إذا قرر مكتبك تقديم تطبيق مراسلة جديد لتحسين المشاركة عبر فريقك ، فأنت لست وحدك.

في السابق ، كانت الشركات تستخدم البريد الإلكتروني للتواصل مع الفرق والعملاء. بعد ذلك ، ظهرت تطبيقات المراسلة الداخلية مثل Slack و HipChat و Microsoft Teams في الصورة. لقد وعدوا بإنتاجية أعلى. كما وعدوا بأنهم "يقتلون" البريد الإلكتروني.

ولكن بأي ثمن قتلوا البريد الإلكتروني؟ هل جعلتنا تطبيقات المراسلة أكثر إنتاجية ، أم أنها كما كانت من قبل؟ لماذا اخترناهم على رسائل البريد الإلكتروني؟

إليك كيفية تأثير تطبيقات المراسلة على الإنتاجية في العمل

الشركات لها أسبابها وطرقها لاستخدام تطبيقات المراسلة. في حين أن بعضهم قد لا يزال مقتنعًا بأن رسائل البريد الإلكتروني قد ماتت ، وأن الإنتاجية تزداد وتحسن التنسيق بين الفريق ، فهل هذا ما حدث بالفعل؟ دعونا نناقش الطرق التي تكلف بها تطبيقات المراسلة إنتاجية مكان العمل.

إنهم يطمسون الخط الفاصل بين العمل والحياة

اكتشفت دراسة أن فقدان التركيز على العاملين ليس بالضرورة خطأهم. في الواقع ، يشير التقرير إلى أن: "العمال ليسوا دائمًا مسؤولين عن التشتيت". ومضى يقول إن هذه الفئة الجديدة من تطبيقات الأعمال تحاكي تطبيقات المراسلة الفورية التي يستخدمها الأشخاص بالفعل في حياتهم الشخصية.

أظهرت دراسة أخرى حول Slack أن الأشخاص يقضون ما معدله 10 ساعات يوميًا على التطبيق ، وهو ما يزيد بنسبة 67 بالمائة عن متوسط ​​الوقت الذي يقضونه على البريد الإلكتروني. تحافظ هذه التطبيقات على وجود مستمر طوال يوم العمل ، وغالبًا قبل العمل وبعده أيضًا ، مما يزيد من عدم وضوح الخط الفاصل بين التوازن الصحيح بين العمل والحياة.

تعد واجهات التطبيقات أكثر متعة عبر البريد الإلكتروني

افتح Slack وقد يرحب بك GreetBot. يمكنك إضافة وسائل التواصل الاجتماعي إلى Slack أو حتى إيجاد طريقة جديدة لفريقك للاتصال. يحتوي Slack أيضًا على تطبيقات "Social & Fun" كجزء من دليل التطبيقات الخاص به. تم تصميم هذه التطبيقات لجلب الاتصال البشري إلى يوم العمل.

إن مفهوم تمييز الأشخاص الذين تتحدث إليهم أكثر من غيرهم وبقائهم على رأس قائمتك يجعل من السهل للغاية بدء محادثة جديدة. على الرغم من أن الوظائف التي تقدمها هذه التطبيقات قد لا تختلف عما يقدمه البريد الإلكتروني ، إلا أن هذه التطبيقات تجعلها تبدو جيدة بلا شك مع واجهات ودية وموثوقية ووظيفة بحث قوية وحتى سرعة أفضل.

نحن فقط نفضل الرسائل اللانهائية ذات السطر الواحد على البريد الوارد المتدفق. أيهما أفضل لا يزال محل نقاش.

يشجعون التواصل في الوقت الحقيقي وتعدد المهام

في عرض تقديمي من SlideShare ، أخبر مدير المنتج كيف يتقلب أداء العمل مع وبدون تدخل تطبيقات المراسلة.

بينما يمكنك دائمًا الدخول والخروج من قنوات الدردشة أثناء استخدام برنامج المراسلة في التطبيق المستخدم في مكان عملك ، إذا كنت عضوًا في قناة نشطة بشكل خاص ، فقد تقضي أيضًا طوال اليوم هناك. الاستغراق في Slack ممتع حقًا. يحاول الكثير منا استعادة الوقت من خلال تعدد المهام. لكن تعدد المهام لا يعمل.

نظرًا لأن الكثير من الاتصالات والاتصال هي جدول أعمال تطبيقات المراسلة هذه ، يمكنك أيضًا قراءة قنوات التمرير المخصصة للهوايات أو الوجبات الخفيفة. ومع ذلك ، ألم تكن الفكرة العامة لتحسين التعاون في مكان العمل والإنتاجية؟

هذه التطبيقات لم تحل محل البريد الإلكتروني حقًا

قاموا بتخفيضه. يشير مقال إلى أن عدم التزامن والانفتاح هما سلاحان سريان للبريد الإلكتروني. لا تزال معظم الشركات تستخدم تطبيقات متعددة لإدارة العمل. أثناء وجود تطبيق مراسلة لتحسين الاتصال عبر الفرق ، إلى جانب هذه التطبيقات ، تستخدم الفرق Trello لإدارة المشاريع ، ولا يزال البريد الإلكتروني متاحًا للتواصل مع العميل ، و Dropbox موجود لإدارة الملفات ، والقائمة تطول.

