หากสำนักงานของคุณตัดสินใจที่จะแนะนำแอพส่งข้อความใหม่เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วมในทีมของคุณ คุณไม่ได้อยู่คนเดียว

ก่อนหน้านี้ บริษัทต่างๆ ใช้อีเมลเพื่อสื่อสารกับทีมและลูกค้า จากนั้นแอพส่งข้อความภายในเช่น Slack, HipChat และ Microsoft Teams ก็เข้ามาในรูปภาพ พวกเขาสัญญาว่าจะให้ผลผลิตที่สูงขึ้น พวกเขายังสัญญาว่าพวกเขาจะ "ฆ่า" อีเมล

แต่พวกเขาฆ่าอีเมลด้วยราคาเท่าไหร่? แอพส่งข้อความทำให้เรามีผลงานมากขึ้นหรือเหมือนเดิมไหม? ทำไมเราถึงเลือกพวกเขาทางอีเมล?

แอพส่งข้อความส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร

ธุรกิจมีเหตุผลและวิธีการใช้แอพส่งข้อความ ในขณะที่บางคนอาจยังเชื่อว่าอีเมลตายแล้ว ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น และการประสานงานในทีมดีขึ้น นั่นคือสิ่งที่เกิดขึ้นจริงหรือ มาพูดคุยกันถึงวิธีที่แอปรับส่งข้อความสร้างต้นทุนในที่ทำงาน

มันเบลอเส้นแบ่งระหว่างงานกับชีวิต

การศึกษาสำรวจว่าคนงานเสียสมาธิไม่จำเป็นต้องเป็นความผิดของพวกเขา อันที่จริง รายงานดังกล่าวระบุว่า “พนักงานไม่ได้ถูกตำหนิเสมอสำหรับสิ่งรบกวนสมาธิ” กล่าวโดยสรุป กล่าวต่อไปว่าแอพธุรกิจประเภทใหม่นี้เลียนแบบแอพส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่ผู้คนใช้ในชีวิตส่วนตัวแล้ว

การศึกษาอื่นเกี่ยวกับ Slack แสดงให้เห็นว่าผู้คนใช้เวลาโดยเฉลี่ย 10 ชั่วโมงต่อวันในแอป ซึ่งมากกว่าเวลาเฉลี่ยที่ใช้ไปกับอีเมลถึง 67 เปอร์เซ็นต์ แอปเหล่านี้ยังคงแสดงอยู่เสมอตลอดวันทำงาน และบ่อยครั้งก่อนและหลังเลิกงานเช่นกัน ทำให้เส้นแบ่งระหว่างความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและการทำงานที่เหมาะสม

อินเทอร์เฟซของแอพนั้นช่างคุย เป็นกันเอง และสนุกสนานมากกว่าทางอีเมล

เปิด Slack และ GreetBot ของพวกเขาอาจทักทายคุณ คุณสามารถเพิ่มโซเชียลมีเดียใน Slack หรือแม้แต่ค้นหาวิธีใหม่ในการเชื่อมต่อทีมของคุณ Slack ยังมีแอพ "Social & Fun" เป็นส่วนหนึ่งของไดเรกทอรีแอพ แอพเหล่านี้สร้างขึ้นเพื่อนำการเชื่อมต่อของมนุษย์มาสู่วันทำงาน

แนวคิดในการนำแสดงโดยคนที่คุณคุยด้วยมากที่สุดและอยู่อันดับต้นๆ ของรายการ ทำให้การเริ่มต้นการสนทนาใหม่เป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ แม้ว่าฟังก์ชันที่แอปเหล่านี้เสนอให้อาจไม่แตกต่างจากที่อีเมลเสนอ แต่แอปเหล่านี้ทำให้ดูดีอย่างปฏิเสธไม่ได้ด้วยอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตร ความน่าเชื่อถือ ฟังก์ชันการค้นหาที่รัดกุม และความเร็วที่ดียิ่งขึ้นไปอีก

เราแค่ชอบข้อความบรรทัดเดียวที่คุยได้ไม่จำกัดไปยังกล่องจดหมายที่ล้น อันไหนดีกว่ากันก็ยังเป็นที่ถกเถียงกันอยู่

พวกเขาสนับสนุนการสื่อสารแบบเรียลไทม์และการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

ในการนำเสนอ SlideShare ผู้จัดการผลิตภัณฑ์บอกว่าประสิทธิภาพการทำงานผันผวนอย่างไรทั้งที่มีและไม่มีการแทรกแซงของแอพส่งข้อความ

