20 คำถามยอดฮิตเกี่ยวกับการทำงานทางไกล – ทุกคำตอบ

การระบาดใหญ่ของโคโรนาไวรัส (โควิด-19) สร้างผลกระทบอย่างใหญ่หลวงและร้ายแรงไปทั่วโลก ไม่เพียงแต่ทำให้สุขภาพของบุคคลอ่อนแอลงเท่านั้น แต่ยังทำให้ความมั่งคั่งทางธุรกิจอ่อนแอลงด้วย

หลายองค์กรเลือกพนักงานของตนทำงาน 'Work from Home (WFH)' ซึ่งเป็นวิธีใหม่ในการทำงานให้กับพนักงานและองค์กรส่วนใหญ่

แต่ในสำนักงาน Dextrasys ของเรา การทำงานระยะไกลไม่ใช่เรื่องใหม่ และมีรากฐานมาจากวัฒนธรรมของเราแล้ว พนักงานมักมีสิ่งอำนวยความสะดวกในการเลือกสถานที่ทำงานด้วยนโยบาย 'ทำงานจากที่บ้าน' พวกเราที่ Dextrasys ได้ริเริ่มโมเดล WFH นี้เมื่อ 10 ปีที่แล้วและใช้งานสำเร็จและฉันก็เป็นหนึ่งในนั้น

แม้ว่าการทำงานระยะไกลเป็นเรื่องปกติในปัจจุบัน แต่ผู้คนจำนวนมากยังใหม่ต่อสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลนี้ ซึ่งแยกพวกเขาออกจากเพื่อนร่วมงานและสภาพแวดล้อมในสำนักงาน

จากประสบการณ์ของฉัน ฉันได้แสดงรายการคำถามที่พบบ่อยไว้ที่นี่เพื่อแนะนำวิธีทำงานอย่างมีประสิทธิผลที่บ้านและมีสมาธิจดจ่อโดยไม่กระทบต่อชีวิตส่วนตัวในสถานการณ์วิกฤตินี้

1.อะไรคือเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานทางไกล?

หากคุณกำลังวางแผนที่จะทำงานทางไกล คุณต้องพร้อมด้วยเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อันดับแรกคือแล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปที่เชื่อถือได้ คุณยังสามารถมีหูฟังเพื่อหลีกเลี่ยงเสียงรบกวนจากภายนอกและเพื่อให้คุณมีสมาธิกับงานของคุณ เป็นเรื่องดีเสมอที่จะมีโต๊ะและเก้าอี้ที่เหมาะกับสรีระเพื่อนั่งและทำงานอย่างสบาย คุณอาจต้องการเมาส์ที่สบาย (ถ้าคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญในทัชแพด ก็ดีและดี)

2. การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณดีหรือไม่?

สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ต้องทำคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ ในขั้นแรก ให้เลือกการเชื่อมต่อที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการตั้งค่า Wi-Fi ที่บ้านของคุณ และทำการทดสอบความเร็วเพื่อตรวจสอบว่าปกติหรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าการเชื่อมต่อของคุณปลอดภัยเมื่อต้องรับมือกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและสำคัญในแต่ละวัน

3.จะสร้างสภาพแวดล้อมในสำนักงานที่บ้านได้อย่างไร?

พื้นที่ทำงานเฉพาะเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของการทำงานจากที่บ้าน สร้างพื้นที่สำหรับมืออาชีพและจัดเตรียมสิ่งต่างๆ เช่น โต๊ะทำงานพร้อมแล็ปท็อป ไฟล์ต่างๆ ราวกับว่าคุณอยู่ในพื้นที่ทำงานของสำนักงาน ด้วยการสร้างโซนมืออาชีพแยกต่างหาก คุณจะเปลี่ยนเป็น 'โหมดการทำงาน' ทันทีทุกครั้งที่คุณนั่งลง

4.วางแผนวันทำงานอย่างไรให้ได้ผล?

ขั้นตอนแรกสู่ 'การทำงานระยะไกล' อย่างมีประสิทธิภาพคือการทำกิจวัตรตอนเช้าตามปกติ ให้แน่ใจว่าคุณตื่นนอนพร้อมๆ กับที่คุณมักจะติดตามและแต่งกายด้วยเสื้อผ้าที่เหมาะสมราวกับว่าคุณกำลังจะไปทำงานในสำนักงาน ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นวันใหม่ ให้สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำของงานที่คุณต้องทำให้เสร็จในวันนั้น คุณยังสามารถกำหนดกรอบเวลาที่แน่นอนสำหรับงานประจำวันของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่เข้มงวด อย่าลืมหยุดพักระหว่างชั่วโมงทำงานเป็นประจำ

5. คุณจัดการเวลาของคุณอย่างไร?

