Si votre bureau a décidé d'introduire une nouvelle application de messagerie pour améliorer l'engagement au sein de votre équipe, vous n'êtes pas seul.

Auparavant, les entreprises utilisaient le courrier électronique pour communiquer avec les équipes et les clients. Ensuite, des applications de messagerie interne comme Slack, HipChat et Microsoft Teams sont entrées en scène. Ils ont promis une productivité plus élevée. Ils ont également promis qu'ils "tueraient" le courrier électronique.

Mais à quel prix ont-ils tué le courrier électronique ? Les applications de messagerie nous ont-elles rendus plus productifs, ou est-ce la même chose qu'avant ? Pourquoi les avons-nous choisis plutôt que les e-mails ?

Voici comment les applications de messagerie affectent la productivité au travail

Les entreprises ont leurs raisons et leurs façons d'utiliser les applications de messagerie. Alors que certains d'entre eux sont encore convaincus que les e-mails sont morts, que la productivité est augmentée et que la coordination des équipes s'est améliorée, est-ce vraiment ce qui s'est passé ? Discutons de la façon dont les applications de messagerie coûtent la productivité au travail.

Ils brouillent la frontière entre le travail et la vie

Une étude a exploré que les travailleurs qui perdent leur concentration ne sont pas nécessairement de leur faute. En fait, il note : « Les travailleurs ne sont pas toujours à blâmer pour les distractions », a-t-il déclaré. Il a poursuivi en disant que cette nouvelle classe d'applications professionnelles imite les applications de messagerie instantanée que les gens utilisent déjà dans leur vie personnelle.

Une autre étude sur Slack a montré que les gens passent en moyenne 10 heures par jour sur l'application, soit 67 % de plus que le temps moyen passé sur les e-mails. Ces applications maintiennent une présence constante tout au long de la journée de travail, et souvent aussi avant et après le travail, brouillant davantage la frontière entre un bon équilibre travail-vie personnelle.

Les interfaces d'application sont plus bavardes, décontractées et amusantes par e-mail

Ouvrez Slack et leur GreetBot peut vous accueillir. Vous pouvez ajouter des médias sociaux à Slack ou même trouver un nouveau moyen pour votre équipe de se connecter. Slack propose même des applications "Social & Fun" dans son répertoire d'applications. Ces applications sont conçues pour apporter la connexion humaine à la journée de travail.

Le concept de mettre en vedette les personnes avec lesquelles vous parlez le plus et de les garder en haut de votre liste facilite incroyablement le démarrage d'une nouvelle conversation. Bien que les fonctions offertes par ces applications ne soient pas différentes de celles offertes par les e-mails, ces applications les rendent indéniablement belles avec des interfaces conviviales, une fiabilité, une fonction de recherche puissante et une vitesse encore meilleure.

Nous préférons simplement les messages bavards infinis d'une ligne à une boîte de réception débordante. Lequel est le meilleur est encore discutable.

Ils encouragent la communication en temps réel et le multitâche

Dans une présentation SlideShare, un chef de produit a expliqué comment les performances au travail fluctuent avec et sans l'interférence des applications de messagerie.

Bien que vous puissiez toujours entrer et sortir des canaux de chat tout en utilisant le logiciel de messagerie d'application utilisé sur votre lieu de travail, si vous êtes membre d'un canal particulièrement actif, vous pourriez aussi bien y passer toute la journée. Faire des gaffes sur Slack est vraiment amusant. Beaucoup d'entre nous essaient de récupérer du temps en multitâche. Mais le multitâche ne fonctionne pas.

Avec trop de communication et de connexion au programme de ces applications de messagerie, vous pouvez également lire les canaux de défilement consacrés aux loisirs ou aux collations. Cependant, l'idée générale n'était-elle pas d'améliorer la collaboration sur le lieu de travail et de devenir productif ?

