Wenn Ihr Büro beschlossen hat, eine neue Messaging-App einzuführen, um das Engagement in Ihrem Team zu verbessern, sind Sie nicht allein.

Früher nutzten Unternehmen E-Mails, um mit Teams und Kunden zu kommunizieren. Dann kamen interne Messaging-Apps wie Slack, HipChat und Microsoft Teams ins Spiel. Sie versprachen eine höhere Produktivität. Sie versprachen auch, dass sie E-Mails „töten“ würden.

Aber zu welchem ​​Preis haben sie E-Mails getötet? Haben Messaging-Apps uns produktiver gemacht, oder ist es dasselbe wie vorher? Warum haben wir sie E-Mails vorgezogen?

So wirken sich Messaging-Apps auf die Produktivität bei der Arbeit aus

Unternehmen haben ihre Gründe und Möglichkeiten, Messaging-Apps zu verwenden. Während einige von ihnen vielleicht immer noch davon überzeugt sind, dass E-Mails tot sind, die Produktivität gesteigert und die Teamkoordination besser geworden ist, ist das tatsächlich passiert? Lassen Sie uns diskutieren, wie Messaging-Apps die Produktivität am Arbeitsplatz beeinträchtigen.

Sie verwischen die Grenze zwischen Arbeit und Leben

Eine Studie untersuchte, dass Mitarbeiter, die den Fokus verlieren, nicht unbedingt ihre Schuld sind. Tatsächlich heißt es: „Arbeiter sind nicht immer für Ablenkungen verantwortlich“, hieß es. Weiter heißt es, dass diese neue Klasse von Business-Apps die Instant-Messaging-Apps nachahmt, die Menschen bereits in ihrem Privatleben verwenden.

Eine andere Studie über Slack zeigte, dass Menschen durchschnittlich 10 Stunden am Tag mit der App verbringen, was 67 Prozent mehr ist als die durchschnittliche Zeit, die sie mit E-Mails verbringen. Diese Apps sind während des gesamten Arbeitstages und oft auch vor und nach der Arbeit ständig präsent, wodurch die Grenze zwischen einer angemessenen Work-Life-Balance weiter verwischt wird.

App-Oberflächen sind gesprächiger, lockerer und lustiger als E-Mail

Öffne Slack und ihr GreetBot kann dich begrüßen. Sie können Social Media zu Slack hinzufügen oder sogar eine neue Möglichkeit finden, wie sich Ihr Team vernetzen kann. Slack hat sogar „Social & Fun“-Apps als Teil seines Apps-Verzeichnisses. Diese Apps wurden entwickelt, um die menschliche Verbindung in den Arbeitstag zu bringen.

Das Konzept, die Personen, mit denen Sie am häufigsten sprechen, zu markieren und sie ganz oben auf Ihrer Liste zu halten, macht es unglaublich einfach, ein neues Gespräch zu beginnen. Während die Funktionen, die diese Apps bieten, sich möglicherweise nicht von denen unterscheiden, die E-Mail bietet, lassen diese Apps sie mit benutzerfreundlichen Schnittstellen, Zuverlässigkeit, starker Suchfunktion und noch besserer Geschwindigkeit unbestreitbar gut aussehen.

Wir ziehen einfach die endlosen, gesprächigen einzeiligen Nachrichten einem überfüllten Posteingang vor. Welche besser ist, darüber lässt sich noch streiten.

Sie fördern Echtzeitkommunikation und Multitasking

In einer SlideShare-Präsentation erzählte ein Produktmanager, wie die Arbeitsleistung mit und ohne Eingriff von Messaging-Apps schwankt.

Während Sie Chat-Kanäle jederzeit besuchen und verlassen können, während Sie In-App-Messaging-Software verwenden, die an Ihrem Arbeitsplatz verwendet wird, können Sie, wenn Sie Mitglied eines besonders aktiven Kanals sind, genauso gut den ganzen Tag dort verbringen. Auf Slack herumzualbern macht wirklich Spaß. Viele von uns versuchen, Zeit durch Multitasking abzurufen. Aber Multitasking funktioniert nicht.

Da zu viel Kommunikation und Verbindung auf der Tagesordnung dieser Messaging-Apps stehen, können Sie auch die Scroll-Kanäle lesen, die Hobbys oder Snacks gewidmet sind. War die allgemeine Idee jedoch nicht, die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu verbessern und produktiver zu werden?

Diese Apps haben E-Mail nicht wirklich ersetzt

Sie haben es reduziert. Ein Artikel stellt fest, dass Asynchronität und Offenheit die Geheimwaffen von E-Mail sind. Die meisten Unternehmen verwenden immer noch mehrere Apps, um die Arbeit zu verwalten. Während eine Messaging-App vorhanden ist, um die Kommunikation zwischen Teams zu verbessern, verwenden Teams zusammen mit diesen Apps Trello, um Projekte zu verwalten, E-Mail ist immer noch für die Kundenkommunikation da, Dropbox ist für die Dateiverwaltung da, und die Liste geht weiter.

