Se o seu escritório decidiu introduzir um novo aplicativo de mensagens para melhorar o engajamento de sua equipe, você não está sozinho.

Anteriormente, as empresas usavam e-mail para se comunicar com equipes e clientes. Então, aplicativos de mensagens internas como Slack, HipChat e Microsoft Teams entraram em cena. Eles prometeram maior produtividade. Eles também prometeram que iriam “matar” o e-mail.

Mas a que custo eles mataram o e-mail? Os aplicativos de mensagens nos tornaram mais produtivos ou é o mesmo de antes? Por que os escolhemos em vez de e-mails?

Veja como os aplicativos de mensagens afetam a produtividade no trabalho

As empresas têm seus motivos e maneiras de usar aplicativos de mensagens. Embora alguns deles ainda possam estar convencidos de que os e-mails estão mortos, a produtividade aumentou e a coordenação da equipe melhorou, foi isso que realmente aconteceu? Vamos discutir como os aplicativos de mensagens estão custando a produtividade no local de trabalho.

Eles borram a linha entre trabalho e vida

Um estudo explorou que os trabalhadores perderem o foco não é necessariamente culpa deles. Na verdade, observa: “Os trabalhadores nem sempre são os culpados pelas distrações”, disse. Ele continuou dizendo que essa nova classe de aplicativos de negócios imita os aplicativos de mensagens instantâneas que as pessoas já usam em suas vidas pessoais.

Outro estudo sobre o Slack mostrou que as pessoas gastam em média 10 horas por dia no aplicativo, o que é 67% a mais do que o tempo médio gasto no e-mail. Esses aplicativos mantêm uma presença constante durante todo o dia de trabalho e, muitas vezes, também antes e depois do trabalho, obscurecendo ainda mais a linha entre um equilíbrio adequado entre vida profissional e pessoal.

As interfaces de aplicativos são mais falantes, casuais e divertidas por e-mail

Abra o Slack e seu GreetBot pode cumprimentá-lo. Você pode adicionar mídias sociais ao Slack ou até mesmo encontrar uma nova maneira de sua equipe se conectar. O Slack tem até aplicativos “Sociais e Divertidos” como parte de seu diretório de aplicativos. Esses aplicativos são criados para trazer a conexão humana para o dia de trabalho.

O conceito de estrelar as pessoas com quem você mais conversa e elas ficarem no topo da sua lista torna incrivelmente fácil iniciar uma nova conversa. Embora as funções que esses aplicativos oferecem não sejam diferentes do que o e-mail oferece, esses aplicativos os tornam inegavelmente bons com interfaces amigáveis, confiabilidade, função de pesquisa forte e velocidade ainda melhor.

Nós apenas preferimos as mensagens infinitas de conversa de uma linha a uma caixa de entrada transbordando. Qual é o melhor ainda é discutível.

Eles incentivam a comunicação em tempo real e a multitarefa

Em uma apresentação do SlideShare, um gerente de produto contou como o desempenho do trabalho flutua com e sem a interferência dos aplicativos de mensagens.

Embora você sempre possa entrar e sair dos canais de bate-papo enquanto usa o software de mensagens do aplicativo usado em seu local de trabalho, se você for membro de um canal particularmente ativo, poderá passar o dia todo lá. Goofing no Slack é muito divertido. Muitos de nós tentamos recuperar o tempo através da multitarefa. Mas multitarefa não funciona.

Com muita comunicação e conexão sendo a pauta desses aplicativos de mensagens, você também pode ler os canais de rolagem dedicados a hobbies ou lanches. No entanto, a ideia geral não era melhorar a colaboração no local de trabalho e tornar-se produtivo?

Esses aplicativos realmente não substituíram o e-mail

Eles reduziram. Um artigo observa que a assincronia e a abertura são as armas secretas do e-mail. A maioria das empresas ainda usa vários aplicativos para gerenciar o trabalho. Enquanto um aplicativo de mensagens está disponível para melhorar a comunicação entre as equipes, juntamente com esses aplicativos, as equipes usam o Trello para gerenciar projetos, o e-mail ainda está disponível para comunicação com o cliente, o Dropbox está disponível para gerenciamento de arquivos e a lista continua.

Embora uma plataforma de produtividade deva ser algo que você usa menos do que costumava usar antes, acompanhar muitas ferramentas, muitos e-mails, muitas reuniões e muitas mensagens está se tornando uma coisa. Embora um aplicativo de bate-papo em equipe deveria ajudá-lo a trabalhar, está impossibilitando o trabalho, pois se tornou apenas mais uma demanda do seu tempo.

Por que as empresas usam aplicativos de mensagens para otimizar a comunicação?

Menos e-mails, comunicação mais rápida, gerenciamento e coordenação de projetos mais fáceis - tudo isso é o que esses aplicativos de mensagens prometem e também o que as empresas procuram quando optam por usar um. Vamos quebrar isso.

É quadril

Por mais aleatório que possa parecer, as pessoas 'sabem' sobre esses aplicativos. Quanto mais eu converso com colegas gerentes, mais fica evidente que eles não pensam nos aplicativos de mensagens como uma necessidade, mas como algo que todos devem usar e ser inclusivos.

Com o Microsoft Teams lançando seu primeiro comercial de TV durante os playoffs da NFL no domingo deste ano, sua competição com o Slack, outro aplicativo de mensagens, tem sido tensa ultimamente. O Microsoft Teams está sendo usado ativamente por 20 milhões de pessoas diariamente, em comparação com os 12 milhões do Slack (o que ainda é um número enorme). A IBM recentemente escolheu o Slack em vez do Microsoft Teams para seus 350.000 funcionários. É até relatado que 91 empresas da Fortune 100 já estão usando o Microsoft Teams.