แม้ว่าคุณจะสามารถเข้าและออกจากช่องแชทได้เสมอในขณะที่ใช้งานในซอฟต์แวร์ส่งข้อความของแอพที่ใช้ในที่ทำงานของคุณ แต่ถ้าคุณเป็นสมาชิกของช่องทางที่ใช้งานโดยเฉพาะ คุณก็อาจใช้เวลาทั้งวันที่นั่นเช่นกัน การเลิกใช้ Slack เป็นเรื่องสนุกจริงๆ พวกเราหลายคนพยายามที่จะดึงเวลากลับมาด้วยการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แต่การทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้ผล

เนื่องจากแอปรับส่งข้อความเหล่านี้มีการสื่อสารและการเชื่อมต่อมากเกินไป คุณอาจอ่านช่องเลื่อนที่เน้นไปที่งานอดิเรกหรือของว่าง อย่างไรก็ตาม แนวคิดโดยรวมในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงานและทำให้เกิดประสิทธิผลไม่ใช่หรือ

แอพเหล่านี้ไม่ได้แทนที่อีเมลจริงๆ

พวกเขาลดมันลง บทความระบุว่าความไม่ตรงกันและการเปิดกว้างเป็นอาวุธลับของอีเมล บริษัทส่วนใหญ่ยังคงใช้หลายแอพในการจัดการงาน ในขณะที่มีแอพส่งข้อความเพื่อปรับปรุงการสื่อสารระหว่างทีม ร่วมกับแอพเหล่านี้ ทีมต่างๆ ใช้ Trello เพื่อจัดการโครงการ อีเมลยังคงอยู่ที่นั่นสำหรับการสื่อสารกับลูกค้า Dropbox ก็อยู่ที่นั่นสำหรับการจัดการไฟล์ และรายการจะดำเนินต่อไป

แม้ว่าแพลตฟอร์มการทำงานควรเป็นสิ่งที่คุณใช้น้อยกว่าสิ่งที่คุณเคยใช้ แต่การรักษาเครื่องมือมากเกินไป อีเมลมากเกินไป การประชุมมากเกินไป และข้อความมากเกินไปกำลังกลายเป็นเรื่องสำคัญ แม้ว่าแอปแชทแบบทีมควรจะช่วยคุณทำงาน แต่ก็ทำให้ไม่สามารถทำงานให้เสร็จได้ เนื่องจากเป็นความต้องการเวลาของคุณเพิ่มขึ้นอีกเพียงครั้งเดียว

เหตุใดธุรกิจจึงใช้แอปรับส่งข้อความเพื่อปรับปรุงการสื่อสาร

อีเมลน้อยลง การสื่อสารที่เร็วขึ้น การจัดการโครงการและการประสานงานที่ง่ายขึ้น ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่แอปรับส่งข้อความเหล่านี้ให้คำมั่นสัญญา และสิ่งที่ธุรกิจต่างๆ มองหาเมื่อเลือกใช้ มาทำลายสิ่งนี้กันเถอะ

มันฮิป

แม้จะฟังดูเป็นเรื่องบังเอิญ ผู้คน 'รู้' เกี่ยวกับแอปเหล่านี้ ยิ่งฉันพูดคุยกับผู้จัดการคนอื่นๆ มากเท่าไร ก็ยิ่งเห็นได้ชัดว่าพวกเขาไม่คิดว่าแอปรับส่งข้อความเป็นสิ่งจำเป็น แต่เป็นสิ่งที่ทุกคนจะต้องใช้และมีส่วนร่วม

Microsoft Teams เปิดตัวโฆษณาทางทีวีรายการแรกของพวกเขาในรอบตัดเชือก NFL เมื่อวันอาทิตย์ที่ผ่านมา การแข่งขันกับ Slack ซึ่งเป็นแอปรับส่งข้อความอื่นเริ่มตึงเครียดในช่วงที่ผ่านมา Microsoft Teams มีผู้ใช้งาน 20 ล้านคนต่อวัน เทียบกับ 12 ล้านคนของ Slack (ซึ่งยังคงมีจำนวนมาก) IBM เพิ่งเลือก Slack แทน Microsoft Teams สำหรับพนักงาน 350,000 คน มีรายงานว่า 91 บริษัทจาก Fortune 100 ใช้ Microsoft Teams อยู่แล้ว

