あなたのオフィスが、チーム全体のエンゲージメントを向上させるために新しいメッセージング アプリを導入することを決定した場合、それはあなただけではありません。

以前は、企業は電子メールを使用してチームやクライアントと通信していました。 その後、Slack、HipChat、Microsoft Teams などの社内メッセージング アプリが登場しました。 彼らはより高い生産性を約束しました。 彼らはまた、電子メールを「殺す」と約束しました。

しかし、どのような代償を払って電子メールを殺したのでしょうか? メッセージング アプリによって生産性が向上しましたか、それとも以前と同じですか? メールよりもそれらを選択した理由は何ですか?

メッセージング アプリが仕事の生産性に与える影響

ビジネスには、メッセージング アプリを使用する理由と方法があります。 メールが不要になり、生産性が向上し、チームの調整が改善されたと確信している人もいるかもしれませんが、それは実際に起こったことなのでしょうか? メッセージング アプリが職場の生産性をどのように犠牲にしているかについて説明しましょう。

仕事と生活の境界があいまいになる

ある研究では、従業員が集中力を失うのは必ずしも彼らのせいではないことが調査されました。 事実、「注意散漫の原因は必ずしも労働者にあるとは限らない」と述べています。 この新しいクラスのビジネス アプリは、人々がすでに私生活で使用しているインスタント メッセージング アプリを模倣していると述べています。

Slack に関する別の調査によると、ユーザーは 1 日平均 10 時間をアプリに費やしており、これはメールに費やす平均時間よりも 67% 多いです。 これらのアプリは、就業時間中、また多くの場合、就業前後にも常に存在し続け、適切なワークライフ バランスの境界線をさらに曖昧にしています。

アプリのインターフェイスは、メールよりもおしゃべりで、カジュアルで、楽しいものです

Slack を開くと、GreetBot が挨拶してくれます。 ソーシャル メディアを Slack に追加したり、チームがつながる新しい方法を見つけたりすることもできます。 Slack のアプリ ディレクトリには、「Social & Fun」アプリもあります。 これらのアプリは、人と人とのつながりを日常にもたらすように構築されています。

あなたが最もよく話す人にスターを付け、リストの一番上にとどまるというコンセプトにより、新しい会話を始めるのが非常に簡単になります. これらのアプリが提供する機能は、電子メールが提供するものと変わらないかもしれませんが、これらのアプリは、使いやすいインターフェース、信頼性、強力な検索機能、さらに優れた速度で、間違いなく見栄えがします.

私たちは、あふれんばかりの受信箱よりも、無限におしゃべりな 1 行のメッセージを好みます。 どちらが優れているかはまだ議論の余地があります。

リアルタイムのコミュニケーションとマルチタスクを促進します

SlideShare のプレゼンテーションで、プロダクト マネージャーは、メッセージング アプリの干渉の有無にかかわらず、仕事のパフォーマンスがどのように変動するかを説明しました。

職場で使用されているアプリ内メッセージング ソフトウェアを使用している間はいつでもチャット チャネルに出入りできますが、特にアクティブなチャネルのメンバーである場合は、そこで 1 日中過ごすこともできます。 Slack でふざけるのは本当に楽しいです。 私たちの多くは、マルチタスクで時間を取り戻そうとします。 しかし、マルチタスクは機能しません。

これらのメッセージングアプリの議題はコミュニケーションと接続が多すぎるため、趣味やスナックに特化したスクロールチャンネルを読むこともできます. しかし、職場のコラボレーションを改善し、生産的になるという全体的なアイデアではありませんでしたか?

これらのアプリは実際には電子メールに取って代わりませんでした

彼らはそれを減らしました。 ある記事では、非同期性とオープン性が電子メールの秘密兵器であると述べています。 ほとんどの企業は、いまだに複数のアプリを使用して仕事を管理しています。 チーム間のコミュニケーションを改善するためにメッセージング アプリが用意されていますが、これらのアプリと共に、チームは Trello を使用してプロジェクトを管理し、電子メールはクライアントとのコミュニケーションに使用され、Dropbox はファイル管理に使用され、リストは続きます。

生産性プラットフォームは以前よりも使用量を減らすべきものですが、多すぎるツール、多すぎるメール、多すぎる会議、多すぎるメッセージについていくことが問題になっています。 チーム チャット アプリは仕事に役立つはずでしたが、時間の要求が 1 つ増えただけで、仕事を終わらせることができなくなりました。

企業がメッセージング アプリを使用してコミュニケーションを合理化するのはなぜですか?

メールの数が減り、コミュニケーションが速くなり、プロジェクトの管理と調整が容易になります。これらはすべて、これらのメッセージング アプリが約束するものであり、企業が 1 つを使用することを選択したときに求められるものでもあります。 これを分解しましょう。

ヒップだ

ランダムに聞こえるかもしれませんが、人々はこれらのアプリについて「知っています」。 同僚のマネージャーと話をすればするほど、彼らがメッセージング アプリを必需品とは考えておらず、全員が必ず使用し、包括的であると考えていることが明らかになりました。

今年の日曜日の NFL プレーオフ中に Microsoft Teams が最初のテレビ コマーシャルを発表したことで、別のメッセージング アプリである Slack との競争が最近緊張しています。 Microsoft Teams は、毎日 2,000 万人がアクティブに使用していますが、Slack は 1,200 万人です (これは依然として膨大な数です)。 IBM は最近、350,000 人の従業員のために Microsoft Teams ではなく Slack を選択しました。 Fortune 100 の 91 社が既に Microsoft Teams を使用しているとさえ報告されています。

