Если ваш офис решил внедрить новое приложение для обмена сообщениями, чтобы повысить вовлеченность всей вашей команды, вы не одиноки.

Раньше компании использовали электронную почту для общения с командами и клиентами. Затем на сцену вышли внутренние приложения для обмена сообщениями, такие как Slack, HipChat и Microsoft Teams. Обещали более высокую производительность. Они также пообещали, что «убьют» электронную почту.

Но какой ценой они убили электронную почту? Стали ли приложения для обмена сообщениями более продуктивными или остались такими же, как раньше? Почему мы предпочли их электронной почте?

Вот как приложения для обмена сообщениями влияют на производительность на работе

У компаний есть свои причины и способы использования приложений для обмена сообщениями. Хотя некоторые из них все еще могут быть убеждены, что электронная почта мертва, продуктивность повысилась, а координация команды улучшилась, так ли это на самом деле? Давайте обсудим, как приложения для обмена сообщениями снижают производительность на рабочем месте.

Они стирают грань между работой и жизнью

Исследование показало, что работники теряют концентрацию не обязательно по своей вине. Фактически, в нем отмечается: «Рабочие не всегда виноваты в том, что отвлекают внимание», — говорится в нем. Далее говорится, что этот новый класс бизнес-приложений имитирует приложения для обмена мгновенными сообщениями, которые люди уже используют в своей личной жизни.

Другое исследование, посвященное Slack, показало, что люди проводят в приложении в среднем 10 часов в день, что на 67% больше, чем среднее время, затрачиваемое на электронную почту. Эти приложения постоянно присутствуют в течение рабочего дня, а часто до и после работы, что еще больше стирает грань между правильным балансом между работой и личной жизнью.

Интерфейсы приложений более разговорчивы, непринужденны и интересны по сравнению с электронной почтой.

Откройте Slack, и их GreetBot может поприветствовать вас. Вы можете добавить социальные сети в Slack или даже найти новый способ связи для вашей команды. У Slack даже есть приложения «Social & Fun» в каталоге приложений. Эти приложения созданы, чтобы привнести человеческую связь в рабочий день.

Концепция пометки людей, с которыми вы общаетесь чаще всего, и их пребывания в верхней части вашего списка, позволяет невероятно легко начать новый разговор. Хотя функции, которые предлагают эти приложения, могут не отличаться от того, что предлагает электронная почта, эти приложения делают их бесспорно привлекательными благодаря дружественному интерфейсу, надежности, мощной функции поиска и даже более высокой скорости.

Мы просто предпочитаем бесконечные болтливые однострочные сообщения переполненному почтовому ящику. Какой из них лучше, до сих пор спорный вопрос.

Они поощряют общение в режиме реального времени и многозадачность.

В презентации SlideShare менеджер по продукту рассказал, как меняется производительность труда с вмешательством приложений для обмена сообщениями и без него.

Хотя вы всегда можете входить и выходить из каналов чата, используя программное обеспечение для обмена сообщениями в приложении, используемое на вашем рабочем месте, если вы являетесь участником особенно активного канала, вы можете провести там весь день. Бездельничать в Slack действительно весело. Многие из нас пытаются восстановить время, работая в режиме многозадачности. Но многозадачность не работает.

Поскольку в программе этих приложений для обмена сообщениями слишком много общения и связи, вы также можете читать каналы прокрутки, посвященные хобби или закускам. Однако разве общая идея не заключалась в том, чтобы улучшить совместную работу на рабочем месте и повысить продуктивность?

Эти приложения на самом деле не заменили электронную почту

Они его уменьшили. В статье отмечается, что секретным оружием электронной почты являются асинхронность и открытость. Большинство компаний по-прежнему используют несколько приложений для управления работой. В то время как приложение для обмена сообщениями существует для улучшения связи между командами, наряду с этими приложениями команды используют Trello для управления проектами, электронная почта по-прежнему существует для общения с клиентами, Dropbox для управления файлами, и этот список можно продолжить.

В то время как платформа для повышения производительности должна быть чем-то, что вы используете меньше, чем то, что вы использовали раньше, использование слишком большого количества инструментов, слишком большого количества электронных писем, слишком большого количества встреч и слишком большого количества сообщений становится вещью. Хотя приложение командного чата должно было помочь вам в работе, оно делает невозможным выполнение работы, поскольку стало еще одним требованием вашего времени.

Почему компании используют приложения для обмена сообщениями, чтобы упростить общение?

Меньше электронных писем, более быстрое общение, более простое управление проектами и координация — все это обещают эти приложения для обмена сообщениями, а также то, что компании ищут, когда решают их использовать. Давайте разберем это.

это модно

Как бы случайно это ни звучало, люди «знают» об этих приложениях. Чем больше я разговариваю с коллегами-менеджерами, тем очевиднее становится, что они не думают о приложениях для обмена сообщениями как о необходимости, а как о чем-то, что каждый обязан использовать и быть инклюзивным.

Поскольку Microsoft Teams представила свой первый телевизионный рекламный ролик во время воскресного плей-офф НФЛ в этом году, их конкуренция с Slack, еще одним приложением для обмена сообщениями, в последнее время была напряженной. Microsoft Teams ежедневно активно используют 20 миллионов человек по сравнению с 12 миллионами Slack (что все еще является огромным числом). IBM недавно выбрала Slack вместо Microsoft Teams для своих 350 000 сотрудников. Сообщается даже, что 91 компания из списка Fortune 100 уже использует Microsoft Teams.