ขอบคุณสื่อการตลาดทั้งหมดที่มี แอปเหล่านี้ได้รับความกระตือรือร้นแบบปากต่อปาก เราไม่สามารถเพิกเฉยต่อการเขียนคำโฆษณาที่มีเสน่ห์ได้ FOMO มีจริง ธุรกิจจำนวนมากไม่ว่าจะขนาดใดก็ตาม รูปแบบการจัดการ อุตสาหกรรม อะไรก็ตาม อดไม่ได้ที่จะก้าวกระโดดบนแบนด์วากอน

มันคือ “วัฒนธรรมสำนักงานที่ยอดเยี่ยม พร้อมให้ดาวน์โหลดทันที” Slate ประกาศเมื่อห้าปีที่แล้วในขณะที่ปรากฏการณ์นี้กำลังเกิดขึ้น บทความเดียวกันโดย Slate ยังบอกด้วยว่าบรรณาธิการร่วมของ The Frisky รณรงค์ให้เพื่อนร่วมงานของเธอใช้ Slack ได้อย่างไร "เพราะความหึงหวงเท่านั้น" “มีความรู้สึกที่แน่ชัดว่าไม่ได้อยู่บน Slack เช่น ความสามารถในการทำงาน-แชทไม่เพียงพอในตอนนี้ Slack กลายเป็นตัวละครไปแล้ว”

แอพตอบสนองความต้องการของมืออาชีพส่วนใหญ่

คนรุ่นมิลเลนเนียลกลายเป็นกลุ่มที่ใหญ่ที่สุดในแรงงานสหรัฐในปี 2559 พวกเขายังเป็นรุ่นที่มีการศึกษามากที่สุดตลอดกาล การศึกษาโดย Fairygodboss จากการสัมภาษณ์เชิงลึก 200 ครั้งกับกลุ่มมิลเลนเนียลที่ “มีศักยภาพสูง” พบว่าพนักงานรุ่นมิลเลนเนียลสนใจใน 4 สิ่งและ “การสื่อสารที่มากกว่า” ก็เป็นหนึ่งในนั้น การศึกษาระบุว่าคนรุ่นมิลเลนเนียลให้ความสำคัญกับการสื่อสารสองทางแบบเรียลไทม์ เพราะช่วยให้เกิดความโปร่งใสในประเด็นและปัญหาต่างๆ

การวิจัยโดย Gallup กล่าวว่า "Millennials เป็นชาวดิจิทัลรุ่นแรกที่รู้สึกเหมือนอยู่บ้านบนอินเทอร์เน็ต" นอกจากนี้ยังกล่าวว่าพวกเขาเป็นรุ่นที่มีส่วนร่วมน้อยที่สุดในพนักงาน โดย 85 เปอร์เซ็นต์ของพวกเขาเข้าถึงอินเทอร์เน็ตจากโทรศัพท์ของพวกเขา แอพส่งข้อความที่ใช้ในที่ทำงานช่วยให้พวกเขาตรวจสอบโทรศัพท์ได้ตลอดเวลา Emojis และ zings เป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์และการมีส่วนร่วมของพนักงาน และด้วยจำนวนคนรุ่นมิลเลนเนียล 55 เปอร์เซ็นต์ที่รู้สึกไม่มีส่วนร่วม และ 16% รู้สึกไม่มีส่วนร่วมอย่างจริงจัง แอพรับส่งข้อความทำให้พวกเขารู้สึกว่ามีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากต้องทำงานกับแนวคิดที่ว่า "อย่าปิดเลย"

กล่าวโดยย่อ เมื่อพูดถึงความสำคัญของการมีส่วนร่วมในกลุ่มคนรุ่นมิลเลนเนียล นายจ้างมองในแง่ดีและคิดว่าสิ่งที่คนรุ่นมิลเลนเนียลต้องการอาจเป็นประโยชน์ต่อพนักงานทุกคน ดังนั้นจึงควรน้อมรับหลักจรรยาบรรณในการทำงาน

แอพส่งข้อความสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

จากการวิจัยของ IDC "แอปการทำงานร่วมกันเป็นทีม" ประเภทนี้เป็นส่วนหนึ่งของตลาดทั่วโลกที่มีมูลค่า 3.5 พันล้านดอลลาร์ แอปเหล่านี้กลายเป็นสิ่งจำเป็นในการทำให้องค์กรต่างๆ ทำงานได้อย่างราบรื่น เนื่องมาจากการที่งานย้ายไปจากระยะไกลและทั่วโลกเพิ่มมากขึ้น