Ces applications n'ont pas vraiment remplacé le courrier électronique

Ils l'ont réduit. Un article note que l'asynchronicité et l'ouverture sont les armes secrètes du courrier électronique. La plupart des entreprises utilisent encore plusieurs applications pour gérer le travail. Alors qu'une application de messagerie est en place pour améliorer la communication entre les équipes, parallèlement à ces applications, les équipes utilisent Trello pour gérer les projets, le courrier électronique est toujours là pour la communication avec les clients, Dropbox est là pour la gestion des fichiers, et la liste continue.

Alors qu'une plate-forme de productivité devrait être quelque chose que vous utilisez moins que ce que vous utilisiez auparavant, suivre trop d'outils, trop d'e-mails, trop de réunions et trop de messages devient une chose. Alors qu'une application de chat d'équipe était censée vous aider à travailler, elle rend le travail impossible, car elle n'est devenue qu'une demande supplémentaire de votre temps.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des applications de messagerie pour rationaliser la communication ?

Moins d'e-mails, une communication plus rapide, une gestion et une coordination de projet plus faciles - tout cela est ce que ces applications de messagerie promettent et aussi ce que les entreprises recherchent lorsqu'elles choisissent d'en utiliser une. Décomposons cela.

C'est branché

Aussi aléatoire que cela puisse paraître, les gens « connaissent » ces applications. Plus je parle avec des collègues managers, plus il est évident qu'ils ne considèrent pas les applications de messagerie comme une nécessité mais comme quelque chose que tout le monde est tenu d'utiliser et d'être inclusif.

Avec Microsoft Teams dévoilant sa première publicité télévisée lors des éliminatoires de la NFL dimanche cette année, leur concurrence avec Slack, une autre application de messagerie, a été tendue ces derniers temps. Microsoft Teams est utilisé activement par 20 millions de personnes quotidiennement, contre 12 millions pour Slack (ce qui reste un nombre énorme). IBM a récemment choisi Slack plutôt que Microsoft Teams pour ses 350 000 employés. Il est même rapporté que 91 entreprises du Fortune 100 utilisent déjà Microsoft Teams.

Grâce à tout le matériel marketing disponible, ces applications ont suscité l'enthousiasme du bouche-à-oreille. On ne peut pas simplement ignorer le copywriting charismatique. Le FOMO est réel. De nombreuses entreprises, peu importe leur taille, leur style de gestion, leur industrie – peu importe – ne peuvent s'empêcher de suivre le mouvement.

C'est « une culture de bureau cool, disponible en téléchargement instantané », déclarait Slate il y a cinq ans, alors que le phénomène s'installait. Le même article de Slate raconte également comment une rédactrice en chef adjointe de The Frisky a fait campagne pour que ses collègues se connectent à Slack "uniquement par jalousie". "Il y avait un sentiment certain de manquer de ne pas être sur Slack. Par exemple, pouvoir travailler et discuter ne suffit plus maintenant. Slack lui-même est devenu un personnage.

Les applications répondent aux attentes de la majorité des professionnels

La génération Y est devenue le segment le plus important de la main-d'œuvre américaine en 2016. Ils sont également la génération la plus étudiée de tous les temps. Une étude de Fairygodboss basée sur 200 entretiens approfondis avec des milléniaux à "haut potentiel" a révélé que les employés de la génération Y s'intéressent à 4 choses et "plus de communication", sans surprise, en fait partie. L'étude indique que la génération Y apprécie la communication bidirectionnelle en temps réel, car elle facilite la transparence des problèmes et des problèmes.

Les recherches de Gallup indiquent : « Les milléniaux sont des natifs du numérique de première génération qui se sentent chez eux sur Internet. Il indique également qu'ils sont la génération la moins engagée sur le marché du travail, 85 % d'entre eux accédant à Internet à partir de leur téléphone. Les applications de messagerie utilisées sur le lieu de travail leur permettent de consulter leur téléphone en permanence. Les emojis et les zings font partie des relations et de l'engagement des employés. Et avec 55 % des milléniaux qui ne se sentent pas engagés et 16 % d'entre eux qui se sentent activement désengagés, les applications de messagerie les font se sentir super importantes car elles doivent travailler avec l'idée de "ne jamais s'éteindre".