Graças a todo o material de marketing disponível, esses aplicativos ganharam entusiasmo boca a boca. Não se pode simplesmente ignorar o copywriting carismático. O FOMO é real. Muitas empresas, independentemente do seu tamanho, estilo de gestão, indústria – qualquer que seja – não podem deixar de entrar na onda.

É uma “cultura de escritório legal, disponível para download instantâneo”, declarou Slate há cinco anos, quando o fenômeno estava se instalando. O mesmo artigo de Slate também conta como uma editora associada do The Frisky fez campanha para que seus colegas de trabalho entrassem no Slack “apenas por ciúmes”. “Havia uma sensação definitiva de perder não estar no Slack. Tipo, poder conversar no trabalho não é suficiente agora. O próprio Slack se tornou um personagem.”

Apps cumprem o que a maioria dos profissionais deseja

Os millennials se tornaram o maior segmento da força de trabalho dos EUA em 2016. Eles também são a geração mais estudada de todos os tempos. Um estudo da Fairygodboss com base em 200 entrevistas em profundidade com millennials de “alto potencial” descobriu que os funcionários da geração do milênio estão interessados ​​em 4 coisas e “mais comunicação”, sem surpresa, é uma delas. O estudo diz que os millennials valorizam a comunicação bidirecional em tempo real porque facilita a transparência em questões e problemas.

Pesquisa da Gallup diz: “Os millennials são nativos digitais de primeira geração que se sentem em casa na Internet”. Ele também diz que eles são a geração menos engajada na força de trabalho, com 85% deles acessando a Internet de seus telefones. Os aplicativos de mensagens usados ​​no local de trabalho permitem que eles verifiquem seus telefones o tempo todo. Emojis e zings se tornam parte dos relacionamentos e engajamento dos funcionários. E com 55% dos millennials não se sentindo engajados e 16% deles se sentindo ativamente desengajados, os aplicativos de mensagens os fazem se sentir super importantes, pois trabalham com a ideia de “nunca desligar”.

Em suma, quando se trata da importância de engajar os millennials na força de trabalho, os empregadores olham para o lado positivo e pensam que o que os millennials desejam pode beneficiar todos os funcionários e, portanto, é melhor adotar sua ética de trabalho.

Aplicativos de mensagens podem aumentar a produtividade no local de trabalho

De acordo com uma pesquisa da IDC, esses tipos de “aplicativos colaborativos em equipe” fazem parte de um mercado global de US$ 3,5 bilhões. Uma bênção disfarçada, esses aplicativos se tornaram necessários para manter as organizações funcionando sem problemas, à medida que o trabalho se tornava cada vez mais remoto e global.

Em 2012, a McKinsey disse que as tecnologias de comunicação no local de trabalho têm o potencial de aumentar a produtividade dos funcionários em 25%. De acordo com este estudo, o trabalhador de interação médio gasta cerca de 28% da semana de trabalho gerenciando e-mails e quase 20% procurando informações internas ou rastreando colegas que podem ajudar em tarefas específicas.

O estudo descobriu que as pessoas seriam capazes de alcançar o que queriam com mais facilidade e rapidez usando um novo software de local de trabalho. Isso é o que pode ter acontecido até certo ponto, mas outros problemas também surgiram.

A abordagem certa para produtividade real

Qualquer aplicativo que você escolher pode ajudá-lo a ser produtivo, desde que seja usado com responsabilidade. O e-mail deveria simplificar a maneira como trabalhamos e nos ajudar a ser produtivos no início. Só com o tempo passou a ser explorado e mal utilizado.

Use as seguintes dicas para "sair do labirinto":

1. Procure outras maneiras de aumentar a produtividade
2. Substitua vários aplicativos por um
3. Soluções pessoais

A experiência com esses aplicativos é tão imersiva que muitas vezes pensamos nele como a única maneira de aumentar a produtividade. Mas também é recomendável procurar outras maneiras de aumentar a produtividade no local de trabalho, como adicionar plantas para dar vida a um espaço de escritório sem graça.

Como esses aplicativos são conhecidos por borrar a linha entre o trabalho e a vida, é melhor substituí-los por aplicativos de gerenciamento de tarefas que ajudam a aumentar a produtividade da maneira certa. Esses aplicativos não são apenas focados em todas as fases do trabalho, desde planejamento, colaboração, organização até relatórios, mas também ajudam a traçar uma linha entre as discussões orientadas para o trabalho e as casuais. Ao contrário dos aplicativos de bate-papo em equipe, os aplicativos de gerenciamento de tarefas o equilibram.

O software de gerenciamento de tarefas não incentiva interrupções constantes e a necessidade constante de inclusão, enquanto torna tudo visual com quadros, gráficos e relatórios. Ter um local dedicado para trabalhos específicos substitui as caixas de entrada abarrotadas com todos os tipos de solicitações, threads muito longos e planos difíceis de entender aos quais as pessoas responderam a todos. Os aplicativos de gerenciamento de tarefas, embora tenham interfaces fáceis de usar, não têm as interfaces conversadoras que os aplicativos de mensagens têm e não imitam os aplicativos que usamos em nossas vidas pessoais.

Como você escolhe usar um aplicativo de bate-papo em equipe no seu local de trabalho também é uma decisão pessoal. Se você acha que são muitas distrações, basta desativar as notificações. Talvez não seja um problema de tecnologia, também pode ser um problema de limite. Pergunte se suas ações contribuem para seus objetivos gerais de trabalho. Em seguida, comunique seus limites aos seus colegas e cumpra-os.

Conclusão

Pensar que os aplicativos de mensagens o tornam produtivo é uma loucura. No entanto, isso pode ser resolvido usando as ferramentas certas – e o mais importante, usando-as no momento certo.