo piede. Lo stesso articolo di Slate, racconta anche come un editore associato di The Frisky ha fatto una campagna affinché i suoi colleghi si mettessero su Slack "solo per gelosia". “C'era una netta sensazione di perdere il fatto di non essere su Slack. Ad esempio, essere in grado di lavorare in chat non è abbastanza ora. Slack stesso è diventato un personaggio".

Le app soddisfano ciò che la maggior parte dei professionisti desidera

I millennial sono diventati il ​​segmento più grande della forza lavoro statunitense nel 2016. Sono anche la generazione più studiata di tutti i tempi. Uno studio di Fairygodboss basato su 200 interviste approfondite con millennial "ad alto potenziale" ha rilevato che i dipendenti millennial sono interessati a 4 cose e "più comunicazione", non sorprende, è una di queste. Lo studio afferma che i millennial apprezzano la comunicazione bidirezionale in tempo reale perché facilita la trasparenza su questioni e problemi.

Una ricerca di Gallup afferma: "I millennial sono nativi digitali di prima generazione che si sentono a casa su Internet". Dice anche che sono la generazione meno coinvolta nella forza lavoro con l'85% di loro che accede a Internet dai propri telefoni. Le app di messaggistica utilizzate sul posto di lavoro consentono loro di controllare i propri telefoni in ogni momento. Emoji e zing diventano parte delle relazioni e del coinvolgimento dei dipendenti. E con il 55% dei millennial che non si sente coinvolto e il 16% di loro si sente attivamente disimpegnato, le app di messaggistica li fanno sentire estremamente importanti poiché devono lavorare con l'idea di "non spegnersi mai".

In breve, quando si tratta dell'importanza di coinvolgere i millennial nella forza lavoro, i datori di lavoro guardano al lato positivo e pensano che ciò che i millennial vogliono possa essere a vantaggio di tutti i dipendenti e, quindi, è meglio abbracciare la loro etica del lavoro.

Le app di messaggistica possono aumentare la produttività sul posto di lavoro

Secondo una ricerca di IDC, questi tipi di "app collaborative in team" fanno parte di quello che è un mercato globale da 3,5 miliardi di dollari. Una benedizione sotto mentite spoglie, queste app sono diventate necessarie per far funzionare le organizzazioni senza intoppi, poiché il lavoro si spostava sempre più remoto e globale.

Nel 2012, McKinsey ha affermato che le tecnologie di comunicazione sul posto di lavoro hanno il potenziale per aumentare la produttività dei dipendenti del 25%. Secondo questo studio, il lavoratore medio dell'interazione trascorre circa il 28% della settimana lavorativa gestendo la posta elettronica e quasi il 20% cercando informazioni interne o rintracciando colleghi che possono aiutare con compiti specifici.

Lo studio ha calcolato che le persone sarebbero state in grado di ottenere più facilmente e rapidamente ciò che desideravano utilizzando un nuovo software per il posto di lavoro. Questo è ciò che potrebbe essere successo in una certa misura, ma sono sorti anche altri problemi.

Il giusto approccio per una reale produttività

Qualsiasi app che scegli di utilizzare può aiutarti a essere produttivo, a condizione che venga utilizzata in modo responsabile. L'e-mail doveva semplificare il modo in cui lavoriamo e aiutarci a diventare produttivi all'inizio. Solo nel tempo è stato sfruttato e abusato.

Usa i seguenti suggerimenti per "uscire dal labirinto":

1. Cerca altri modi per aumentare la produttività
2. Sostituisci più app con una
3. Soluzioni personali

L'esperienza con queste app è così coinvolgente che spesso la pensiamo come l'unico modo per aumentare la produttività. Ma si consiglia di cercare anche altri modi per aumentare la produttività sul posto di lavoro, come aggiungere piante per dare vita a uno spazio ufficio altrimenti noioso.

Poiché è noto che queste app offuscano il confine tra lavoro e vita, è meglio sostituirle con app di gestione delle attività che aiutano ad aumentare la produttività nel modo giusto. Non solo tali app si concentrano su ogni fase del lavoro, dalla pianificazione, alla collaborazione, dall'organizzazione al reporting, ma aiutano anche a tracciare un confine tra le discussioni orientate al lavoro e quelle casuali. A differenza delle app di chat del team, le app di gestione delle attività lo hanno bilanciato.

I software di gestione delle attività non incoraggiano le continue interruzioni e la costante necessità di inclusione, mentre rendono tutto visivo con bacheche, grafici e report. Avere un posto dedicato per un lavoro specifico sostituisce le caselle di posta piene di tutti i tipi di richieste, thread troppo lunghi e piani di difficile comprensione a cui le persone hanno risposto a tutti. Le app di gestione delle attività, pur avendo interfacce facili da usare, non hanno le interfacce loquaci delle app di messaggistica e non imitano le app che utilizziamo nelle nostre vite personali.

Anche il modo in cui scegli di utilizzare un'app di chat di gruppo sul posto di lavoro è una decisione personale. Se pensi che siano troppe distrazioni, disattiva le notifiche. Forse non è un problema tecnologico, potrebbe anche essere un problema di confine. Chiedi se le tue azioni contribuiscono ai tuoi obiettivi di lavoro generali. Quindi, comunica i tuoi limiti ai tuoi colleghi e rispettali.

Conclusione

Pensare che le app di messaggistica ti rendano produttivo è una follia. Tuttavia, può essere risolto utilizzando gli strumenti giusti e, soprattutto, utilizzandoli al momento giusto.