Während eine Produktivitätsplattform etwas sein sollte, das Sie seltener verwenden als das, was Sie zuvor verwendet haben, wird es zu einer Sache, mit zu vielen Tools, zu vielen E-Mails, zu vielen Meetings und zu vielen Nachrichten Schritt zu halten. Während eine Team-Chat-App Ihnen bei der Arbeit helfen sollte, macht sie es unmöglich, die Arbeit zu erledigen, da sie zu einer weiteren Belastung Ihrer Zeit geworden ist.

Warum verwenden Unternehmen Messaging-Apps, um die Kommunikation zu optimieren?

Weniger E-Mails, schnellere Kommunikation, einfacheres Projektmanagement und Koordination – all das versprechen diese Messaging-Apps und auch das, wonach Unternehmen suchen, wenn sie sich für eine entscheiden. Lassen Sie uns das aufschlüsseln.

Es ist angesagt

So willkürlich das auch klingen mag, die Leute kennen diese Apps. Je mehr ich mit anderen Managern spreche, desto deutlicher wird, dass sie Messaging-Apps nicht als Notwendigkeit betrachten, sondern als etwas, das jeder nutzen und integrieren muss.

Da Microsoft Teams in diesem Jahr während der NFL-Playoffs am Sonntag ihren ersten TV-Werbespot enthüllte, war ihre Konkurrenz mit Slack, einer anderen Messaging-App, in letzter Zeit angespannt. Microsoft Teams wird täglich von 20 Millionen Menschen aktiv genutzt, verglichen mit den 12 Millionen von Slack (was immer noch eine riesige Zahl ist). IBM hat kürzlich Slack gegenüber Microsoft Teams für seine 350.000 Mitarbeiter ausgewählt. Es wird sogar berichtet, dass 91 Unternehmen aus Fortune 100 bereits Microsoft Teams verwenden.

Dank all des verfügbaren Marketingmaterials haben diese Apps Begeisterung durch Mund-zu-Mund-Propaganda hervorgerufen. Man kann das charismatische Copywriting nicht einfach ignorieren. Das FOMO ist real. Viele Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, ihrem Führungsstil, ihrer Branche – was auch immer – können nicht anders, als auf den fahrenden Zug aufzuspringen.

Es ist „coole Bürokultur, die sofort heruntergeladen werden kann“, erklärte Slate vor fünf Jahren, als sich das Phänomen durchsetzte. Derselbe Artikel von Slate erzählt auch, wie eine stellvertretende Redakteurin bei The Frisky sich dafür einsetzte, dass ihre Kollegen „nur aus Eifersucht“ zu Slack kamen. „Es war definitiv das Gefühl, es zu verpassen, nicht auf Slack zu sein. Zum Beispiel ist es jetzt nicht genug, in der Lage zu sein, auf der Arbeit zu chatten. Slack selbst ist zu einer Figur geworden.“

Apps erfüllen, was die Mehrheit der Profis will

Millennials wurden 2016 zum größten Segment der US-Belegschaft. Sie sind auch die am besten untersuchte Generation aller Zeiten. Eine Studie von Fairygodboss, die auf 200 Tiefeninterviews mit Millennials mit „hohem Potenzial“ basiert, ergab, dass Millennials an 4 Dingen interessiert sind und „mehr Kommunikation“, wenig überraschend, eine davon ist. Die Studie besagt, dass Millennials die bidirektionale Kommunikation in Echtzeit schätzen, weil sie die Transparenz bei Themen und Problemen erleichtert.

Eine Studie von Gallup sagt: „Millennials sind Digital Natives der ersten Generation, die sich im Internet zu Hause fühlen.“ Es heißt auch, dass sie die am wenigsten engagierte Generation in der Belegschaft sind, da 85 Prozent von ihnen über ihre Telefone auf das Internet zugreifen. Am Arbeitsplatz verwendete Messaging-Apps ermöglichen es ihnen, ihre Telefone ständig zu überprüfen. Emojis und Zings werden Teil der Mitarbeiterbeziehungen und des Engagements. Und da sich 55 Prozent der Millennials nicht engagiert fühlen und 16 Prozent sich aktiv desinteressiert fühlen, fühlen sich Messaging-Apps sehr wichtig, da sie mit der Idee „niemals abschalten“ arbeiten müssen.