En bref, lorsqu'il s'agit de l'importance d'impliquer la génération Y dans la main-d'œuvre, les employeurs regardent du bon côté et pensent que ce que la génération Y souhaite peut être à l'avantage de tous les employés et qu'il est donc préférable d'adopter leur éthique de travail.

Les applications de messagerie peuvent augmenter la productivité au travail

Selon une étude d'IDC, ces types d'"applications collaboratives d'équipe" font partie d'un marché mondial de 3,5 milliards de dollars. Une bénédiction déguisée, ces applications sont devenues nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des organisations, alors que le travail se déplaçait de plus en plus à distance et à l'échelle mondiale.

En 2012, McKinsey a déclaré que les technologies de communication en milieu de travail avaient le potentiel d'augmenter la productivité des employés de 25 %. Selon cette étude, l'agent d'interaction moyen passe environ 28 % de la semaine de travail à gérer les e-mails et près de 20 % à rechercher des informations internes ou à rechercher des collègues qui peuvent aider à des tâches spécifiques.

L'étude a montré que les gens pourraient réaliser plus facilement et plus rapidement ce qu'ils voulaient en utilisant un nouveau logiciel de travail. C'est ce qui aurait pu arriver dans une certaine mesure, mais d'autres problèmes avaient également surgi.

La bonne approche pour une réelle productivité

Toute application que vous choisissez d'utiliser peut vous aider à être productif, à condition qu'elle soit utilisée de manière responsable. Le courrier électronique était censé simplifier notre façon de travailler et nous aider à devenir productifs au début. Ce n'est qu'au fil du temps qu'il a été exploité et mal utilisé.

Utilisez les conseils suivants pour "sortir du labyrinthe":

1. Rechercher d'autres moyens d'augmenter la productivité
2. Remplacer plusieurs applications par une seule
3. Solutions personnelles

L'expérience avec ces applications est si immersive que nous la considérons souvent comme le seul moyen d'augmenter la productivité. Mais il est recommandé de rechercher d'autres moyens d'augmenter également la productivité du lieu de travail, comme l'ajout de plantes pour donner un peu de vie à un espace de bureau autrement terne.

Comme ces applications sont connues pour brouiller la frontière entre le travail et la vie, il est préférable de les remplacer par des applications de gestion des tâches qui aident à augmenter la productivité de la bonne manière. Non seulement ces applications se concentrent sur chaque phase du travail, de la planification, de la collaboration, de l'organisation au reporting, mais elles aident également à tracer une ligne entre les discussions axées sur le travail et les discussions informelles. Contrairement aux applications de chat d'équipe, les applications de gestion des tâches sont équilibrées.

Les logiciels de gestion des tâches n'encouragent pas les interruptions constantes et le besoin constant d'inclusion, alors qu'ils rendent tout visuel avec des tableaux, des graphiques et des rapports. Avoir un espace dédié à un travail spécifique remplace les boîtes de réception débordantes de demandes de tous types, de fils de discussion trop longs et de plans difficiles à comprendre auxquels les gens répondaient tous. Les applications de gestion des tâches, tout en ayant des interfaces faciles à utiliser, n'ont pas les interfaces bavardes des applications de messagerie et n'imitent pas les applications que nous utilisons dans notre vie personnelle.

La façon dont vous choisissez d'utiliser une application de chat d'équipe sur votre lieu de travail est également une décision personnelle. Si vous pensez qu'il y a trop de distractions, désactivez simplement les notifications. Peut-être que ce n'est pas un problème de technologie, cela pourrait aussi être un problème de frontière. Demandez si vos actions contribuent à vos objectifs professionnels globaux. Ensuite, communiquez vos limites à vos collègues et respectez-les.

Conclusion

Penser que les applications de messagerie vous rendent productif est une folie. Cependant, il peut être résolu en utilisant les bons outils - et surtout, en les utilisant au bon moment.