การบริหารเวลามีบทบาทสำคัญยิ่งเมื่อต้องทำงานทางไกล เพราะที่นี่เป็นที่ที่เราอาจต้องเผชิญกับสิ่งรบกวนสมาธิมากมาย ขั้นแรก สร้างปฏิทินรายวันเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังอุทิศเวลาให้กับงานและครอบครัวของคุณ ขณะทำงาน ให้ปิดอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด เช่น ทีวี ระบบเกม วิทยุ ฯลฯ ในบ้านของคุณ พยายามตั้งค่าโทรศัพท์ให้อยู่ในโหมดปิดเสียงหรือปิดการแจ้งเตือนสำหรับบางแอป เพื่อให้มีสมาธิกับงานของคุณ ปัจจัยสำคัญประการหนึ่งที่ช่วยในการจัดการเวลาคือการจัดลำดับความสำคัญของงาน หยุดพักเป็นประจำเพื่อให้คุณผ่อนคลาย

6. จะผูกสัมพันธ์กับทีมของคุณในฐานะพนักงานระยะไกลได้อย่างไร?

การเป็นคนทำงานนอกสถานที่ คุณพลาดโอกาสในการสร้างสัมพันธ์กับทีมของคุณ เนื่องจากคุณพลาดการแชทอย่างไม่เป็นทางการในสภาพแวดล้อมสำนักงาน คุณจึงสามารถแชทผ่านกลุ่มออนไลน์ของคุณได้ ลองสื่อสารกับเพื่อนๆ ทีละคนหรือเป็นกลุ่มบ่อยๆ ผ่านวิดีโอหรือโทรศัพท์ พยายามสื่อสารทุกวัน ใช้เวลาพูดคุยเรื่องงานหรืออะไรก็ตามที่คุณอยากจะแบ่งปัน นี้อาจเพิ่มความผูกพันของคุณกับทีม

7. คุณเอาชนะปัญหาด้านการสื่อสารกับทีมของคุณได้อย่างไร?

หนึ่งในความท้าทายที่สำคัญที่สุดในการทำงานทางไกลคือการสื่อสารกับเจ้านาย ผู้จัดการ หรือสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ขณะทำงานจากที่บ้าน คุณไม่มีโอกาสพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในช่วงพักดื่มกาแฟหรือเมื่อคุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับงานหรือโครงการในการประชุม ทางออกเดียวสำหรับปัญหานี้คือสื่อสารกับทีมของคุณให้มากที่สุด โหมดการสื่อสารที่ดีกว่าอาจเป็นได้ทั้งการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอ และอย่าลืมส่งอีเมลโดยระบุประเด็นทั้งหมดที่พูดคุยกันระหว่างการโทร เพื่อให้แน่ใจว่าทั้งหมดอยู่ในเส้นทางเดียวกัน

8. เครื่องมือใดดีที่สุดสำหรับการสื่อสารกับทีม

ในขณะที่ทำงานทางไกล คุณต้องให้ข้อมูลอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ เชื่อมต่อกับการประชุม และติดต่อกับสมาชิกในทีมเพื่อขอคำชี้แจง เพื่อให้ง่ายขึ้น มีเครื่องมือสื่อสารบางอย่างที่สะดวกสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล คุณสามารถใช้ Slack / WhatsApp เพื่อส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานของคุณอย่างรวดเร็ว หรือแม้แต่เพิ่มและปรับแต่งช่องสำหรับหัวข้อเฉพาะที่จะพูดคุย คุณยังสามารถลองใช้ Zoom สำหรับการประชุมด้วยเสียง การประชุมทางวิดีโอ แชทแบบเรียลไทม์ และการแชร์หน้าจอของคุณ ช่วยให้ทีมรวมตัวกันอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณยังสามารถใช้ 'Skype for Business' สำหรับการสนทนาทางวิดีโอ/การประชุม

9. คุณจัดการกับการประชุมทางวิดีโออย่างไร?

มีบางสิ่งที่คุณต้องพิจารณาเมื่อจัดการกับแฮงเอาท์วิดีโอ ขั้นแรก หาที่ส่วนตัวเพื่อรับสาย ตั้งค่าอุปกรณ์หรือกล้องของคุณเพื่อให้มองเห็นได้ชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบหน้าของคุณมีแสงสว่างเพียงพอ ทำความสะอาดพื้นที่รอบตัวคุณหรือตั้งค่าพื้นหลังเสมือน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแต่งตัวดีและดูดีพอสมควร เป็นการดีเสมอที่จะทดสอบซอฟต์แวร์และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณให้ดีก่อนการโทร เข้าสู่ระบบการโทรแต่เนิ่นๆ และตรวจสอบว่าทุกคนสามารถได้ยินและเห็นคุณหรือไม่ ปิดเสียงด้านข้างของคุณหากคุณไม่ได้พูด เอาใจใส่ในการรับสายเสมอ

10. คุณหยุดพักเป็นประจำหรือไม่?

