Jika kantor Anda telah memutuskan untuk memperkenalkan aplikasi perpesanan baru untuk meningkatkan keterlibatan di seluruh tim Anda, Anda tidak sendirian.

Sebelumnya, perusahaan menggunakan email untuk berkomunikasi dengan tim dan klien. Kemudian, aplikasi perpesanan internal seperti Slack, HipChat, dan Microsoft Teams muncul. Mereka menjanjikan produktivitas yang lebih tinggi. Mereka juga berjanji akan "membunuh" email.

Tapi berapa biayanya mereka membunuh email? Apakah aplikasi perpesanan membuat kita lebih produktif, atau masih sama seperti sebelumnya? Mengapa kami memilih mereka daripada email?

Begini cara aplikasi perpesanan memengaruhi produktivitas di tempat kerja

Bisnis memiliki alasan dan cara mereka menggunakan aplikasi perpesanan. Sementara beberapa dari mereka mungkin masih yakin bahwa email sudah mati, produktivitas meningkat, dan koordinasi tim menjadi lebih baik, apakah itu yang sebenarnya terjadi? Mari kita bahas cara aplikasi perpesanan membebani produktivitas tempat kerja.

Mereka mengaburkan batas antara pekerjaan dan kehidupan

Sebuah studi mengeksplorasi bahwa pekerja yang kehilangan fokus tidak selalu merupakan kesalahan mereka. Faktanya, ia mencatat: "Pekerja tidak selalu harus disalahkan atas gangguan," katanya. Lebih lanjut dikatakan bahwa kelas baru aplikasi bisnis ini meniru aplikasi perpesanan instan yang sudah digunakan orang dalam kehidupan pribadi mereka.

Studi lain tentang Slack menunjukkan bahwa orang menghabiskan rata-rata 10 jam sehari di aplikasi, yang 67 persen lebih banyak daripada rata-rata waktu yang dihabiskan untuk email. Aplikasi ini mempertahankan kehadiran yang konstan sepanjang hari kerja, dan sering juga sebelum dan sesudah bekerja, semakin mengaburkan batas antara keseimbangan kehidupan kerja yang tepat.

Antarmuka aplikasi lebih cerewet, santai, dan menyenangkan melalui email

Buka Slack dan GreetBot mereka mungkin akan menyambut Anda. Anda dapat menambahkan media sosial ke Slack atau bahkan menemukan cara baru bagi tim Anda untuk terhubung. Slack bahkan memiliki aplikasi “Social & Fun” sebagai bagian dari direktori aplikasinya. Aplikasi ini dibuat untuk menghadirkan koneksi manusia ke hari kerja.

Konsep membintangi orang yang paling sering Anda ajak bicara dan mereka tetap berada di urutan teratas daftar Anda membuatnya sangat mudah untuk memulai percakapan baru. Meskipun fungsi yang ditawarkan aplikasi ini mungkin tidak berbeda dari apa yang ditawarkan email, aplikasi ini membuatnya terlihat sangat bagus dengan antarmuka yang ramah, keandalan, fungsi pencarian yang kuat, dan bahkan kecepatan yang lebih baik.

Kami hanya lebih suka pesan satu baris cerewet yang tak terbatas daripada kotak masuk yang meluap. Mana yang lebih baik masih bisa diperdebatkan.

Mereka mendorong komunikasi real-time dan multitasking

Dalam presentasi SlideShare, seorang manajer produk memberi tahu bagaimana kinerja kerja berfluktuasi dengan dan tanpa gangguan aplikasi perpesanan.

Meskipun Anda selalu dapat masuk dan keluar dari saluran obrolan saat menggunakan perangkat lunak perpesanan aplikasi yang digunakan di tempat kerja Anda, jika Anda adalah anggota saluran yang sangat aktif, Anda sebaiknya menghabiskan sepanjang hari di sana. Bermain-main di Slack benar-benar menyenangkan. Banyak dari kita mencoba untuk mengambil waktu dengan multitasking. Tapi multitasking tidak bekerja.

Dengan terlalu banyak komunikasi dan koneksi menjadi agenda aplikasi perpesanan ini, Anda juga dapat membaca saluran gulir yang dikhususkan untuk hobi atau makanan ringan. Namun, bukankah ide keseluruhan untuk meningkatkan kolaborasi di tempat kerja dan menjadi produktif?