في حين أن النظام الأساسي للإنتاجية يجب أن يكون شيئًا تستخدمه أقل من الشيء الذي استخدمته من قبل ، إلا أن مواكبة العديد من الأدوات ، والكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، والكثير من الاجتماعات ، والكثير من الرسائل أصبح شيئًا. بينما كان من المفترض أن يساعدك تطبيق الدردشة الجماعية في العمل ، إلا أنه يجعل من المستحيل إنجاز العمل لأنه أصبح مجرد طلب إضافي على وقتك.

لماذا تستخدم الشركات تطبيقات المراسلة لتبسيط الاتصال؟

عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني ، والتواصل الأسرع ، وإدارة المشاريع وتنسيقها بشكل أسهل - كل هذا هو ما تعد به تطبيقات المراسلة هذه وأيضًا ما تبحث عنه الشركات عندما تختار استخدام أحدها. دعونا نكسر هذا.

إنه الورك

بقدر ما قد يبدو ذلك عشوائيًا ، "يعرف" الناس هذه التطبيقات. كلما تحدثت أكثر مع زملائي المديرين ، أصبح من الواضح أنهم لا يفكرون في تطبيقات المراسلة على أنها ضرورة ولكن كشيء لا بد أن يستخدمه الجميع ويكون شاملاً.

مع قيام Microsoft Teams بالكشف عن أول إعلان تلفزيوني لها خلال تصفيات دوري كرة القدم الأمريكية يوم الأحد هذا العام ، كانت المنافسة مع Slack ، وهو تطبيق مراسلة آخر ، متوترة مؤخرًا. يتم استخدام Microsoft Teams بنشاط من قبل 20 مليون شخص يوميًا مقارنة بـ Slack البالغ 12 مليون (والذي لا يزال عددًا كبيرًا). اختارت شركة IBM مؤخرًا Slack بدلاً من Microsoft Teams لموظفيها البالغ عددهم 350.000 موظف. تم الإبلاغ عن أن 91 شركة من Fortune 100 تستخدم بالفعل Microsoft Teams.

بفضل جميع المواد التسويقية المتاحة ، اكتسبت هذه التطبيقات الحماس الشفهي. لا يمكن للمرء ببساطة أن يتجاهل الكتابة الكاريزمية. FOMO حقيقي. العديد من الشركات ، بغض النظر عن حجمها وأسلوب إدارتها وصناعتها - أيا كان - لا يسعها إلا القفز إلى عربة التسوق.

لقد أعلنت Slate منذ خمس سنوات أن هذه "ثقافة المكتب الرائعة ، والمتاحة للتنزيل الفوري" ، مع انتشار هذه الظاهرة. تحكي المقالة نفسها التي كتبها Slate أيضًا كيف قامت محررة مساعدة في The Frisky بحملة لزملائها في العمل للحصول على Slack "بدافع الغيرة فقط". "كان هناك شعور واضح بفقدان عدم وجودك في Slack. مثل ، القدرة على العمل والمحادثة ليست كافية الآن. لقد أصبح سلاك نفسه شخصية ".

تلبي التطبيقات ما يريده غالبية المحترفين

أصبح جيل الألفية أكبر شريحة في القوى العاملة الأمريكية في عام 2016. كما أنهم الجيل الأكثر دراسة على الإطلاق. وجدت دراسة أجراها Fairygodboss استنادًا إلى 200 مقابلة متعمقة مع جيل الألفية "ذوي الإمكانات العالية" أن الموظفين من جيل الألفية مهتمون بأربعة أشياء وأن "المزيد من التواصل" ، ليس من المستغرب ، هو أحدها. تقول الدراسة أن جيل الألفية يقدر التواصل الثنائي الاتجاه في الوقت الفعلي لأنه يسهل الشفافية في القضايا والمشكلات.

يقول البحث الذي أجرته مؤسسة غالوب: "جيل الألفية هم الجيل الأول من المواطنين الرقميين الذين يشعرون بأنهم في وطنهم على الإنترنت." وتقول أيضًا إنهم أقل جيل مشاركة في القوى العاملة ، حيث يصل 85 في المائة منهم إلى الإنترنت من هواتفهم. تسمح تطبيقات المراسلة المستخدمة في مكان العمل لهم بالتحقق من هواتفهم طوال الوقت. تصبح Emojis و zings جزءًا من علاقات الموظفين ومشاركتهم. ومع شعور 55 في المائة من جيل الألفية بعدم الانخراط و 16 في المائة منهم يشعرون بالارتباط بنشاط ، فإن تطبيقات المراسلة تجعلهم يشعرون بأهميتهم الفائقة لأنهم يعملون مع فكرة "عدم الإيقاف مطلقًا".