ในฐานะคนทำงานนอกสถานที่ คุณอาจไม่มีเพื่อนร่วมงานอยู่ใกล้ ๆ ดังนั้นควรหยุดพักเป็นประจำ เช่น เดินไปที่ห้องครัวเพื่อดื่มน้ำทุกๆ 1 ชั่วโมง หรือเดินออกไปรับลมข้างนอก วิธีนี้อาจเลี่ยงการยืดเยื้อและยอมให้ คุณดึงตัวเองออกจากงาน การหยุดพักเป็นระยะๆ จะช่วยให้คุณรู้สึกสดชื่น ผ่อนคลาย และมีประสิทธิผลตลอดทั้งวัน

11. คุณมีตารางเวลาที่แน่นอนหรือไม่ว่าเพื่อนร่วมงานจะติดต่อคุณได้อย่างไรและเมื่อไหร่?

เมื่อพูดถึงงานทางไกล ให้กำหนดเวลาที่แน่นอน เช่น เมื่อไหร่หรือเวลาใดที่คุณจะเริ่มทำงาน และเมื่อใดจึงจะสามารถอภิปรายหรือประชุมได้ ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าเพื่อนร่วมงานของคุณทราบเวลาทำงานของคุณด้วย นี้อาจเป็นประโยชน์ในการวางแผนโครงการและติดต่อกับคุณหากมีความจำเป็น

12. คุณอัพเดทความคืบหน้าในการทำงานเป็นประจำหรือไม่?

การทำงานระยะไกลไม่ได้หมายความว่าคุณอยู่คนเดียว ทำให้เป็นการฝึกฝนในการแบ่งปันหรือสื่อสารกับทีมของคุณ ปัญหาที่คุณเผชิญหรือเผชิญในโครงการของคุณ นี้อาจหลีกเลี่ยงเวลาอันมีค่าและความพยายาม สื่อสารประสบการณ์ของคุณในโครงการที่คุณจัดการเสมอ เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ ผู้คนจะทำงานเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้นอย่างแน่นอน

13. จะสร้างหรือรักษาความไว้วางใจกับทีมได้อย่างไร?

เห็นได้ชัดว่าต้องเผชิญกับปัญหาเรื่องความไว้วางใจ เนื่องจากสมาชิกในทีมอาจไม่ได้พบกันแบบเห็นหน้ากัน เพื่อเอาชนะสิ่งนี้ ทำความรู้จักกับแต่ละคนในทีมผ่านการประชุมทีม ตอบสนองเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณพร้อมเมื่อจำเป็น มีความชัดเจนและโปร่งใสอยู่เสมอ และสื่อสารประเด็นของคุณให้ทีมทราบอย่างชัดเจน

14. อะไรคือสิ่งสำคัญสามประการที่จะประสบความสำเร็จในฐานะคนทำงานนอกสถานที่?

แม้ว่าการทำงานทางไกลจะมีข้อได้เปรียบมากมาย แต่ก็ไม่ได้ทำให้แต่ละคนเป็นสมาชิกในทีมที่มีประสิทธิภาพ เพื่อเอาชนะสิ่งนี้และประสบความสำเร็จ ก่อนอื่นต้องเข้าใจงานที่มอบให้คุณและสิ่งที่คุณคาดหวังไว้คืออะไร เมื่อคุณทำงานจากที่บ้าน การสนทนาที่ไม่เป็นทางการจะไม่เกิดขึ้น ดังนั้นควรแน่ใจว่าคุณพูดคุยกับทีมของคุณเป็นประจำเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน ปรับปรุงการสื่อสารของคุณกับทีมเพื่อเพิ่มผลผลิต

15. คุณยึดมั่นในการปกป้องข้อมูลหรือไม่?

การปกป้องข้อมูลมีความสำคัญอย่างไม่น่าเชื่อสำหรับทุกคน ดังนั้นคุณต้องปฏิบัติตามขั้นตอนที่ธุรกิจของคุณกำหนดไว้สำหรับการปกป้องข้อมูล เพื่อเก็บข้อมูลเป็นความลับ คุณควรล็อคอุปกรณ์ของคุณเสมอหากคุณจะปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสของคุณเป็นเวอร์ชันล่าสุด และเป็นการดีเสมอที่จะตั้งรหัสผ่านให้กับอุปกรณ์ของคุณ

16. คุณมีวินัยในตนเองหรือไม่?