Kurz gesagt, wenn es um die Bedeutung der Einbindung von Millennials in die Belegschaft geht, sehen Arbeitgeber die positive Seite und denken, dass das, was Millennials wollen, allen Mitarbeitern zugute kommen könnte, und daher ist es besser, ihre Arbeitsmoral anzunehmen.

Messaging-Apps können die Produktivität am Arbeitsplatz steigern

Laut Untersuchungen von IDC sind diese Arten von „Apps für die Zusammenarbeit im Team“ Teil eines globalen Marktes von 3,5 Milliarden US-Dollar. Diese Apps sind ein Segen im Unglück, denn sie wurden notwendig, um den reibungslosen Betrieb von Unternehmen aufrechtzuerhalten, da sich die Arbeit zunehmend remote und global verlagerte.

Im Jahr 2012 sagte McKinsey, dass Kommunikationstechnologien am Arbeitsplatz das Potenzial haben, die Mitarbeiterproduktivität um 25 Prozent zu steigern. Laut dieser Studie verbringt der durchschnittliche Interaction Worker schätzungsweise 28 Prozent der Arbeitswoche mit der Verwaltung von E-Mails und fast 20 Prozent mit der Suche nach internen Informationen oder der Suche nach Kollegen, die bei bestimmten Aufgaben helfen können.

Die Studie ergab, dass Menschen mit einer neuen Arbeitsplatzsoftware einfacher und schneller erreichen können, was sie wollen. Das mag bis zu einem gewissen Grad passiert sein, aber es waren auch andere Probleme aufgetreten.

Der richtige Ansatz für echte Produktivität

Jede App, für die Sie sich entscheiden, kann Ihnen helfen, produktiv zu sein, vorausgesetzt, sie wird verantwortungsbewusst verwendet. E-Mail sollte unsere Arbeitsweise vereinfachen und uns helfen, am Anfang produktiv zu werden. Erst im Laufe der Zeit wurde es ausgenutzt und missbraucht.

Verwenden Sie die folgenden Tipps, um „aus dem Labyrinth herauszukommen“:

1. Suchen Sie nach anderen Möglichkeiten, um die Produktivität zu steigern
2. Ersetzen Sie mehrere Apps durch eine
3. Persönliche Lösungen

Die Erfahrung mit diesen Apps ist so umfassend, dass wir sie oft als die einzige Möglichkeit zur Steigerung der Produktivität betrachten. Es wird jedoch empfohlen, auch nach anderen Möglichkeiten zu suchen, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern, z. B. durch das Hinzufügen von Pflanzen, um einem ansonsten langweiligen Büroraum etwas Leben einzuhauchen.

Da diese Apps dafür bekannt sind, die Grenze zwischen Arbeit und Leben zu verwischen, ist es besser, sie durch Aufgabenverwaltungs-Apps zu ersetzen, die dabei helfen, die Produktivität auf die richtige Weise zu steigern. Solche Apps konzentrieren sich nicht nur auf alle Arbeitsphasen von der Planung, Zusammenarbeit, Organisation bis hin zur Berichterstellung, sie helfen auch dabei, eine Grenze zwischen arbeitsorientierten und zwanglosen Diskussionen zu ziehen. Im Gegensatz zu Team-Chat-Apps sind Aufgabenverwaltungs-Apps ausgewogen.

Task-Management-Software ermutigt nicht zu ständigen Unterbrechungen und dem ständigen Bedarf an Einbeziehung, während sie mit Boards, Diagrammen und Berichten alles visuell darstellen. Einen dedizierten Platz für bestimmte Aufgaben zu haben, ersetzt überfüllte Posteingänge mit allen Arten von Anfragen, zu lange Threads und schwer verständliche Pläne, auf die alle geantwortet haben. Aufgabenverwaltungs-Apps verfügen zwar über einfach zu bedienende Schnittstellen, haben aber nicht die gesprächigen Schnittstellen, die die Messaging-Apps haben, und ahmen nicht die Apps nach, die wir in unserem Privatleben verwenden.

Wie Sie sich für die Nutzung einer Team-Chat-App an Ihrem Arbeitsplatz entscheiden, ist ebenfalls eine persönliche Entscheidung. Wenn Sie der Meinung sind, dass es zu viele Ablenkungen gibt, schalten Sie einfach die Benachrichtigungen aus. Vielleicht ist es kein Technologieproblem, es könnte auch ein Grenzproblem sein. Fragen Sie, ob Ihre Handlungen zu Ihren allgemeinen beruflichen Zielen beitragen. Teilen Sie dann Ihren Kollegen Ihre Grenzen mit und halten Sie sich daran.

Fazit

Zu glauben, dass Messaging-Apps Sie produktiv machen, ist eine Torheit. Es kann jedoch mit den richtigen Tools gelöst werden – und vor allem, wenn man sie zum richtigen Zeitpunkt einsetzt.