Aplikasi ini tidak benar-benar menggantikan email

Mereka menguranginya. Sebuah artikel mencatat bahwa asinkronisitas dan keterbukaan adalah senjata rahasia email. Sebagian besar perusahaan masih menggunakan banyak aplikasi untuk mengelola pekerjaan. Sementara aplikasi perpesanan tersedia untuk meningkatkan komunikasi antar tim, bersama dengan aplikasi ini, tim menggunakan Trello untuk mengelola proyek, email masih ada untuk komunikasi klien, Dropbox ada untuk manajemen file, dan daftarnya terus berlanjut.

Sementara platform produktivitas harus menjadi sesuatu yang Anda gunakan lebih sedikit daripada yang Anda gunakan sebelumnya, mengikuti terlalu banyak alat, terlalu banyak email, terlalu banyak rapat, dan terlalu banyak pesan menjadi suatu hal. Sementara aplikasi obrolan tim seharusnya membantu Anda bekerja, itu membuat pekerjaan tidak mungkin diselesaikan karena hanya menjadi satu tuntutan lagi pada waktu Anda.

Mengapa bisnis menggunakan aplikasi perpesanan untuk merampingkan komunikasi?

Lebih sedikit email, komunikasi lebih cepat, manajemen dan koordinasi proyek yang lebih mudah -- semua ini adalah apa yang dijanjikan oleh aplikasi perpesanan ini dan juga apa yang dicari oleh bisnis ketika mereka memilih untuk menggunakannya. Mari kita hancurkan ini.

Ini keren

Meski terdengar acak, orang 'tahu' tentang aplikasi ini. Semakin banyak saya berbicara dengan sesama manajer, semakin jelas bahwa mereka tidak menganggap aplikasi perpesanan sebagai kebutuhan tetapi sebagai sesuatu yang semua orang pasti akan gunakan dan inklusif.

Dengan Microsoft Teams meluncurkan iklan TV pertama mereka selama playoff NFL hari Minggu tahun ini, persaingan mereka dengan Slack, aplikasi perpesanan lain, telah tegang akhir-akhir ini. Microsoft Teams digunakan secara aktif oleh 20 juta orang setiap hari dibandingkan dengan 12 juta Slack (yang masih merupakan jumlah yang sangat besar). IBM baru-baru ini memilih Slack daripada Microsoft Teams untuk 350.000 karyawannya. Bahkan dilaporkan 91 perusahaan dari Fortune 100 sudah menggunakan Microsoft Teams.

Berkat semua materi pemasaran yang tersedia, aplikasi ini telah mendapatkan antusiasme dari mulut ke mulut. Seseorang tidak bisa begitu saja mengabaikan copywriting yang karismatik. FOMO itu nyata. Banyak bisnis, terlepas dari ukuran mereka, gaya manajemen, industri - apa pun - tidak bisa tidak ikut-ikutan.

Ini "budaya kantor yang keren, tersedia untuk diunduh secara instan," kata Slate lima tahun lalu, saat fenomena itu berlangsung. Artikel yang sama oleh Slate, juga menceritakan bagaimana seorang associate editor di The Frisky berkampanye agar rekan kerjanya mendapatkan Slack “semata-mata karena cemburu.” “Ada perasaan kehilangan yang pasti karena tidak berada di Slack. Seperti, bisa bekerja-chatting saja tidak cukup sekarang. Slack sendiri telah menjadi sebuah karakter.”

Aplikasi memenuhi apa yang diinginkan sebagian besar profesional

Milenial menjadi segmen terbesar dalam angkatan kerja AS pada tahun 2016. Mereka juga merupakan generasi yang paling banyak dipelajari sepanjang masa. Sebuah studi oleh Fairygodboss berdasarkan 200 wawancara mendalam dengan milenium “berpotensi tinggi” menemukan bahwa karyawan milenium tertarik pada 4 hal dan “lebih banyak komunikasi”, tidak mengherankan, adalah salah satunya. Studi tersebut mengatakan bahwa milenium menghargai komunikasi dua arah secara real-time karena memfasilitasi transparansi dalam masalah dan masalah.

Penelitian oleh Gallup mengatakan: “Milenial adalah generasi pertama digital native yang merasa betah di Internet.” Ia juga mengatakan bahwa mereka adalah generasi yang paling sedikit terlibat dalam angkatan kerja dengan 85 persen dari mereka mengakses Internet dari ponsel mereka. Aplikasi perpesanan yang digunakan di tempat kerja memungkinkan mereka memeriksa ponsel setiap saat. Emoji dan semangat menjadi bagian dari hubungan dan keterlibatan karyawan. Dan dengan 55 persen milenium merasa tidak terlibat dan 16 persen dari mereka merasa tidak aktif, aplikasi perpesanan membuat mereka merasa sangat penting karena mereka bekerja dengan gagasan "tidak pernah mati".