Благодаря всем доступным маркетинговым материалам, эти приложения заслужили энтузиазм из уст в уста. Нельзя просто игнорировать харизматичный копирайтинг. FOMO реален. Многие предприятия, независимо от их размера, стиля управления, отрасли — чего бы то ни было — не могут не запрыгнуть на подножку.

Это «крутая офисная культура, доступная для мгновенной загрузки», — заявил Slate пять лет назад, когда это явление только закрепилось. В той же статье Slate также рассказывается, как заместитель редактора The Frisky агитировала своих коллег заходить в Slack «исключительно из зависти». «Было определенное чувство, что я пропустил отсутствие Slack. Например, возможности работать в чате сейчас недостаточно. Сам Slack стал персонажем».

Приложения удовлетворяют потребности большинства профессионалов

Миллениалы стали крупнейшим сегментом рабочей силы США в 2016 году. Они также являются наиболее изученным поколением всех времен. Исследование Fairygodboss, основанное на 200 подробных интервью с «высокопотенциальными» миллениалами, показало, что сотрудников миллениалов интересуют 4 вещи, и неудивительно, что «больше общения» является одной из них. В исследовании говорится, что миллениалы ценят двустороннее общение в режиме реального времени, потому что оно способствует прозрачности вопросов и проблем.

В исследовании Gallup говорится: «Миллениалы — это цифровые аборигены в первом поколении, которые чувствуют себя в Интернете как дома». В нем также говорится, что они являются наименее вовлеченным поколением рабочей силы: 85 процентов из них выходят в Интернет со своих телефонов. Приложения для обмена сообщениями, используемые на рабочем месте, позволяют им постоянно проверять свои телефоны. Emojis и zings становятся частью отношений и вовлеченности сотрудников. И поскольку 55 процентов миллениалов не чувствуют себя вовлеченными, а 16 процентов из них чувствуют себя активно отстраненными, приложения для обмена сообщениями заставляют их чувствовать себя очень важными, поскольку они должны работать с идеей «никогда не выключаться».

Короче говоря, когда дело доходит до важности привлечения миллениалов в рабочую силу, работодатели смотрят на светлую сторону и думают, что то, чего хотят миллениалы, может быть на благо всех сотрудников, и поэтому лучше принять их трудовую этику.

Приложения для обмена сообщениями могут повысить производительность на рабочем месте

Согласно исследованию IDC, эти типы «приложений для совместной работы в команде» являются частью глобального рынка объемом 3,5 миллиарда долларов. Скрытым благословением стало то, что эти приложения стали необходимы для обеспечения бесперебойной работы организаций, поскольку работа все больше перемещалась в удаленную и глобальную области.

В 2012 году McKinsey заявила, что коммуникационные технологии на рабочем месте могут повысить производительность труда сотрудников на 25 процентов. Согласно этому исследованию, среднестатистический специалист по взаимодействию тратит примерно 28 % рабочей недели на управление электронной почтой и почти 20 % на поиск внутренней информации или поиск коллег, которые могут помочь с конкретными задачами.

Исследование показало, что люди смогут легче и быстрее достичь желаемого с помощью нового программного обеспечения для рабочего места. В какой-то степени это могло произойти, но возникли и другие проблемы.

Правильный подход для реальной производительности

Любое приложение, которое вы решите использовать, может помочь вам продуктивно работать, если оно используется ответственно. Электронная почта должна была упростить нашу работу и помочь нам стать продуктивнее с самого начала. Только со временем его начали эксплуатировать и использовать не по назначению.

Воспользуйтесь следующими советами, чтобы «выбраться из лабиринта»:

1. Ищите другие способы повысить производительность
2. Замените несколько приложений одним
3. Персональные решения

Работа с этими приложениями настолько захватывающая, что мы часто думаем о них как о единственном способе повысить производительность. Но рекомендуется искать и другие способы повысить производительность на рабочем месте, например, добавить растения, чтобы вдохнуть жизнь в скучное офисное пространство.

Поскольку известно, что эти приложения стирают грань между работой и жизнью, лучше заменить их приложениями для управления задачами, которые помогут правильно повысить производительность. Такие приложения не только сосредоточены на каждом этапе работы от планирования, совместной работы, организации до отчетности, они также помогают провести грань между обсуждениями, ориентированными на работу, и неформальными. В отличие от приложений командного чата, приложения для управления задачами сбалансированы.

Программное обеспечение для управления задачами не поощряет постоянные перерывы и постоянную потребность во включении, в то время как они делают все наглядным с помощью досок, диаграмм и отчетов. Наличие выделенного места для конкретной работы заменяет переполненные почтовые ящики всевозможными запросами, слишком длинными темами и сложными для понимания планами, на которые люди отвечали всем. Приложения для управления задачами, хотя и имеют простые в использовании интерфейсы, не имеют болтливых интерфейсов, которые есть у приложений для обмена сообщениями, и не имитируют приложения, которые мы используем в нашей личной жизни.

То, как вы решите использовать приложение командного чата на своем рабочем месте, также является личным решением. Если вы считаете, что это слишком много отвлекающих факторов, просто отключите уведомления. Может быть, это не технологическая проблема, это также может быть проблема границ. Спросите, способствуют ли ваши действия достижению общих целей работы. Затем сообщите коллегам о своих границах и придерживайтесь их.

Вывод

Глупо думать, что приложения для обмена сообщениями делают вас продуктивнее. Однако ее можно решить с помощью правильных инструментов — и самое главное, используя их в нужное время.