ขณะทำงานนอกสถานที่ คุณมีอิสระมากขึ้นกับสภาพแวดล้อมและตารางเวลา ดังนั้นการมีวินัยในตนเองจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้งานของคุณเสร็จลุล่วง คุณต้องตั้งเงื่อนไขบางอย่างเพื่อช่วยให้ตัวเองมีระเบียบวินัยและมีสมาธิ คุณควรทุ่มเทให้กับงานของคุณเพื่อให้คุณสามารถบรรลุกำหนดเวลาของโครงการโดยไม่มีใครคอยติดตามแผนของคุณ นอกจากนี้ คุณต้องลดการรบกวนและรักษาการสื่อสารที่ดีกับสำนักงานของคุณ

17. จะลดความฟุ้งซ่านได้อย่างไร?

การจำกัดสิ่งรบกวนสมาธิเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพขณะทำงานจากที่บ้านเป็นสิ่งสำคัญ หลีกเลี่ยงการทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีเสียง (เช่น ทีวี) หยุดใช้เครือข่ายสังคมออนไลน์ และท่องอินเทอร์เน็ตโดยไม่จำเป็น และใช้โทรศัพท์ส่วนตัวในช่วงเวลาทำงานหากจำเป็น การจัดการสิ่งรบกวนสมาธิเหล่านี้จะทำให้คุณมีประสิทธิผล

18. ปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับงานทางไกลมีอะไรบ้าง?

มีความท้าทายพิเศษมากมายที่คุณจะต้องเผชิญระหว่างการทำงานทางไกล หนึ่งในนั้นคือความเหงา เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถเข้าร่วมหรือตั้งกลุ่มภายในองค์กรของคุณเพื่อเชื่อมต่อทางสังคมในที่ทำงาน และใช้เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอและการโทรศัพท์เพื่อสื่อสารกับทีมของคุณและเข้าร่วมในการประชุมเสมือนจริงที่จัดขึ้นในบริษัทของคุณ ความท้าทายที่สำคัญต่อไปคือการทำงานหนักเกินไป (ไม่ได้กำหนดเวลาทำงานใดๆ) ซึ่งสามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการตั้งค่าเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงานที่เหมาะสม

19. คุณตั้งเวลาสิ้นสุดของวันแล้วหรือยัง?

ขณะทำงานนอกสถานที่ บ่อยครั้งคุณอาจรู้สึกว่างานของคุณไม่หยุดนิ่งและอาจทำให้หงุดหงิดได้เช่นกัน เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ประเภทนี้ ให้กำหนดเวลาสิ้นสุดของวันที่ชัดเจน คุณสามารถกำหนดเวลาการนัดหมายเมื่อสิ้นสุดวัน เช่น ไปเดินเล่น อ่านหนังสือ ฯลฯ เมื่อสิ้นสุดวัน ให้ออกจากระบบ Slack หรืออีเมลหรือ Skype ปิดแล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์แล้วรีเฟรชตัวเองเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับวันถัดไป

20. คุณรักษาสุขภาพของคุณอย่างไร?

เมื่อคุณทำงานจากที่บ้าน คุณใช้เวลาส่วนใหญ่นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ ถ้าคุณไม่เคลื่อนไหว กล้ามเนื้อและกระดูกของคุณจะอ่อนแอ และระบบภูมิคุ้มกันของคุณจะอ่อนแอซึ่งส่งผลให้เกิดโรคต่างๆ ดูแลนิสัยและกิจวัตรการนอนของคุณด้วย เมื่อสุขภาพของคุณแย่ลง ประสิทธิภาพการทำงานของคุณก็ลดลงด้วย

เพื่อรักษาความสดและสุขภาพดี รักษาอาหารที่สมดุล ออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอ นอนอย่างน้อย 8 ชั่วโมงต่อวัน และหยุดพักระหว่างทำงานเป็นประจำ

การทำงานทางไกลเป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมที่พวกเราส่วนใหญ่กำลังประสบอยู่ในขณะนี้ ความท้าทายและแนวทางแก้ไขที่กล่าวข้างต้นสามารถช่วยให้ทุกคนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในสถานการณ์โควิด-19 ในปัจจุบันและปรับตัวให้เข้ากับความปกติใหม่นี้

เพื่อให้สามารถทำงานที่บ้านได้สำเร็จ ให้ทำทุกอย่างต่อไปนี้: แรงจูงใจ ความพากเพียร การทำงาน นิสัยที่ดี ไม่มีข้อแก้ตัว ความสมดุล ความรับผิดชอบ และการกระทำ – ไบรอน พัลซิเฟอร์