利用可能なすべてのマーケティング資料のおかげで、これらのアプリは口コミで熱狂しています。 カリスマ的なコピーライティングを単純に無視することはできません。 FOMOは本物​​です。 多くの企業は、その規模、管理スタイル、業界などに関係なく、時流に乗らざるを得ません。

それは「すぐにダウンロードできるクールなオフィス文化」であると Slate は 5 年前に宣言しました。 Slate の同じ記事では、The Frisky の副編集者が同僚に Slack を利用するようキャンペーンを行った方法についても説明しています。 「Slack を使用していないことを逃したという明確な感覚がありました。 みたいに、今はチャットできるだけでは十分ではありません。 Slack自体がキャラクターになりました。」

アプリは、大多数の専門家が望むものを満たします

ミレニアル世代は、2016 年に米国の労働力の最大のセグメントになりました。彼らはまた、これまでで最も研究された世代でもあります。 「可能性の高い」ミレニアル世代への 200 件の詳細なインタビューに基づく Fairygodbos の調査によると、ミレニアル世代の従業員は 4 つのことに関心があり、当然のことながら「より多くのコミュニケーション」もその 1 つです。 この調査によると、ミレニアル世代は、問題や問題に対する透明性を促進するため、リアルタイムの双方向コミュニケーションを高く評価しています。

Gallup の調査によると、 「ミレニアル世代は、インターネット上でくつろいでいる第一世代のデジタル ネイティブです」。 また、85% が携帯電話からインターネットにアクセスしており、従業員の中で最もエンゲージメントの低い世代であるとも述べています。 職場で使用されているメッセージング アプリにより、常に携帯電話をチェックできます。 Emojis と zings は、従業員の関係とエンゲージメントの一部になります。 また、ミレニアル世代の 55% が関与していないと感じており、16% が積極的に関与していないと感じているため、メッセージング アプリは、「決してオフにしない」という考えを持って仕事をするため、非常に重要であると感じています。

要するに、ミレニアル世代を労働力に関与させることの重要性に関して言えば、雇用主は明るい面を見て、ミレニアル世代が望んでいることはすべての従業員の利益になる可能性があると考えているため、彼らの労働倫理を受け入れる方がよい.

メッセージング アプリは職場の生産性を向上させることができます

IDC の調査によると、この種の「チーム コラボレーション アプリ」は、35 億ドル規模の世界市場の一部です。 仕事がますますリモートでグローバルに移動するにつれて、これらのアプリは組織を円滑に運営するために必要になりました。

2012 年、McKinsey は、職場のコミュニケーション テクノロジには、従業員の生産性を 25% 向上させる可能性があると述べました。 この調査によると、平均的なインタラクション ワーカーは、週の推定 28% を電子メールの管理に費やし、20% 近くを内部情報の検索や特定のタスクを手伝ってくれる同僚の追跡に費やしています。

この調査では、新しいワークプレイス ソフトウェアを使用することで、人々が望むことをより簡単かつ迅速に達成できるようになることがわかりました。 それはある程度起こったかもしれませんが、他の問題も発生しました.

真の生産性のための正しいアプローチ

使用することを選択したアプリは、責任を持って使用する限り、生産性を高めるのに役立ちます。 電子メールは、私たちの仕事のやり方を簡素化し、最初から生産的になるのに役立つはずでした。 時間の経過とともに、それが悪用され、悪用されるようになりました.

「迷宮から抜け出す」には、次のヒントを使用してください。

1. 生産性を向上させる他の方法を探す
2. 複数のアプリを 1 つに置き換える
3. 個人向けソリューション

これらのアプリでのエクスペリエンスは非常に没入型であるため、生産性を向上させる唯一の方法と考えることがよくあります. しかし、退屈なオフィス空間に生命を吹き込むために植物を追加するなど、職場の生産性を高める他の方法を探すこともお勧めします。

これらのアプリは仕事と生活の境界をあいまいにすることが知られているため、生産性を適切に向上させるのに役立つタスク管理アプリに置き換えることをお勧めします. このようなアプリは、計画、コラボレーション、組織からレポートまで、仕事のあらゆる段階に焦点を当てているだけでなく、仕事中心の議論とカジュアルな議論の間に線を引くのにも役立ちます. チーム チャット アプリとは異なり、タスク管理アプリはバランスが取れています。

タスク管理ソフトウェアは、ボード、チャート、およびレポートを使用してすべてを視覚化する一方で、絶え間ない中断や包含の絶え間ない必要性を助長しません。 特定の仕事専用の場所を持つことで、あらゆる種類の要求、長すぎるスレッド、人々がすべて返信する計画を理解するのが難しい受信箱があふれかえります。 タスク管理アプリは使いやすいインターフェイスを備えていますが、メッセージング アプリにあるおしゃべりなインターフェイスはなく、私たちが私生活で使用するアプリを模倣していません。

職場でチーム チャット アプリをどのように使用するかは、個人的な決定でもあります。 気を散らすものが多すぎると思われる場合は、通知をオフにしてください。 技術的な問題ではなく、境界の問題かもしれません。 あなたの行動が全体的な仕事の目標に貢献しているかどうかを尋ねてください。 次に、境界線を同僚に伝え、それを守ります。

結論

メッセージング アプリによって生産性が向上すると考えるのは愚かなことです。 ただし、適切なツールを使用して解決できます。最も重要なことは、適切なタイミングでそれらを使用することです。