باختصار ، عندما يتعلق الأمر بأهمية إشراك جيل الألفية في القوى العاملة ، ينظر أصحاب العمل إلى الجانب المشرق ويفكرون في أن ما يريده جيل الألفية قد يكون لصالح جميع الموظفين ، وبالتالي ، من الأفضل تبني أخلاقيات العمل لديهم.

يمكن أن تزيد تطبيقات المراسلة من إنتاجية مكان العمل

وفقًا لبحث من IDC ، فإن هذه الأنواع من "التطبيقات التعاونية الجماعية" هي جزء مما يبلغ 3.5 مليار دولار في السوق العالمية. نعمة مقنعة ، أصبحت هذه التطبيقات ضرورية للحفاظ على عمل المؤسسات بسلاسة ، حيث انتقل العمل بشكل متزايد بعيدًا وعالميًا.

في عام 2012 ، قالت ماكينزي إن تقنيات الاتصال في مكان العمل لديها القدرة على زيادة إنتاجية الموظفين بنسبة 25 بالمائة. وفقًا لهذه الدراسة ، يقضي عامل التفاعل المتوسط ​​ما يقدر بنحو 28 بالمائة من أسبوع العمل في إدارة البريد الإلكتروني وحوالي 20 بالمائة في البحث عن معلومات داخلية أو تعقب الزملاء الذين يمكنهم المساعدة في مهام محددة.

توصلت الدراسة إلى أن الأشخاص سيكونون قادرين على تحقيق ما يريدون بشكل أسهل وأسرع باستخدام برنامج جديد في مكان العمل. هذا ما كان يمكن أن يحدث إلى حد ما ، ولكن ظهرت مشاكل أخرى أيضًا.

النهج الصحيح لإنتاجية حقيقية

يمكن أن يساعدك أي تطبيق تختار استخدامه على أن تكون منتجًا ، بشرط أن يتم استخدامه بشكل مسؤول. كان من المفترض أن يبسط البريد الإلكتروني طريقة عملنا ويساعدنا على أن نصبح منتجين في البداية. فقط بمرور الوقت تم استغلالها وإساءة استخدامها.

استخدم النصائح التالية "للخروج من المتاهة":

1. ابحث عن طرق أخرى لزيادة الإنتاجية
2. استبدل تطبيقات متعددة بواحد
3. الحلول الشخصية

تجربة هذه التطبيقات غامرة لدرجة أننا غالبًا ما نفكر فيها على أنها الطريقة الوحيدة لزيادة الإنتاجية. لكن يوصى بالبحث عن طرق أخرى لتعزيز إنتاجية مكان العمل أيضًا ، مثل إضافة نباتات لتنفس بعض الحياة في مساحة مكتبية مملة بخلاف ذلك.

نظرًا لأنه من المعروف أن هذه التطبيقات تطمس الخط الفاصل بين العمل والحياة ، فمن الأفضل استبدالها بتطبيقات إدارة المهام التي تساعد في زيادة الإنتاجية بالطريقة الصحيحة. لا تركز هذه التطبيقات فقط على كل مرحلة من مراحل العمل بدءًا من التخطيط والتعاون والتنظيم وحتى إعداد التقارير ، ولكنها تساعد أيضًا في رسم خط بين المناقشات الموجهة نحو العمل والمناقشات غير الرسمية. على عكس تطبيقات الدردشة الجماعية ، فإن تطبيقات إدارة المهام تجعلها متوازنة.

لا تشجع برامج إدارة المهام المقاطعات المستمرة والحاجة المستمرة للتضمين ، بينما تجعل كل شيء مرئيًا باستخدام اللوحات والمخططات والتقارير. إن وجود مكان مخصص لعمل معين يحل محل علب الوارد الممتلئة بجميع أنواع الطلبات ، وسلاسل الرسائل الطويلة جدًا وصعوبة فهم الخطط التي أجاب عليها الأشخاص جميعًا. تطبيقات إدارة المهام مع وجود واجهات سهلة الاستخدام ، لا تحتوي على واجهات الدردشة التي تمتلكها تطبيقات المراسلة ولا تحاكي التطبيقات التي نستخدمها في حياتنا الشخصية.

إن الطريقة التي تختار بها استخدام تطبيق دردشة جماعية في مكان عملك هي أيضًا قرار شخصي. إذا كنت تعتقد أن هناك الكثير من مصادر التشتيت ، فما عليك سوى إيقاف تشغيل الإشعارات. ربما لا تكون مشكلة تقنية ، قد تكون أيضًا مشكلة حدودية. اسأل عما إذا كانت أفعالك تساهم في أهداف وظيفتك الإجمالية. بعد ذلك ، قم بتوصيل حدودك إلى زملائك والتزم بها.

استنتاج

الاعتقاد بأن تطبيقات المراسلة تجعلك منتجًا هو حماقة. ومع ذلك ، يمكن حلها باستخدام الأدوات المناسبة - والأهم من ذلك ، استخدامها في الوقت المناسب.