ในปี 2555 McKinsey กล่าวว่าเทคโนโลยีการสื่อสารในที่ทำงานมีศักยภาพที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้ถึง 25 เปอร์เซ็นต์ จากการศึกษานี้ พนักงานโต้ตอบโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 28 เปอร์เซ็นต์ของสัปดาห์ทำงานในการจัดการอีเมล และเกือบ 20 เปอร์เซ็นต์ในการค้นหาข้อมูลภายในหรือติดตามเพื่อนร่วมงานที่สามารถช่วยเหลืองานเฉพาะได้

ผลการศึกษาพบว่าผู้คนสามารถบรรลุสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ทำงานใหม่ นั่นคือสิ่งที่อาจเกิดขึ้น แต่ปัญหาอื่นๆ ก็เกิดขึ้นเช่นกัน

แนวทางที่ถูกต้องเพื่อผลผลิตที่แท้จริง

แอพใดๆ ที่คุณเลือกใช้สามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากใช้งานอย่างมีความรับผิดชอบ อีเมลควรจะทำให้วิธีการทำงานของเราง่ายขึ้นและช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่เริ่มต้น เมื่อเวลาผ่านไปเท่านั้นที่จะถูกเอารัดเอาเปรียบและนำไปใช้ในทางที่ผิด

ใช้คำแนะนำต่อไปนี้เพื่อ "ออกจากเขาวงกต":

1. มองหาวิธีอื่นๆ ในการเพิ่มผลผลิต
2. แทนที่หลายแอพด้วยแอพเดียว
3. โซลูชั่นส่วนบุคคล

ประสบการณ์กับแอปเหล่านี้มีความสมจริงมากจนเรามักคิดว่าเป็นวิธีเดียวในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ขอแนะนำให้มองหาวิธีอื่นๆ ในการเพิ่มผลผลิตในสถานที่ทำงานด้วย เช่น การเพิ่มต้นไม้เพื่อเติมชีวิตชีวาให้กับพื้นที่สำนักงานที่น่าเบื่อ

เนื่องจากทราบว่าแอปเหล่านี้ทำให้เส้นแบ่งระหว่างงานและชีวิตไม่ชัดเจน จึงควรแทนที่ด้วยแอปจัดการงานที่ช่วยเพิ่มประสิทธิผลด้วยวิธีที่ถูกต้อง แอปดังกล่าวไม่เพียงแค่มุ่งเน้นไปที่ทุกขั้นตอนของงานตั้งแต่การวางแผน การทำงานร่วมกัน องค์กรไปจนถึงการรายงาน แต่ยังช่วยวาดเส้นแบ่งระหว่างการสนทนาที่เน้นงานและเรื่องทั่วไป แอปการจัดการงานต่างจากแอปแชททีมตรงที่มีความสมดุล

ซอฟต์แวร์การจัดการงานไม่สนับสนุนให้เกิดการหยุดชะงักอย่างต่อเนื่องและความต้องการรวมอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่ทำให้ทุกอย่างเป็นภาพด้วยบอร์ด แผนภูมิ และรายงาน การมีสถานที่เฉพาะสำหรับงานเฉพาะจะเข้ามาแทนที่กล่องจดหมายที่เต็มเปี่ยมด้วยคำขอทุกประเภท ชุดข้อความที่ยาวเกินไป และแผนที่เข้าใจยากซึ่งผู้คนตอบกลับทั้งหมด แอปการจัดการงานในขณะที่มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ไม่มีอินเทอร์เฟซสำหรับแชทที่แอปรับส่งข้อความมี และไม่เลียนแบบแอปที่เราใช้ในชีวิตส่วนตัวของเรา

วิธีที่คุณเลือกใช้แอปแชทแบบทีมในที่ทำงานของคุณก็เป็นการตัดสินใจส่วนบุคคลเช่นกัน หากคุณคิดว่ามันเป็นการรบกวนมากเกินไป ให้ปิดการแจ้งเตือน อาจไม่ใช่ปัญหาด้านเทคโนโลยี แต่อาจเป็นปัญหาขอบเขตก็ได้ ถามว่าการกระทำของคุณส่งผลต่อเป้าหมายงานโดยรวมของคุณหรือไม่ จากนั้น สื่อสารขอบเขตของคุณกับเพื่อนร่วมงานและยึดติดกับพวกเขา

บทสรุป

การคิดว่าแอพส่งข้อความทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องโง่เขลา อย่างไรก็ตาม สามารถแก้ไขได้โดยใช้เครื่องมือที่เหมาะสม และที่สำคัญที่สุดคือใช้ให้ถูกเวลา