Singkatnya, ketika berbicara tentang pentingnya melibatkan milenial dalam angkatan kerja, pengusaha melihat sisi baiknya dan berpikir apa yang diinginkan milenial untuk kepentingan semua karyawan dan dengan demikian, lebih baik untuk merangkul etos kerja mereka.

Aplikasi perpesanan dapat meningkatkan produktivitas di tempat kerja

Menurut penelitian dari IDC, jenis "aplikasi kolaboratif tim" ini adalah bagian dari pasar global senilai $3,5 miliar. Sebuah berkah tersembunyi, aplikasi ini menjadi penting untuk menjaga organisasi tetap berjalan dengan lancar, karena pekerjaan semakin berpindah dari jarak jauh dan global.

Pada 2012, McKinsey mengatakan bahwa teknologi komunikasi di tempat kerja berpotensi meningkatkan produktivitas karyawan sebesar 25 persen. Menurut penelitian ini, rata-rata pekerja interaksi menghabiskan sekitar 28 persen dari minggu kerja mengelola email dan hampir 20 persen mencari informasi internal atau melacak rekan kerja yang dapat membantu dengan tugas-tugas tertentu.

Studi ini memperkirakan orang akan dapat lebih mudah dan lebih cepat mencapai apa yang mereka inginkan dengan menggunakan perangkat lunak tempat kerja baru. Itulah yang mungkin terjadi sampai batas tertentu, tetapi masalah lain juga muncul.

Pendekatan yang tepat untuk produktivitas nyata

Aplikasi apa pun yang Anda pilih untuk digunakan dapat membantu Anda menjadi produktif, asalkan digunakan secara bertanggung jawab. Email seharusnya menyederhanakan cara kita bekerja dan membantu kita menjadi produktif di awal. Hanya dari waktu ke waktu itu bisa dieksploitasi dan disalahgunakan.

Gunakan tips berikut untuk "keluar dari labirin":

1. Cari cara lain untuk meningkatkan produktivitas
2. Ganti beberapa aplikasi dengan satu
3. Solusi pribadi

Pengalaman dengan aplikasi ini begitu mendalam sehingga kami sering menganggapnya sebagai satu-satunya cara untuk meningkatkan produktivitas. Tetapi disarankan untuk mencari cara lain untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja juga, seperti menambahkan tanaman untuk menghidupkan kembali ruang kantor yang membosankan.

Karena aplikasi ini diketahui mengaburkan batas antara pekerjaan dan kehidupan, lebih baik menggantinya dengan aplikasi manajemen tugas yang membantu meningkatkan produktivitas dengan cara yang benar. Aplikasi semacam itu tidak hanya berfokus pada setiap fase pekerjaan mulai dari perencanaan, kolaborasi, pengorganisasian hingga pelaporan, mereka juga membantu menarik garis antara diskusi yang berorientasi pada pekerjaan dan yang kasual. Tidak seperti aplikasi obrolan tim, aplikasi manajemen tugas membuatnya seimbang.

Perangkat lunak manajemen tugas tidak mendorong interupsi terus-menerus dan kebutuhan terus-menerus untuk penyertaan, sementara mereka membuat semuanya visual dengan papan, bagan, dan laporan. Memiliki tempat khusus untuk pekerjaan tertentu menggantikan kotak masuk penuh dengan semua jenis permintaan, utas yang terlalu panjang, dan rencana yang sulit dipahami yang dijawab semua orang. Aplikasi manajemen tugas sementara memiliki antarmuka yang mudah digunakan, tidak memiliki antarmuka cerewet yang dimiliki aplikasi perpesanan dan tidak meniru aplikasi yang kita gunakan dalam kehidupan pribadi kita.

Bagaimana Anda memilih untuk menggunakan aplikasi obrolan tim di tempat kerja Anda juga merupakan keputusan pribadi. Jika menurut Anda itu terlalu banyak gangguan, matikan saja notifikasinya. Mungkin bukan masalah teknologi, bisa juga masalah batas. Tanyakan apakah tindakan Anda berkontribusi pada tujuan pekerjaan Anda secara keseluruhan. Kemudian, komunikasikan batasan Anda kepada rekan kerja Anda dan patuhi itu.

Kesimpulan

Berpikir bahwa aplikasi perpesanan membuat Anda produktif adalah suatu kebodohan. Namun, itu dapat diselesaikan dengan menggunakan alat yang tepat – dan yang paling penting, menggunakannya pada waktu yang tepat.